合格供应商档案的建立及管理程序.doc

供给商档案建立及管理操作程序一 目的 可以更加有效的对供给商实行管理，提高工作效率二 内容1 档案根底知识档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件2 供给商档案建立的必要性其必要性主要表达在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地认识供给商概况，纵向追踪供给商质量变化，易于横向比照同类供给商的优劣3 供给商档案的建立3.1 采购部负责确定供给商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等3.2 对供给商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码3.3 建立分门别类的供给商根本资料档案3.4 档案建立的具体要求：(1) 供给商根本情况：供给商代码、供给商名称、供给商地址、开户银行、开户账号、税号、组织机构代码证、联系人、 、 和 等 (2) 资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体系证书/证书到期日期、QS认证/QS认证到期日期/、产品标识/行业检测报告及有效期、企业简介、配套主机情况、供给商根本情况调查表等。

 (3) 合同类：供给商质量保证承诺书、合同及合同编号等4) 产品类：物料编码/产品名称/含量规格/价格/企业行业标准/产品执行标准等5) 流程类：样品小批鉴定表/供给商评价记录6) 一般文件：往来 等4 建立档案的考前须知：4.1 具有详细的 ，EMAIL，网址4.2 合理的供给商名称，要求是供给商注册或是登记所使用的名称，不能简单称呼4.3 供给商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“ 农科〞，正确合法的叫法应该是“晋中市 农业科技开〞4.4 详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼4.5 供给商的 除包含其公司的前台 外，还须有其业务联系人的常用 和商用 等4.6 联系 应尽可能收录该供给商业务主管级以上的联系资料，以便处理重大问题时联系用4.7 档案应含有供给商的经营范围，应该具体详细供给商的产品类型，档次，销售渠道等4.8 档案应尽可能备注供给商相关的历史资料，含税状况等5 供给商档案管理要求5.1 对有经常业务往来或偶发次数较多的供给商，应及时将资料记录到相关的软件或资料中，记录的要求按供给商详细资料表，为方便采购业务的操作，供给商的简称要求是供给商全称的简单称呼。

5.2 供给商合作各项要求都符合公司开展要求的，且通过审核的供给商，应备注“资料已审核〞字样5.3 对于已开发过的供给商和可潜在开发的供给商分别以文档的形式保存于电脑，方便需要时用或进行开发以备用5.4 假设供给商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保存5.5 对符合公司发要求的已审核供给商，应该及时录入合格供给商资料表5.6 对于终止合作的供给商资料根据实际情况判定是否可再次起用，并做相关的备注说明5.7 档案的机密性(1) 供给商档案资料严禁非采购部门人员未经采购部经理许可的情况下翻阅2) 存于电脑上的供给商资料文档应当设置相应平安码3) 采购人员应该做好相关资料的机密性，不能将供给商相关信息随意透露给其他部门，更不可将相关信息透露给供给他供给商或是公司客户 5.8 档案定存放及整理频率(1) 纸质类档案应按照规定的位置存放，电子类档案应当标题明确〔如标明供给商名称或供给原材料名称〕，以确保可快速检索到2) 至少1个月1次对其进行整理过期资料的打包一年进行一次several group number, then with b ± a, =c,c is is methyl b two vertical box between of accurate size. Per-2~3 measurement, such as proceeds of c values are equal and equal to the design value, then the vertical installation accurate. For example a, b, and c valueswhile on horizontal vertical errors for measurement, General in iron angle code bit at measurement level points grid errors, specific method is from baseline to methyl vertical box center line distance for a,, to b vertical box distance for b, list can measured。