580乌鲁木齐职业大学秘书理论与实务教学幻灯.ppt

乌鲁木齐职业大学乌鲁木齐职业大学《《秘书理论与实务秘书理论与实务》》教学幻灯教学幻灯 根据常崇宜主编的根据常崇宜主编的《《秘书学概论秘书学概论》》和董继超主编的和董继超主编的《《秘书实务秘书实务》》讲授讲授周恩良周恩良 20032003年年3 3月月第二讲 秘书工作的内容同学们好同学们好! !我讲课时我讲课时, ,如您有何问题如您有何问题, ,欢迎欢迎随时举手发问随时举手发问21CN 秘书职业专门化v 21 世纪：世纪：“ 秘书将成为全社会最大秘书将成为全社会最大的职业群之一的职业群之一 ······在在20世纪最世纪最大的职业群体为会计，而下个世纪最大大的职业群体为会计，而下个世纪最大的职业群是秘书的职业群是秘书v “ 姑且不评论其科学性与准确性，姑且不评论其科学性与准确性，但从中可以肯定的是秘书职业群将成为但从中可以肯定的是秘书职业群将成为社会上最大职业群体之一社会上最大职业群体之一v ——傅西路语傅西路语曾任中办曾任中办主任的温主任的温家宝同志家宝同志当了国务当了国务院总理！院总理！秘书工作的内容秘书工作的内容第一部分第一部分新时期秘书新时期秘书工作的创新工作的创新思路思路第三部分第三部分秘书九项日秘书九项日常工作和机常工作和机关行政事务关行政事务管理管理第二部分第二部分新时期秘书新时期秘书工作主要内工作主要内容概述容概述本讲的学习、研究，主要针对新时期公本讲的学习、研究，主要针对新时期公务秘书情况，遵循有关精神与方针展开务秘书情况，遵循有关精神与方针展开v“新时期新时期”——1978年党的十一届三中全会后全年党的十一届三中全会后全党全国进入了以经济建设为中心的新时期，各条党全国进入了以经济建设为中心的新时期，各条战线全面拨乱反正、正本清源的时期。

战线全面拨乱反正、正本清源的时期v对于秘书战线来说，具体指对于秘书战线来说，具体指1985年全国秘书长、年全国秘书长、办公厅主任座谈会以后那次座谈会，根据经济办公厅主任座谈会以后那次座谈会，根据经济建设与改革开放的新形势，突出了秘书的参谋作建设与改革开放的新形势，突出了秘书的参谋作用，是我国当代秘书工作发展的一个里程碑用，是我国当代秘书工作发展的一个里程碑v今天我们研究秘书工作的内容，还应考虑到党的今天我们研究秘书工作的内容，还应考虑到党的十六大以后，我国进入全面建设小康社会和开创十六大以后，我国进入全面建设小康社会和开创现代化建设新局面即现代化建设新局面即“新世纪、新时期、新阶段新世纪、新时期、新阶段”的新形势的新形势第一部分第一部分 新时期秘书工作的创新思路新时期秘书工作的创新思路 一、新时期秘书工作的重大转变一、新时期秘书工作的重大转变v1985年年1月召开的全国秘书长、办公厅主月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会重新规划了秘书工作，提出：任座谈会重新规划了秘书工作，提出：“各级办公厅是各级领导机关的办事机构，各级办公厅是各级领导机关的办事机构，是直接为领导机关服务的是直接为领导机关服务的······办办公厅有秘书、警卫、调研、电讯、档案、公厅有秘书、警卫、调研、电讯、档案、信访、交通、保健、保密和机关生活等等信访、交通、保健、保密和机关生活等等业务。

业务v会上还提出了秘书工作的会上还提出了秘书工作的“三个服务三个服务”、、“四个转变四个转变”、、“三化三化”等内容v下面着重谈谈下面着重谈谈“四个转变四个转变”内涵—— 一是办文办事与出谋献策；二是信息工作水平；一是办文办事与出谋献策；二是信息工作水平；三是管理办法；四是服务的被动与主动三是管理办法；四是服务的被动与主动“四个转变四个转变”的内容的内容（一）从偏重办文办事，转变为既办文办（一）从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策；事，又出谋献策；（二）从收发传递信息，转变为综合处理（二）从收发传递信息，转变为综合处理信息；信息；（三）从单凭老经验办事，转变为实行科（三）从单凭老经验办事，转变为实行科学管理；学管理；（四）从被动服务，转变为力争主动服务四）从被动服务，转变为力争主动服务“三服务三服务”、、“四个转变四个转变”、、“三化三化”的的提出，对于我国秘书工作具有划时代意义提出，对于我国秘书工作具有划时代意义v从此我国秘书工作进入了以经济建设为中心，改从此我国秘书工作进入了以经济建设为中心，改革开放，走向四个现代化的新里程革开放，走向四个现代化的新里程v此后直到此后直到20世纪末相继召开的世纪末相继召开的4次全国秘书长、次全国秘书长、办公厅主任座谈会，在办公厅主任座谈会，在“八五会议八五会议”的基础上，的基础上，继续研究、定位了秘书工作的指导思想、方针继续研究、定位了秘书工作的指导思想、方针政策与工作重点，相继提出了政策与工作重点，相继提出了“把握一个主题把握一个主题”、、“突出三项重点工作突出三项重点工作”，制定了，制定了“三项法三项法规规”，提出了加强办公厅（室）建设的，提出了加强办公厅（室）建设的“四个四个方面方面”。

