会展服务管理指导手册

1、会展服务开业指导手册上海市开业指导中心 2008年6月前 言党的十七大报告提出，要促进以创业带动就业，鼓励更多劳动者成为创业者。历史从来没有给予我们今天这样良好的创业环境，通过创业来展示自我能力，实现自我价值，新一代创业者正在茁壮成长。自主创业，既充满着艰辛与欢乐，也伴随着求索与成就！ 为了帮助创业者了解相关创业政策，获得创业行业信息，提高发现和应对创业问题的能力，并帮助创业者认识不同创业行业的特点，理顺经营管理的思路，我们精心组织编写了开业指导系列手册。指导手册立足于向您提供进入各创业行业所要关注的关键环节，并提供尽可能详尽的介绍和指导。如果你已经选定您的创业投资项目，并且该投资项目属于系列指导手册范畴，那么，我们相信，指导手册将成为您在创业路上不可多得的参考读本。指导手册所罗列的事实和具体数据采自一些创业者的个案，仅供参考。系列指导手册由上海市开业指导服务中心组织编写，读者可通过登录上海市开业指导服务网（xkaiye.12333sh.govx）查询。开业指导服务网也可查询本市有关鼓励支持创业的政策信息。我们十分感谢在百忙之中对本手册编写提供建议和意见的各位专家、老师和同仁。我们也期

2、待读者提出宝贵建议和案例，以帮助我们不断的完善指导手册。在此，呈上我们真诚的祝愿，祝您成功创业！上海市开业指导服务中心二八年六月目 录第一篇 行业简介.第二篇 行业认知.1. 基本概况.2. 行业特征.3. 业务培训.4. 投资规模.5. 竞争特点和形式第三篇 开业筹备.1. 选定经营场所2. 筹措投资资金3. 办公环境.4. 招聘经营员工5. 申请注册公司6. 办理工商税务登记7. 办理银行开户手续第四篇 经营管理1. 经营理念2. 产业链接3. 客户特点4. 客户关系管理策略5. 营销渠道及技巧6. 定价策略7. 网络营销8. 日常管理9. 现场管理10. 质量控制第五篇 创业致胜攻略第六篇 相关政策与资讯第一篇 行业简介20世纪八九十年代是上海会展业的起步、发展阶段，现在，上海会展业则已经进入提升展览层次的关键时期。据资料统计，1984年上海展览业刚起步时，一年举办的展览会不到20个。1990年，上海每年举办的展览会只有40个，展览面积10万平方米。经过90年代以来年均近20%的快速发展，2003年，上海市共举办了330多个展览，交易额达550亿元，会展直接收入达一八亿元，占全国

3、总量的45，跃居全国会展城市之首。2003年底，在商务部主办的“中国会展经济论坛”上，上海被评为中国办展环境最好的城市。2006年，我国共举办各类展览会3800多个，其中上海办展349个，已超过北京和广州，数量居全国首位（2006年三地共举办864个展览会，其中上海占40%，北京为39%，广州占21%），而且展会直接收入已超过30亿元，上海对于全国会展业的示范和带动效应日益明显。上海的会展在质量和规模上都不断提升。2001年，在沪举办国际展278个，2002年314个，2003年306个，2004年284个，2005年276个，2006年111月共举办245个。虽然2002年以后各类国际展在展会的数量上不断减少，但国际展的“单产”却连年递增：2001年，在沪举办的国际展平均展览面积仅5830平方米；2002年首次突破1万平方米；2005年，总展览面积达到376万平方米，比2004年增长了22.9%，每个展会项目的展出面积平均达到了1.36万平方米，比2004年扩大了26.2%，其中1万平方米以上的国际展会从2001年的32个增加到2005年的105个，占总项目数的38%，超过5万平方米

4、的大型国际展会一五个；2006年111月国际展展览总面积增加到416万平方米，平均每个展览面积1.7万平方米，比2005年增加近25%。如今，1万平方米以上国际展数量占全部国际展的比重，上海已达35%，遥遥领先国内各地。此外，上海作为中国最大的经济中心城市，GDP已连续十几年实现两位数增长。加入WTO和CEPA的签订，为中国会展业的发展营造了良好的运行环境，开创了广阔的国际市场。由于在长三角经济区域内，上海作为中心城市的城市地位十分稳固，所以这对上海会展市场的发展也起到积极的支持作用。更为重要的是，由于上海具有沿海城市中很高的城市地位，大量国外会展品牌会选择在上海登陆，这又为今后上海会展向国际化方向发展铺平道路。再加上申博成功，为上海会展业实现跳跃式发展提供了前所未有的巨大推动力，申博成功已经成为上海会展业发展的“助推器”，为整个会展业及相关行业注入了新的活力，为上海建设成世界级会展城市提供了历史机遇。第二篇 行业认知一、 基本概况1 行业归类：现代服务业2 行政主管：工商行政管理局3 行业协会：上海市会展行业协会4 服务对象：参展商、赞助商、广告客户以及展览会的专业观众和普通观众5

