第二章秘书职业课件.ppt
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第二章 秘书职业 一、国外对秘书的界定一、国外对秘书的界定英语英语“秘书秘书”一词源自拉丁文一词源自拉丁文Secretarius，意为，意为 “可靠的职可靠的职 员员”，其中，其中secret为为“秘密秘密”的意思，的意思， secretary当当“S”大写大写的时的时 候为掌管机要事物或机密文件的辅臣，后泛指英、美或英联候为掌管机要事物或机密文件的辅臣，后泛指英、美或英联 邦国家掌管机关事务的部长或常务副部长当邦国家掌管机关事务的部长或常务副部长当“s”小写的时小写的时候候 泛指在办公室从事处理信函、保管档案、安排业务的秘书工泛指在办公室从事处理信函、保管档案、安排业务的秘书工 作人员在沙特阿拉伯在沙特阿拉伯“石油秘书石油秘书”即石油部长即石油部长印度、巴基斯坦印度、巴基斯坦“外交秘书外交秘书”即外交部副部长即外交部副部长²俄语秘书写为俄语秘书写为cekpemapb，既指掌管文书、担任会议记录的，既指掌管文书、担任会议记录的 秘书人员，也指掌管机关日常事务的官员秘书人员，也指掌管机关日常事务的官员 第一节第一节 秘书的界定秘书的界定一、国外对秘书的界定第一节 秘书的界定 在日本秘书写作中文繁体在日本秘书写作中文繁体在日本秘书写作中文繁体在日本秘书写作中文繁体“ “秘書秘書秘書秘書” ”，，，， 指政府机关或社会团体的日常指政府机关或社会团体的日常指政府机关或社会团体的日常指政府机关或社会团体的日常 事务负责人，日本内阁最有实事务负责人，日本内阁最有实事务负责人，日本内阁最有实事务负责人，日本内阁最有实 权的职位叫权的职位叫权的职位叫权的职位叫“ “内阁官房长官内阁官房长官内阁官房长官内阁官房长官” ”，，，， 实际就是实际就是实际就是实际就是“ “内阁首席秘书内阁首席秘书内阁首席秘书内阁首席秘书” ”，相，相，相，相 当于国务院秘书长。
当于国务院秘书长当于国务院秘书长当于国务院秘书长在日本企业，秘书分为两类：身在日本企业，秘书分为两类：身在日本企业，秘书分为两类：身在日本企业，秘书分为两类：身 处管理层内部的专职秘书或秘书处管理层内部的专职秘书或秘书处管理层内部的专职秘书或秘书处管理层内部的专职秘书或秘书 部门主管；一般处理日常杂物的部门主管；一般处理日常杂物的部门主管；一般处理日常杂物的部门主管；一般处理日常杂物的 工作人员工作人员工作人员工作人员在日本秘书写作中文繁体“秘書”， “ “秘秘秘秘书书书书决决决决不不不不再再再再是是是是单单单单纯纯纯纯的的的的接接接接待待待待员员员员和和和和打打打打字字字字员员员员” ”，，，，而而而而应应应应 该是该是该是该是“ “行政管理的助手行政管理的助手行政管理的助手行政管理的助手” ”“ “不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应 当是协助经理的左右手当是协助经理的左右手当是协助经理的左右手当是协助经理的左右手” ”。
现代秘书工作的重点已从具体的事务工作转向现代秘书工作的重点已从具体的事务工作转向现代秘书工作的重点已从具体的事务工作转向现代秘书工作的重点已从具体的事务工作转向 信息管理和辅助决策，即作为领导的助手的性信息管理和辅助决策，即作为领导的助手的性信息管理和辅助决策，即作为领导的助手的性信息管理和辅助决策，即作为领导的助手的性 质越来越明显质越来越明显质越来越明显质越来越明显 美国著名的《韦氏秘书手册》 “秘书决不再是单纯的接待员和打字员”，而应 美国著名的 二、我国秘书的起源及界定二、我国秘书的起源及界定1. 1. 我国秘书的起源我国秘书的起源 我国秘书远在夏、商、周时代就有了相当于秘书的职位，我国秘书远在夏、商、周时代就有了相当于秘书的职位，但都不称为秘书，汉以前都统称为史官，秘书一词始自东汉但都不称为秘书，汉以前都统称为史官，秘书一词始自东汉 “ “秘书秘书秘书秘书” ”乃藏于宫中的乃藏于宫中的乃藏于宫中的乃藏于宫中的“ “秘藏之书秘藏之书秘藏之书秘藏之书” ”，后来也指占卜、谶，后来也指占卜、谶，后来也指占卜、谶，后来也指占卜、谶纬图篆之书。
纬图篆之书纬图篆之书纬图篆之书 掌管、校对秘藏之书的人就被称作秘书监，又把奏章、掌管、校对秘藏之书的人就被称作秘书监，又把奏章、掌管、校对秘藏之书的人就被称作秘书监，又把奏章、掌管、校对秘藏之书的人就被称作秘书监，又把奏章、宣事、掌管国家典籍的人叫秘书令宣事、掌管国家典籍的人叫秘书令宣事、掌管国家典籍的人叫秘书令宣事、掌管国家典籍的人叫秘书令 二、我国秘书的起源及界定 朝代朝代秘书机构与秘书机构与职官职官主主 要要 职职 能能例例 注注尧尧舜舜巫、祝巫、祝纳言纳言为王占卜，指导国为王占卜，指导国事出纳帝命，上传下出纳帝命，上传下达《尚书《尚书·尧典》：尧典》：“帝曰，帝曰，龙，朕龙，朕#谗说殄行，震惊朕谗说殄行，震惊朕命，命汝作纳言，夙夜出纳命，命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允朕命，惟允 商商太史寮太史寮太史太史史史乍册乍册 统管王室活动．统管王室活动．起草文书，发布起草文书，发布文告书刻卜辞，文告书刻卜辞，记录王室活动记录王室活动镌刻、保管文书镌刻、保管文书 杨剑宇《中国秘书史》：杨剑宇《中国秘书史》：“商代朝廷出现了秘书机构商代朝廷出现了秘书机构——太史寮，其长官为太史，太史寮，其长官为太史，下隶有不同层次分工各异的下隶有不同层次分工各异的史官，主要职掌为负责商王史官，主要职掌为负责商王的册命及祭典等事宜。
的册命及祭典等事宜 周周太史寮太史寮太史太史小史小史内史内史外史外史御史御史总掌起草文书、编总掌起草文书、编写史书、管理档案，写史书、管理档案，组织祭祀掌邦国组织祭祀掌邦国之志、贵族家谱之志、贵族家谱拟制简册，宣示王拟制简册，宣示王命掌四方之志掌四方之志收受保管文书收受保管文书潘林杉《中国古代秘书通论》：潘林杉《中国古代秘书通论》：“太史寮则是为王室服务的太史寮则是为王室服务的秘书处，其长官太史地位很秘书处，其长官太史地位很高，与三公卿士相当，是周高，与三公卿士相当，是周天子和王室的秘书长天子和王室的秘书长例子例子朝代秘书机构与职官主 要 职 能例 注尧巫、祝为王占 朝代朝代朝代朝代秘书机构与职秘书机构与职秘书机构与职秘书机构与职官官官官主主主主 要要要要 职职职职 能能能能例例例例 注注注注 春春春春秋秋秋秋 战战战战国国国国太史太史太史太史右史右史右史右史左史左史左史左史( ( ( (秦秦秦秦) ) ) )尚书尚书尚书尚书御史御史御史御史( ( ( (齐齐齐齐) ) ) )掌书掌书掌书掌书( ( ( (魏魏魏魏) ) ) )主书主书主书主书( ( ( (赵赵赵赵) ) ) )御史御史御史御史( ( ( (楚楚楚楚) ) ) )左徒左徒左徒左徒掌起草文书，策掌起草文书，策掌起草文书，策掌起草文书，策命诸侯卿大夫。
命诸侯卿大夫命诸侯卿大夫命诸侯卿大夫记录王的言语和记录王的言语和记录王的言语和记录王的言语和口授命令、文告口授命令、文告口授命令、文告口授命令、文告记载王的行动和记载王的行动和记载王的行动和记载王的行动和宫廷内外政治军宫廷内外政治军宫廷内外政治军宫廷内外政治军事大事掌管文事大事掌管文事大事掌管文事大事掌管文书、记录王事，书、记录王事，书、记录王事，书、记录王事，应对诸侯．各国应对诸侯．各国应对诸侯．各国应对诸侯．各国略同《礼记．王藻》：《礼记．王藻》：《礼记．王藻》：《礼记．王藻》：““““动则左动则左动则左动则左史书之，言则右史书之史书之，言则右史书之史书之，言则右史书之史书之，言则右史书之《史记《史记《史记《史记····廉颇蔺相如列传廉颇蔺相如列传廉颇蔺相如列传廉颇蔺相如列传》：》：》：》：“……“……“……“……赵王鼓瑟秦御赵王鼓瑟秦御赵王鼓瑟秦御赵王鼓瑟秦御史前书曰史前书曰史前书曰史前书曰‘‘‘‘某年月日，秦王某年月日，秦王某年月日，秦王某年月日，秦王与赵王会饮，令赵王鼓瑟与赵王会饮，令赵王鼓瑟与赵王会饮，令赵王鼓瑟与赵王会饮，令赵王鼓瑟’”’”’”’相如怒，固请秦王为赵相如怒，固请秦王为赵相如怒，固请秦王为赵相如怒，固请秦王为赵王击缶王击缶王击缶王击缶……“……“……“……“相如顾召赵御相如顾召赵御相如顾召赵御相如顾召赵御史书曰史书曰史书曰史书曰‘‘‘‘某年月日，秦王为某年月日，秦王为某年月日，秦王为某年月日，秦王为赵王击赵王击赵王击赵王击缶缶缶缶’ ’。
” 秦秦秦秦御史大夫御史大夫御史大夫御史大夫御史御史御史御史尚书、令史尚书、令史尚书、令史尚书、令史主簿、奏曹主簿、奏曹主簿、奏曹主簿、奏曹等等等等掌天下文书，兼掌天下文书，兼掌天下文书，兼掌天下文书，兼行使监察起草行使监察起草行使监察起草行使监察起草文书，办理文牍文书，办理文牍文书，办理文牍文书，办理文牍事项同在少府办理文同在少府办理文同在少府办理文同在少府办理文书《汉书《汉书《汉书《汉书· ·张丞相列传》：张丞相列传》：张丞相列传》：张丞相列传》：“ “秦时为御史，主柱下方书秦时为御史，主柱下方书秦时为御史，主柱下方书秦时为御史，主柱下方书 ”《通典《通典《通典《通典· ·职官志》：职官志》：职官志》：职官志》：“ “秦秦秦秦少府遗吏四人，在殿中主发少府遗吏四人，在殿中主发少府遗吏四人，在殿中主发少府遗吏四人，在殿中主发书．谓之尚书书．谓之尚书书．谓之尚书书．谓之尚书 ”朝代秘书机构与职官主 要 职 能例 注 太史掌起草文 朝朝朝朝代代代代秘书机构秘书机构秘书机构秘书机构与职官与职官与职官与职官主主主主 要要要要 职职职职 能能能能例例例例 注注注注 汉汉汉汉 仆射仆射仆射仆射( (郡郡郡郡) )主簿尚书主簿尚书主簿尚书主簿尚书台台台台( (署，省署，省署，省署，省) )尚书尚书尚书尚书尚书尚书尚书尚书( (州州州州) )书佐书佐书佐书佐( (县县县县) )令史令史令史令史伴王左右，掌管奏伴王左右，掌管奏伴王左右，掌管奏伴王左右，掌管奏章文书。