明确了秘书工作应当重点发挥的作用明确了秘书工作应当重点发挥的作用v从而将我国秘书学说发展推进到新阶段新境界从而将我国秘书学说发展推进到新阶段新境界二、二、 新时期秘书工作应重点发挥的作用新时期秘书工作应重点发挥的作用 (之一之一)“四大作用四大作用”——（一）信息调研作用（一）信息调研作用 * 重温一下重温一下“信息（信息（INFORMATION））”的的广义概念；广义信息概念的三要点、五特广义概念；广义信息概念的三要点、五特征；征；“秘书信息秘书信息”的概念的概念——秘书在为领秘书在为领导服务中所应掌握的信息；智谋性助手可导服务中所应掌握的信息；智谋性助手可利用利用 * 秘书信息工作的重要性秘书信息工作的重要性 ——是领导工作的是领导工作的基础，也是一切秘书工作的基础基础，也是一切秘书工作的基础 * 世纪之交对信息工作的世纪之交对信息工作的8条要求条要求 应突出强调：应突出强调： ——增强报送信息的责任感，把信息工增强报送信息的责任感，把信息工作真正作为秘书部门和秘书人员的重要职责；作真正作为秘书部门和秘书人员的重要职责； ——遵循遵循“及时、准确、全面及时、准确、全面”的原则，的原则，注重所报信息的时效性和真实性，不迟、不注重所报信息的时效性和真实性，不迟、不漏、不瞒、不滥、不失实，做到喜忧兼报；漏、不瞒、不滥、不失实，做到喜忧兼报； ——紧密围绕中心，提供价值高的信息；紧密围绕中心，提供价值高的信息； ——重视信息的整体开发和综合利用重视信息的整体开发和综合利用 ——切实搞好信息调研，拿出好的调研切实搞好信息调研，拿出好的调研报告。

报告二、二、新时期秘书工作应重点发挥的作用新时期秘书工作应重点发挥的作用(之二之二)（二）督促检查作用（二）督促检查作用＊督促检查是领导决策贯彻的重要保证，＊督促检查是领导决策贯彻的重要保证，也是秘书为领导政务服务的重要内容也是秘书为领导政务服务的重要内容＊８条意见（对于２１世纪的秘书工作＊８条意见（对于２１世纪的秘书工作带有方针性）带有方针性）＊实例：我市十届市长抓成教学院建设＊实例：我市十届市长抓成教学院建设一事一事二、二、 新时期秘书工作应重点发挥的作用新时期秘书工作应重点发挥的作用(之三、之四之三、之四)（三）综合协调作用（将在后面作（三）综合协调作用（将在后面作介绍）介绍）（四）保证日常工作正常运转的作（四）保证日常工作正常运转的作用（这是前提）（后面详介）用（这是前提）（后面详介）中央还要求：信息调研要求实中央还要求：信息调研要求实,督促检督促检查抓落实查抓落实,保证日常工作正常运转特保证日常工作正常运转特别是其中的精兵简政工作要务实别是其中的精兵简政工作要务实三、世纪之交秘书工作的目标（之一）三、世纪之交秘书工作的目标（之一） 　　　　１９９９年初１９９９年初“苏州会议苏州会议”要求：认清形势，要求：认清形势，立足根本，服务大局，抓住关键，努力做好新形立足根本，服务大局，抓住关键，努力做好新形势下的办公厅（室）工作。

势下的办公厅（室）工作　　　（一）认清形势，增强做好办公厅（室）工　　　（一）认清形势，增强做好办公厅（室）工作的责任感和使命感自觉地把工作放到国际国作的责任感和使命感自觉地把工作放到国际国内大背景下来考虑，放在国家跨世纪发展的大局内大背景下来考虑，放在国家跨世纪发展的大局中来研究　１，安定团结政治局面的巩固和发展中来研究　１，安定团结政治局面的巩固和发展的要求；２，改革不断深化、经济持续快速健康的要求；２，改革不断深化、经济持续快速健康发展的要求；３，精神文明（政治文明）建设积发展的要求；３，精神文明（政治文明）建设积极进展的要求；４，我国今后面临的几件大事的极进展的要求；４，我国今后面临的几件大事的要求机遇和挑战并存、希望与困难同在）要求机遇和挑战并存、希望与困难同在）三、世纪之交秘书工作的目标三、世纪之交秘书工作的目标（之二）（之二）　　　　　　（二）立足根本，坚持用邓小（二）立足根本，坚持用邓小平理论和平理论和“三个代表三个代表”重要思想指重要思想指导办公厅（室）工作导办公厅（室）工作　　　　　　“首位首位”；；“基本前提基本前提”；；“贯彻于整个过程贯彻于整个过程”；；“出发点和落出发点和落脚点脚点”；；“长期坚持的原则长期坚持的原则”；；“办公厅队伍建设办公厅队伍建设”。

三、世纪之交秘书工作的目标（之三）三、世纪之交秘书工作的目标（之三）　　　　（三）服务大局，把办公厅工作提高到一个新（三）服务大局，把办公厅工作提高到一个新水平　水平　 １，发挥参谋助手作用要增强主动性（体１，发挥参谋助手作用要增强主动性（体现在４方面）；现在４方面）； ２，发挥督促检查作用要注重实效性（２，发挥督促检查作用要注重实效性（3项项任务）；任务）； ３，发挥协调综合作用要把握全局性（处３，发挥协调综合作用要把握全局性（处理好４个关系）；理好４个关系）； ４，关键是党建和干部队伍建设（４条）４，关键是党建和干部队伍建设（４条）第二部分第二部分 新时期秘书工作内容概要新时期秘书工作内容概要 　　　　已如前述，秘书工作是以为领导者　　　　已如前述，秘书工作是以为领导者和领导机关的工作运转和决策管理服务，和领导机关的工作运转和决策管理服务，并为各部门和人民群众服务为宗旨，在办并为各部门和人民群众服务为宗旨，在办事、办文和办会等方面对领导从事的辅助事、办文和办会等方面对领导从事的辅助性的工作性的工作　　　　　　秘书工作大致可分为事务助手系列与秘书工作大致可分为事务助手系列与智力助手系列两大类别。

