外贸部工作流程

1、外贸部工作流程1. 交易的磋商：交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。在这四个环节中我们应该做到：1）做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户基本信息, 处于供应链中的位置, 年采购能力， 销售区域等; 以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够生产)，记录并存档。2)以统一的格式对外报价(见附件)。所有的报价单由各区业务员整理,经区域及部门经理确认后方可对外统一报价；特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可对外报价。3）做询盘的回复时，原则上，在24小时内给予客户答复；特殊情况需要商量的,在24小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们会在什么时间内给予回复.4）在正式接盘之前,必须要明确货物的品名、型号、数量、交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等.5)形式发票编号规则:(1）自营部分:公司代码(ZT）+年份的后两位数+ +公司自营部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：ZT08-083HBG1104，其中ZT代表浙江中台工具有限公司，08代表2008年，083代表自营部分第83票订单，客户代码为HB

2、G，11代表11月份订购的，04代表HBG今年订购的第四票订单.（2）代理部分：代理公司代码（HW）+年份的后两位数+ - +公司代理部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：HW08049MUR0906，其中HW代表台州海外责任有限公司（如有客户指定的代理公司则编指定，08代表2008年，049代表代理部分第49票订单,客户代码为MUR，09代表9月份订购的，06代表MUR今年订购的第六票订单.2. 业务审核：1） 业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录或特殊合同评审表（见附件）。2） 对信息订单记录或评审表上的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明.3） 合同审批需附上客人的订单的COPY件及客人对产品的详细要求。4） 对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装箱尺寸、毛净重、交货期、产品的颜色要求、相关零部件要求、客户的特殊要求及付款方式进行审核，并在合同评审一览表台帐中给予记录.由业务员签字后交由部门负责人审批，并交至财务审批。5） 常规产品交货期：3045天,如采用信用证的交货期延长至60天； 特殊产品或不常规或不经常做的产品的交期：60天。6）

3、如订单金额较大；有佣金或折扣等条款的，要经总经理批准后执行.3. 评审时间要求:常规合同,自接到合同起24小时内审核完毕.特殊合同，填写特殊合同评审记录,交由相关部门进行评审，期限为三天。4. 对已评审的合同，由业务员在合同上签字并盖上浙江中台工具有限公司合同章，以传真或Email的形式发给客户以示确认。对于客户要求以正本确认的合同,评审人员必须将正本合同寄给客户。并在快件发送记录中予以记录.5. 明确生产要求：各业务员收按销售订单的要求将生产要求明确，在确定了具体船期并满足下列情况方可下达生产任务通知单.1）L/C：通常在交货期之前一个月确认L/C已经收到，收到L/C后应由业务员和单证员分别审核信用证，检查是否存在错误，交货期是否接受,是否存在软条款，是否有特殊要求及其它问题，如有疑问，业务员应立即和客人联络，需要改证的请客人立即改证； 填写信用证审核记录表。2）T/T：采用30%预付的客户，必须确认客人的订金已经收到。记录收款金额、时间及责任人。3）D/P,D/A或后T/T：采用此种方式的客户，必须由部门负责人或总经理同意并签字确认.6. 业务交接：业务员将销售订单及信息订单记录或

4、产品要求评审表在客人确认以后交给跟单员.填写合同交接情况一览表记录。双方人员签字确认。同时将销售订单各COPY一份给单证、内务（作销售统计)、财务。7. 下生产任务通知单：制单员将按照已评审的合同编制生产任务通知单。将编制好的生产任务通知单交由相关业务员及部门经理审核及复核。将已复核完毕的生产任务通知单打印，交至计划部门审核。填写生产任务通知单交接情况一览表记录.双方人员签字确认。8. 计划部审批：计划部按照要求对生产任务通知单进行审核。期限为自接到生产任务通知单起8小时内审核完毕，将准确的生产日期填写在生产任务通知单上，并返回至销售部。9. 返回销售部:制单员接到计划部返回的生产任务通知单后，检查生产任务通知单上的各项要求是否可以满足，并将相应的结果通知各业务员。A、按期完成生产的，由制单员填写合同执行情况一览表，由业务员和制单员共同对生产部生产进度进行监督；B、不能按期生产的，制单员填写生产任务通知单变更记录，交给业务员，业务员接到通知后与相关方进行沟通，执行并填写合同更改情况一览表程序。将已审核完毕的生产任务通知单复印一式两份，原本留存，副本一份交给计划部，另一份交给包装设计人员

5、。并由相关责任人在记录单上签字。10. 包装设计与制作:1） 采购人员负责制作合格供应商名录,对供应商进行评定，填写供方评定记录表。存档。2） 定期对供应商评价.向出现质量问题及交货不及时的供应商发出限期整改通知单限期整改，视质量、交货及服务等情况对供应商重新评价。填写供方业绩评定表。3） 接到生产任务通知单后，按照生产任务通知单的要求制作包装.4） 制作包装采购订单之前，业务员需通知设计人员并与设计人员一起将包装作业指导书制作完成。将制作好的包装作业指导书交给采购,且电子与纸质存档备查.（2009-79）5） 常规包装：应立即以采购订单通知供应商按照要求生产。6） 非常规包装（新客户、新产品、新品牌或原有包装风格或参数更改等）：A 如客户提供菲林片的，采购应立即以采购订单通知供应商打样确认或生产；B 如客户提供设计稿的,采购应立即以采购订单通知供应商设计或打样；C 如客户只提供品牌的需我司设计的，业务应立即将客户品牌以及品牌的风格发给设计人员并通知设计人员设计。包装设计时间不得超过2天；D 将设计好的设计稿交给相应的供应商，让供应商确认包装印刷的可能性、适用性与方便性，并让供应商填写