章文书协助尚书分担文书协助尚书分担文书协助尚书分担文书协助尚书分担文书事务典领文书，掌管印典领文书，掌管印典领文书，掌管印典领文书，掌管印鉴起草抄录文书鉴起草抄录文书鉴起草抄录文书鉴起草抄录文书草拟处理文书，掌草拟处理文书，掌草拟处理文书，掌草拟处理文书，掌印鉴左言东《职官与科举》：左言东《职官与科举》：左言东《职官与科举》：左言东《职官与科举》：“ “文书的收发、保管与诏令的文书的收发、保管与诏令的文书的收发、保管与诏令的文书的收发、保管与诏令的起草，归尚书台负责起草，归尚书台负责起草，归尚书台负责起草，归尚书台负责 ”《后汉书《后汉书《后汉书《后汉书· ·李固传》：李固传》：李固传》：李固传》：“ “今今今今陛下之有尚书，犹天之有北陛下之有尚书，犹天之有北陛下之有尚书，犹天之有北陛下之有尚书，犹天之有北斗也斗为天喉舌，尚书亦斗也斗为天喉舌，尚书亦斗也斗为天喉舌，尚书亦斗也斗为天喉舌，尚书亦为陛下喉舌为陛下喉舌为陛下喉舌为陛下喉舌…………尚书出纳王尚书出纳王尚书出纳王尚书出纳王命，赋政四海，位尊权重，命，赋政四海，位尊权重，命，赋政四海，位尊权重，命，赋政四海，位尊权重，责之所归责之所归。
责之所归责之所归 ” 魏魏魏魏晋晋晋晋南南南南北北北北朝朝朝朝秘书秘书秘书秘书( (监监监监) )令令令令中书省中书省中书省中书省: : 中书监中书监中书监中书监 、中、中、中、中书令、中书侍书令、中书侍书令、中书侍书令、中书侍郎、中书舍人郎、中书舍人郎、中书舍人郎、中书舍人门下省门下省门下省门下省: :侍中侍中侍中侍中尚书省尚书省尚书省尚书省: :尚书令尚书令尚书令尚书令典尚书奏事，掌典尚书奏事，掌典尚书奏事，掌典尚书奏事，掌出放敕令出放敕令出放敕令出放敕令典司经籍，起草典司经籍，起草典司经籍，起草典司经籍，起草文书掌奏事撰文书掌奏事撰文书掌奏事撰文书掌奏事撰拟诏诰、呈奏案拟诏诰、呈奏案拟诏诰、呈奏案拟诏诰、呈奏案章直侍王左右，掌直侍王左右，掌直侍王左右，掌直侍王左右，掌奏事掌文书事务奏事掌文书事务奏事掌文书事务奏事掌文书事务《文献通考》：《文献通考》：《文献通考》：《文献通考》：“ “及魏武佐及魏武佐及魏武佐及魏武佐汉，初建魏国，置秘书令，汉，初建魏国，置秘书令，汉，初建魏国，置秘书令，汉，初建魏国，置秘书令，典尚书奏事典尚书奏事典尚书奏事典尚书奏事 ”瞿蜕园《历瞿蜕园《历瞿蜕园《历瞿蜕园《历代官制概述》：中书监代官制概述》：中书监代官制概述》：中书监代官制概述》：中书监“ “只只只只等于皇帝的秘书长，等于皇帝的秘书长，等于皇帝的秘书长，等于皇帝的秘书长，脱不了幕僚的性质。
脱不了幕僚的性质脱不了幕僚的性质脱不了幕僚的性质 ”汪士汪士汪士汪士《南北史补志未刊稿《南北史补志未刊稿《南北史补志未刊稿《南北史补志未刊稿· ·职官职官职官职官志》：志》：志》：志》：“ “其管枢密，则中书其管枢密，则中书其管枢密，则中书其管枢密，则中书也 ”朝秘书机构主 要 职 能例 注 仆射伴王左右，掌管奏 朝朝朝朝 代代代代秘书机构秘书机构秘书机构秘书机构与职官与职官与职官与职官主主主主 要要要要 职职职职 能能能能例例例例 注注注注 隋隋隋隋 内书省：内书省：内书省：内书省：内书内书内书内书舍人、通事舍人、舍人、通事舍人、舍人、通事舍人、舍人、通事舍人、内书侍郎内书侍郎内书侍郎内书侍郎门下省：门下省：门下省：门下省：纳言纳言纳言纳言尚书省：尚书省：尚书省：尚书省：尚书尚书尚书尚书丞丞丞丞掌拟诏兼草拟诏令兼草拟诏令兼草拟诏令兼草拟诏令掌诏命审核、驳正掌诏命审核、驳正掌诏命审核、驳正掌诏命审核、驳正收发、传令、承办文书收发、传令、承办文书收发、传令、承办文书收发、传令、承办文书潘林杉《中国古代秘书通论》：潘林杉《中国古代秘书通论》：潘林杉《中国古代秘书通论》：潘林杉《中国古代秘书通论》：“ “不论拟令、审令的内书、门不论拟令、审令的内书、门不论拟令、审令的内书、门不论拟令、审令的内书、门下省。
还是负责传达帝命的尚下省还是负责传达帝命的尚下省还是负责传达帝命的尚下省还是负责传达帝命的尚书省，都起着秘书幕僚作用．书省，都起着秘书幕僚作用．书省，都起着秘书幕僚作用．书省，都起着秘书幕僚作用．是皇帝的秘书处而已是皇帝的秘书处而已是皇帝的秘书处而已是皇帝的秘书处而已 ” 唐唐唐唐 中书省中书省中书省中书省: : : :中书令中书令中书令中书令. . . .中书侍郎、中书舍中书侍郎、中书舍中书侍郎、中书舍中书侍郎、中书舍人人人人门下省门下省门下省门下省: : : :侍中侍中侍中侍中、侍、侍、侍、侍郎、郎、郎、郎、 给事中给事中给事中给事中尚书省尚书省尚书省尚书省: : : : 尚书仆尚书仆尚书仆尚书仆射射射射翰林院：翰林院：翰林院：翰林院：翰林供翰林供翰林供翰林供奉奉奉奉. . . .翰林承旨翰林承旨翰林承旨翰林承旨集贤院：集贤院：集贤院：集贤院：学士、学士、学士、学士、学士院、学士学士院、学士学士院、学士学士院、学士匦匦匦匦使院使院使院使院: : : :知匦使知匦使知匦使知匦使,(,(,(,(军军军军) ) ) )参军事、参军事、参军事、参军事、 ( ( ( (州州州州) ) ) )掌掌掌掌书记判官、孔目、书记判官、孔目、书记判官、孔目、书记判官、孔目、县主簿县主簿县主簿县主簿 掌军国之政令。
参议邦国之掌军国之政令参议邦国之掌军国之政令参议邦国之掌军国之政令参议邦国之庶务，朝廷之大政庶务，朝廷之大政庶务，朝廷之大政庶务，朝廷之大政掌章奏文书掌章奏文书掌章奏文书掌章奏文书出纳帝命．顾问答对出纳帝命．顾问答对出纳帝命．顾问答对出纳帝命．顾问答对掌机密文件，审议公文掌机密文件，审议公文掌机密文件，审议公文掌机密文件，审议公文掌封驳诏命章奏掌封驳诏命章奏掌封驳诏命章奏掌封驳诏命章奏 掌朝廷事务掌朝廷事务掌朝廷事务掌朝廷事务翰林、集贤、学士三院翰林、集贤、学士三院翰林、集贤、学士三院翰林、集贤、学士三院官员皆协理批答四方章表疏官员皆协理批答四方章表疏官员皆协理批答四方章表疏官员皆协理批答四方章表疏议，起草制诏书敕议，起草制诏书敕议，起草制诏书敕议，起草制诏书敕 处理信访事务，使下情处理信访事务，使下情处理信访事务，使下情处理信访事务，使下情上达以下几类．皆在军队或以下几类．皆在军队或以下几类．皆在军队或以下几类．皆在军队或地方掌管文书事务地方掌管文书事务地方掌管文书事务地方掌管文书事务《旧唐书《旧唐书《旧唐书《旧唐书····职官志》：中书省职官志》：中书省职官志》：中书省职官志》：中书省职掌职掌职掌职掌““““侍奉进奏，参议表章侍奉进奏，参议表章侍奉进奏，参议表章侍奉进奏，参议表章””””。
凡诏旨敕制及玺书册命，皆凡诏旨敕制及玺书册命，皆凡诏旨敕制及玺书册命，皆凡诏旨敕制及玺书册命，皆按典故起草进画，既下则按典故起草进画，既下则按典故起草进画，既下则按典故起草进画，既下则‘‘‘‘署署署署而行之制敕既行，有误制敕既行，有误制敕既行，有误制敕既行，有误则奏而正之则奏而正之则奏而正之则奏而正之””””凡大朝会．凡大朝会．凡大朝会．凡大朝会．渚方起居则受其表状而奏之渚方起居则受其表状而奏之渚方起居则受其表状而奏之渚方起居则受其表状而奏之李阳冰《草堂集李阳冰《草堂集李阳冰《草堂集李阳冰《草堂集····序》：序》：序》：序》：( ( ( (李李李李白白白白)“)“)“)“出入翰林中，问以国政．出入翰林中，问以国政．出入翰林中，问以国政．出入翰林中，问以国政．潜草诏诰潜草诏诰潜草诏诰潜草诏诰引日唐书引日唐书引日唐书引日唐书····则天则天则天则天皇后纪》：初设匦使院，皇后纪》：初设匦使院，皇后纪》：初设匦使院，皇后纪》：初设匦使院，““““申申申申天下之冤滞，达万人之情状天下之冤滞，达万人之情状天下之冤滞，达万人之情状天下之冤滞，达万人之情状朝 代秘书机构主 要 职 能例 注 内书省：内书舍 朝朝朝朝代代代代秘书机构秘书机构秘书机构秘书机构与职官与职官与职官与职官主主主主 要要要要 职职职职 能能能能例例例例 注注注注 宋宋宋宋 政事堂政事堂政事堂政事堂 孔目房孔目房孔目房孔目房 勾销房勾销房勾销房勾销房中书省中书省中书省中书省门下省门下省门下省门下省尚书省尚书省尚书省尚书省翰林学士院翰林学士院翰林学士院翰林学士院枢密院枢密院枢密院枢密院 都承旨都承旨都承旨都承旨掌文书案牍。
掌文书案牍掌文书案牍掌文书案牍掌印堂符信掌印堂符信掌印堂符信掌印堂符信此三省的职掌与唐代此三省的职掌与唐代此三省的职掌与唐代此三省的职掌与唐代略同起草机密文书起草机密文书起草机密文书起草机密文书专掌机要文书专掌机要文书专掌机要文书专掌机要文书杨剑宇《中国秘书史》：杨剑宇《中国秘书史》：杨剑宇《中国秘书史》：杨剑宇《中国秘书史》：“ “宋代中央秘书机构的职宋代中央秘书机构的职宋代中央秘书机构的职宋代中央秘书机构的职能就由政事堂、中书、门能就由政事堂、中书、门能就由政事堂、中书、门能就由政事堂、中书、门下、尚书三省、枢密院及下、尚书三省、枢密院及下、尚书三省、枢密院及下、尚书三省、枢密院及三司分三司分三司分三司分别兼行 ”《文献通考》：都承旨《文献通考》：都承旨《文献通考》：都承旨《文献通考》：都承旨“ “承宣皇帝旨命，通领枢密承宣皇帝旨命，通领枢密承宣皇帝旨命，通领枢密承宣皇帝旨命，通领枢密院务 ” 元元元元 中书省中书省中书省中书省 参议府参议府参议府参议府 翰林兼国翰林兼国翰林兼国翰林兼国 史院史院史院史院 翰林蒙古院翰林蒙古院翰林蒙古院翰林蒙古院总掌文牍事务总掌文牍事务总掌文牍事务总掌文牍事务掌制诰、修史掌制诰、修史掌制诰、修史掌制诰、修史拟制、翻译、颁布文拟制、翻译、颁布文拟制、翻译、颁布文拟制、翻译、颁布文书。