有些工作很难划智力助手系列两大类别有些工作很难划分　　　教材中结合实际，将现阶段我国秘书　　　教材中结合实际，将现阶段我国秘书工作的主要内容列为１６个方面工作的主要内容列为１６个方面　　（一）秘书日常工作（即经常性、（一）秘书日常工作（即经常性、基础性工作）基础性工作）　　　　　　主要有：文稿起草、文件校核、主要有：文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、密码通信、公文处理、会议安排、密码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等信访、保密、接待、后勤等　　　总的要求是　　　总的要求是“两高一快两高一快”：高：高质量、快节奏、高效率以此保证质量、快节奏、高效率以此保证领导及领导机关工作的顺利进行领导及领导机关工作的顺利进行（二）机关行政事务管理（是１９（二）机关行政事务管理（是１９９４年全国秘书长会议指出的秘书９４年全国秘书长会议指出的秘书部门十大任务之一）部门十大任务之一）　　　　　　　　 主要指机关中有关后勤系列，繁琐、具主要指机关中有关后勤系列，繁琐、具体、辛苦，但关系到机关的正常高效运转，体、辛苦，但关系到机关的正常高效运转，起着支持保证领导工作的作用。

其中有些起着支持保证领导工作的作用其中有些方面诸如财务、医务、基建等属专业性强方面诸如财务、医务、基建等属专业性强的工作的工作　　　　　　 机关行政管理与后勤工作是一门庞机关行政管理与后勤工作是一门庞大的学问秘书在其大的学问秘书在其“三服务三服务”中，大中，大量的是涉及这方面的事务量的是涉及这方面的事务　　（三）文书撰写（秘书的一项重（三）文书撰写（秘书的一项重要的传统任务）要的传统任务）　　　　 指秘书运用书面语言代领导者和指秘书运用书面语言代领导者和领导机构记载及表达某种思想的专门领导机构记载及表达某种思想的专门业务活动业务活动　　　　 具体讲也就是秘书起草撰写公文具体讲也就是秘书起草撰写公文和各种应用文的工作和各种应用文的工作　　　公文的本质是一种公务工具，而　　　公文的本质是一种公务工具，而不是单纯的一篇文章不是单纯的一篇文章　　　　(四四)文书处理文书处理　　　　 1，指秘书部门和文书人员，指秘书部门和文书人员,通过互通过互相衔接的手续、程序，完成制发、办理相衔接的手续、程序，完成制发、办理和管理文书的三个方面的工作；和管理文书的三个方面的工作； 2，文书处理是机关实现管理职能，文书处理是机关实现管理职能的必要条件；的必要条件； 3，原则，原则——准确、及时、安全；准确、及时、安全； 4，党和国家有专门的条例、办法，党和国家有专门的条例、办法予以规范。

予以规范（（五）信息工作五）信息工作 理论前已简述理论前已简述, ,这里仅举两个案例：这里仅举两个案例： A.2000年欧洲发生疯牛病,这一信息传到我国后,作出强烈反应的一是外贸部门和从欧洲进口牛肉的企业;二是进出口检验检疫部门;三是吃牛肉的老百姓可还有两个方面迅速作出反应是人们没想到的,即国内一些畜牧企业和肉品销售商,从这一信息中抓住了机遇 B.这些年来在与民族分裂主义势力和恐怖分子作斗争中,信息就发挥了巨大作用上个世纪80年代后期这股反动势力在新疆和国内一些地区活动猖獗起来90年代中期党中央就新疆的反民分、反恐怖斗争作了重要指示和部署，指引着这（六）调查研究（六）调查研究 概念概念: :调查研究调查研究, ,是人们在实践中有意识是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动场斗争迅速向纵深推进并取得了一个又一个胜利在这里，中央有关部门信息工作做得好对于中央的正确决策起到了重要作用；同样，新疆各地各级党政和有关机关越来越把握了反民分、反恐怖斗争的主动权,也是和重视信息工作、重视信息利用分不开的。

秘书的调研工作，专指秘书人员为有效辅秘书的调研工作，专指秘书人员为有效辅助领导工作而进行的调查研究业务助领导工作而进行的调查研究业务v调查研究是秘书工作的重要内容与方法，调查研究是秘书工作的重要内容与方法，是秘书人员的基本功要搞好是秘书人员的基本功要搞好“三办三办” ，，要发挥好参谋助手作用，离不开调查研究要发挥好参谋助手作用，离不开调查研究v调查研究也是锻炼提高秘书的认识论和方调查研究也是锻炼提高秘书的认识论和方法论水平的根本方法法论水平的根本方法v调查与研究的关系调查与研究的关系——调查是研究的基础调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体具体方法将在第六章讲授）有机整体具体方法将在第六章讲授）（七）信访工作（七）信访工作 信访工作信访工作, ,是指秘书部门或秘书人员直接是指秘书部门或秘书人员直接或辅助领导接待、受理、处理人民群众来访或辅助领导接待、受理、处理人民群众来访和来信 人民来信是人民群众写给党政机关、企人民来信是人民群众写给党政机关、企事业单位及其领导人的信；群众来访指人民事业单位及其领导人的信；群众来访指人民群众单个或集体到领导机关要求领导人或工群众单个或集体到领导机关要求领导人或工作人员见面接谈。

