存货内控管理

公司内部控制——存货业务 目 录 1.1 存货管理风险与关键环节控制 2 1.1.1 存货管理风险 2 1.1.2 存货管理关键环节控制 2 1.2 职责分工与授权批准 2 1.2.1 存货管理岗位设置 2 1.2.2 存货授权审批制度 5 1.3 存货管理控制 8 1.3.1 存货储存管理制度 8 1.3.2 仓库调拨管理规定 11 1.4 领用与发出控制 12 1.4.1 材料领用工作流程 12 1.4.2 产品出库工作流程 13 1.4.3 存货领用管理制度 14 1.4.4 存货发放管理办法 14 1.5 盘点与处置控制 15 1.5.1 存货盘点工作流程 16 1.5.2 滞料处理工作流程 17 1.5.3 存货盘点管理制度 17 1.5.4 废损存货管理制度 20 1.1 存货管理风险与关键环节控制 1.1.1 存货管理风险 公司要加强对存货管理的控制，确保存货安全和提高存货运营效率，就需要对存货管理可能存在的风险进行全面了解。公司需要关注的存货管理风险如表： 序号 主要风险 风险1 存货业务违反国家法律、法规，可能遭受外部处罚，导致经济损失和信誉损失。 风险2 存货业务未经审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。 风险3 存货保管不善，可能导致存货损坏、变质、浪费、被盗和流失等。 风险4 存货盘点工作不规范，可能由于未能及时查清资产状况并作出处理而导致财务信息不准确，资产和利润虚增。 1.1.2 存货管理关键环节控制 针对存货管理存在的风险，需要对存货管理的关键环节进行控制，存货管理控制的关键环节如表： 控制事项 要控制的关键点 岗位设置及权限 ² 科学、合理地设置机构和配备人员； ² 建立存货管理岗位责任制，确立相关部门和岗位的职责权限； ² 制定完善的存货接触人员授权审批制度。 仓储保管 ² 建立严格的仓储保管责任制度； ² 选择适合的仓储保管方法保管不同的存货； ² 按照规范进行出入库控制及保全控制。 领用与发出 ² 执行存货领用与发出审批流程，健全存货出库手续； ² 记录存货领用过程的各项数据。 盘点与处置 ² 制订合理的存货盘点计划； ² 安排合适的人员按照规范的流程进行存货盘点； ² 建立完善的存货盘点数据记录、分析、使用制度； ² 建立规范的存货处置审批执行制度。 1.2 职责分工与授权批准 1.2.1 存货管理岗位设置 1. 存货管理控制岗位职责 公司开展存货管理业务，防范存货管理风险，进行存货管理控制，需要明确内部相关部门和岗位的制作、权限划分，并确保不兼容岗位相互分离、制约和监督。存货管理控制岗位职责的划分如表： 存货管理控制岗位 主要职责 不相容职责 1. 总裁 ◇审批存货管理的采购、保管、使用、处置等政策和制度 ◇审查、审阅存货管理重要财务报表 ◇审批存货管理账目科目的增减和调整 ◇审批盘盈盘亏的应对策略和方法 ◇制定存货管理的政策和制度 ◇编制存货管理的财务报表 ◇提出存货管理科目增减调整意见 ◇制定盘盈盘亏应对策略和方法 2. 仓库经理 ◇审核仓库物资管理台帐 ◇审核月收获、出货报告 ◇审核并确认盘点报告 ◇审核存货补仓申请 ◇审核存货保险购买申请 ◇编制仓库物资管理的台帐 ◇编制月收获、出货报告 ◇编制盘点报告 ◇办理存货保险购买申请手续 3. 仓库管理员 ◇进行货物验收和出入库手续办理 ◇填写、更新仓库台帐、卡片 ◇进行在库存货的日常盘点 ◇编制在库存货的日常盘点表 ◇参与月度盘点和年度盘点 ◇提出仓库补仓申请 ◇提出库存呆废品处理意见 ◇制作月收货、出货报告 ◇办理存货保险申请手续 ◇复核存货的出入库手续 ◇复核仓库台帐 ◇复核在库存货的日常盘点表 ◇审核在库呆废品的处理意见 ◇监督在库呆废品的处理 ◇组织月度盘点和年度盘点 ◇复核月收货、出货报告 ◇复核存货保险申请手续 4. 