采购内控管理

公司内部控制——采购业务 目 录 1.1采购管理风险与关键环节控制 2 1.1.1采购管理风险 2 1.1.2 采购管理关键环节控制 2 1.2 职责分工与授权批准 3 1.2.1 采购管理岗位设置 3 1.2.2 采购授权审批制度 5 1.3 请购与审批控制 8 1.3.1 采购计划编制流程 8 1.3.2 采购申请审批流程 9 1.3.3 采购申请审批制度 9 1.3.4 采购预算管理制度 12 1.4 购买与验收控制 13 1.4.1 采购询价比价流程 13 1.4.2 供应商选择流程 14 1.4.3 供应商评定流程 15 1.4.4 购货合同签订流程 16 1.4.5 采购验收控制流程 17 1.4.6 供应商评估准入制度 18 1.4.7 采购招标管理制度 21 1.4.8 采购控制制度 25 1.4.9 采购验收管理制度 29 1.4.10 采购价格管理规定 31 1.4.11 采购合同管理办法 34 1．5 采购付款控制 37 1.5.1 付款审批流程 37 1.5.2 退货管理流程 38 1.5.3 付款控制制度 38 1.5.4 退货管理制度 40 1.5.5 应付账款管理制度 41 1.1采购管理风险与关键环节控制 1.1.1采购管理风险 采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为，公司在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下八种风险： 序号 主要风险 风险1 采购行为违反国家法律、法规和公司制度规定，可能遭受外部处罚导致经济和信誉损失。 风险2 采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 风险3 请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊行为。 风险4 采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调，可能造成资源浪费。 风险5 未对供应商建立科学评估体系，可能由于供应商选择失误而给企业造成损失。 风险6 盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约，可能导致公司资金损失。 风险7 验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。 风险8 付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致公司资金损失或信用受损。 1.1.2 采购管理关键环节控制 公司在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制： 控制事项 要控制的关键点 岗位设置与审批 ² 建立采购业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限； ² 制定并严格执行采购业务审请审批流程。 采购预算与计划 ² 开展合理并具有前瞻性的采购预算，并及时修正； ² 制订与生产相协调的采购计划； ² 构建一套切实可行的采购预算及计划管理制度。 供应商选择 ² 建立供应商准入、考核、奖惩、淘汰制度； ² 确定采购方式及供应商选择办法； ² 建立并随时更新供应商档案，加强供应商资格的动态审核。 确定采购价格 ² 对公司主要的采购物资进行价格跟踪； ² 健全采购定价机制，科学合理地确定采购价格。 签订采购合同 ² 审核合同签约主体的资格； ² 准确表述合同条款、明确权利、义务和违约责任； ² 规范审查合同的合法性、可行性，做好已签约合同的保管工作。 供应管理 ² 跟踪供应商的生产过程，加强巡视、点检或监造； ² 加强对物流运输环节的管控； ² 进行采购全过程的登记或信息化管理。 验收与付款 ² 建立规范的采购验收程序、方法和标准； ² 按照规定付的方式和程序进行付款及对账工作。 1.2 职责分工与授权批准 1.2.1 采购管理岗位设置 1.采购管理控制岗位职责 公司应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的之前、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表： 采购管理控制岗位 主要职责 不相容职责 1.总裁 ◇审批采购部门各项规章制度 ◇审批年度采购预算和采购计划 ◇审议批准合格供应商名单 ◇审批预算及计划外采购项目 ◇批准请购单和重要购货合同 ◇拟定采购计划和购货合同 ◇制定采购部门各项规章制度 ◇选择供应商 2. 财务总监 ◇审核采购部门各项规章制度 ◇审核面读采购预算和采购计划 ◇审核预算及计划外采购项目 ◇根据权限审批请购单和购货合同 ◇审批年度采购预算和采购计划 ◇审批预算及计划外采购项目 ◇制定采购部门各项规章制度 3. 采购部经理 ◇制定采购部门各项规章制度和工作流程 ◇编制年度采购预算和采购计划 ◇审核购货合同和采购订单 ◇在授权范围内签订购货合同 ◇办理大宗物资及重要物资的采购 ◇组织进行合格供应商的选择和评审 ◇批准采购计划及预算 ◇批准计划外采购项目 ◇选定合格供应商名单 ◇填写采购订单 ◇起草购货合同 4.采购员 ◇进行市场调查，填写询价比价单 ◇负责起草购货合同和填制采购订单 ◇提出付款申请 ◇实施采购，办理退还货事宜 ◇建立、更新与维护供应商档案 ◇参与对供应商质量、交货情况等的评价 ◇制定采购部规章制度 ◇制订年度采购计划及预算 ◇审批购货合同和付款申请 5. 财务部经理 ◇审核购货合同及付款申请 ◇审批会计提交的付款凭证 ◇参与合格供应商评审 ◇参与商定对供应商的付款条件 ◇实施采购 ◇编制采购预算和采购计划 ◇执行具体结算工作 6. 应付账款会计 ◇核对原始凭证并入账 ◇开具付款凭证 ◇批准付款 7. 出纳 ◇支付货款 ◇编制付款凭证 8. 采购物资使用部门 ◇编制本部门年度采购预算和采购计划 ◇提交推荐供应商名单 ◇提交请购单 ◇参与检查采购物资质量 ◇参与合格供应商选择评审 ◇对不合格及报废物资提出处理意见 ◇实施采购 ◇审批请购单 ◇决定供应商名单 9. 