6、包装印刷可能性确认报告回传至公司存档备查；E 将经由供应商确认的设计稿或打样稿交由业务员发给客户确认。客户确认时间周期不得多于10天，特殊情况附情况说明。如客户长时间不确认包装的，业务员有责任且有义务通知客户产品交货期将在客户确认包装之后15天；同时业务必须通知相关人员机器必须在包装确认后才能生产。F 客户确认完毕后，立即通知供应商在接到通知后七天内生产完毕。供应商接到通知后，在24小时内将采购订单盖章或签字回传（特殊情况除外）。G 采购填写采购订单确认记录。H 供应商在印刷之前，必须将印刷稿发回公司确认，唯有确认过的包装才能予以印刷,否则由此造成的错误或损失将由个人承担，公司一概不负责任。包装设计注意事项：A)所有的参数、认证标志必须符合公司的认证证书标准；B）对于没有认证的产品，在产品包装上不得出现任何认证标志，且参数要符合公司的规定；C）如果客户坚持要用客户的参数，可以让客户自己提供证书给我司，以备相关单位或个人查询;D）涉及到注册商标的图案或品牌，必须在拿到客户的商标注册证及客户的授权书后才能进行后续设计与生产；E）参照认证部门提供的认证产品一览表中相应的规定。7） 采购订单上

7、要求有制单、审核、生产、检验，制单人签字后交由相应业务员签字。新客户或新产品或第一次印刷的包装检验工作由包装设计人员负责确认签字；常规包装检验工作由包装采购人员负责确认签字，如确认不了的交由相关人员确认并签字。对于已经确认好的包装,包装设计人员负责建立包装档案，并在存档的包装上注明确认日期、存档日期、客户名称、责任人.8） 编制包装资料到厂计划，通知仓库，包装资料到厂计划里含有合同号、生产厂家、品名、型号、数量、下单日期、到达日期等。双方签字。9） 对于检验不合格的包装，根据检验提供的不合格产品记录填写纠正与预防措施处理单发给供应商，与供应商协调并限期整改。记录。10） 将协调的结果通知相关部门保证供应物资及时到位。11） 原则上，所有的包装辅料须提前交货期三天到达工厂仓库，并经由检验签字确认包装是否可行。如未能如期到达，必须书面说明原因。12） 制作包装辅料档案，按客户、供应商、类别、品牌、订单等进行归类。包括：外盒、内盒、刀模、包装、钻头及其它。存档.11. 订单更改:1） 当实际发生与合同/订单不一致导致原合同/订单数量、交货期、技术要求等进行更改时，执行订单更改程序；2） 属本

8、公司提出要求修改的,业务人员及时与顾客联系协商，达成一致之后,签订合同/订单更改通知单；属顾客提出修改的，对客户修改的部分重新评审，填写合同/订单更改评审表，在合同评审一览表中予以记录，签订合同/订单更改通知单;3） 制单员根据签订的合同/订单更改通知单，制作生产任务通知更改单，执行生产任务通知单审核与发放程序，并将原生产任务通知单收回，盖作废章.12. 车间生产：1） 各业务员在机器生产之前10天内以生产确认单的形式与客户确认机器生产具体日期；2） 以交货确认单的形式与客户确认具体交货日期;3） 如机器不能如期生产，以延迟生产/交货确认单的形式与客户确认生产交货日期；4） 车间应在销售部规定的时间内、包装到位后开始生产机器;5） 车间在生产之前应询问销售部跟单员此票是否还有什么变化；跟单员及时通知业务员，此票已经安排生产，由业务员亲自到现场跟踪生产，发现问题及时解决,确保产品质量、数量及交货时间.13. 车间包装：包装人员确保产品包装按质按量、提前生产日期两天将所有包装物调到位，对包装本身的质量负责，并责令仓库及时清点，并将清点单据签字后交到销售部，包装人员负责跟踪。确保车间包装顺利

9、进行。14. 验货:1） 任何时候都不能出现验货员到工厂后机器还没有包装或机器没有生产完毕的情况。2） 跟单根据订单要求统筹安排验货计划表,各业务按照此验货计划表验证包装情况后通知客户验货。3） 客户来公司验货的前两天,业务必须与相关人员核实机器包装是否完成。如果没有完成,则确定一个具体的验货日期并通知客户何时到工厂验货。4） 公司成品验货员及时对正在包装的产品或包装完毕的产品验收,并出具成品出厂验货报告。5） 如果是客人自己或是客人指定的验货公司来验货,跟单员必须在产品生产之前一周通知客人何时来我司验货，并将确定的验货时间通知生产部及品质部.6） 如果是客人指定的第三方验货公司来验货，跟单员必须在产品生产之前或交货期之前二周与验货公司联系，预约验货时间，并将确定的时间通知生产部及品质部。在跟单记录上注明验货时间并填写验货通知单。7） 客户验货时，最好由业务陪同一起验货，及时掌握验货情况.8） 客户验货结束，业务须及时与验货人员沟通验货情况,并索要验货报告。如验货结果是肯定的,业务通知单证、船务继续后续工作；如验货结果有待于商定的，业务与验货人员及时沟通，达成共识。15. 制备基本文件:1） 业务在订单确认后将相关基本单据（包括Pro forma Invoice, Packing List）交给单证员，；2） 告知单证客户需要何种单据，以交单单据记录书面通知,并有双方签字确认。3） 单证按照业务提供的资料将外销合同、商检、报关、保险、产地、财务及客人清关等单据在合理的时间内做好并交至相应单位及人员，做好记录，填写正式单据交接一览表并有相应人员签字确认。16. 商检：1） 对于国家法定商检的商品，单证在交货期之前一个星期将商检单证做好

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