Excel表格使用技巧-紫名都培训

1、Excel表格使用技巧单元格快速命名 Excel工作表单元格都有自己的默认名称，即它在工作表中的位置“坐标”。例如，第2列第6行单元格的名称为B6。如果要给某个单元格命名为“本月薪金”，只要将该单元格选中。然后单击工作表左上角的“名称框”，输入该单元格的新名称即可。借助名称一次选定单元格区域先用鼠标圈出一部分区域，再单击工作表左上角的“名称框”，输入该区域的名称，如“文萃编辑”。以后无论工作区域的选定多么复杂，只要在名称框中键入特定的名称（如“文萃编辑”），然后按下回车键就行了。而且，以后使用时也不用去重新选择，因为即使再在这个区域中插入新的栏或列，“文萃编辑”名称框所代表的区域也会自动扩大，你根本不用担心。取消名称定义自己定义的单元格名称不受任何限制，其数量的多少只取决于系统所使用的物理内存。如果什么时候你想取消某个名称时，可以打开“插入”“名称”“定义”对话框，再删除定义的单元格名称即可。这时，不仅可以删除己有的名称，也可以增加新的名称。自动调整单元格字号如果将某一列的宽度固定下来，那么往往会导致该列中某些单元格中的内容无法全部显示出来，此时可能你不得不重新设置它们的字体或字号大小

2、。不过，除此之外，还有一个好技巧：选中相应单元格，选择“格式”“设置单元格格式”，再单击“对齐”标签，然后选中“文本控制”选项组中的“缩小字体填充”复选框。以后，当在这些单元格中输入数据时，即使输入数据的长度超过了单元格的宽度，Excel也会自动缩小字符的大小进行数据调整，以保证数据全部正常显示在单元格中，就不用你手工去更改了。快速设置单元格边框Excel单元格的默认情况下没有边框，通过Excel的“边框”工具，可以快速设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等属性：右击Excel工具栏，再选中“边框”，使“边框”工具栏可见。再选择其中的“绘图边框网格”工具，然后用鼠标拖动单元格区域，可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。快速擦除边框选择“边框”工具栏上的“擦除边框”按钮，然后用鼠标拖动单元格区域，鼠标拖过某个单元格区域，可以快速擦除其中的单元格边框。将单元格固定住设计计算公式时，往往需要在单元格内连续输入多个数值，从而查看引用此单元格的公式运算结果。由于每次输入数值后回车，当前活动单元格均会下移。此时可以采用以下技巧固定该单元格：首先将该单元格选中，然后按住Ctrl键单击该单元格，当其周围

3、出现实线框即可。查看“长数字+窄列宽”单元格中的数据长数字和窄列宽不能在Excel的单元格中混合，否则会显示为类似于#或1.11111E30这样的数值。一般情况下，可借助于重新加长单元格列宽的方法来显示这些长数字。不过，如果把鼠标移到这些单元格上，也可以看到相应单元格的实际内容。关闭不请自来的智能标记如果对单元格中不请自来的智能标记不是很喜欢，可选择“工具”“自动更正选项”，然后选择“智能标记”标签，再取消“给数据加上智能标记”复选框即可。关闭单元格错误检查智能标记单元格错误检查智能标记的作用是一旦发现有不符合有关规则的公式，就会显示该标签（有些类似于word中的拼写和语法检查），如果你想关闭它，可以选择“工具”“选项”，再单击“错误检查”标签，然后取消“允许后台错误检查”复选框即可。给表格加上边框右击“表格移动控点”，在弹出的菜单中选择“边框和底纹”，在随后弹出的“边框和底纹”对话框中选择“边框”选项卡，再在这个选项卡下选中“全部”，单击“确定”后系统便会给表格加上边框。小提示Excel还为用户提供了附加的边框样式，用户可以选择“格式”菜单中的“单元格”，在弹出的对话框中选择“边框”

4、选项卡，然后单击所需的线型样式并按“确定”按钮即可。要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，可以使用“预置”下的“外边框”和“内部”按钮，这样，边框就应用于单元格的边界，会和文本旋转同样的角度了。让Excel助word一臂之力很多人只会使用word，而对Excel很少触及。但很多时候，必须要制作一些格式比较标准的表格，这时，可借助Excel：先启动Excel，做一个工作表，将其保存（如“工资”）。再选中相应单元格内容，按下Ctrl+C键。然后启动word，选择“编辑”“选择性粘贴”，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选中“粘贴链接”，然后在“形式”框中选择“带格式文本（RTF）”，单击“确定”按钮，将这个表格文件保存为“工资表格”。以后要对文件作修改时，只要分别打开刚才保存的“工资表格”和“工资”两个文件，在“工资”工作表中做一些必要修改，然后在“工资表格”文件中用右键单击表格内任一地方，在弹出的菜单中选择“更新链接”，这时便可把在“工资”工作表中所做的改动在word表格中体现出来了。快速设置单元格文字对单元格字体进行设置，可以大大美化单元格：先选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文

5、本，然后选择“格式”菜单中的“单元格”，在弹出的对话框中，选择“字体”选项卡，选中所需字体和字号即可。自由设置背景除了将单元格的文字字体设置得千变万化之外，也可以为单元格的表头部分准备一张漂亮的背景，这样也可以起到很好的美化作用：首先选中需要设置背景色的单元格（如表头），选择“格式”“单元格”，弹出“单元格格式”窗口。这时单击“图案”选项卡，你就会看到花花绿绿的调色板，如果只想以单色彩为背景，那你只要从“颜色”框下面选择一种颜色，然后“确定”即可。如果你要设置出具有个性带有图案的背景，这时你只要单击窗口下“图案”右边的下拉剪头，即可从弹出的窗口中选择你所需的图案样式和颜色了。快速向多个单元格输入内容有时需要给一张工作表（或是不同张工作表中）中的多个单元格输入相同的数据，这时可以选定这些单元格（如果不相邻，可以利用Ctrl键连续选择），然后开始输入相应数据，最后注意按下Ctrl+Enter键，这样其他被菜单元格中也同时输入了相同的内容！向多张工作表输入相同数据如果要向多张工作表中输入相同数据内容，只要先按下Ctrl键不松开，选定需要同时输入数据的工作表，然后在第一张工作表中选定需要输入数

