公文处理操作细则p.docx

公文处理操作细则 　 体系名称 行政综合 编 码 GM-01-02-01 版本号 2013-1 XX 工业区开发有限公司公文处理实施细则 公司名称　 批 准 人 纪检组长、行政综合业务主管领导 批准依据 《中海油海西宁德工业区开发有限公司内控制度体系文件管理办法》（CG-20-01）　发布范围 普发 发布文号 ﹝2011﹞ XXX 号 发布日期 2012 年 XX 月 XX 日 生效日期 2012 年 XX 月 XX 日 1　目的 规范公司公文处理工作，优化公文质量，提高工作效率　2　适用范围 公司及所属单位　3　编制依据 3.1　 《党政机关公文处理工作条例》，2012，中共中央办公厅（下简称“中办”）　3.2　《党政机关公文格式》,GB-T9704-2012,中共中央办公厅（简称“中办”）　3.3　《宁德市人民政府公文格式细则》，宁政办〔2012〕217 号，2012，宁德市　 3.4　《中国海洋石油总公司公文处理办法》，GM-01-02，2011，总公司　3.5　《中海油海西宁德工业区开发有限公司公文处理办法》，GM-01-02，2012，公司　4　释义 4.1　公司　指中海油海西宁德工业区开发有限公司机关，包括公司管理层和公司机关各部门。

　4.2　公文　指机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和公务活动的重要工具　4.3　公文处理　X XX X 工业区开发有限公司　指公文的办理、管理、整理（立卷 ）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作　4.4　发文办理　指以公司名义制发公文的过程公司发文分行政、党务文件两种；依照行文级别分为“公司级”、“部门级”；依照印制格式分为“文件”、“函”两种形式　4.6　收文办理　指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序　5　职责分工 5.1　公司办公室　 a)　负责公司各种发文的统一管理；　 b)　设专职发文文书负责发文的编号、用印及分发；　 c)　负责机关发文、收文、归档工作的统一管理；　 d)　管理公司公文处理并指导各部门的公文处理工作；　 e)　负责公文处理情况的综合反映　5.2　各部门、所属单位　a)　配备专职或兼职人员做好本部门本单位的公文处理工作；　b)　接受办公室对公文处理工作的管理　6　工作总则 6.1　公文处理工作执行国家、总公司及公司公文处理工作的相关管理规定及规范，并与《中海油海西宁德工业区开发有限公司公文处理办法》配套使用。

　6.2　公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，不断提高现代化管理水平　6.3　公文处理须严格执行国家、总公司及公司保密法律、法规和其他相关规定，确保国家、总公司及公司秘密的安全　6.4　工作人员应本着实事求是、认真负责的工作态度，克服官僚主义和形式主义，努力提高公文处理工作的质量和效率　6.5　各部门各单位负责人应高度重视公文处理工作，严格执行本规定并加强对　本部门本单位公文处理工作的领导和检查　6.6　公司实行公文处理工作的集中统一管理，办公室是公司公文处理工作的管理机构，设专职人员负责公文处理工作　6.7　各部门各单位应将公文处理工作列入本部门的工作职责范围，配备专职或兼职人员计真负责地做好本部门本单位的公文处理工作，并接受办公室对公文处理工作的指导与管理　7　公文种类、格式及相关要求 7.1　公司常用公文种类　7.1.1　“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需有关单位周知或执行的事项，任免人员　7.1.2　“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问　7.1.3　“请示”适用于向上级机关请示指示、批准。

通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况　7.1.4　“意见”文种可用于上行文、下行文和平行文：　a)　作为上行文，应依照请示性公文的程序和要求办理所提意见如涉及　 其他单位职权范围的事项，主办单位应主动与有关单位协商，取得一　 致意见后方可行文；若有分歧，主办单位可列明各方依据，提出建设　 性意见，并与有关单位会签后报请上级机关决定上级机关应对下级　 机关报送的“意见”作出处理或给予答复　b)　作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；　 无明确要求的，下级机关可参照执行　c)　 作为平行文，提出的意见供对方参考　7.1.5　“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力　7.1.6　“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项　7.1.7　“通报”用于表彰先进、批判错误、传达重要精神、交流重要情况　7.1.8　“规定”用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范　7.1.9　“批复”适用于答复下级机关的请示事项　7.1.10　“决定”适用于对重要事项或重大行动做好安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

