公司行政商务接待管理制度.doc

1接待管理制度1 目的规范公司接待管理，提高工作效率和服务水平，维护公共关系，增强公司美誉度2 范围适用于公司行政、商务类等活动的接待工作根据来宾到访目的和行政级别，具体分为以下几种类型:1）党和国家领导人视察（相应级别的外国政要来访） ；2）省部级领导（含享受同等待遇人员）的来访； 3）厅局级领导（含享受同等待遇人员）的来访、考察；4）董事长出面接待的嘉宾来访；5）大型企业高层领导来访； 6）金融、投资、咨询等机构高层的商务性来访；7）主流媒体负责人及知名人士的来访，新闻媒体专题采访报道；8）政府职能部门指派的一般性参观、座谈等接待；9）企业或社团一般性管理交流、学习、礼节性拜访；10）客户（含供应链和营销客户）考察、拜访；11）其他3 职责 3.1 公司办公室是外部来访信息的归口管理部门负责公司层面接待的前期衔接，信息沟通，拟定参与接待的公司领导和相关人员，以及董事长会客的具体事务联系23.2 公司行政管理部门是公司层面接待工作组织与实施的归口管理部门（董事长会客过程中由公司办公室直接服务的项目除外） 负责按本制度及相关细则组织、协调、实施公司层面的接待工作，并指导、配合、协调各直属部门、经营单元层面的相关接待工作。

3.3 各经营单元参照本制度原则自行制定接待管理细则，组织、实施本单元的接待工作，并按分工要求配合完成公司层面接待的相关具体工作4 管理内容4.1 接待等级4.1.1 常规接待：无需公司领导主持的接待活动4.1.2 重要接待：公司领导主持的接待活动4.1.3 A 级接待：董事长（或特别委托的公司领导）主持的接待活动4.1.4 AA 级接待：省部级（同级别）领导及相关类别的接待活动4.1.5 AAA 级接待：党和国家领导人及相关类别的接待活动4.2 前期衔接4.2.1 来宾与总部联系的来访信息中，属于本制度第 2 条⑴～⑻款的，由公司办公室负责衔接与沟通；属于于本制度第 2 条⑼～⑾款的，系公司相关部门邀请或外单位直接与对口部门联系3的来访接待，由该部门自行衔接4.2.2 来宾与经营单元联系的来访信息中，属于本制度第 2 条⑴～⑵款的，相关单元须第一时间报公司办公室，由公司办公室负责后续衔接与沟通；属于本制度第 2 条⑶～⑾款的，由相关单元自行衔接4.2.3 衔接内容包括了解客方来访时间、人员数量、主要领导职务、来访目的、初步行程安排及随团联系人等信息，在注重礼仪的同时，衔接部门不得擅自做出我方具体的承诺和答复。

4.3 接待审批4.3.1 属于本制度第 2 条⑴～⑵款类别的接待，公司办公室直接呈请董事长阅示接待等级和公司主要接待人及参与接待人员4.3.2 董事长会客按照《董事长会客接待管理办法》执行，详见附件一 4.3.3 属于总部对接的本制度第 2 条⑶及⑸～⑹款类别的接待，由分管领导会签意见后，公司办公室再呈请董事长阅示接待等级和公司主要接待人及参与接待人员4.3.4 属于总部对接的本制度第 2 条⑺款性质的接待，由公司宣传部门会签意见后，公司办公室再呈请董事长阅示接待等级和公司主要接待人及参与接待人员4.3.5 属于总部对接的本制度第 2 条⑻～⑾款类别的接待，由公司办公室根据来宾的职层及来访目的，协调、确定主持接待的人员；对于综合性、无法明确专业对口关系的来访，如需公司领导4出面，实行高管人员轮值接待的办法，由公司办公室按照当日高管人员备勤情况确定，并做好记录4.3.6 公司相关直属部门邀请的来访或外单位直接与对口部门联系的来访接待，一般由对口部门自行操作；如需纳入公司层面接待，则由该部门填写《接待申请、受理及服务工作评价考核表》（详见附件二） ，经分线领导审批后，提交公司行政管理部门组织实施。