5、经营模式l 独家代理：独家代理即在保证一定摊位数的基础上，在一个地区只选择一家代理商，而且，办展单位不得在该地区招展，然后不管是否有代理商直接招来，所有来自该地区的摊位都记入其招展业绩中，同意支付佣金。l 多家代理：多家代理是指在某一地区同时委托几家机构甚至个人作为招展代理商，而且自身也可以在该地区从事招展活动。采用这种代理方式要避免混乱。l 承包代理：承包代理是指招展代理商承诺完成一定数量的展位销售，且不论是否达到既定的数量，都得按照事先商定的展位费付款给办展机构。这种代理形式风险较大，同时所获得的利润也最大，佣金比例也最高。l 排他代理：排他代理是指在一定时间内，针对某个或几个具体的展会，主办机构在某一地区只选择一家招展代理商，但自身也可以在该地区招展。对于国内办展机构寻找国外代理商时一般采用这种形式。6 市场准入会展服务归属于现代服务业，进入会展会务行业并无行业准入条件，只需按正常程序报批工商营业执照便可。7 业务流程图：8 配套合作企业：9 行业品牌：会展服务作为一种现代服务业态，它并不产出实物，其价值主要体现于所提供的服务的质量。目前，仅就会展会务服务体系而言，尚未形成大规模

6、的服务品牌。纵观整个会展服务行业，无论是行业协会还是社会新闻媒体等机构，截止目前，尚未就会展服务业态组织任何评选活动，而且由于会展服务行业的规模非常庞大，目前市场上尚未形成比较认可的行业品牌（业内有一些行业品牌）。10 从业企业和从业人员会展业作为新兴服务业，是2l世纪的朝阳产业，有着巨大的发展潜力。据有关部门初步统计，目前我国会展业从业人员已达100多万人，其中从事会展营销策划、运营管理等中高层管理人员有10多万人。11 服务项目会展服务有不同的分类法，一般来说，人们习惯上是按服务的功能、内容将会展服务分成以下几类：l 广告宣传类：现代会展广告宣传服务的项目很多，围绕会展现场的相关服务有派送宣传活动的宣传品、服务手册、提供会展现场的招贴广告、入场券广告等。l 信息咨询类：信息咨询类服务包含的内容多种多样，如提供会议简报、展会动态、处理提案和议案等。l 秘书礼仪类：秘书礼仪类在会展活动中是最常见的，如文印、文案写作、会议记录、报到签到、资料分发、礼仪引导、庆典礼仪、会展模特等。l 设计安装类：会展活动离不开安装服务，从展台、会场的设计到展具展架定制、搭建布展、设备安装、撤展等都需要专门

7、的服务机构。l 运输仓储类：包括提供展品、展具、展架的包装、运输、通关、搬运、仓储等。l 设备租赁类：如向参展商提供语音视频会议系统、电视墙、视频数字投影仪、音响扩声系统、灯光表演系统、同声传译系统等设备的租赁、安装、调试服务。l 休闲娱乐类：安排文艺表演观摩、体育比赛、电影录像、安排打高尔夫球、卡拉OK等活动，让观众、嘉宾休闲娱乐业是常见的服务形式。l 观光考察类：这类服务通常是指现代会展通常在会展活动期间或会展结束后，结合会展活动主题安排商务考察、文化考察、观光旅游等方面的服务。l 后勤保障类：主要是为参加者提供食宿安排、茶水供应、票务联系、展品保护、现场急救等服务。二、 组织构架三、 会展服务的行业特征会展是特殊的服务行业，核心本质是服务。会展服务具有专业性、人文性、综合性、时尚性、协调性等特点。l 专业性：参与会展服务的人员必须掌握足够的会展专业知识，只有明确会展的业务性质、范围、工作流程、职责要求及服务标准，才能很好地完成会展服务工作。l 人文性：“人文”强调对人的关怀，强调个性化服务。在会展服务中，人文性贯穿于会展的整个过程会展报名、会展的议题、会场的选择、会展的筹备、策划、日程安排，与会者的山石、会展布置，现场服务及会后的后续工作等无处不在。l 综合性：要做好会展服务工作，需要综合素质好、能力强的专业人员。因为会展服务的对象特殊而又复杂，参与会展服务的人员不仅要掌握政治、文化、艺术、餐饮文化、现代设施及设备的使用等服务技能。l 时尚性：会展服务的性质、场所与时代经济的发展密切相连，因而，服务的形势与内容都要求时尚、有现代感，给所有参加展会的人留下深刻的印象。l 协调性：会展服务涉及的部门很多，各部门需要通力合作、协调共进才能提高服务效率，达到共赢的目的。四、 业务培训随着现代科学技术的发展和企业竞争环境的变化，越来越多的企业认识到人是企业中最重要的资源，企业之间的竞争归根结底是人才的竞争。会展

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