　7.1.11　“其它”其它公司内部文件，如工作简报：重要情况简报、情况反映、项目动态等　7.2　行文规则　7.2.1　行文应确有必要，注重效用，符合相关法律及政策规定，符合保密要求　7.2.2　公文的文种应依据行文目的、行文机关的职权和与主送机关的行文关系确定正确选择行文级别，一般不得越级行文对系统内的重要行文，应同时抄送公司的直接上级机关　7.2.3　“请示”应一文一事；一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级单位　7.2.4　“报告”不得夹带请示事项　7.2.5　除上级机关负责人直接交办的事项外，一般不得以公司名义向领导个人行文向公司双重领导的上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关；向受公司双重领导的下级单位行文，必要时应抄送另一上级机关　7.3　部分文种的使用要求　7.3.1　“意见”可用于上行文、下行文和平行文　 a)　作为上行文，应依照请示性公文的程序和要求办理所提意见若涉及其　他单位职权范围的事项，主办单位应主动与有关单位协商，取得一致意　见后方可行文；若有分歧，主办单位可列明各方依据，提出建设性意见，　与有关单位会签后报请上级机关决定上级机关应对下级机关报送的“意　见”做出处理或给予答复；　 b)　作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无　明确要求的，下级机关可参照执行；　 c)　作为平行文，提出的意见供对方参考。

　7.3.2　“会议纪要”应纳入公文管理程序　公司级的会议纪要、固定印制文头并发送各部门的专题会议纪要，依照公司会议纪要管理的相关规定执行，以发文方式管理，即：填写“中海油海西宁德工业区开发有限公司会议纪要纸稿”并依照要求签发；由办公室统一负责登记编号、送交打印及分发　7.3.4　“通知”类发文的行文要求　7.3.4.1　会议类通知　 a)　公司召开的重要、专业性会议，由公司办公室发会议通知，一般应在发　通知时，确定相关通知事项，以减少补充通知次数若补充通知的内容　只是相关会议地点、接站等一般事项，则不再以文件形式发，可另发通　知并加盖公章说明即可；　 b)　召开公司全体员工大会通知发办公室文；召开公司专业会议，其会议通　知发业务部门文，拟文稿可呈送主管领导审定同意；　 c)　转发会议材料，发公司文件　7.3.4.2　转发会议纪要类通知　对重要的会议纪要，纪要内容对与会或相关单位有明确执行要求的，可由公司发文转发　7.3.4.3　转发外部文件类通知 对外部来文，如确需执行且提出贯彻意见的，可发文转发需在公司内部执行的、重要的外部来文，或公司领导提出贯彻指示的，可以公司文件转发；转发时应同时提出具体的、有针对性的贯彻意见。

　7.4　部门级发文行文要求　7.4.1　部门级文件一般不得对系统外行文，如一般性业务不需以公司名义发文，而又确需向系统外部有关平行部门联系工作时，综合性内容可以办公室名义行文；其他专业性强的只能用“便函的形式”，同时注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种　7.4.2　部门不得对公司内部制发政策性和规范性文件，不得代替公司审批下达应由公司审批下达的事项　7.4.3　部门对公司内部制发政策性和规范性文件，以公司名义行文　7.4.4　部门间往来事项如需呈报公司领导审批的，可通过“请示报签”方式完成领导审批后，通过“工作联络函”办理与相关部门的事项往来，并将经领导审批的“请示报签”复印件附在“工作联络函”后　7.4.5　“工作联络函”由内容提出部门负责管理负责登记编号、追踪办理、整理归档　 a)　编号方式：年度内依照部门（文头代字）顺序编号例：（2004）办1　号；　 b)　提出工作联络函部门负责依照业务关系分别送相关部门签函，原件及　相关资料保留在提签部门，其他相关部门保存复印件　 c)　提函部门负责对“工作联络函”整理立卷，定期向机关档案室移交归　档　7.5　联合发文的行文的要求　7.5.1　公司为主办单位的联合行文，依照公司级发文流程和相关要求办理。

　由公司办公室负责送各联合行文单位签发编公司文号，由联合行文单位依次用印；发文底稿由公司归档保存，联合行文单位保留文稿复印件　7.5.2　公司为非主办单位的联合行文，这类联合行文，不编公司发文号，但须由公司发文文书统一登记、用印并负责留存归档　7.5.3　公司作为非主办单位的联合行文，由公司领导在主办单位拟文稿上签发，公司保留签发文稿的复印件，依照规定用印，并留存必要的正文相关业务部门负责将完成所有领导签发后的文稿复印件及两份正文一并送办公室发文文书归档　7.6　“非行文方式”办理事项 “非行文方式”是指部门针对一些常规性事务且没有明确的执行或上报要求的办理方式用这种方式办理的事项有：　 a)　计划内的一般性培训通知，或局部小范围内召集的专题研讨会；　 b)　会议的补充通知；　 c)　部门没有提出具体贯彻意见的一般性转发文件另外还可直接翻印需转　发的文件（翻印件上加盖有“海西宁德公司复印件”字样的专用章）；　8　行文格式及要求 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　8.1　密级　8.1.1　涉密公文应严格执行国家、总公司及公司保密管理规定，并有效确定密级、正确标注　8.1.2　涉密公文密级分为国家秘密、商业秘密国家秘密等级从高到低分为：绝密、机密、秘密；商业秘密等级从高到低分为：核心商密、普通商密；分别以　AAA、AA和A标识　8.1.3　涉密公文应在公文的右上角标注密级及保密期限；绝密、机密级公文应在公文的左上角标明份数序号，。