6、据的单元格或单元格区域，接下来输入数据，按一下Ctrl+Enter即会自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据，特别方便。提示出错的单元格重新输入在输入大量单元格数据的过程时，出错在所难免。如要输入某单位员工的年龄，而现在的单位员工的年龄基本都在18岁到60页之间。有了这样的特性，就可以这样操作了：首先选择年龄这一列单元格，选择“数据”“有效性”，弹出“数据有效性”窗口，在“设置”选项窗口中，在“允许”栏下面选择“整数”，然后在下面的“数据”栏中输入“最小值”与“最大值”（如：18和60）。再选择“输入信息”标签，在“标题”框中输入“请输入18到60之间的整数”，然后再选择“出错警告”选项卡，在“样式”选项里面选择“警告”，然后在后面的“标题”里面输入警告信息，如“数据不在18到60之间，请重新输入！”。好，一切设置完好后，就可以单击“确定”了。如果你在输入数据时，如果输入的数据不在18到60之间（如输入“1”），这时Excel将自动弹出警告窗口，让你重新输入。为单元格添加批注对于超过屏幕范围的Excel表格，当向下移动表格时，表头经常会超越的视线，这时就可能不知道某列数据记录

7、的是什么内容了，而只能够重新返回表头再查看。不过，可以使用Excel为设计的批注功能，当给单元格添加了批注，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注说明了：选中要添加批注的单元格，选择“插入”“批注”，在弹出的批注框中输入你要的批注文本，输入完毕后，单击批注框外部的工作表区域即可。这时添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，当将鼠标停留在这个单元格时，批注将会自动弹出。彻底删除单元格内容很多人都是先选定该单元格，然后按Del键来删除单元格内容。但这样操作，只能够清除单元格中的内容，而这个单元格的格式和批注仍会被保留。这时，可以选中单元格，再选择“编辑”“清除”来彻底清除，选中此命令后，屏幕会显示出四个清除选项：“全部”、“格式”、“内容”和“批注”，只要根据自己的需要进行选择性的清除即可。快速实现单元格的计算在Excel中计算一些数据的平均值，很多人都通过函数来进行的，但这样做效率较低，这里奉上一个高效率的计算平均值、求和、最值的方法：在Excel表格中选中相应的单元格，会在状态栏发现其总和。此时，用鼠标右击它，会弹出一个菜单，菜单中包括了好多计算项目，如最大值、最小值、平均值

8、等，选择后即可得到相应的数值。快速实现繁简转换由于历史的原因，大陆和香港、澳门特别行政区和台湾省使用的汉字编码不一样，这就涉及到了一个简繁转换的问题。在wordXP中，可以通过“工具”“语言”“中文简繁转换”来实现转换。但这个功能在Excel中却没有，不过，可以从？sid=11265&url=/utility/lan/gbbig5/tcscconv0423.exe&svr=2下载到“officeXP简繁转换加载宏”软件，程序下载后双击即可安装，除了界面是繁体中文外，其他没有什么特别之处，采取“一路回车”法即可安装成功。然后Excel中选中需要转换的单元格，例如A1:C4。再选择“工具”“中文简繁转换”，然后选择“转换为简体中文”或“转换为繁体中文”选项即可。小提示如果要转换工作表，则必须在Excel工具栏上配合Ctrl和Shift键选中多张要转换的工作表。然后选中任意一个工作表中的任意一个单元格，再选择“工具”“中文简繁转换”，然后再选择其下的“转换为简体中文”或“转换为繁体中文”即可。如果工作表的名称是中文，那它的名称也同时会被转换。同时，工作表内含的文字方块等对象也会被一并转换。如

9、果要转换整个工作簿，则只要先选中第一个工作表，然后按下Shift键不松开，按下最后一个工作表来选中所有工作表，再选择“工具”“中文简繁转换”即可。将单元格一列分为多列如果有一列资料需要分为多列，只要先将此列选中，然后再选择“数据”“分列”，此时会出现一个对话框，选“固定宽度”或“分隔符号”。如为前者则下一步后只要用鼠标轻点资料即可以按任意宽度进行分割了，如为后者则只要有明显的分隔符号即可，下一步后就可以自定义刚分的列的格式了，定好后就算完成了。快速设置最适合行高在Excel中，设置最适合行高一般人都是选择“格式”“行”“最适合行高”来完成的，相对繁琐了一些。其实，只要单击表格最左上角，即可将表格全部选中，然后在第一行出现设置行高的十字图标志时双击即可完成。快速设置最适合列宽用鼠标单击表格最左上角，先将表格全部选中，然后在第一列出现设置列宽的十字图标志时双击即可完成。让文本换行每次在Excel单元格中输入一个值，再按下Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不方便。不过，这时，可以选择“工具”“选项”“编辑”，然后取消“按Enter键移动活动单元格标识框”复选框即可。快速换行在Excel单元格中输入数值后，按下Alt键不松开，再按下Enter键，即可快速换行。快速选定整个单元格范围如在Excel中有一列是客户的姓名，用户需要选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格，这时可以按下Ctrl+Shi

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