我市党政领导机关从作人员见面接谈我市党政领导机关从19851985年起，正式将人民群众通过反映情况、年起，正式将人民群众通过反映情况、投诉、要求解决困难和问题也列入信访内容，投诉、要求解决困难和问题也列入信访内容，与来信、来访同样受理与来信、来访同样受理信访工作，是领导机关特别是办公厅（室）信访工作，是领导机关特别是办公厅（室）、秘书部门一项十分重要的工作、秘书部门一项十分重要的工作• 正常的信访活动，是人民群众在社会生活中某些正常的信访活动，是人民群众在社会生活中某些方面要求得不到满足时采取的一种方面要求得不到满足时采取的一种正当合法正当合法的手段案例（案例——后沟村民封锁吐乌大高速公路案）后沟村民封锁吐乌大高速公路案）• 信访工作，就是正确处理人民群众在社会生活中信访工作，就是正确处理人民群众在社会生活中不断变化的对物质或精神的需要，以及满足这些需不断变化的对物质或精神的需要，以及满足这些需要的实际可能性之间的矛盾要的实际可能性之间的矛盾案例（案例——诸多癌症诸多癌症及疑难大病患者亲属上访案）及疑难大病患者亲属上访案）信访工作，是领导机关特别是办公厅（室）信访工作，是领导机关特别是办公厅（室）、秘书部门一项十分重要的工作、秘书部门一项十分重要的工作v它是各级党政机关、企它是各级党政机关、企事业单位的一项长期事业单位的一项长期的、经常性的工作。

的、经常性的工作人民内部矛盾是永久人民内部矛盾是永久存在的，信访工作也存在的，信访工作也会永久存在会永久存在v信访工作具有鲜明的广信访工作具有鲜明的广泛性与群众性泛性与群众性v民间企事业的信访民间企事业的信访 *信访工作的重大作用：信访工作的重大作用：排忧解难、为民服务；排忧解难、为民服务；了解社情民意，为领导了解社情民意，为领导提供信息；集思广益、提供信息；集思广益、促进建设；监督官员、促进建设；监督官员、反腐倡廉反腐倡廉信访工作的信访工作的“逐级上逐级上访访”制度和制度和“分级负责、分级负责、归口办理归口办理”原则（八）督促检查（八）督促检查（督查）（督查） 督查，本来属领导行为它是实施领导过程中一个必不可少（或曰关键）的环节，也是“政令畅通、令行禁止”的保障八十年代以来，督查成为秘书部门一项越来越重要的职能 把握全局，抓大事、抓重点把握全局，抓大事、抓重点 案例：自案例：自9090年代初以来在全国治理年代初以来在全国治理公路公路““三乱三乱””（乱设卡、乱收费、乱罚（乱设卡、乱收费、乱罚款）中，督查所发挥的作用款）中，督查所发挥的作用（九）综合协调（九）综合协调 v也是八十年代以来秘书部门逐步强化的职能之一，已成为秘书发挥的四大作用之一。

v之所以如此，是因为改革开放新形势下各种矛盾突出，如历史与现实的矛盾、人们思想理念的矛盾、各方面利益的矛盾等等，需要通过协商与调解，化解矛盾、协同动作，以利共同目标的实现v秘书协调的特点是领导授权并在职责范围内进行；其“定位”是辅助领导协调；其重点是带全面性、政策法规性和没有其他部门管的事情v案例：城市建设中拆迁环节上的协调（十）会务工作（十）会务工作 v1,会议的广义定义会议的广义定义v2，我们用的是狭义定义，即指党政领导机关，我们用的是狭义定义，即指党政领导机关（也包括企事业领导机构）召开的各种工作（也包括企事业领导机构）召开的各种工作性会议是机关工作中用以发挥集体智慧，性会议是机关工作中用以发挥集体智慧，互通情况、交流经验、统一认识、研究工作、互通情况、交流经验、统一认识、研究工作、进行决策，推动事业发展和工作进展的一种进行决策，推动事业发展和工作进展的一种工作方式工作方式v3，通常由秘书部门负责筹办，或需单独建立，通常由秘书部门负责筹办，或需单独建立会议的秘书机构去筹备会议的秘书机构去筹备v4，从信息论的观点讲，会议也是输入，从信息论的观点讲，会议也是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。

信息、加工信息、输出信息的一种方式任何会议都有一定的内容，即信息；（任何会议都有一定的内容，即信息；开会就要有新的信息或是要创造新的信开会就要有新的信息或是要创造新的信息否则，会议就失去了价值否则，会议就失去了价值v5，从系统工程观点讲，领导机关召开，从系统工程观点讲，领导机关召开会议是领导方法的一种，而不是惟一的、会议是领导方法的一种，而不是惟一的、万能的方法必须做到万能的方法必须做到“会内与会外工会内与会外工作配套，会前、会中、会后工作结合作配套，会前、会中、会后工作结合”，才能使会议有效果才能使会议有效果( (十一十一) )档案工作档案工作1,档案——机关团体、企事业单位和某些个人，在社会活动中形成的具有保存利用价值的、按照一定的立卷归档制度保管起来的文件资料 *现代档案的载体 **档案的价值2 2，我国档案管理的原则、机构和法律，我国档案管理的原则、机构和法律v“集中统一管理国家的全部档案，保护国家集中统一管理国家的全部档案，保护国家档案的完整与安全，便于利用档案的完整与安全，便于利用”的原则v档案工作属于广义秘书工作的范围档案工作属于广义秘书工作的范围v体制体制——领导机构和大单位设专职档案部门领导机构和大单位设专职档案部门如档案局、档案馆；基层秘书部门负责立卷如档案局、档案馆；基层秘书部门负责立卷归档，并移交给档案馆。