4.3.7 属于经营单元对接的本制度第 2 条第⑶及⑸～⑾款类别的接待，由经营单元自行决定审批方式4.4 公司层面接待实施4.4.1 跟进衔接：公司行政管理部门根据接待审批意见，与联系人或客方确认、衔接具体的行程，并负责接待过程中的跟进、落实4.4.2 拟定方案：根据相关信息，公司行政管理部门拟定接待操作方案；AA 级及以下级别的接待方案由公司行政主管领导审批，AAA 级及董事长明确要求的重要接待方案由董事长审批4.4.3 发布通知：正常情况下，常规、重要、A 级接待信息（含经分线领导批准的《接待申请、受理及服务工作评价考核表》应至少提前 24 小时递交接待部门；AA、AAA 级接待信息应提前 72小时告知公司行政管理部门行政管理部门收到信息后应及时拟定方案按规报批，并发出接待安排通知不发通知的相关接待活动由接待部门提前 1 小时与门卫衔接并按规跟进服务54.4.4 准备材料：公司介绍 PPT 模板由公司宣传部门负责设计，框架结构、内容、图片原则上每半年应进行一次更新；公司行政管理部门负责日常会标（含投影幕） 、电子屏的内容更新，涉及到董事长出席的座谈、专项汇报，由公司办公室负责准备材料，分线领导出席的座谈、专项汇报，由相关对口部门负责准备材料。

4.4.5 对于公司安排的接待任务，高管人员无正当理由，不得推诿作为主要接待人时，要认真审查由相关部门负责起草的汇报材料，并对材料的准确性和保密性负责，避免在汇报时泄露公司商业机密和公司在非公开场合发布的信息4.4.6 参与接待及汇报的人员原则上按事先审查过的材料进行汇报；如需脱稿汇报，应用词严谨、简练，不得随意更改或增加与汇报主题无关的内容；主要接待人要注意控制、把握好节奏和分寸，在预计时间内完成相关任务，不可随意拖延时间4.4.7 接待工作具体操作的管理按《接待工作操作细则》 （详见附件三）执行4.4.8 长沙**工业园展场布置与准备按《**展场及参展产品管理办法》 （详见附件四）执行6附件一：董事长会客接待管理办法1 目的做好董事长会客的接待管理工作，明确分工，规范服务，提升公司整体形象2 范围适用于董事长在公司日常会客的来宾接待3 职责3.1 公司办公室是董事长会客的归口管理部门负责衔接和协调会客工作的各个环节，并根据董事长指示，按照不同等级、类别确定相应会客接待方案，跟进督促、检查会客接待方案的落实，通知、联络参与会客接待的相关人员到位3.2 公司行政管理部是董事长会客接待服务工作的执行部门（董事会办公室直接服务的项目除外） 。

负责按照接待方案准备会客场地、配合迎送宾客以及做好会务、宴请工作过程的安排、衔接和落实等服务性工作3.3 相关部门、单元负责董事长会客所需各类对口资料的准备工作，以及按照要求执行会客中的相关具体工作3.4 公司督察部经警队负责按照公司办公室或公司行政管理部的通知（含、口头通知） ，保障来宾和其车辆出入园区的安全、顺畅，调度安排来宾车辆合规停放，维持会客过程中的秩序及其它相关配合性工作74 内容与要求4.1 会客等级4.1.1 根据来访客人身份层次及规格分为 A、B、C 三个等级1）A 级：特别重要的会见会谈主要指行政级别较高的政府官员来访、大型企事业高层领导造访以及非常重要的商务活动（含外宾）等；2）B 级：重要的会见会谈主要指重要政府官员来访、重要商务活动等；3）C 级：一般的会见会谈主要指礼节性拜访，应酬性商务洽谈及重要应聘人员面试等4.1.2 董事长行政秘书收到客人来访信息后，应尽快请示董事长，由董事长确定是否接待以及会客等级对于规格较高、规模较大的接待活动，行政秘书根据董事长的指示应立即汇报办公室和行政接待主管领导，由办公室牵头制订接待方案呈送董事长审定后执行；对于其它会客，秘书根据董事长的指示组织执行相应的会客方案。