质量管理部 ◇开展专业性要求较高的存货出入库验收 ◇抽查存货的常规性入检验工作 ◇进行常规性存货的入库检验 5. 生产管理部 ◇定期检查产品仓库状况 ◇社会生产车间原材料申领单核采购申请单 ◇管理仓库 ◇编制原材料申领单和采购申请单 6. 生产车间 ◇将产品存入指定的仓库 ◇向仓库领用生产原材料和其它半成品 ◇提出生产所需原材料的采购申请 ◇管理生产过程中的半成品、在产品和周转材料 ◇决定产品的存放仓库 ◇复核、审批仓库原材料领用申请 ◇复核、审批原材料的采购申请 7. 采购部相关人员 ◇审核存货使用部门提出的采购申请 ◇编制存货采购的制度、预算、计划 ◇组织实施存货采购的市场调研、询价、比价、合同谈判、合约签署等工作 ◇编制采购申请 ◇审批采购的制度、预算、计划 8. 财务部经理 ◇审核存货采购、保管、使用、处置过程中形成的财务和会计报表 ◇提出存货账目调整的政策 ◇工具管理层的意见调整存货账目 ◇组织开展年度存货盘点和月度存货盘点 ◇参与决策存货保险 ◇编制存货采购、保管、使用、处 置过程中形成的财务和会计报表 ◇决定存货账目的调整政策 ◇决定购买存货保险 9. 财务部工作人员 ◇编制存货采购、保管、使用、处置观察值形成的财务和会计报表 ◇审核存货采购费用和金额，支付存货采购的货款 ◇复核仓库台帐和上报的仓库出入库单、盘点表、汇总表等 ◇审核存货采购、保管、使用、处 置观察值形成的财务和会计报表 ◇编制仓库台帐和上报的仓库出入库单、盘点表、汇总表等 10. 存货使用部门 ◇审核本部门所用存货申领单 ◇填写本部门所用存货申领单 ◇办理本部门所用存货的申领手续 ◇办理存货申领手续 11. 保安员 ◇检查进出公司大门的货物 ◇更新仓库台帐、卡片 2. 存货管理岗位工作职责 （1）仓库经理岗位工作职责，如表： 岗位名称 仓库经理 部门名称/编号 直接上级 总经理 工作联系 内部 总裁、本部门员工、采购部、生产管理部、营销部、财务部等 外部 外购存货的供应商、销售客户及同仓储业务发生关系的相关政府机构 工作目标 确保存货出入库管理和在库管理规范、安全，有效降低库存损失和成本，提高仓储保管水平。 序号 工作职责 负责程度 1 制定仓库管理的各项制度和标准，报上级领导审批通过后执行。 全责 2 负责定期对仓库管理成本费用进行分析，有效降低仓库各项支出。 全责 3 组织仓库各类存货的年度盘点和不定期盘点工作。 全责 4 审核仓库管理中形成的台帐和报告、报表。 全责 5 审批易燃易爆存货和重要存货进行出库手续 全责 6 组织实施对在库呆废品存货的处理工作 全责 7 审核仓库管理员提交的补仓申请并签字 全责 8 负责仓库各类存货保险的购买和手续的办理事宜 全责 9 定期或不定期检查仓库各类标准、制度的执行情况 全责 10 负责仓库工作人员绩效考核和培训工作的开展 全责 11 协同其它部门完成公司所有存货的盘点清查工作 部分 确认 我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！ 确 认 人： 确认日期： 生效日期 批准日期 （2）仓库管理员岗位工作职责，如表： 岗位名称 仓库管理员 部门名称/编号 直接上级 仓库经理 工作联系 内部 仓库经理、采购员、质量管理部质检人员、财务部会计等 外部 入库存货供应商、销售客户及同仓储公司发生关系的相关政府机构 工作目标 按照规定办理各类存货进出库手续，确保在库存货的安全，及时、规范地登记台帐和报表。 序号 工作职责 负责程度 1 进行货物验收和出入库手续办理。 