归档，并移交给档案馆v国家实行国家实行“依法治档依法治档”《《中华人民共和中华人民共和国档案法国档案法》》05/09/87颁布、颁布、01/01/88起实施；起实施；《《中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法〈〈修正修正〉》〉》05/07/96颁布并于同日起实施）颁布并于同日起实施）v1999年起，明确了档案所有权的多元化，不年起，明确了档案所有权的多元化，不再使用再使用“国家档案全宗国家档案全宗”的概念（十二）公共关系事务（十二）公共关系事务 ( ( PablicPablic Relation ) Relation ) 1 1，是指机关单位运用各种传播手段，，是指机关单位运用各种传播手段，在社会公众中建立相互了解、信息在社会公众中建立相互了解、信息交流的关系，以提高自己的形象和交流的关系，以提高自己的形象和信誉，促进组织目标实现的活动信誉，促进组织目标实现的活动 2 2，公关近年来已自成体系，但秘书，公关近年来已自成体系，但秘书仍需了解并会使用公关手段对民仍需了解并会使用公关手段对民营企事业更重要营企事业更重要（十三）保密工作（十三）保密工作 1 1，保密工作的概念及其极端重要性。

保密工作的概念及其极端重要性 2 2，保密法律与密级划分保密法律与密级划分 （《中华人民共和国保守国家秘密法》于05/09/88颂布，01/05/89起实施 ） 3 3，保密工作，保密工作““五性五性””特点 4, 4, 网络保密问题网络保密问题 案 例:2003年初,市某领导机关一位秘书将起草的党内文稿通过互联网上的电子信箱发给有关领导审阅这一泄密事件受到上级有关领导机关查处并予通报批评 综合：新时期秘书工作主要内容综合：新时期秘书工作主要内容（（一一）） 秘秘书书日日常常工工作作 （（二二）） 机机关关行行政政事事务务管管理理 （（三三）） 文文书书撰撰写写 ( 四四) 文文书书处处理理 （（五五）） 信信息息工工作作 （（六六）） 调调查查研研究究 （（七七）） 信信访访工工作作 （（八八）） 督督促促检检查查 （（九九）） 综综合合协协调调（（十十）） 会会务务工工作作 （（十十一一））档档案案工工作作（（十十二二））公公共共关关系系事事务务（（十十三三））保保密密工工作作（（十十四四））机机要要秘秘书书工工作作 （（十十五五））其其他他工工作作（（十十六六））秘秘书书部部门门自自身身建建设设注：以红色标出的三项工作不作详细讲解注：以红色标出的三项工作不作详细讲解第三部分第三部分 秘书日常工作与机关行政事务秘书日常工作与机关行政事务 九种带共性的日常工作 （意义·内容·原则） 一、值班工作一、值班工作（一）广义与狭义的（一）广义与狭义的“值班值班”（不同于门卫、传（不同于门卫、传达）达）（二）作用与重要性（千万不可小视！）（二）作用与重要性（千万不可小视！） 1，保持信息渠道的畅通（含，保持信息渠道的畅通（含“问事处问事处”作用作用)；； 2，处理临时发生的事件；，处理临时发生的事件； 3，看守门户，做好安全保卫工作。

企业值班还，看守门户，做好安全保卫工作企业值班还有公关作用）有公关作用）（三）秘书要重视并精心做好值班工作三）秘书要重视并精心做好值班工作二、接待工作二、接待工作v接待工作，指的是社会组织在交往和联络中接待工作，指的是社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动属秘书部门的日常工作属秘书部门的日常工作v改革开放以来，各机关（包括企事业）的接改革开放以来，各机关（包括企事业）的接待工作频繁、量大这是市场经济发展的必待工作频繁、量大这是市场经济发展的必然趋势v接待工作是保证公务活动进行的必要条件；接待工作是保证公务活动进行的必要条件；是密切与各方联系的桥梁纽带；是加速发展是密切与各方联系的桥梁纽带；是加速发展的催化剂的催化剂二、接待工作（续）二、接待工作（续）——正规团组的接待正规团组的接待v（一）程序（一）程序 ：：1，掌握情况，做好准备（含拟制接待，掌握情况，做好准备（含拟制接待初步方案，报领导审阅）；初步方案，报领导审阅）；2，迎候接站，安排食宿；，迎候接站，安排食宿；3，陪同领导看望，商定活动日程；，陪同领导看望，商定活动日程；4，组织活动，安，组织活动，安排落实排落实(包括一些特殊工作包括一些特殊工作)；；5，协助结算，送站告，协助结算，送站告别；别；6，重要接待活动后的小结。

重要接待活动后的小结 ( (二二) )做好接待工作做好接待工作, ,贵在贵在 ““有大局之眼，怀至细之有大局之眼，怀至细之 心心”” （三）新形势下接待工作（三）新形势下接待工作 ““四个转变四个转变”” （四）注重经济社会效益，杜绝不正之风四）注重经济社会效益，杜绝不正之风三、安排上司出差v做好领导出差服务工作，旨在使领导出差达到做好领导出差服务工作，旨在使领导出差达到“标准化标准化”，提高效率，减少时间和金钱的浪，提高效率，减少时间和金钱的浪费费v办好办好5件事：件事： ——为领导参谋、设计好旅行的路线和日为领导参谋、设计好旅行的路线和日程表（工作性？考察参观程表（工作性？考察参观〈〈调研调研〉〉性？会议性性？会议性？礼仪公关性？有无附带日程？）？礼仪公关性？有无附带日程？） ——安排交通工具（方便、快捷、经济、安排交通工具（方便、快捷、经济、安全，力求舒适，务必得体）安全，力求舒适，务必得体） ——安排住宿（安全、通信、餐食、费用安排住宿（安全、通信、餐食、费用标准）标准） 三、安排上司出差（续）三、安排上司出差（续） ——携带物品。

