制定接待客人的计划.doc

制定接待客人的计划制定接待客人的计划制定接待客人的计划1.心理准备(1)真诚的心，让对方感受到欢迎和重视2)XX精神看到同事招待客人，要有主动协助的精神，不能因为不是自己的客人就不管3)具备一定的礼仪知识在接待、谈判和宴会中要特别注意礼仪2.材料准备材料准备包括环境准备和办公用品准备，主要由总经理办公室承担1)环境准备全力营造干净、整洁、明亮、美观、无异味的接待环境包括前台、接待室、办公室、走廊、楼梯等2)办公用品的准备在前厅，为客人准备了简单多彩的座位接待室里，桌椅摆放整齐，桌面干净，墙上挂着一场成功的大型公关活动的照片，办公桌上放着一些关于公司的资料，提高公司的公信力此外，茶具、茶叶和饮料也要准备好3.业务知识和能力的准备，即企业的发展历史、产品特点、规格、类型、各部门的设置和领导员工的情况；还要准备一些比较完整的资料，XX当地的酒店、景点和历史遗迹、观光路线和娱乐场所的名称、位置和联系方式，以及城市的政治、经济和文化状况主要由行政部、市场部负责4.了解客人的基本情况，包括客人的人数、姓名、性别、年龄、职务、民族、宗教信仰等，从而确定接待规格，制定接待计划主要由人事部、计划部和财务部负责。

在快速了解外宾基本情况后，需要根据实际情况做好以下三个主要准备工作：确定接待规格、拟定行程安排、提供经费支出包括机场或车站的迎宾人员、迎宾用品的种类和数量、特殊陪同人员和专职陪同人员；宴会的规格和地点；酒店级别、房间标准等涉及的具体内容有：(1)主要陪同人员；(二)主要工作人员；(三)住宿场所、标准和房间数量；(4)宴会时间、标准和人数；(五)会议时间、地点和与会人员为了让所有相关人员准确了解自己在接待活动中的任务，提前安排好自己的时间，保证接待工作的顺利进行，特制定一份表格，内容如下，发放给所有相关人员：1.人员安排表包括时间、地点、事件、关键人员和陪同人员2.时间表包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等通常列在表中3.接待费用：包括(1)工作费用：租用会议室、打印资料等费用；(2)住宿费；(3)餐饮费用；(4)劳务费用：讲课、演讲、加班等费用；(5)交通费；(六)游览、游览、娱乐费用；(7)纪念品费；(8)宣传公关费用；(9)其他费用附件：公司综合部总经理办公室、行政部、人事部、计划部、财务部、市场部(市场部、物流部、销售部、市场部、采购部、生产部.).总经理办公室：负责全公司的协调，包括制度、接待、会议等。

属于公司的中央决策；财务部：财务经理、出纳、簿记员等负责费用收支、预决算、工商税务等销售部(市场部):营销、客服等人力XX部：人事、培训、劳动、考勤、保险、职称等如果是生产型公司，部门相对较多，XX企业管理部、技术研发部、生产部、物流部2.告诉主管医院领导，听取领导对接待工作的意见；3.制定接待计划，提交主管领导批准重要客人需提交医院领导审批；4.协调相关部门实施接待计划客人到达后应做好以下服务1.接站；2.根据客人的具体情况安排住宿；3.与客人负责人协商动日程安排，及时将结果报告负责接待的领导;　　4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安排;　　5.随时征求客人意见，及时调整活动安排宾客离去时应做好如下收尾工作　　1.征求来宾对接待工作的意见;　　2.将订购的返程票交到来宾手中;　　3.协助来宾结算住宿费等;　　4.落实返程安排及送行车辆，送站;　　5.通知来宾单位接站;　　6.将接待工作中的有关文字材料整理归档　　一、做好接待环境准备工作　　（一）学习目标　　要求做好办公室硬环境和软环境准备　　（二）接待工作环境准备　　会客室（办公室）环境一般可划分为硬环境和软环境硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。

软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境　　制约会客室环境的因素很多，有自然因素、经济因素，最主要的还是人的素质修养因素　　会客室清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气如果没有专门的会客室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来客一进门就有个坐处，可以从容地讲话　　（三）相应知识　　1.绿化环境会客室（办公室）的绿化是不能忽视的外部环境应力求做到芳草铺地，花木繁茂室内绿化要合理地配置花木，会给室内增光添辉　　2.空气环境空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要　　3.光线环境室内要有适当的照明如长时期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳　　4.声音环境室内要保持肃静、XX，才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作　　（四）注意事项　　1.在接待工作中要加强门卫登记制度　　2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产，应该实行严格的安全防护措施，防止窃密现象发生　　二、做好接待工作物质准备　　（一）学习目标　　会客室应做好接待物质准备　　（二）接待工作物质准备　　会客室应准备好座位、茶水，还应有一部，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打出去。