4.2 会客方案及流程流 程 说 明 责任人● 提前了解客人的来访目的，行程安排，以及是否需要安排住宿如需住宿，则应了解来宾性别及其它要求；● 详细确认会见时间、地点、来访客人的姓 名、单位、职务、人数尽可能获得客人车辆的车牌号、出发地点、预计到达时间等信息，如客人在会面前一天到达我市，应请示董事长是否需宴请客人、宴请方式、地点及我方陪同人员董事长行政秘书公司办公室收集、获取会客信息请示、沟通通知相关人员8● 根据需要制定接待方案，提请董事长审定等级及我方的陪同人员； 董事长行政秘书●1）提前 1 小时以上（特殊情况除外）通过短信或通知陪同的公司领导及相关人员（来客简要情况、会客地点、时间等） ；如需行政部执行，应提前 2 小时（特殊情况除外）告知会客信息；董事长行政秘书2）根据方案，预订宴会包厢；安 排专人跟进服务；将宴请的具体地点提前 2 小时以上（特殊情况除外）告知董事长秘书；公司行政管理部接待室3）将宴请具体时间、地点提前 1小时以上告知来访客人及我方陪同人员；董事长行政秘书● 根据参加会见的人数提前 2 小时以上（特殊情况除外）确定并安排会客室，具体按《接待管理制度》会议室标准布置。

接待员● 及时与来访客人的联络人保持联系，了解客人预计到达时间；提前 20 分钟告知门卫及接待室来访客人的姓名、人数、车牌号码、预到时间董事长行政秘书● 如董事长亲自出迎，须掌握客人的准确到达时间，并及时告知董事长董事长行政秘书● 其他陪同迎接人员的到位催请，按客人预到时间提前 10 分钟到达门岗，与门卫衔接，并做好迎宾准备 接待员● 在客人车辆到达公司门岗时，及时开门放行，引导客人车辆进入相应地点，董事长率我方人员迎接（B 级会客，可依据董事长指示，由相关高管迎接；C 级会客，由接待员引领客人直接进入会客室等候） 公司督察部经警接待员●引导来宾车辆按规停放 督察部经警●客人到达会议室后，应立即告知行 政秘书； 接待员● 客人到达会议室信息及董事长名片准备的提醒 董事长行政秘书● 会客过程中，按《接待服务工作标准》相关要求做好会见过程中的服务 接待员9● 根据方案或根据会谈时段提前请示，预定宴请包厢，烟酒领用及酒店准备工作督办；酒店大门处迎接董事长和宾客；餐饮过程中的服务工作协调、协助董事长行政 秘书接待员● 接待完毕，恭送客人上车、驶离 我方陪同人员及接待员5 本办法为《接待管理制度》的附件，会客中涉及座谈、参观等环节按照相关细则操作执行。

10附件二： 接待申请、受理及服务工作考核评价表主持领导评分（百分制）: . 领导签名： .编号： .（说明：94 分以上为优秀，86-94 分为良好， 86 分以下为待改进联系单位 联系人职务 接待等级接待项目 　姓名 性别 职务 姓名性别职务合计人数(含司机、工作人员等)来宾信息来访目的 　到达日期 　预抵时间 AM: PM: □·园区电子屏□·会议室投影幕欢迎词热烈欢迎发布点□·大门增设欢迎牌接 公司领导 　11待人员其他人员 　参观园区□·科技园 □·**园 □·展览馆 □·履带吊生产基地 □·泉塘园矿泉水□·起点 □·终点宣传品□·企业简介 □·产品手册 □·其他接待用品礼 品 　□·纸巾□·湿巾工作描述 责任人□•收到信息后及时衔接、安排，确定迎接地点、时间等工作的合规性 　领导评价(如某服务项不到位，请在本栏中描述）□•OA 通知发出，涉及部门、人员范围审核无特殊情况，AAA、AA 级接待提前 72 小时；A 级、重要和常规接待提前 24 小时 　□•短信（抵达地点、时间）通知发出，仅限参加接待的公司领导及相关人员。

无特殊情况必须提前 12-6 小时发出 　□•活动启动前 20-15 分钟应到场人员的清点、催请，仅限参加接待的领导（含提前到达后在休息区待命的人员） 　□•电子屏发布欢迎词，内容的符合性校对（非特殊情况提前 2 小时） 　□•客人到达前 15 分钟门卫迎接、引导（如来宾熟悉地点则免） 　□·参观环节□•讲解设备的落。