全责 2 填写、更新仓库台帐、卡片。 全责 3 进行在库存货的日常盘点和保管。 全责 4 编制在库存货的日常盘点表 全责 5 参与月度盘点和年度盘点 全责 6 制作月收货、出货报告 全责 7 及时提出补仓申请并报批 全责 8 提出在库呆废品的处理意见 全责 9 办理存货保险的具体事宜 全责 10 定期同财务部会计核对台帐和库存报表 全责 11 完成仓库经理交办的其它工作 支持 确认 我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！ 确 认 人： 确认日期： 生效日期 批准日期 1.2.2 存货授权审批制度 存货授权审批制度 第1章 总则 第1条 目的 为了明确企业各部门和相关岗位在存货管理中的职责与权限,确定授权审批的流程、责任、权限、方式及相关控制措施,特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于企业各类原材料、在产品、半成品、产成品以及周转材料等存货管理的授权审批事项。 第2章 存货采购的授权审批 第3条 采购计划审批 1. 周采购计划审批 (1)周采购计划的对象为低值易耗品和零星物品。 (2)由使用部门或仓库提出申请,填写申购单,经财务部审核同意后,由采购部组织人员实施采购。 (3)周采购计划申报的时间为每周四下午5点以前。 2. 月采购计划审批 (1)月采购计划的对象为生产中所需的原材料、配件等。 (2)由使用部门提出申请,填写申购单,经财务部审核同意后,报财务总监审核,总裁签字确认,由采购部组织人员实施采购。 (3)月采购计划的申报时间为每月26日之前。 3. 年采购计划 (1)年采购计划是企业对所有需购物资的综合控制。除了周采购计划和月采购计划包含的内容外,还包括了设备的购置、工程的采购及其他物资的采购。 (2)年采购计划的审批程序如下。 ①由使用部门编制本部门的采购计划,报财务部审核。 ②财务部根据本年度采购预算和总体预算的要求,对采购申请报告进行审核,提出审核意见,将申请报告报财务总监复核。 ③财务总监复核财务部的意见,并在申请报告上附上自己的意见,将申请报告报总裁审批。 ④总裁根据财务部和财务总监的意见,对申请报告作出审批,并签字确认。 ⑤采购部组织人员实施采购。 4. 招标采购计划 根据国家相关规定或企业规定需要进行招标采购的,无论金额大小,一律由总裁进行审批,由采购部组织成立招投标小组实施招标采购。 第4条 采购货款支付审批流程 1. 采购货款支付先由采购部经办人员认真填制付款申请表,对收款单位、付款金额、用途及合同号码(附合同原件)进行详细填列,并对经济业务内容的真实性及有效性负完全责任。 2. 采购部经办人员将付款申请表交由采购部负责人对业务的合理性、真实性进行审核并签署意见后交财务部会计审核。 3. 财务部会计负责审核付款申请表的经济内容,包括合同、发票等,签署意见后交财务负责人复核,财务负责人复核无误后签字报相应的审批权人审批,最后交由出纳办理付款手续。 第5条 货款支付按照相应的审批权限由相应的审批权人审批。 1. 付款金额大于15万元的,由董事长审批。 2. 付款金额在10万(含)～15万 (含) 元之间的,由总裁审批。 3. 付款金额少于10万元的,由财务总监进行审批。 第3章 存货保管授权审批 第6条 存货保管授权审批范围 存货保管的授权审批适用范围为在库存货业务开展所涉及的授权审批事项。 第7条 进入仓库规定 存货在库期间,原则上不允许非仓库人员进入,其他部门和人员在下列情况下可进入仓库。 1. 开展存货的年度盘点、月度盘点和不定期盘点。 2. 企业总监级以上管理人员对仓库工作进行检查。 3. 仓储部经理对仓库工作的开展进行指导。 4.