书 潘林杉《中国古代秘书通潘林杉《中国古代秘书通潘林杉《中国古代秘书通潘林杉《中国古代秘书通论》：论》：论》：论》：“ “元代中书省所设元代中书省所设元代中书省所设元代中书省所设参知政事、参议中书省事，参知政事、参议中书省事，参知政事、参议中书省事，参知政事、参议中书省事，都是主管秘书文牍事宜都是主管秘书文牍事宜都是主管秘书文牍事宜都是主管秘书文牍事宜…………翰林兼国史院，重要翰林兼国史院，重要翰林兼国史院，重要翰林兼国史院，重要职责是起草皇帝诏令职责是起草皇帝诏令职责是起草皇帝诏令职责是起草皇帝诏令…………翰林蒙古院主管译写文书翰林蒙古院主管译写文书翰林蒙古院主管译写文书翰林蒙古院主管译写文书 ”朝代秘书机构主 要 职 能例 注 政事堂掌文书案牍 朝朝朝朝代代代代秘书机构秘书机构秘书机构秘书机构与职官与职官与职官与职官主主主主 要要要要 职职职职 能能能能例例例例 注注注注 明明明明 通政使司通政使司通政使司通政使司中书科中书科中书科中书科翰林院翰林院翰林院翰林院审核朝廷命令审核朝廷命令审核朝廷命令审核朝廷命令匡正百官匡正百官匡正百官匡正百官誊写皇帝诰赦、誊写皇帝诰赦、誊写皇帝诰赦、誊写皇帝诰赦、制诏制诏制诏制诏起草皇帝诏令起草皇帝诏令起草皇帝诏令起草皇帝诏令 清清清清 基本与明代基本与明代基本与明代基本与明代同同同同新设军机处新设军机处新设军机处新设军机处绍兴师爷绍兴师爷绍兴师爷绍兴师爷商议国事，商议国事，商议国事，商议国事， 起起起起草谕旨草谕旨草谕旨草谕旨私人秘书私人秘书私人秘书私人秘书朝代秘书机构主 要 职 能例 注 通政使司审核朝廷命 2.2.古代秘书的工作制度古代秘书的工作制度 保密制度保密制度保密制度保密制度 行文制度行文制度行文制度行文制度 三省制三省制三省制三省制 一文一事制一文一事制一文一事制一文一事制 文书立卷制文书立卷制文书立卷制文书立卷制 限期承办制限期承办制限期承办制限期承办制 贴黄、引黄制贴黄、引黄制贴黄、引黄制贴黄、引黄制 条旨制条旨制条旨制条旨制 催办制催办制催办制催办制 文书制度文书制度文书制度文书制度有一点补有一点补充充2.古代秘书的工作制度 保密制度有一点补充 3. 古代的文书古代的文书 典：典：颁布政令、法典的文书颁布政令、法典的文书命、诰、谕、诏、旨：命、诰、谕、诏、旨：朝廷的下行文朝廷的下行文章、表、奏、议、疏：章、表、奏、议、疏：百官的上行文百官的上行文令、教：令、教：诸侯的下行文诸侯的下行文移：移：平行文平行文檄（露布）：檄（露布）：布告性文书布告性文书关：关：通知、通报，关牒（护照）通知、通报，关牒（护照）咨：咨：平行文，查问文书，平行文，查问文书，“国情咨文国情咨文”3. 古代的文书 典：颁布政令、法典的文书 咨呈：咨呈：请示性文书请示性文书 照会：照会：不相隶属的往来文书不相隶属的往来文书 告示：告示：晓告百姓的文书晓告百姓的文书 铭：铭：誓戒、记载功德，誓戒、记载功德，“座右铭座右铭” 书、简、牍、笺、素：书、简、牍、笺、素：民间往来应用文民间往来应用文 序、引、跋：序、引、跋：文前文后的文字文前文后的文字 咨呈：请示性文书 4. 现代对秘书的界定现代对秘书的界定秘书的主要活动范围是领导机构或领导身秘书的主要活动范围是领导机构或领导身边。
边秘书的主要工作方式是处理信息和综合服秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务秘书工作的根本性质是辅助管理秘书工作的根本性质是辅助管理4. 现代对秘书的界定 第二节第二节 秘书的分类秘书的分类一、一、一、一、国外秘书的分类国外秘书的分类行政类：行政类：英国行政秘书的四个等级：英国行政秘书的四个等级： 行政级秘书行政级秘书 执行级秘书执行级秘书 文书级秘书文书级秘书 文书文书助理助理级秘书级秘书日本行政秘书的三个等级：日本行政秘书的三个等级： 高级秘书高级秘书 中级秘书中级秘书 低级秘书低级秘书 第二节 秘书的分类一、国外秘书的分类 企业类：企业类：董事会秘书或执行秘书：董事会秘书或执行秘书：董事会秘书或执行秘书：董事会秘书或执行秘书：执行董事会决议，监督执行董事会决议，监督执行董事会决议，监督执行董事会决议，监督 公司财务、人事及对外联络任务。
公司财务、人事及对外联络任务公司财务、人事及对外联络任务公司财务、人事及对外联络任务通讯秘书：通讯秘书：通讯秘书：通讯秘书：负责办公室、电报、电传、信件负责办公室、电报、电传、信件负责办公室、电报、电传、信件负责办公室、电报、电传、信件 等通讯事务，负责文件打印、编排、校对，记录等通讯事务，负责文件打印、编排、校对，记录等通讯事务，负责文件打印、编排、校对，记录等通讯事务，负责文件打印、编排、校对，记录 上司口述、整理会议记录等上司口述、整理会议记录等上司口述、整理会议记录等上司口述、整理会议记录等技术秘书：技术秘书：技术秘书：技术秘书：服务于技术部门的秘书服务于技术部门的秘书服务于技术部门的秘书服务于技术部门的秘书医疗秘书：医疗秘书：医疗秘书：医疗秘书：服务于医院或私人诊所，负责挂号、服务于医院或私人诊所，负责挂号、服务于医院或私人诊所，负责挂号、服务于医院或私人诊所，负责挂号、 收费、打印医疗、病史资料等收费、打印医疗、病史资料等收费、打印医疗、病史资料等收费、打印医疗、病史资料等法律秘书：法律秘书：法律秘书：法律秘书：服务于社团律师或私人律师。
服务于社团律师或私人律师服务于社团律师或私人律师服务于社团律师或私人律师企业类： 二、二、二、二、我国秘书的分类我国秘书的分类我国秘书的分类我国秘书的分类从服务对象来分：从服务对象来分：从服务对象来分：从服务对象来分：公务秘书公务秘书公务秘书公务秘书 私人秘书私人秘书私人秘书私人秘书从业务范围宽窄分：从业务范围宽窄分：从业务范围宽窄分：从业务范围宽窄分：通用秘书通用秘书通用秘书通用秘书 专业秘书专业秘书专业秘书专业秘书从职业定位分：从职业定位分：从职业定位分：从职业定位分：专职秘书专职秘书专职秘书专职秘书 兼职秘书兼职秘书兼职秘书兼职秘书从特长分：从特长分：从特长分：从特长分：参谋型秘书参谋型秘书参谋型秘书参谋型秘书 办事型秘书办事型秘书办事型秘书办事型秘书 公关型秘书公关型秘书公关型秘书公关型秘书 技术型秘书技术型秘书技术型秘书技术型秘书 秀才型秘书秀才型秘书秀才型秘书秀才型秘书 综合型秘书综合型秘书综合型秘书综合型秘书从组织内部分工来分：从组织内部分工来分：从组织内部分工来分：从组织内部分工来分：行政秘书行政秘书行政秘书行政秘书 文字秘书文字秘书文字秘书文字秘书 机要秘书机要秘书机要秘书机要秘书 通讯秘书通讯秘书通讯秘书通讯秘书 信访秘书信访秘书信访秘书信访秘书 事务秘书事务秘书事务秘书事务秘书 生活秘书生活秘书生活秘书生活秘书 外事秘书外事秘书外事秘书外事秘书 会务秘书会务秘书会务秘书会务秘书 新闻秘书新闻秘书新闻秘书新闻秘书…………从秘书从事的行业特征分：从秘书从事的行业特征分：从秘书从事的行业特征分：从秘书从事的行业特征分：企业秘书企业秘书企业秘书企业秘书 法律秘书法律秘书法律秘书法律秘书 科技秘书科技秘书科技秘书科技秘书 教学秘书教学秘书教学秘书教学秘书 涉外秘书涉外秘书涉外秘书涉外秘书…………二、我国秘书的分类 第三节第三节 秘书职业的特点秘书职业的特点一、一、一、一、外国秘书工作的特点和趋势外国秘书工作的特点和趋势外国秘书工作的特点和趋势外国秘书工作的特点和趋势年轻化、女性化年轻化、女性化 30岁左右、岁左右、90%为女性，占脑力劳动者的为女性，占脑力劳动者的4%。
知识化知识化————事务型转为智能型事务型转为智能型 高级秘书成为高级秘书成为“智囊型智囊型”人员，全面辅助或部分代替上司的人员，全面辅助或部分代替上司的工作专业化专业化 手工操作转为电脑，分工日细、技术要求越来越高手工操作转为电脑，分工日细、技术要求越来越高秘书工作永业化秘书工作永业化 较低层次经过经验积累和进一步学习，进入管理层秘书地位较低层次经过经验积累和进一步学习，进入管理层秘书地位得到承认，秘书成为终身职业得到承认，秘书成为终身职业服务的直接性和稳定性服务的直接性和稳定性服务的直接性和稳定性服务的直接性和稳定性 秘书是上司的直接的贴身助手，不存在中间环节，大多是秘书是上司的直接的贴身助手，不存在中间环节，大多是“一对一一对一”的服务模式秘书与服务对象之间有相对的稳定性，除的服务模式秘书与服务对象之间有相对的稳定性，除了了“业缘关系业缘关系”之外，还多了一层之外，还多了一层“人情关系人情关系” 第三节 秘书职业的特点一、外国秘书工作的特点和趋势 二、二、秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点1.辅助性：辅助性：帮助上司完成其规定任务，实现预定目标。
帮助上司完成其规定任务，实现预定目标2.从属性：从属性：依附于领导机构或领导成员，不能独立存在依附于领导机构或领导成员，不能独立存在3.服务性：服务性：在西方划归第三产业，秘书要做到在西方划归第三产业，秘书要做到“三个服务三个服务”4.被动性：被动性：一切以领导的目标为自己的目标一切以领导的目标为自己的目标5.综合性：综合性：既有日常的程序性较强的例行工作，又有临时的、既有日常的程序性较强的例行工作，又有临时的、突发性工作，门内众多，内容复杂突发性工作，门内众多，内容复杂6.机密性：机密性：保密是秘书人员的首要职业道德保密是秘书人员的首要职业道德 二、秘书工作的性质与特点 三、我国三、我国秘书工作发展趋势秘书工作发展趋势服务对象的多元化服务对象的多元化 出现在各行各业、各种类型组织中；政务秘出现在各行各业、各种类型组织中；政务秘书、商务秘书、涉外秘书、法律秘书、教学秘书、书、商务秘书、涉外秘书、法律秘书、教学秘书、私人秘书等新的专业和行业秘书名称；以商务秘私人秘书等新的专业和行业秘书名称；以商务秘书为主体的职业秘书阶层；公务秘书人员相对减书为主体的职业秘书阶层；公务秘书人员相对减少，并逐渐脱离了官本位，出现了职业化趋势。
少，并逐渐脱离了官本位，出现了职业化趋势三、我国秘书工作发展趋势 秘书工作职业化秘书工作职业化 劳动部《秘书职业资格鉴定》使秘书不仅是行劳动部《秘书职业资格鉴定》使秘书不仅是行政人员的一部分，而是某种专业人员，得到社会和政人员的一部分，而是某种专业人员，得到社会和法律的承认与保证；在国外有秘书工会，有职业资法律的承认与保证；在国外有秘书工会，有职业资格证的秘书有资格参加自己的职业工会，其就业、格证的秘书有资格参加自己的职业工会，其就业、待遇、升迁、权利等等都可得到工会的保障；我国待遇、升迁、权利等等都可得到工会的保障；我国的秘书人员也有到其他国家担任秘书职务并享受同的秘书人员也有到其他国家担任秘书职务并享受同等待遇的可能性；以自己的知识、能力服务于用人等待遇的可能性；以自己的知识、能力服务于用人单位和雇主，并获取相应的报酬双向选择有利于单位和雇主，并获取相应的报酬双向选择有利于秘书能力充分发挥，更有利于提高秘书服务水平秘书能力充分发挥，更有利于提高秘书服务水平 秘书工作职业化 秘书职业永久化秘书职业永久化 有些在岗的秘书虽然持有本科文凭，但存在有些在岗的秘书虽然持有本科文凭，但存在短期工作心理问题，把担任秘书作为跳板；我国短期工作心理问题，把担任秘书作为跳板；我国外资企业中已出现了一些外资企业中已出现了一些30岁以上、比较稳定的岁以上、比较稳定的女秘书。