质量管理部 ◇事先检验样货质量 ◇检验所购物资的质量 ◇实施询价比价 ◇物资在库管理 10. 技术部 ◇提供对所购物资的专业技术建议 ◇参与对持有物资的技术检验工作 ◇采购物资的询价比价 11. 仓储部 ◇参与外购物资的出入库验收 ◇外购物资的标识、保管、收发 ◇提出外购物资的补仓申请 ◇具体实施采购 2. 采购管理岗位工作职责 （1）采购部经理岗位工作职责，如表： 岗位名称 采购部经理 部门名称/编号 直接上级 财务总监 工作联系 内部 总裁、财务总监、质量部、仓储部、提出采购申请的各部门及本部门员工 外部 潜在供应商、现有供应商、政府质检部门等 工作目标 完成公司年度采购计划，降低采购成本，合理控制部门费用 序号 工作职责 负责程度 1 制定采购部有关采购管理制度，报上级审批后监督执行 全责 2 制订采购部年度、季度、月度工作计划及采购预算，报上级审批 全责 3 负责完成公司所需各类物资的采购任务 全责 4 负责重大数量及重要物资的采购工作 全责 5 组织市场供货信息调研和供应商评审 全责 6 负责采购合同管理及合同纠纷的防范 全责 7 负责建立和完善供应商档案 全责 8 组织合格供应商的选择评审工作 全责 9 负责采购部内部管理的各项工作 全责 确认 我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！ 确认人： 确认日期： 生效日期 批准日期 （2）采购员岗位工作职责，如表： 岗位名称 采购员 部门名称/编号 直接上级 采购部经理 工作联系 内部 采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、质量部、仓储部、提出采购申请的各部门 外部 潜在供应商、现有供应商、政府质检部门等 工作目标 保证公司物资的及时供应，确保采购物资的数量和质量符合公司相关规定。 序号 工作职责 负责程度 1 填写采购订单，并跟踪订单，保证物资及时供应 全责 2 进行市场供需调查，编写市场调研报告，报上级领导审阅 全责 3 进行询价、比价，编写询价、比价记录表，报上级领导审阅 全责 4 负责与供应商进行接触和谈判，尽量降低采购成本 全责 5 负责草拟购货合同的相关条款，报上级领导审批 全责 6 负责办理不符合公司要求的采购物资的退换货工作 全责 7 审核购货合同的付款条款及采购发票、结算凭证等相关凭证，并提交付款申请 部分 8 负责建立供应商档案，并及时更新 全责 9 参与合格供应商的评选工作 部分 确认 我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！ 确认人： 确认日期： 生效日期 批准日期 1.2.2 采购授权审批制度 采购授权审批制度 第1章 总则 第 1 条 目的 为了明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。 第 2 条 审批权限 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 第 3 条 审批效力 1.采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务，严禁未经授权办理采购与付款业务。 2.对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 第 4 条 专家论证适用情形 对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。 第2章 采购过程控制 第 5 条 请购 使用部门、仓储部门及其它相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。 第 6 条 审批 采购经理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。 1．采购预算内采购额在（）元以内的，采购经理审批；采购额在（）元的，由财务总监审批；采购额在（）元以上的，由财务总监审核，总裁审批。 2．采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。 3．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。 第 7 条 采购 1．采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。 2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总裁最终确定合格供应商名单。 3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。 （1）采购计划范围内金额在（）元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。 （2）采购计划范围内金额在（）元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。 （3）采购计划范围内金额在（）元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。 （4）采购计划外的所有采购项目合同，须由财务部核对后，交财务总监审核，总裁审批后，签订购货合同。 第 8 条 验收 质量管理部门根据公司有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。 1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。 2．采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总裁审批后，采购部负责处理。 第 9 条 付款 1．财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容