DB35 T 161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则
17页1、DB35福 建 省 地 方 标 准DB35/T 161-2002文书档目录数据交换格式与著录细则2002-01-25发布 2002-03-01实施福建省质量技术监督局 发布前 言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。为了规范我省文书档案目录数据库,特制定本标准。本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次,但案卷级有所省略,并要求案卷级和文件级一体化著录,这既考虑到传统档案,又兼顾到今后立卷改革的方向。本标准是根据GBT 379211983文献著录总则、DAT181999档案著录规则的原则,结合我省建国后文书档案的特点制定的。本标准基本上遵循了DAT181999规定的档案著录项目和著录格式。本标准具有以下特点:规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式;对著录规则和著录格式进行必要的细化;规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系;规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。本标准在编写格式上采用GBT112000标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写规则。本标准从2002年3月1日开始实施。本标准由福建省档案局提出。本标准由福
2、建省质量技术监督局批准。本标准由福建省档案局负责起草。本标准主要起草人:刘 虹 黄建峰。文书档案目录数据交换格式与著录细则1 范围 本标准规定了文书档案目录数据交换格式与著录细则的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。 本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递,亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 GB了19881989 信息处理 信息交换用7位编码字符集 CB 23121980 信息交换用汉字编码字符集 基本集 GBT 34691983 文献类型与文献载体代码 GBT 71561987 文献保密等级代码 CBT 74081994 数据元和交换格式 信层、交换 日期和时间表示法 GBT154181994 档案
3、分类标引规则 DAT11992 档案工作基本术语 DAT131994 档号编制规则 DAT191999 档案主题标引规则 DAT 222000 归档文件整理规则 档案出版社 中国档案分类法(1997年) 档案出版社 中国档案主题词表 国家档案局 工业企业档案分类试行规则(国档发199120号) 国家档案局 编制全国档案馆名称代码实施细则(国挡发198714号3 定义 本标准采用DAT1和下列定义。31 档案著录 建立档案目录数据库中,对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。32 文件级著录 著录对象为一件或多件文件的档案著录。33 案卷级著录 著录对象为记述同一事物或同一问题或同一工作的多份文件的档案著录。3. 4 件和多件341 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;书刊、大事记、会议记录本、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册(本)的为一件;来文与复文可各为一件,重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。342 多件 未装订成
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