如资料；携带物品如资料；钱、票、证；通讯联络地钱、票、证；通讯联络地址、工具；身边物品；特址、工具；身边物品；特需用品等需用品等 （细心准备，（细心准备，行前检查，应有尽有，不行前检查，应有尽有，不繁不漏繁不漏 ） ——出境事务主要出境事务主要是申领护照、签证、防疫、是申领护照、签证、防疫、保险、外汇、海关规定、保险、外汇、海关规定、时差、礼俗等等时差、礼俗等等  四、印信管理四、印信管理v（一）印章类型与作用（一）印章类型与作用v 1，机关印章是机关权力的标志、合法，机关印章是机关权力的标志、合法职权的象征印章和保管和使用是一项职权的象征印章和保管和使用是一项严肃的工作，带有一定的机要性严肃的工作，带有一定的机要性v 2，秘书部门掌管的印章主要有，秘书部门掌管的印章主要有4种：种：机关单位的印章；公用的首长私章；秘机关单位的印章；公用的首长私章；秘书部门的印章；某些专用印章书部门的印章；某些专用印章 (关于关于“公章公章”的提法）的提法）v（二（二) )印章管理的有关规定印章管理的有关规定 1,有关印章的规格、式样、制发；印章的名称、文有关印章的规格、式样、制发；印章的名称、文字、字体、图案；专用印章和制发；印章和刻制、字、字体、图案；专用印章和制发；印章和刻制、管理和缴销等，都有明确而严格的规定。

管理和缴销等，都有明确而严格的规定 2，对印章必须严格管理，用印必须经领导人批准，，对印章必须严格管理，用印必须经领导人批准，刻制要经公安机关审查登记，凡明文规定须由上刻制要经公安机关审查登记，凡明文规定须由上级颁发的印章不得自行刻制因机构变动或其他级颁发的印章不得自行刻制因机构变动或其他原因印章停用时应缴还制发机关封存或销毁原因印章停用时应缴还制发机关封存或销毁 3，正确用印，健全用印的登记（用印记录）印，正确用印，健全用印的登记（用印记录）印章管理人员对用印要严格监督，不可章管理人员对用印要严格监督，不可“有求必有求必‘印印’”，不可将印章随便交他人代管不可将印章随便交他人代管四、印信管理四、印信管理(续续1) 四、印信管理(续2）v4 4，介绍信及便函等的管理，介绍信及便函等的管理————切勿马虎！切勿马虎！ 介绍信是一种标准化与简化了的介绍信是一种标准化与简化了的““公公文文””，用于证明身份、说明任务种类很，用于证明身份、说明任务种类很多，秘书部门掌管的主要是工作介绍信多，秘书部门掌管的主要是工作介绍信此外，还有一种便（公）函式介绍信此外，还有一种便（公）函式介绍信。

秘书既要会填、会写介绍信又要在管秘书既要会填、会写介绍信又要在管理和开具介绍信时严格掌握、严格管理理和开具介绍信时严格掌握、严格管理 6 6项注意：一项也不可掉以轻心！否则，项注意：一项也不可掉以轻心！否则，党政机关介绍信出错会造成不良政治影响；党政机关介绍信出错会造成不良政治影响；企事业介绍信出错会造成严重经济损失！企事业介绍信出错会造成严重经济损失！例例:96:96年市某农场巨额经济损失案年市某农场巨额经济损失案 五、机要工作v1 1，机要工作及其特点（党政机关办公，机要工作及其特点（党政机关办公〈〈秘书秘书〉〉部门的一项重要工作）部门的一项重要工作）v定义：凡机关内部不宜公开的动作程序，凡定义：凡机关内部不宜公开的动作程序，凡涉及党政军等机密要事统称机要涉及党政军等机密要事统称机要 机要人员（机要秘书）：广义机要人员（机要秘书）：广义—“—“大机大机要要””；狭义；狭义—“—“小机要小机要”” 与保密工作的区别：机要与保密工作的区别：机要——主要是机关主要是机关内部和秘书实务性事情，事多面窄；保密内部和秘书实务性事情，事多面窄；保密——依法负责机关内外的国家秘密的管理，面宽。

依法负责机关内外的国家秘密的管理，面宽 与保密工作的联系：与保密工作的联系：““机要中有保密，机要中有保密，保密保障机要保密保障机要 五、机要工作（续1）v 机要工作的特点（机要工作的特点（““四性四性””））————vA.A.保密性机要工作一般都需不同程度保密；保密性机要工作一般都需不同程度保密；即使不属国家法定秘密，也不宜对外公开或即使不属国家法定秘密，也不宜对外公开或宣传vB.B.内部性多属内部特别是传递给领导的内部性多属内部特别是传递给领导的文电或领导批办的文电，纯属党政内务文电或领导批办的文电，纯属党政内务vC.C.实务性机要工作的每一项每一件事都是实务性机要工作的每一项每一件事都是秘书的具体实务，要经过操作才能完成秘书的具体实务，要经过操作才能完成vD.D.时间不定性一年时间不定性一年365365天，随时都有本级、天，随时都有本级、上级、下级的急文、急电、急事，时间很难上级、下级的急文、急电、急事，时间很难掌握五、机要工作（续2）v （二）机要机构和机要人员（二）机要机构和机要人员 v1 1，根据现行体制，从中央到地方的各级，根据现行体制，从中央到地方的各级领导机关都设有机要机构领导机关都设有机要机构, ,负责输本机关的负责输本机关的机要工作机要工作, ,处理各种机要事务。

