记录控制管理标准

1、 Q/HD华能济南黄台发电有限公司企业标准Q/HD-205.07-2014记录控制管理标准2014-06-30发布 2014-06-30实施华能济南黄台发电有限公司 发 布目 次前 言21范围32规范性引用文件33术语和定义34职责35流程与风险分析36管理内容与方法46.1 记录的填写与保存46.2 记录的标识与检索46.3 记录的储存与保护56.4 查阅56.5 记录的处置56.6 记录的增减或格式调整56.7 相关方的记录56.8 检查与考核67相关/支持性文件68记录69附录6附录A（规范性附录）：记录控制管理流程图7附录B（规范性附录）：记录清单8前 言 为了规范记录的管理，证实管理体系的有效运行，提供真实、准确、完整、客观的依据，在原 Q/HD-205.07-2013 记录管理标准基础上，修订了本标准。本标准自发布之日起实施，原Q/HD-205.07-2013记录管理标准同时作废。本标准由市场营销部提出。本标准由市场营销部归口。本标准起草单位：市场营销部本标准主要起草人：褚美霞 审 核：任龙顺 审 定：任龙顺 批 准：冯 春 本标准由市场营销部负责解释。本标准所代替标准的历

2、次版本发布情况：Q/HD-205.07-2011记录管理标准Q/HD-205.07-2012记录管理标准Q/HD-205.07-2013记录管理标准记录控制管理标准1 范围 本标准规定了华能济南黄台发电有限公司对记录的管理控制要求，确保为体系的有效运行提供真实、准确、完整、客观的依据。本标准适用于华能济南黄台发电有限公司管理体系运行记录及作业活动记录的控制和管理。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T19001 质量管理体系 要求 GB/T24001 环境管理体系 要求及使用指南GB/T28001 职业健康安全管理体系 要求Q/HB-G-08.L01-2009 华能电厂安全生产管理体系要求 Q/HB-G-08.L02-2009 华能电厂安全生产管理体系管理标准编制导则 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准：3.1记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。4 职责4.1 市场营销部是本标准的归口管理部门。4.2 办公室（档案室）

3、负责各部门归档记录的贮存、保管及指导工作。4.3 信通中心是电子媒体传递、保存记录的技术管理部门。4.4各专业归口管理部门负责所属专业归口管理的质安环管理体系文件所产生的记录的审批、销毁、处理、管理等工作。4.5 各部门负责各自使用记录的标识、贮存、检索、保护管理。5 流程与风险分析5.1 管理流程图 记录控制管理流程图：见附录A。5.2 控制点 5.2.1填写与保存 各管理标准中应规定记录格式，填写应规范清晰，不得涂改，并规定各记录的保存期限和填写部门。5.2.2 标识和检索 记录应按规定进行编号；建立部门记录清单。5.2.3 储存与保护 记录应按规定储存，并由专人管理。5.2.4 查阅 记录的查阅应做好记录，防止借阅记录的丢失。5.2.5 处置 已过期的记录，按规定进行处置。5.3 风险分析填写与保存：记录填写不真实或漏项,无法反映生产运行的实际情况,可能造成命令或操作错误,造成设备损坏和人身伤害。标记和检索：未对记录进行标识，造成记录检索和查阅不便，影响正常工作。 储存与保护：未指派专人保管记录，事故或紧急事件发生时无法追溯责任，或未能提供有效运行的证据。查阅：记录保存方式和环境

4、不当，记录遭破坏，无法追溯责任，或未能提供有效运行证据，或影响后续工作。处置：记录的保存期限规定不合适，提前销毁记录，影响生产经营活动。6 管理内容与方法6.1 填写与保存各管理标准和制度应规定记录的格式和保存期限，记录的基本要素包括名称、编号、编审批、日期。记录的保存期限根据法律、法规、上级要求或实际工作需要确定。6.1.2 记录的填写a）记录应填写正确完整，字迹清晰，内容齐全，能准确地识别，要用钢笔或圆珠笔填写。存入厂办档案室的记录必须用炭素钢笔或签字笔填写。记录不得随意进行涂改。必须要做更改时，需经有关领导批准，并在修改处进行标识（如盖名章、签字等）。b）记录填写人要对记录中的数据和文字内容的准确性、完整性及书面质量负责。6.1.3 记录的审批a）记录中凡有审核、批准等要求时，必须经签署后，该记录方能生效。b）记录审批人员要认真审核，对记录内容的准确性、完整性负责。c）各专业归口管理部门负责其分管专业范围内记录的审批工作。d）对外报表或提供有关数据的记录由相关职能部门审核，分管厂领导批准。 记录的保存 a）未归档记录由部门安排专人进行保存。 b）归档记录的保存执行企业档案管理标准

