QP421 文件控制程序0K.doc

程序文件编 号QP421名 称文件控制程序发布日期20120101版 次A/0生效日期201201011 目的 对与质量管理体系有关的文件加以控制，确保各有关场所都能及时得到并使用现行有效版本的文件，防止误用失效或作废的文件2 范围 本程序规定了文件的编号、编制、审批、发放、评审、更改、废止、使用和管理的控制方法及要求 本程序适用于本公司与质量管理体系有关的所有文件（不含记录）的控制3 术语 文件 信息及其承载媒体4 职责4.1 技术质量部负责对文件进行归口管理并负责质量文件（包括质量手册、程序文件、工作文件〈管理标准类作业指导书/质量控制办法〉）、质量类外来标准的控制4.2 技术质量部负责技术文件（包括过程设计、工艺文件、技术类作业指导书、技术类外来标准、顾客提供的图样和企业标准等）的控制4.3 各部门负责其主管的外来文件（包括法律法规、标准等）、其他管理文件（包括其他管理类作业指导书和自用文件）的控制5 工作程序（流程图见图1）负责部门/人员流 程文件发放主管部门文件更改主管部门文件编制、审批和发布主管部门外来文件控制主管部门顾客工程规范控制技术质量部文件的使用与管理资料室图1 文件控制流程图5.1 文件编号5.1.1 质量文件由技术质量部统一编号，外来文件和其他管理文件由相应主管部门统一编号。

技术文件由技术质量部参照编号方法进行编号管理5.1.2 文件编号质量管理体系文件编号方法层次 组 成示 例类 别文件代码文件数码含 义TS标准章条号文件序号程序文件序号作业文件序号记录表单序号1质量手册QM00///质量手册2程序文件QP***//标准*.*条第*号程序文件3作业文件QW****/标准*.*条第*号程序文件的第*号作业文件4记录表单QR***.*标准*.*条第*号程序文件的第*号记录表单****.*标准*.*条第*号程序文件的第*号作业文件的第*号记录表单质量管理体系管理性文件的版本号自A0（第一版版本号）开始，有更改不换版就改成A1、A2、A3（修改顺序号）……有更改换版就改成 B0（第二版版本号），以此类推5.2 文件编制、审批和发布（见表1）表1 文件编制、审批和发布职责表文件类别编 制审 核批 准发 布质量手册/程序推行小组管理者代表总经理技术质量部管理、工作文件部门负责人管理者代表技术质量部技术文件技术质量部部门负责人总经理技术质量部其他管理文件各部门主管管理者代表总经理技术质量部 注：1）无特别说明的，所有文件自批准之日起生效； 2）文件的审批应在规定位置签字。

5.3 文件发放5.3.1 文件发放前，技术质量部主管在“文件受控清单”上登记，确定发放范围，并进行复印分发5.3.2 质量手册、程序文件、工作文件、发往供方的技术文件，发放前由技术质量部在文件封面或首页加盖“受控”印章，内部用受控文件发放时还应在封面上注明“分发号”5.3.3 文件发放时，领用部门应在“文件发放记录”上签字发放新文件时，应同时收回作废的文件各部门在收到新文件后，应及时通知有关人员传阅5.3.4 顾客、认证机构等单位需要文件，由主管部门填写“文件领用申请表”，经总经理批准后，到技术质量部领取 5.4 文件评审 质量体系文件应通过内部审核和管理评审进行评审，以确保其有效性，必要时技术质量部应组织进行修订5.5 文件更改5.5.1 文件更改的基本要求5.5.1.1 文件需更改时，应对所有受控文件进行更改，并应确保所有相关文件得到更改5.5.1.2 文件更改应由该文件的原审批人员负责审批若指定其它人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料5.5.1.3 更改文件发放时，各部门应更新“文件受控清单”5.5.1.4 各部门在领取新文件后的一个工作日内将新文件发放相关人员或配到使用场所。

5.5.2 质量文件的更改规定5.5.2.1 质量文件需更改时，由主管单位填写“文件更改单”，经管理者代表审核并经总经理批准后交技术质量部5.5.2.2 技术质量部依据“文件更改单”按以下规定对质量文件进行更改：5.5.2.2.1 采取换页形式进行更改5.5.2.2.2 “版次”的标识按表2规定执行5.5.3 技术文件的更改参照5.5.2执行表2 “版次”的标识方法更改或换版情形“版次”的标识备 注局部更改A0、A1……A9、B0、……B9……（I、O除外）修订为A9后转换为B0文件整体修订/换版B0、C0……（I、O除外）改版本号，更改状态为“0”注：版次标识由2部分组成，字母代表版本号，斜线后的数字代表更改状态5.6 文件废止5.6.1 作废的文件（含被换下的旧页和旧版文件），由技术质量部负责回收5.6.2 对回收的作废文件，技术质量部应加盖“作废”印章后与有效文件隔离保存并及时销毁5.6.3 作废的技术文件、产品标准、顾客提供的工程标准/规范应保存一份，其余可销毁5.7 外来文件控制5.7.1 外来文件的管理分工：（见表3）表3 外来文件分工表文件类别质量类外来标准、质量管理文件顾客提供的技术文件、相关技术标准法律法规性文件等主管部门技术质量部总经理/技术质量部相关部门5.7.2 当接到外来文件后，技术质量部应在一个工作日内在“外来文件归档记录”上登记后交相关部门主管、总经理。

5.7.3 总经理应及时对外来文件的适用性及版本的有效性进行评审并签署意见，确定传阅或发放范围5.7.4 外来文件的发放参照5.3条执行5.8 顾客工程规范的控制5.8.1 技术质量部在接到顾客的工程标准/规范及其更改通知后，交总经理即时进行评审并签署意见，在5个工作日内编制或更改相应技术文件及所有相关文件5.8.2 技术质量部应在接到新编制或更改后的技术文件及相关文件后的1个工作日内发放或更换各使用场所的相应文件5.8.3 技术质量部应在留底的“技术文件更改单”上记录工程更改在生产中实施的日期5.8.4 技术质量部应根据顾客的工程规范的需要组织更新PPAP文件5.9 外购外协件技术文件的控制5.9.1 需向供方提供技术文件时，采购部到技术质量部领取（必要时，填写“文件领用申请表”），并转发给供应商5.9.2 对发往供方使用的技术文件，技术质量部应加盖“受控”印章，注明发放技术文件的日期，并应填写“外购外协件技术文件发放记录”5.9.3 外购外协件技术文件更改后应按5.9.1～5.9.2条规定发放5.10 文件的使用与管理5.10.1 文件审批稿/正本由技术质量部归档，文件副本由各使用部门负责管理。

5.10.2 公司范围内发放的文件一般按受控文件管理，提供给供方的技术文件（如产品图样、技术规范等）按受控文件进行管理5.10.3 现场使用的文件必须放置到使用现场，现场暂时不用或非现场使用的文件，由使用部门集中管理5.10.4 与质量管理体系相关的文件，应存放在干燥、通风、安全的地方5.10.5 文件在使用过程中，应确保文件整洁和清晰，不得随意涂画、更改、拆页5.10.6 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由文件发放部门收回5.10.7 若文件丢失，应先按公司有关规定处理，然后按5.3条规定申请补发补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废5.10.8 任何个人不得私自复制质量文件和技术文件，一经发现，则视为窃取公司商业秘密的行为，并按公司有关规定进行处理6 相关文件7 记录名 称主管部门文件受控清单技术质量部文件发放记录文件更改单文件领用申请表外购外协件技术文件发放记录推行小组第 5 页编制批准更改单号更改者更改日期共 5 页· 01—5 ·。