处理各种机要事务v2 2，党和国家对机要人员有着特殊要求党和国家对机要人员有着特殊要求 ————4 4条要求；条要求； ————中办最近又强调了中办最近又强调了3 3条在政治上要相当可靠，经过专门挑选；担负重治上要相当可靠，经过专门挑选；担负重要的政治责任和特殊的政治使命，党和国要的政治责任和特殊的政治使命，党和国家机密系于机要人员一身；昼夜家机密系于机要人员一身；昼夜2424小时值小时值班一分一秒不能脱岗班一分一秒不能脱岗 五、五、机要机要工作工作（续（续3 3））v （三）（三）机要通讯、机要文件印制和机要机要通讯、机要文件印制和机要秘书秘书 v1 1，机要通讯是机要部门的工作中心，机要通讯是机要部门的工作中心, ,也是也是一项专门的技术业务包括密码电报、无一项专门的技术业务包括密码电报、无线、专线、内部、机要文件线、专线、内部、机要文件传递等一素列通讯与信息传输工作传递等一素列通讯与信息传输工作v2 2，机要文件的打字、付印（与一般文件，机要文件的打字、付印（与一般文件分开，各环节要求严格，保密性强）分开，各环节要求严格，保密性强）。

v3 3，机要秘书（，机要秘书（7 7项工作）项工作） 六、随从工作v（一）随从领导是秘书部门的重要服务（一）随从领导是秘书部门的重要服务 随从领导外出活动，是秘书部门为领导服随从领导外出活动，是秘书部门为领导服务工作的深化和发展，是一项跟踪服务其方务工作的深化和发展，是一项跟踪服务其方向是专业化、职业化向是专业化、职业化 形式主要有形式主要有3 3种：固定式（省部级以上）；种：固定式（省部级以上）；大体（相对）固定式；不固定式大体（相对）固定式；不固定式v （二）秘书随从领导的活动范围（二）秘书随从领导的活动范围 1 1，参加会议；，参加会议； 2 2，检查工作；，检查工作； 3 3，调查研究；，调查研究； 4 4，考察访问；，考察访问； 5 5，会谈签约；，会谈签约；6 6，其他方面，其他方面（处理重大事故和突发事件、接待上访群众、（处理重大事故和突发事件、接待上访群众、外事活动等）外事活动等）  六、随从工作（续1）v（三）秘书随从领导应发挥的作用（主要（三）秘书随从领导应发挥的作用（主要5 5项）项）1 1，联系作用（中介、联络、桥梁）；，联系作用（中介、联络、桥梁）； 2 2，耳目作用（信息服务，使领导耳聪目明、头，耳目作用（信息服务，使领导耳聪目明、头脑清醒）；脑清醒）； 3 3，助手作用（协助处理活动中具体事务）；，助手作用（协助处理活动中具体事务）；4 4，参谋作用（出谋献策，提出建议）；，参谋作用（出谋献策，提出建议）； 5 5，公关作用（协助领导处理好上下左右、四面，公关作用（协助领导处理好上下左右、四面八方的关系，宣传推介、扩大影响、促进发八方的关系，宣传推介、扩大影响、促进发展）。

展） 六、随从工作（续2）v（四）秘书随从领导的工作内容（四）秘书随从领导的工作内容1 1，事务性工作：安排交通、食宿生活、差费帐，事务性工作：安排交通、食宿生活、差费帐目、通讯联络、安全保卫、接待来访目、通讯联络、安全保卫、接待来访 2 2，文字性工作：撰写或记录讲话、发言稿，起，文字性工作：撰写或记录讲话、发言稿，起草文稿；撰写各种报告；代写领导函电；新草文稿；撰写各种报告；代写领导函电；新闻稿件；记录会议、活动实况闻稿件；记录会议、活动实况 3 3，辅助决策工作：资料准备、适用信息、初拟，辅助决策工作：资料准备、适用信息、初拟计划方案及日程安排、出谋献策（提供建设计划方案及日程安排、出谋献策（提供建设性意见建议；发现问题及时反馈，提出应对性意见建议；发现问题及时反馈，提出应对建议，避免决策失误）建议，避免决策失误） （五）随从注意事项（（五）随从注意事项（““三注意三注意””、、““三不三不””）） 七、安全保卫工作七、安全保卫工作（一）安全保卫工作任务（一）安全保卫工作任务 ——宣宣传传教教育育，，增增强强法法制制观观念念和和安安全全意意识识，，以以四四防防为为中中心心，，搞搞好好群群防防群群治治；； ——强强化化内内部部治治安安管管理理；； ——落落实实各各项项防防范范措措施施，，重重点点确确保保要要害害部部位位安安全全；； ——协协助助有有关关部部门门做做好好保保密密工工作作，，防防泄泄密密，，反反窃窃密密；； ——领领导导本本机机关关单单位位的的警警卫卫人人员员、、保保安安人人员员、、内内保保人人员员及及消消防防队队、、护护卫卫队队和和治治保保组组织织（（几几位位一一体体））；； ——监监督督、、考考察察、、控控制制本本单单位位有有劣劣迹迹、、有有前前科科的的重重点点人人员员。

☻ ☻ 具具体体到到每每个个单单位位的的保保卫卫工工作作应应有有所所侧侧重重（二）机关保卫工作的范围与重点（二）机关保卫工作的范围与重点v重重点点保保卫卫的的领领导导人人——省省部部级级以以上上v重重点点部部位位 ——文文件件资资料料和和机机要要室室；； ——档档案案室室、、馆馆、、库库；； ——印印章章保保管管室室；； ——会会计计室室（（财财务务室室））；； ——计计算算机机室室；； ——油油库库、、物物库库、、车车库库；； ——武武器器弹弹药药；； ——水水、、电电、、煤煤气气、、消消防防、、通通讯讯；； ——高高级级领领导导的的办办公公室室、、会会议议室室、、接接待待室室；； ——机机关关住住宅宅区区；； ——附附设设的的宾宾馆馆招招待待所所八、祝贺、勋奖事务八、祝贺、勋奖事务™重要性（尤其是对民间、私企而言）重要性（尤其是对民间、私企而言）—— 在海外，处理祝贺、勋奖、庆吊一类活在海外，处理祝贺、勋奖、庆吊一类活动，协助上司进行必要的应酬，被认为是秘动，协助上司进行必要的应酬，被认为是秘书切实把握人际关系的脉动，辅助上司事业书切实把握人际关系的脉动，辅助上司事业成功的成功的“秘书业务秘书业务”之一。