她（他）们从事秘书工作是在经历过多女秘书她（他）们从事秘书工作是在经历过多次比较和思考后选择的，具有长期干下去的准备，次比较和思考后选择的，具有长期干下去的准备，同时具有比较冷静的头脑、丰富的处世经验以及同时具有比较冷静的头脑、丰富的处世经验以及待人接物的技巧这些都是刚毕业的学生难以企待人接物的技巧这些都是刚毕业的学生难以企及的，也是大公司领导最看重的素质及的，也是大公司领导最看重的素质 秘书职业永久化 秘书技术现代化秘书技术现代化 通过、手提电脑，在家中、在出差途中通过、手提电脑，在家中、在出差途中完成工作；通过电子政务系统，实现政府网上办完成工作；通过电子政务系统，实现政府网上办公，随时接受民众咨询；实现企业电子商务、网公，随时接受民众咨询；实现企业电子商务、网络营销和信息化管理；提高工作效率，减少差错；络营销和信息化管理；提高工作效率，减少差错；改变原有的工作习惯和交流模式改变原有的工作习惯和交流模式 秘书技术现代化 秘书服务行业发展迅速秘书服务行业发展迅速 移动（）通讯秘书服务、寻呼秘书服务以移动（）通讯秘书服务、寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务；专业化、规模化及电子邮件方式的网络秘书服务；专业化、规模化的秘书服务公司，依托酒店的会员资源和高级商务的秘书服务公司，依托酒店的会员资源和高级商务会员资源，开展商务秘书服务；秘书服务是这种专会员资源，开展商务秘书服务；秘书服务是这种专业化分工的结果，保质保量完成自己最擅长的、最业化分工的结果，保质保量完成自己最擅长的、最核心的事务，把不擅长的、非核心的工作委托他人核心的事务，把不擅长的、非核心的工作委托他人来做来做；；通讯及互联网的广泛应用，秘书服务工作日通讯及互联网的广泛应用，秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使行业发展趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使行业发展有了物质基础；现代专业人才市场的迅猛发展，许有了物质基础；现代专业人才市场的迅猛发展，许多有专业技能的人才脱离了过去那种严密组织的束多有专业技能的人才脱离了过去那种严密组织的束缚，成为某个松散组织的成员，或成为自由职业者。
缚，成为某个松散组织的成员，或成为自由职业者 秘书服务行业发展迅速 ◆ 20世纪以后秘书成为一支职业大军 日本高中女生把秘书职业看成日本高中女生把秘书职业看成“理想职业理想职业”的达的达20%原因在于，除了工作环紧好，待遇高之外是最原因在于，除了工作环紧好，待遇高之外是最能提升自己能力，最容易得到晋升的职业能提升自己能力，最容易得到晋升的职业 美国的职业分为美国的职业分为41大类，大类，438小类，秘书在从业小类，秘书在从业人数最多的前人数最多的前10类中占第三位美国有类中占第三位美国有1200多所院校多所院校设有秘书专业设有秘书专业 欧洲培养秘书的培训机构叫欧洲培养秘书的培训机构叫“文官学院文官学院”、、“国国家行政学院家行政学院” 美国、加拿大在美国、加拿大在20世纪世纪50年代联合设立年代联合设立“国家秘国家秘书协会书协会”，，2019年改名为年改名为“国际行政管理人员协会国际行政管理人员协会”现该协会已有现该协会已有30多个国家的多个国家的44000名会员 美国规定每年四月的第二个星期日为美国规定每年四月的第二个星期日为“秘书节秘书节”。
◆ 20世纪以后秘书成为一支职业大军 •一位政府机关秘书的自述一位政府机关秘书的自述一位政府机关秘书的自述 屈指算来，我的秘书生涯屈指算来，我的秘书生涯有近三年时间了三年来，从有近三年时间了三年来，从一名秘书专业毕业生成长为一一名秘书专业毕业生成长为一名文字秘书业务骨干，其中的名文字秘书业务骨干，其中的甘苦，决不是只言片语可以表甘苦，决不是只言片语可以表白的现在追忆起来，给我磨白的现在追忆起来，给我磨砺机会最多的是砺机会最多的是2019年上半年上半年那时，区政府刚换届不年那时，区政府刚换届不久，新一届区政府领导班子成久，新一届区政府领导班子成员大部分来自基层，对他们来员大部分来自基层，对他们来说还有一个说还有一个“适应适应”的过程，的过程，区区政府办公室的文字工作任务也政府办公室的文字工作任务也异常繁重异常繁重 屈指算来，我的秘书生涯 当时，政府办公室周主任刚从基层调任过来，原秘书科王科当时，政府办公室周主任刚从基层调任过来，原秘书科王科长晋升为分管文字秘书业务的副主任；办公室两名秘书中，另长晋升为分管文字秘书业务的副主任；办公室两名秘书中，另一位几个月前才从教育系统转岗过来，因而一些重要的文字业一位几个月前才从教育系统转岗过来，因而一些重要的文字业务便务便“历史历史”地落在我的肩上。
这对一年半以来以前还是某大地落在我的肩上这对一年半以来以前还是某大学学秘书学专业学生的我来说，既是一个难得的机遇，又是不小的秘书学专业学生的我来说，既是一个难得的机遇，又是不小的挑战其中有一天，对我来说，挑战实在太大了其中有一天，对我来说，挑战实在太大了 那是那是2019年年3月中旬的一个星期一上周因王副主任要赶在月中旬的一个星期一上周因王副主任要赶在星期日下午外出开会，我俩便在周末加了一天半班交李副区长星期日下午外出开会，我俩便在周末加了一天半班交李副区长 审阅星期一上午上班时，我感觉比较轻松，因为区政府和办审阅星期一上午上班时，我感觉比较轻松，因为区政府和办公室领导都没有向我交办任何事项，看来，上午只要将李副区公室领导都没有向我交办任何事项，看来，上午只要将李副区长的讲话稿交文印室印发，我就逍遥无事了可是，当我到李长的讲话稿交文印室印发，我就逍遥无事了可是，当我到李副区长办公室取讲话稿时，他指出：文稿大体上可以，但有两副区长办公室取讲话稿时，他指出：文稿大体上可以，但有两部分要作些修改，另外要增加一段内容，并嘱我在当天下午下部分要作些修改，另外要增加一段内容，并嘱我在当天下午下班之前再交他审阅一遍。
班之前再交他审阅一遍 当时，政府办公室周主任刚从基层调任过来，原秘书科 令来如山倒，我赶紧着手修改到八点半前后，周主任找令来如山倒，我赶紧着手修改到八点半前后，周主任找到我，说刚刚接到市里的，市委督查组本周内要来我区开到我，说刚刚接到市里的，市委督查组本周内要来我区开展小康区建设工作督查，在星期三上午下班之前要先报送一个展小康区建设工作督查，在星期三上午下班之前要先报送一个关于小康区建设的综合性汇报材料我区小康建设起步较早，关于小康区建设的综合性汇报材料我区小康建设起步较早，从从1991年开始部署到年开始部署到2019年基本建成小康区，前后历时六年多年基本建成小康区，前后历时六年多而我在而我在2019年才参加工作，要独立完成这一综合性汇报材料，年才参加工作，要独立完成这一综合性汇报材料，必须查阅大量资料，并争取有关部门的支持于是我遵照周主必须查阅大量资料，并争取有关部门的支持于是我遵照周主任的意见，打找到区农经委、统计局、档案局等部门的有任的意见，打找到区农经委、统计局、档案局等部门的有关负责同志，落实好数据、材料等资料平源，还找出一堆自己关负责同志，落实好数据、材料等资料平源，还找出一堆自己平时搜集的区内外相关资料。
等我心里有一点谱、准备着手拟平时搜集的区内外相关资料等我心里有一点谱、准备着手拟稿时，已近十点钟了稿时，已近十点钟了 我把提纲交周主任敲定后，正要请区长审查，区长刚好放我把提纲交周主任敲定后，正要请区长审查，区长刚好放下话筒，对我说：下话筒，对我说：“小石，我们一道到小石，我们一道到C镇看看合资企业的情镇看看合资企业的情况，现在就走况，现在就走 令来如山倒，我赶紧着手修改到八点半前后，周主任 区长在区长在C镇镇H镇镇长的引导下，先后考察了五家合资企业镇镇长的引导下，先后考察了五家合资企业每到一处，区长都认真听取企业有关批示，或就企业负责人的每到一处，区长都认真听取企业有关批示，或就企业负责人的汇报，深入生产现场询问产销情况，并作出有关批示，或就企汇报，深入生产现场询问产销情况，并作出有关批示，或就企业发展提出一些指导性意见这些，我都尽快、尽详地记了下业发展提出一些指导性意见这些，我都尽快、尽详地记了下来 下午五点十分左右，已过下班时间了，李副区长才从会场出下午五点十分左右，已过下班时间了，李副区长才从会场出来，回到办公室。
我从他那儿取回讲话稿，在文字上稍加处理，来，回到办公室我从他那儿取回讲话稿，在文字上稍加处理，便交给文印室付印，并组织几名同事装订待讲话稿装订完毕，便交给文印室付印，并组织几名同事装订待讲话稿装订完毕，中央电视台的《新闻联播》节目已结束了我草草吃了饭，仍中央电视台的《新闻联播》节目已结束了我草草吃了饭，仍旧回办公室，准备起草那份汇报材料我泡了一杯有些发苦的旧回办公室，准备起草那份汇报材料我泡了一杯有些发苦的浓茶，抱上那堆尺把高的资料，将自己关在小会议室里，专心浓茶，抱上那堆尺把高的资料，将自己关在小会议室里，专心致志地起草那个致志地起草那个“大块头大块头”文稿，累了喝上一大口浓茶，困了文稿，累了喝上一大口浓茶，困了抽上一支香烟，饿了便冲一碗方便面到初稿结束时，已近次抽上一支香烟，饿了便冲一碗方便面到初稿结束时，已近次日凌晨三点那种如释重负的感觉实在太让人感动，以至于好日凌晨三点那种如释重负的感觉实在太让人感动，以至于好长时间以后，我都难以忘怀长时间以后，我都难以忘怀 区长在C镇H镇镇长的引导下 那一天，从早上七点四十进办公室，至次日凌晨三点钟放下那一天，从早上七点四十进办公室，至次日凌晨三点钟放下笔，期间大约十九个小时，我几乎都是处于紧张的工作状态。
放笔，期间大约十九个小时，我几乎都是处于紧张的工作状态放在平时，肯定是王副主任负责修改李副区长的那篇讲话稿；肯定在平时，肯定是王副主任负责修改李副区长的那篇讲话稿；肯定是王副主任陪区长下乡视察；肯定是由王副主任主笔起草这个是王副主任陪区长下乡视察；肯定是由王副主任主笔起草这个“大大块头块头”文稿，我只会充当个文稿，我只会充当个“配角配角”罢了 现在再回想那天的现在再回想那天的“拼命三郎拼命三郎”状，真的不足一提，因为在状，真的不足一提，因为在政政府机关的文字秘书工作中，类似这样的情形实在太多了我记府机关的文字秘书工作中，类似这样的情形实在太多了我记得，曾有人以得，曾有人以“一杯茶、一支烟、一张报纸看半天一杯茶、一支烟、一张报纸看半天”之类的刻薄之类的刻薄话来形容机关工作的话来形容机关工作的“清闲清闲”，，事实上，就我的秘书经历而言，几事实上，就我的秘书经历而言，几乎每一天都是繁忙而有价值的乎每一天都是繁忙而有价值的 那一天，从早上七点四十进办公室，至次日凌晨三点 【分析】 从这个案例可以看出秘书应具备的基本素质：从这个案例可以看出秘书应具备的基本素质： 1. 秘书必须具有不辞辛劳、自我牺牲、无私奉献的精神，做到秘书必须具有不辞辛劳、自我牺牲、无私奉献的精神，做到早上班，晚下班，节假日常加班。