5、。6.2 记录的标识与检索 各文件编写部门对文件产生的记录进行编号，记录标识编号分体系编号和使用编号（顺序号）两种。6.2.1 体系编号（即文件编号）位于表格的左上方。体系编号规则执行文件控制管理标准。6.2.2 使用编号是为各使用部门便于检索的编号，位于表格的右上方。一般使用编号规则：部门受控号（或班组受控号）（特征号）序号年号。6.2.3 特殊情况下各专业管理部门根据实际情况统一编制专业范围内的记录编号。6.2.4 已有编号的工作票、操作票等记录编号执行各专业规定。6.2.5 日志性记录(如值长日志、运行日志、班组生产日志等)只编写体系编号。6.2.6 台帐类的记录按册进行编号。6.2.7 对于国家有统一编号的记录或对外报表等，各部门不再对其重新编号。6.2.8 利用微机进行管理的记录按照系统软件或相应文件规定填写。 各部门建立部门记录清单，规定记录的保存地点和保存期限，以便于检索。 市场营销部负责汇总记录清单。6.3 记录的储存与保护6.3.1 各部门负责储存、检索、保管归档前的记录和不归档的记录。6.3.2 每年各部门按企业档案管理标准要求整理记录，建立移交目录，经部门负责人审

6、核签批后，在3月31号前移交档案室。同时提出保管年限要求。年度内无重要记录归档的，部门应出具说明，交档案室备案。6.3.3 归档的记录可以是纸质的，或者是纸质和相同内容的电子文件。电子文件必须是doc、xls、sif、tif格式。宜采用后者。不入档案室归档记录由相关部门保管。6.3.4 采用电子媒体形式的记录，采用硬拷贝形式进行贮存、保管，硬拷贝封面应正确标识，便于检索。6.3.5 记录的贮存、保管应满足适宜的环境条件，以防止记录的损坏、变质和丢失。以硬拷贝形式贮存、保管的记录还应满足防外部磁场损坏的要求。电子记录的储存和保护执行数据管理标准。6.3.6 记录的保存期限和保存地点，在相关文件中予以规定。6.4 查阅6.4.1借阅归档的记录文件，执行本企业企业档案管理标准。借阅未归档的记录文件，由保管部门参照企业档案管理标准执行，做好借阅记录，防止借阅记录的丢失。6.4.2查阅人不得在借阅的记录上做任何标记，不能涂改。6.5 记录的处置6.5.1 凡超过保存期的未归档记录经各保存部门负责人、监督专工鉴定确认后，由各部门文书进行销毁处理。 归档记录的销毁执行企业档案管理标准。6.5.2 销

7、毁方式采用烧毁、粉碎或加盖“作废”印章等。6.6 记录的增减或格式调整6.6.1 由于机构调整、外部要求等情况发生变化需增减记录或调整记录格式时，记录归口管理部门应编写申请（附新增或修改的记录格式），经部门领导、分管总师或分管厂领导审核、批准后，方可增减或修改。6.6.2 记录归口管理部门应将记录增减或修改的信息及时通知相关部门。 6.7 相关方的记录来自相关方记录的管理与厂内记录的管理同等对待。6.8 检查与考核6.8.1本标准的执行情况由市场营销部进行检查与考核。6.8.2 依据绩效目标责任制考核办法和相关/支持性文件的考核内容进行考核。7 相关/支持性文件华能济南黄台发电有限公司 文件控制管理标准华能济南黄台发电有限公司 企业档案管理标准华能济南黄台发电有限公司 数据管理标准 华能济南黄台发电有限公司 绩效目标责任制考核办法8 记录 序号记录编号记录名称保存地点保存期17-001记录清单各相关部门长期9 附录附录A（规范性附录）：记录控制管理流程图附录B（规范性附录）：记录清单附录A（规范性附录）：记录控制管理流程图附录B（规范性附录）：记录清单记录清单7-001 ：序号记录编号记录名称保存地点保存期 填报人： 日期： 审核人： 日期： 批准人： 日期：

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