有条件的情况下还应有复印设备，当来客需求索有关资料时，能立即复印最好能在会客室的墙上挂一面镜子，它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度为使会客室内显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉为了方便来访者进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料　　（三）相应知识　　办公室的用具设计要精美、坚固耐用，适应现代化要求办公桌应美观、实用有条件的可采用自动升降办公椅，以适应秘书人员的身体高度同时应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动如有来访者，就将其置于一隅办公室美，就会给来访者好的印象　　（四）注意事项　　办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关不仅要注意改善工作环境，还应注意改善工作场所的人际环境人际环境的内容包括1.一致的目标一致目标，才能使大家XXXX　　2.统一行动坚决反对不顾大局，只想到个人利害得失　　3.融洽的凝聚力秘书人员要有吸引力和相融的态度。

　　三、做好接待工作心理准备　　（一）学习目标　　要求懂得接待心理，并做好这方面的心理准备　　（二）心理准备　　秘书人员接待礼仪的基本要素是"诚心"，只有站在对方立场，有一颗真诚的心，接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止XX而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的现象，令人反感外面的人对于上司评价的标准，首先取决于秘书人员接待客人的情感若一开始受到秘书人员真诚亲切的接待，来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待反之，如果秘书人员对于来访者拉长脸，嫌麻烦，来访者也一定会产生连锁反应，认为领导也不会热情因此，秘书人员应有真诚的待客心理　　（三）相应知识　　要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象　　仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识　　秘书人员为做好接待工作，要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识　　1.仪容　　仪容即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分之一，它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤（如手部、颈部等）等内容所构成仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。

　　（1）发式　　发式美是人仪表美的一部分头发整洁、发型XX是个人礼仪对发式美的最基本要求整洁XX的发式易给人留下生气勃勃的印象　　（2）面容　　面容是人的仪表之首，是人体暴露在外时间最长的部位，也是最为动人之处男士应养成每天修面剃须的良好习惯目前，女士面容的美化主要采取整容与化妆两种方法　　（3）颈部　　颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位，平时要和脸部一样注意保养　　（4）手部　　手、手指和指甲的美，与人体其他部位的美一起，组成了人的整体风采和脸部、颈部一样，手也常常露在服饰之外，极易被他人所注意因此，适时适度地保护与美化手部是十分必要的，不容忽视　　制定一份接待客人方案二一、接待计划的主要内容　　（一）学习目标　　熟悉接待计划的主要内容　　（二）拟定接待计划　　接待来访者，特别是接待来访团体的第一项工作，就是要拟定出切实可行的接待计划接待计划的主要内容包括：　　1.接待方针，即接待的指导思想　　2.接待规格针对不同的客人采用不同的接待规格第一种是对等接待，即陪同人员与客人职务、级别大体一样，大部分接待都是对等接待第二种是高规格接待，即陪同人员比客人职务要高，适用于比较重要的接待第三种是低规格接待，即陪同人员比客人职务要低，主要适用在基层。

　　3.接待日程安排接待日程安排应当制定周全，尤其是接待活动的重要内容不可疏漏，XX安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜接待日程安排还要注意时间上的紧凑，上一项活动与下一项活动之间既不能冲突，又不能间隔太长　　4.接待形式　　5.接待经费开支　　（三）相应知识　　我国是一个多民族的国家，在制定接待计划和接待工作时，一定要尊重少数民族的礼仪、习俗下面简单介绍部分少数民族礼仪、习俗情况，供接待少数民族来访者时参考　　二、熟悉接待工作具体事项　　（一）学习目标　　熟悉接待工作的具体事项，更好地制定接待计划　　（二）熟悉接待工作具体事项　　1.首先要了解清楚来宾的基本情况，包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数，以及到达的日期和地点　　2.填报请示报告卡片，将来宾情况和意图向有关领导报告，并根据对方意图和实际情况，拟出接待计划和日程安排的初步意见，一并报请领导批示　　3.根据来宾的身份和其他实际情况，通知具体接待部门安排好住宿　　4.根据实际工作需要，安排好来宾用车和接待工作用车　　5.在国家规定标准的范围内，尽可能周到地安排好来宾的饮食　　6.根据来宾的工作内容，分别做好以下安排。

　　如来宾要进行参观学习，则应根据对方的要求，事先安排好参观点，并通知有关部门或单位准备汇报材料，组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作　　7.根据对方的工作内容，事先拟订出各个项目陪同人员的名单，报请领导批准后，即通知有关人员不要外出，并作好准备　　8.根据来宾的身份和抵达的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接　　9.来宾到达并住下后，双方商定具体的活动日程，尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行　　10.在合适的时机按照大体对等的礼仪原则，安排有关领导同志看望来宾，事先安排好地点及陪同人员　　11.根据领导指示或来宾要求，作好游览风景区和名胜古迹的安排　　12.在条件许可的情况下，为来宾安排一些必要的文化娱乐活动，如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等。