只有这样，才能适应紧张而繁早上班，晚下班，节假日常加班只有这样，才能适应紧张而繁忙的工作需要轻轻松松、舒舒服服，按部就班，是当不好秘书忙的工作需要轻轻松松、舒舒服服，按部就班，是当不好秘书的2.秘书必须具有很强的文字表达能力，会撰写各种文字材料，秘书必须具有很强的文字表达能力，会撰写各种文字材料，包括汇报稿、讲话稿和新闻稿，等等包括汇报稿、讲话稿和新闻稿，等等 3. 秘书必须具有快速成文的过硬工夫，做到下笔成文，出手成秘书必须具有快速成文的过硬工夫，做到下笔成文，出手成章只有这样，才能适应工作时效性强的特殊要求只有这样，才能适应工作时效性强的特殊要求 4. 秘书必须具有良好的身心健康，具有强健性的体魄，顽强的秘书必须具有良好的身心健康，具有强健性的体魄，顽强的意志，坚韧的毅力，良好的心理承受能力意志，坚韧的毅力，良好的心理承受能力 【分析】 秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规他必须策划并组秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规他必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。
——美国国家秘书协会会长凯勒女士美国国家秘书协会会长凯勒女士女秘书工作女秘书工作——典型的一日典型的一日 苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心她接受要求她接受要求,详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的各项活动，所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念她的看法几乎与凯勒女士的上述一席话不约而同苏珊说：观念她的看法几乎与凯勒女士的上述一席话不约而同苏珊说：“当我担任当我担任速记员的工作时，我的日常工作较易描述，现在我所担任的责任较前为重，有速记员的工作时，我的日常工作较易描述，现在我所担任的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我日常工作几乎无定规定制可言。
不过典型的许多紧急事件需待处理，我发觉我日常工作几乎无定规定制可言不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听、准备行程表情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听、准备行程表（我的上司经常做业务旅行）、处理邮件以及各项交办事项我的上司经常做业务旅行）、处理邮件以及各项交办事项 秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规他必须 苏珊从事秘书工作的背景苏珊从事秘书工作的背景 对苏珊的背景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在对苏珊的背景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在20来岁的年龄就来岁的年龄就担任一个负有重责的职位苏珊担任一个负有重责的职位苏珊18岁毕业于美国高级中学，然后接受岁毕业于美国高级中学，然后接受1年的秘书年的秘书专业课程训练结业以后，苏珊对她的未来计划一无决定，曾经向一个就业专业课程训练结业以后，苏珊对她的未来计划一无决定，曾经向一个就业机构登记，其后机构登记，其后6个月内，她担任过好些临时性工作，事后她说：个月内，她担任过好些临时性工作，事后她说：“这这6个月我获个月我获得不少宝贵经验我学会了如何适应不同的雇主与工作环境。
得不少宝贵经验我学会了如何适应不同的雇主与工作环境 苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的缺额经过苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的缺额经过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了在她进入这家饮料公司工作了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、个月后，她到大专夜间部就读她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，她目前在这家公司服务已她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升年多，并且数度获得晋升苏珊写这篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司苏珊写这篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司营业部经理迈克先生营业部经理迈克先生及及广广告部经理怀特先生告部经理怀特先生两人的执行秘书已有一年半的时间她已接获通知，将升任迈两人的执行秘书已有一年半的时间她已接获通知，将升任迈克经理的行政经理，并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而独立作业时，克经理的行政经理，并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而独立作业时，即行生效。
即行生效 苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日这一天，迈苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日这一天，迈克经理已因公出差，而怀特经理正准备远行苏珊告诉我们：克经理已因公出差，而怀特经理正准备远行苏珊告诉我们：“这是典型的一日，这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记两位经理同时出差是常有的事时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正了一些文件，准备过几天再行誊正 苏珊从事秘书工作的背景 苏珊一天工作实录苏珊一天工作实录（办公时间从上午（办公时间从上午9：：00到下午到下午5：：00，中间有，中间有1小时午餐时间，两次咖小时午餐时间，两次咖 啡小憩各啡小憩各15分钟）8：：30 抵达办公室整理仪容，检查办公用品与文具整理怀特经理办抵达办公室整理仪容，检查办公用品与文具整理怀特经理办 公室及检查迈克经理办公室公室及检查迈克经理办公室8：：55 检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请怀特经检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请怀特经 理签名。
完成信稿放入签名卷夹中，置于怀特经理案头信件宜如理签名完成信稿放入签名卷夹中，置于怀特经理案头信件宜如 此慎重处理，以免他人窥视）此慎重处理，以免他人窥视）9：：15 拆阅并处理第一批邮件留下必须由我直接作答的，怀特经理到拆阅并处理第一批邮件留下必须由我直接作答的，怀特经理到 达办公室，嘱我到他办公室作大约达办公室，嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记迅速整理出即分钟的口授笔记迅速整理出即 将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期 向怀特经理报到，听写时，两度因而中断，然后继续做笔记向怀特经理报到，听写时，两度因而中断，然后继续做笔记 回到办公桌后，回复一紧急请杜娜小姐听第二个她正接受训回到办公桌后，回复一紧急请杜娜小姐听第二个她正接受训 练，一旦我担任迈克经理的行政经理后，她即将为怀特经理工作怀特经练，一旦我担任迈克经理的行政经理后，她即将为怀特经理工作怀特经 理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜 小姐，以她能协助我工作表示高兴。
怀特经理当面嘱咐如有需要可找她帮小姐，以她能协助我工作表示高兴怀特经理当面嘱咐如有需要可找她帮 忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替迈克经理做不少事忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替迈克经理做不少事 苏珊一天工作实录 9：：50 回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在怀特经理办公室回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在怀特经理办公室 接听的捡出必须由怀特经理过目的航空信件无特别紧要的待复接听的捡出必须由怀特经理过目的航空信件无特别紧要的待复 函件，摘记几项待办事项，俟第二件邮件到来再处理接听几通，函件，摘记几项待办事项，俟第二件邮件到来再处理接听几通， 其中一通为一位盛怒的客户其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要求与迈克经理直接讲先生打来的，他要求与迈克经理直接讲 话，他不相信迈克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立话，他不相信迈克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立 即查明，尽快打告诉他即查明，尽快打告诉他10：：10 决定前往征信所，核对决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室， 并告诉怀特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午并告诉怀特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午 以前打告诉我。
以前打告诉我10：：20 回到办公桌，记下征信所午前会来，不然，我应打去问咖回到办公桌，记下征信所午前会来，不然，我应打去问咖 啡小憩时间，但已无法分身了告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫啡小憩时间，但已无法分身了告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫 她到出纳室稍后并告诉她登记月支账的方法杜娜小姐回来后，将准她到出纳室稍后并告诉她登记月支账的方法杜娜小姐回来后，将准 备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报 费用数字的核对等，一一交代杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在费用数字的核对等，一一交代杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在 我面前点清，当她交钱给怀特经理时也将当面点清，这一点很重要一我面前点清，当她交钱给怀特经理时也将当面点清，这一点很重要一 旦点清无讹，以后再有差错就无须负责旦点清无讹，以后再有差错就无须负责 9：50 回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复 10：：40 开始誊清怀特经理口授信件。
文书中心来说，他们为怀特经理打开始誊清怀特经理口授信件文书中心来说，他们为怀特经理打 的推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成我决定无论如的推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成我决定无论如 何明天一定要做完（我通常都较实际需要时间提前几天，以防临时赶不何明天一定要做完（我通常都较实际需要时间提前几天，以防临时赶不 及，但我并没有明白告诉他们）及，但我并没有明白告诉他们）11：：10 打好数封信函请怀特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室打好数封信函请怀特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室 时，怀特经理接听一通私人，决定提早于时，怀特经理接听一通私人，决定提早于3：：00，而不是原定的，而不是原定的5：： 00 动身，因此，我至少必须在动身，因此，我至少必须在2：：30左右为他准备好应带的公事包左右为他准备好应带的公事包11：：15 回到办公桌，打三通分别通知同仁，将原定回到办公桌，打三通分别通知同仁，将原定4：：00召开的会议提召开的会议提 前到前到2：：00怀特经理应带的文件几乎都已备齐，为了慎重起见再检查一。
怀特经理应带的文件几乎都已备齐，为了慎重起见再检查一 遍，并通知杜娜小姐作实地见习遍，并通知杜娜小姐作实地见习 征信所来，告知客户征信所来，告知客户B先生的帐目详情，既得完整资料，自可回复先生的帐目详情，既得完整资料，自可回复 B先生一面打，一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带的文先生一面打，一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带的文 件与B先生通，他似乎很满意将经过记下准备告知迈克经理，并将先生通，他似乎很满意将经过记下准备告知迈克经理，并将 这种作业程序告知杜娜小姐，当我的上司远行其间我都将所有重要，这种作业程序告知杜娜小姐，当我的上司远行其间我都将所有重要， 访客谈话摘要记录以及函件也做札记怀特经理的公文包已准备妥当，只访客谈话摘要记录以及函件也做札记怀特经理的公文包已准备妥当，只 等最后一份资料等最后一份资料10：40 开始誊清怀特经理口授信件文书中心来说，他 11：：45 整理档案并与同人开会后，开始处理迈克经理的信件，他希望当天能整理档案并与同人开会后，开始处理迈克经理的信件，他希望当天能 知道来信大致内容。
怀特经理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办知道来信大致内容怀特经理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办 公室时，交给我一份简短的备忘录说是回到办公室时再由他签名，我的公室时，交给我一份简短的备忘录说是回到办公室时再由他签名，我的 案头始终准备好一本笔记簿翻开空白的一页，以备不时之需将备忘录案头始终准备好一本笔记簿翻开空白的一页，以备不时之需将备忘录 立即誊正并置于怀特经理办公室的签字卷夹内立即誊正并置于怀特经理办公室的签字卷夹内 第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要怀特经理立即注第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要怀特经理立即注 意，从档案中找到有关资料附于来信之后，一并置于怀特经理办公桌上的意，从档案中找到有关资料附于来信之后，一并置于怀特经理办公桌上的 “速件速件”卷夹内12：：15 正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见迈克经理，正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见迈克经理， 假如迈克经理此时尚在办公室，照例会留访客进午餐，于是决定请客人到假如迈克经理此时尚在办公室，照例会留访客进午餐，于是决定请客人到 我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，一并邀他同桌进食，请来我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，一并邀他同桌进食，请来 客在访客名薄上签名。
客在访客名薄上签名 杜娜小姐通常都在杜娜小姐通常都在1：：00整吃午餐，征求她是否能改变计划，暂时照顾整吃午餐，征求她是否能改变计划，暂时照顾 一下我的办公桌，留一便条与怀特经理，告知他我去何处一下我的办公桌，留一便条与怀特经理，告知他我去何处1：：15 重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客将进餐时与客户谈话要重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客将进餐时与客户谈话要 点记下，留供迈克经理参考，并将来客姓名记入访客名单中杜娜小姐将点记下，留供迈克经理参考，并将来客姓名记入访客名单中杜娜小姐将 她接听的告诉我，即去进餐并说在半小时内回办公室她接听的告诉我，即去进餐并说在半小时内回办公室11：45 整理档案并与同人开会后，开始处理迈克经理的信件 1：：30 怀特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函，他要我替他的怀特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函，他要我替他的 太太办一些私人事情，问他假如我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？太太办一些私人事情，问他假如我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？ 他表示同意。
他表示同意1：：40 将紧急信件誊正，请怀特经理签名，并以副本一份纳入其办公包中检将紧急信件誊正，请怀特经理签名，并以副本一份纳入其办公包中检 查是否有致迈克经理紧急邮件，其中有一封须于晨间转寄资料时一并转查是否有致迈克经理紧急邮件，其中有一封须于晨间转寄资料时一并转 致，在怀特经理离开后立刻准备，杜娜小姐餐毕返回办公室嘱她备妥怀致，在怀特经理离开后立刻准备，杜娜小姐餐毕返回办公室嘱她备妥怀 特经理的最后资料特经理的最后资料2：：00 怀特经理的三位同事到达办公室，他嘱我作笔录，杜娜小姐则招呼所有怀特经理的三位同事到达办公室，他嘱我作笔录，杜娜小姐则招呼所有 的，使我们不致受到干扰的，使我们不致受到干扰2：：20 三位同事离去，怀特经理希望尽快将会议记录誊正，讨论一些其他事项三位同事离去，怀特经理希望尽快将会议记录誊正，讨论一些其他事项2：：30 重回办公桌，请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录，告诉她如果有少重回办公桌，请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录，告诉她如果有少 数的字看不清不必担心，不妨从头至尾快读一遍，将有疑问的字句圈记出数的字看不清不必担心，不妨从头至尾快读一遍，将有疑问的字句圈记出 来，一并来问我。
来，一并来问我 将怀特经理的公文包准备妥帖将怀特经理的公文包准备妥帖2：：45 答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点，她开始誊正继续处理答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点，她开始誊正继续处理 第二批来信，并备妥寄给迈克经理的资料第二批来信，并备妥寄给迈克经理的资料1：30 怀特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函 3：：00 怀特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身，总算松了怀特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身，总算松了 一口一口 气，继续整理信件接到迈克经理的长途，他将延后两天回来，并嘱气，继续整理信件接到迈克经理的长途，他将延后两天回来，并嘱 转告办公室有关转告办公室有关 同仁，他已打电报给原先约好会面的某些客户，迈克经理同仁，他已打电报给原先约好会面的某些客户，迈克经理 希望立即寄给他已打字完成的资料，决定于今晚投邮，我按序检查一遍希望立即寄给他已打字完成的资料，决定于今晚投邮，我按序检查一遍3：：15 察看杜娜小姐誊正我的笔录的速度，已接近完成告诉她完成后尽可以察看杜娜小姐誊正我的笔录的速度，已接近完成。
告诉她完成后尽可以 休息了 打给文书中心，是否可派人协助我打字，答案是无人可派，与营打给文书中心，是否可派人协助我打字，答案是无人可派，与营 业部两位领班（迈克经理也是他们的上司）联系，能否派两位打字员来，业部两位领班（迈克经理也是他们的上司）联系，能否派两位打字员来， 一位说很难帮忙，另一位说一位说很难帮忙，另一位说3：：30之后可能派出两位打字小姐一切准备妥之后可能派出两位打字小姐一切准备妥 当，在向她们有所指示之前，首先向两位打字小姐说明所有的资料必须在当，在向她们有所指示之前，首先向两位打字小姐说明所有的资料必须在 今晚付邮如果他们中任何一位必须今晚付邮如果他们中任何一位必须5：：00离开，现在就告诉我，以便找人离开，现在就告诉我，以便找人 替手两人都说可以留下两人都说可以留下 杜娜小姐也完成了初稿，并且协助下一步工杜娜小姐也完成了初稿，并且协助下一步工 作，她愿意不管多晚，一作，她愿意不管多晚，一 直陪我工作下去，感谢她的这番好意直陪我工作下去，感谢她的这番好意3：：45 交代完毕，两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作，我把杜娜小姐的初交代完毕，两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作，我把杜娜小姐的初 稿复核一遍并作少数更动之后，也参加工作。
稿复核一遍并作少数更动之后，也参加工作3：00 怀特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身， 4：：00 工作在忙碌中顺利进行第三批邮件到，其中有两封限时信工作在忙碌中顺利进行第三批邮件到，其中有两封限时信 是给怀特经理的，一封今晚即行转寄，另一封我自己可以处理是给怀特经理的，一封今晚即行转寄，另一封我自己可以处理4：：15 接获通知说两位客人来拜访迈克经理，尽管心里不欢迎这种接获通知说两位客人来拜访迈克经理，尽管心里不欢迎这种 干扰，但是必须去见他们正准备去招呼他们时，两位借调来干扰，但是必须去见他们正准备去招呼他们时，两位借调来 的打字员中有一位告诉我，她不习惯在这种紧迫情形下赶工，的打字员中有一位告诉我，她不习惯在这种紧迫情形下赶工， 要求免除这项工作我设法安慰她，告诉她尽可能地做，而不要求免除这项工作我设法安慰她，告诉她尽可能地做，而不 要一心想到它是一件紧迫的工作我要她坐在我的写字台旁要一心想到它是一件紧迫的工作我要她坐在我的写字台旁 边，一方面以告诉接待员说，我稍迟几分钟便来，并请她边，一方面以告诉接待员说，我稍迟几分钟便来，并请她 打给营业部门的一位领班暂时招呼一下来访的客人。
重新打给营业部门的一位领班暂时招呼一下来访的客人重新 安慰了打字员，告诉她我了解她的感受，并请她可安心工作，不安慰了打字员，告诉她我了解她的感受，并请她可安心工作，不 要在心理上受到干扰假如在她必须离开的时刻而没能做完，我要在心理上受到干扰假如在她必须离开的时刻而没能做完，我 并不责怪她，于是这位打字员重新去打字我则前往接待室，那并不责怪她，于是这位打字员重新去打字我则前往接待室，那 位领班正在与一位访客交谈，而我则招呼另外一位，并将他们的位领班正在与一位访客交谈，而我则招呼另外一位，并将他们的 来意记录下来，以便转告迈克经理来意记录下来，以便转告迈克经理4：00 工作在忙碌中顺利进行第三批邮件到，其中有两封限 4：：40 铃响，原来是怀特经理从机场打来的，他忘了一件必须携带的重铃响，原来是怀特经理从机场打来的，他忘了一件必须携带的重 要包裹（我不觉自言自语地说：要包裹（我不觉自言自语地说：“哦！真糟糕！哦！真糟糕！”），所幸离他起飞时间），所幸离他起飞时间还还 早，我希望能赶得及送给他立即打到西联信差服务处，告诉他们时早，我希望能赶得及送给他。
立即打到西联信差服务处，告诉他们时 间急迫，他们答应在间急迫，他们答应在5：：00之前派人来办公室，将包裹交与接待员，并且之前派人来办公室，将包裹交与接待员，并且 告诉她西联公司即将派人来取告诉她西联公司即将派人来取4：：45 一位打字员已完成她的紧急任务，我们一块儿校对后，我问她能否接一位打字员已完成她的紧急任务，我们一块儿校对后，我问她能否接 替杜娜小姐未完的工作而杜娜小姐将替杜娜小姐未完的工作而杜娜小姐将2：：00的会议记录用复写纸打字誊的会议记录用复写纸打字誊 清，因为这是密件不能假手于打字员清，因为这是密件不能假手于打字员 打告诉母亲我会晚一些吃晚饭，打告诉母亲我会晚一些吃晚饭，7：：00左右才能到家也关照杜娜左右才能到家也关照杜娜 小姐及两位打字员打回家小姐及两位打字员打回家5：：00 接待员来，告诉我西联公司的信差已取走了包裹，总算又舒了一接待员来，告诉我西联公司的信差已取走了包裹，总算又舒了一 口气 两位打字员都已打好了字，我们一起检查一遍，他们在两位打字员都已打好了字，我们一起检查一遍，他们在5：：25离开办公离开办公 室。
对于她们的全力帮忙而致谢意，并记下来明天早晨第一件事是向她们室对于她们的全力帮忙而致谢意，并记下来明天早晨第一件事是向她们 的主管致谢的主管致谢5：：30 办公室只剩下我与杜娜小姐两人，杜娜小姐继续整理会议记录的誊清办公室只剩下我与杜娜小姐两人，杜娜小姐继续整理会议记录的誊清 稿当她完成后，告诉她处理邮件的程序，并且解释我整天保存迈克经理稿当她完成后，告诉她处理邮件的程序，并且解释我整天保存迈克经理 的封袋的原因会议笔录原稿将送给怀特经理的封袋的原因会议笔录原稿将送给怀特经理 当杜娜小姐清理她的写字台，并在她的日历上记下明天待办事项之当杜娜小姐清理她的写字台，并在她的日历上记下明天待办事项之 际，我急速赶办迈克经理交代之事，将其纳入一牛皮纸信封，量过重量之际，我急速赶办迈克经理交代之事，将其纳入一牛皮纸信封，量过重量之 后，贴上足够的邮票，即将投邮后，贴上足够的邮票，即将投邮4：40 铃响，原来是怀特经理从机场打来的，他忘了一件 6：：15 接怀特经理，说信差已将包裹送到杜娜小姐问我还需要帮忙的接怀特经理，说信差已将包裹送到。
杜娜小姐问我还需要帮忙的 事，我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作，看样子今天只好破例了事，我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作，看样子今天只好破例了 我从不让该做的事积压到第二天，因而我把他记在行事历上作为明天紧我从不让该做的事积压到第二天，因而我把他记在行事历上作为明天紧 急待办事项嘱杜娜小姐共同再检查一遍尽管时间已晚，我仍然把许急待办事项嘱杜娜小姐共同再检查一遍尽管时间已晚，我仍然把许 多多“应办事项应办事项”记在行事历上，以便打给文书中心有关怀特经理交记在行事历上，以便打给文书中心有关怀特经理交办办 之事 苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时，说：苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时，说：““不不要以为我每天都加班工作，我并不是每天如此只是在绝对必要以为我每天都加班工作，我并不是每天如此只是在绝对必要时才这样做，我以为我必须时时有所准备，以迎接这种情况要时才这样做，我以为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生”我们问她：我们问她：““苏珊，你能不能举出两项使你得以从苏珊，你能不能举出两项使你得以从容不迫地忙过这个容不迫地忙过这个‘‘典型典型’’的一天的秘诀？的一天的秘诀？””她略一沉思，她略一沉思，接着回答说：接着回答说：““我想第一是我能专心致志，心无旁骛；其次便我想第一是我能专心致志，心无旁骛；其次便是自动自发的精神，不管我的雇主是不是催促我，我总是按部是自动自发的精神，不管我的雇主是不是催促我，我总是按部就班地做好我该做的工作。
就班地做好我该做的工作6：15 接怀特经理，说信差已将包裹送到杜娜小姐问我 •请你回答请你回答看了看了 “女秘书工作女秘书工作——典型的一日典型的一日 ”后的问题：后的问题：苏珊是什么学历？她的工作经历是怎样的？苏珊是什么学历？她的工作经历是怎样的？苏珊上班先干什么？下班前做什么？苏珊上班先干什么？下班前做什么？苏珊是怎样接听和打出？苏珊是怎样接听和打出？苏珊是怎样处理信函的？苏珊是怎样处理信函的？苏珊是怎样接待来访者的？苏珊是怎样接待来访者的？苏珊是怎样安排惠特经理出差的？苏珊是怎样安排惠特经理出差的？苏珊是怎样处理出差在外的麦克经理的事务的？苏珊是怎样处理出差在外的麦克经理的事务的？苏珊是怎样对待杜娜小姐的？苏珊是怎样对待杜娜小姐的？苏珊是怎样对待其他同事的？苏珊是怎样对待其他同事的？通过这个案例的学习，你对秘书职业有何认识，通过这个案例的学习，你对秘书职业有何认识，有什么感想？有什么感想？请你回答 分析：分析： 作为两个经理的助手，一天工作的重点是围绕作为两个经理的助手，一天工作的重点是围绕着上司的工作需求来进行。
工作以办文为主，同时着上司的工作需求来进行工作以办文为主，同时又兼办大量的事务性工作又兼办大量的事务性工作1. 忙乱而不混乱，工作有条不紊忙乱而不混乱，工作有条不紊2. 事务千头万绪却又有一定之规按照时间顺序，事务千头万绪却又有一定之规按照时间顺序， 既有既定的工作程序，又有临时性的工作，穿插既有既定的工作程序，又有临时性的工作，穿插自如，紧张而又有序自如，紧张而又有序3. 处理工作的各种方法、规程非常规范，从中可以处理工作的各种方法、规程非常规范，从中可以看出秘书工作的规律和特点看出秘书工作的规律和特点分析： 硅谷的秘书硅谷的秘书硅谷的秘书硅谷的秘书 在那些声名显赫的总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘在那些声名显赫的总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘书他们不仅仅在打字，冲咖啡，而且每天都在参与决策他们不仅仅在打字，冲咖啡，而且每天都在参与决策 他们不必穿得一丝不苟，不必不停地记录老板的命令，不他们不必穿得一丝不苟，不必不停地记录老板的命令，不必为老板冲上一杯咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会必为老板冲上一杯咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固步不进。
他们是硅谷的秘书，有男有女，但以女性为主在技固步不进他们是硅谷的秘书，有男有女，但以女性为主在技术革命不断的氛围中，硅谷秘书显得与众不同术革命不断的氛围中，硅谷秘书显得与众不同 San 公司首席执行官斯科特公司首席执行官斯科特.麦柯尼利的秘书凯伦麦柯尼利的秘书凯伦.霍尔斯汀霍尔斯汀知道老板的电子邮箱密码，如果老板需要，她会帮他打开邮箱，知道老板的电子邮箱密码，如果老板需要，她会帮他打开邮箱，察看新来的电子邮件凯伦说：察看新来的电子邮件凯伦说：“如果他想喝咖啡，他会自己冲如果他想喝咖啡，他会自己冲上一杯 San 公司是个拥有公司是个拥有100亿资产的商用电脑系统生产商，它与亿资产的商用电脑系统生产商，它与其他数千公司如惠普公司、英特尔公司、苹果公司等，将硅谷造其他数千公司如惠普公司、英特尔公司、苹果公司等，将硅谷造成国际高技术经济的中心在那些声名显赫的硅谷公司总裁、首成国际高技术经济的中心在那些声名显赫的硅谷公司总裁、首席执行官背后，忙碌的则是秘书他们不像在其他地方工作的更席执行官背后，忙碌的则是秘书他们不像在其他地方工作的更为传统的同行那样刻板地工作，而是每天都要做出重要的决策。
为传统的同行那样刻板地工作，而是每天都要做出重要的决策硅谷的秘书 在那些声名显赫的总裁、首席执行官的背后 Notel网络公司是硅谷的一家公司，公司总裁戴维网络公司是硅谷的一家公司，公司总裁戴维·豪斯的执行豪斯的执行助助理戈温理戈温·卡尔德威尔说：卡尔德威尔说：“如果我每天穿着套装走进某栋高楼后所如果我每天穿着套装走进某栋高楼后所做做的一切是接接、日复一日地做时间表，那我肯定会厌倦的的一切是接接、日复一日地做时间表，那我肯定会厌倦的相反，卡尔德威尔女士在公司里有很大的影响力，她和她的同事起相反，卡尔德威尔女士在公司里有很大的影响力，她和她的同事起草信函、研究竞争对手公司的情况，向管理层吹风，组织谈判等草信函、研究竞争对手公司的情况，向管理层吹风，组织谈判等 硅谷的秘书们在帮助公司成长的同时，她们的收入也稳步攀升硅谷的秘书们在帮助公司成长的同时，她们的收入也稳步攀升美国秘书职业的平均年收入在美国秘书职业的平均年收入在2.5万美元至万美元至3.5万美元硅谷有些秘万美元硅谷有些秘书的年薪则是他们的书的年薪则是他们的3倍以上，平均在倍以上，平均在6万至万至10万美元。
而且，许多万美元而且，许多硅谷公司的秘书入了股，如果公司发展得好，她们将获得红利硅谷公司的秘书入了股，如果公司发展得好，她们将获得红利Sun公司的凯文公司的凯文·霍尔斯汀女士年薪霍尔斯汀女士年薪6.5万美元，还参与公司的分红万美元，还参与公司的分红 不过，硅谷的秘书们的工作压力也相当大，他们每周通常要工不过，硅谷的秘书们的工作压力也相当大，他们每周通常要工作作60至至70小时，紧张程度也不言而喻他们每时每刻都在协调世界小时，紧张程度也不言而喻他们每时每刻都在协调世界各地雇员的工作，这不是普通人所能承受的近几年来，美国的秘各地雇员的工作，这不是普通人所能承受的近几年来，美国的秘书行业发生了不小的变化据国际行政管理职业协会的一项调查表书行业发生了不小的变化据国际行政管理职业协会的一项调查表明，三分之一的秘书负责监督其他秘书的工作，明，三分之一的秘书负责监督其他秘书的工作，45％的秘书负责培％的秘书负责培训，训，78％的秘书负责办公室工作％的秘书负责办公室工作 Notel网络公司是硅谷的一家公司，公司总裁戴维 秘书职业的称谓也在发生改变国际行政管理职业协会中，秘书职业的称谓也在发生改变。
国际行政管理职业协会中，只有只有18％的会员如今还使用秘书这一称谓，其他会员使用行政助％的会员如今还使用秘书这一称谓，其他会员使用行政助理、协调经理、专业经理、执行秘书或执行助理等理、协调经理、专业经理、执行秘书或执行助理等 为为Cisco公司总裁约翰公司总裁约翰·钱伯斯工作了钱伯斯工作了8年的德比年的德比·格罗斯格罗斯说：说：“秘书这个词已经过时了，我们不仅仅是打字、填表或接秘书这个词已经过时了，我们不仅仅是打字、填表或接我们是被赋予权力的，能够做决定我们是被赋予权力的，能够做决定格罗斯女士并不是公司里格罗斯女士并不是公司里50多个副总裁中的一员，但她可是公司里最有权力的人员之一多个副总裁中的一员，但她可是公司里最有权力的人员之一 格罗斯说：格罗斯说：“如果我让约翰给我拿个三明治，他会做的我们彼如果我让约翰给我拿个三明治，他会做的我们彼此尊重对方，我是他可依赖的人此尊重对方，我是他可依赖的人格罗斯每天工作格罗斯每天工作12个小时，个小时，她要帮助约翰她要帮助约翰·钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司在全球个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司在全球1．．8万万名员工的工作情况。
名员工的工作情况 思考题思考题 1. 从这个案例你看到了国外秘书工作的哪些变化？从这个案例你看到了国外秘书工作的哪些变化？ 2.试比较国内外秘书工作的异同试比较国内外秘书工作的异同 秘书职业的称谓也在发生改变国际行政管理职业协 1.案例分析：案例分析： 《人民日报》报道了一则罕见的人民日报》报道了一则罕见的”烟叶诈骗案烟叶诈骗案”某省土特产进出口公司被一港商骗去了数额巨大的一某省土特产进出口公司被一港商骗去了数额巨大的一笔美元，案发前省政府曾收到某咨询公司发来的建议笔美元，案发前省政府曾收到某咨询公司发来的建议取消交易的函电，但这份函电经十几位领导批阅后转取消交易的函电，但这份函电经十几位领导批阅后转到有关部门，竟成了到有关部门，竟成了“昨日黄花昨日黄花”——款已经划出款已经划出领导因为渎职而受到起诉，领导的秘书们也受到了相领导因为渎职而受到起诉，领导的秘书们也受到了相应的处分应的处分 （（（（1 1））））没有审批权力的秘书为什么也会受到处分？没有审批权力的秘书为什么也会受到处分？ （（2）在这个案例中秘书应该怎么做？）在这个案例中秘书应该怎么做？思思 考考 与与 练练 习习 1.案例分析：思 考 与 练 习 •《秘书职业资格鉴定证书》《秘书职业资格鉴定证书》–劳动和社会保障部劳动和社会保障部•《剑桥秘书证书》《剑桥秘书证书》–英国剑桥大学考试委员会和教育部考试中心英国剑桥大学考试委员会和教育部考试中心中英中心中英中心•《《LCCIEBLCCIEB秘书证书》秘书证书》–英国伦敦工商会考试局英国伦敦工商会考试局《秘书职业资格鉴定证书》秘书的鉴定 •五级秘书申报（初级）五级秘书申报（初级）（满足条件之一）（满足条件之一）–从事秘书职业一年以上从事秘书职业一年以上–职业学校秘书专业毕业职业学校秘书专业毕业–经正规初级秘书培训（经过劳动保障部经正规初级秘书培训（经过劳动保障部门批准的办学机构培训并结业，下同）门批准的办学机构培训并结业，下同）秘书职业资格鉴定申报条件 •四级秘书申报（中级）四级秘书申报（中级）（满足条件之一）（满足条件之一）–取得初级秘书证书后，从事秘书工作两年以上，取得初级秘书证书后，从事秘书工作两年以上，并经正规中级秘书培训并经正规中级秘书培训–取得初级秘书证书后从事秘书工作三年以上取得初级秘书证书后从事秘书工作三年以上–从事秘书工作四年以上并经中级秘书职业培训从事秘书工作四年以上并经中级秘书职业培训–秘书专业（含中文、新闻、管理、历史、社会、秘书专业（含中文、新闻、管理、历史、社会、档案、经济等专业，下同）大学专科毕业以上档案、经济等专业，下同）大学专科毕业以上四级秘书申报（中级）（满足条件之一） •三级秘书申报（高级）三级秘书申报（高级）（（满足条件之一）满足条件之一）–取得中级秘书证书后，从事秘书工作两年以上取得中级秘书证书后，从事秘书工作两年以上并经高级秘书培训并经高级秘书培训–取得中级秘书证书后并从事秘书工作三年以上取得中级秘书证书后并从事秘书工作三年以上–从事秘书工作十年以上并经本职业正规培训从事秘书工作十年以上并经本职业正规培训–大学专科秘书专业毕业后并从事秘书工作三年大学专科秘书专业毕业后并从事秘书工作三年以上以上–大学本科秘书专业毕业后并从事秘书工作两年大学本科秘书专业毕业后并从事秘书工作两年以上以上三级秘书申报（高级）（满足条件之一） •二级秘书申报二级秘书申报（（满足条件之一）满足条件之一）–取得三级秘书证书后，连续从事秘书工作四年取得三级秘书证书后，连续从事秘书工作四年以上并经二级秘书正规培训取得证书以上并经二级秘书正规培训取得证书–取得三秘书证书后并从事秘书工作六年以上取得三秘书证书后并从事秘书工作六年以上–从事秘书工作十年以上并经本职业正规培训从事秘书工作十年以上并经本职业正规培训–大学本科秘书专业毕业后并从事秘书工作四年大学本科秘书专业毕业后并从事秘书工作四年以上以上二级秘书申报（满足条件之一） 《剑桥秘书证书》《剑桥秘书证书》•核心课程：核心课程：–文字处理、商务沟通和任务管理、办公室管文字处理、商务沟通和任务管理、办公室管理理•选修课程：选修课程：–速记、客户服务、组织会议和活动、人际商速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术务技巧、信息与沟通技术•考试等级：考试等级：–初级、中级和高级初级、中级和高级•考试方式：考试方式：–作业设计和实践考核等方法作业设计和实践考核等方法•报名条件：报名条件：–没有条件限制没有条件限制《剑桥秘书证书》核心课程： 《《LCCIEB秘书证书》秘书证书》•London Chamber of Commerce and Industry London Chamber of Commerce and Industry Examination Board Examination Board 简称（简称（LCCIEBLCCIEB））–考试内容：办公程序、速记等考试内容：办公程序、速记等–考试等级：考试等级：ⅠⅠ、、ⅡⅡ、、ⅢⅢ级，每一级的考试成级，每一级的考试成绩又分三个级别绩又分三个级别–考试时间：每年有四次定期考试，也可根据考试时间：每年有四次定期考试，也可根据需要组织即期考试需要组织即期考试–证书价值：国际认可的职业资格证书，获得证书价值：国际认可的职业资格证书，获得后可到国外大学进一步深造（国外许多大学后可到国外大学进一步深造（国外许多大学把此证书作为入学条件之一）把此证书作为入学条件之一）《LCCIEB秘书证书》London Chamber of 。