之一 我国从公务活动看，是不断淡化此类活我国从公务活动看，是不断淡化此类活动但在民间和非公有制企事业，随着市场动但在民间和非公有制企事业，随着市场经济的发展和社会的进步，此类活动日见其经济的发展和社会的进步，此类活动日见其多因此，国内秘书职业也需要熟悉此类活多因此，国内秘书职业也需要熟悉此类活动（一）民间秘书如何处理祝贺勋奖事务v参考海外私人秘书情况，秘书应掌参考海外私人秘书情况，秘书应掌握上司的业务与生活中的人事关系，握上司的业务与生活中的人事关系，及时提醒上司应行的应酬活动及时提醒上司应行的应酬活动v1，晋升、荣转、就任；，晋升、荣转、就任；v2，祝贺工作；，祝贺工作；v3，接受勋奖接受勋奖（二）公务秘书如何处理祝贺、奖励（二）公务秘书如何处理祝贺、奖励事务事务——与筹备组织会议相仿与筹备组织会议相仿祝贺、奖励筹备工作会场布置贺奖程序注意：组织贺奖活动要把握注意：组织贺奖活动要把握——v讲求实效，节俭行事讲求实效，节俭行事——既要有浓厚的喜庆既要有浓厚的喜庆气氛，又不可讲究排场、铺张浪费；气氛，又不可讲究排场、铺张浪费；v切忌劳民伤财切忌劳民伤财——十分珍惜财力和民力，不十分珍惜财力和民力，不得随意调用学校师生特别是中小学生、幼儿得随意调用学校师生特别是中小学生、幼儿参加参加“造势造势”；；v不违法、不扰民不违法、不扰民——非经政府批准严禁燃放非经政府批准严禁燃放烟花爆竹；烟花爆竹；v秩序井然、节省时间秩序井然、节省时间——避免冗长、混乱。

避免冗长、混乱九、大事记九、大事记v（一）性质和作用（一）性质和作用 大事记是按照时间顺序记载一个地区、机关、单大事记是按照时间顺序记载一个地区、机关、单位的重大事件的纪实性文书位的重大事件的纪实性文书 具有择要性（只选择重要事件和重要活动）和连具有择要性（只选择重要事件和重要活动）和连续性（连续记载不中断）的特点续性（连续记载不中断）的特点v（二）内容（二）内容 包括大事的时间和大事记述两部分时间以历包括大事的时间和大事记述两部分时间以历史时期或事件的起迄为准内容为：重大决定，重史时期或事件的起迄为准内容为：重大决定，重要事项，重大方针政策的贯彻，体制变动；中层以要事项，重大方针政策的贯彻，体制变动；中层以上主要领导人的任免，重大措施和成就，重大活动，上主要领导人的任免，重大措施和成就，重大活动，重大灾害和事故等重大灾害和事故等 与修志、年鉴等工作关系密切与修志、年鉴等工作关系密切九、大事记（续）九、大事记（续）v（三）大事记的写作（三）大事记的写作——由标题、前言、正由标题、前言、正文和结尾组成文和结尾组成 标题由标题由“机关机关+内容内容+文种文种”组成。

组成 前言写明大事记的目的、意义、体例、时前言写明大事记的目的、意义、体例、时限、材料来源和指导思想限、材料来源和指导思想 正文按时间顺序排列，记述重大事件和重正文按时间顺序排列，记述重大事件和重要活动（要活动（“因因”、、“程程”、、“果果”）v（四）（四）32字写作要求字写作要求——“一事一记、条理一事一记、条理清楚；如实反映、客观记述；准确简明、通清楚；如实反映、客观记述；准确简明、通俗易懂；按照时间、顺序排列俗易懂；按照时间、顺序排列” 机关行政事务管理 （此部分以自学为主）（此部分以自学为主）v一、内容与重要性一、内容与重要性（与机关、企事业的作（与机关、企事业的作风和形象、工作效率与经济效益密切相关，风和形象、工作效率与经济效益密切相关，成为机关直接为人民群众服务的组成部分成为机关直接为人民群众服务的组成部分））v二、指导原则二、指导原则 （服务原则、主动原则、勤（服务原则、主动原则、勤俭廉洁原则、科学管理原则）俭廉洁原则、科学管理原则）v三、三、6项要求项要求（财务、物资设备、环境工（财务、物资设备、环境工作、基本建设、车辆、医疗保健管理）作、基本建设、车辆、医疗保健管理）机关行政事务管理（自学为主机关行政事务管理（自学为主））（续）（续）v四、几项专门的机关行政事务管理工作四、几项专门的机关行政事务管理工作 ——车辆管理；车辆管理； ——丧事活动（治丧）；丧事活动（治丧）； ——吊唁活动（哀悼死者、安慰亲属）；吊唁活动（哀悼死者、安慰亲属）； ——建立突发事件的支援机制（防灾减灾、建立突发事件的支援机制（防灾减灾、抢险救灾；严重工伤事故、重大混乱）抢险救灾；严重工伤事故、重大混乱） 通讯联络要畅通，物资储备要救急，运输车通讯联络要畅通，物资储备要救急，运输车辆要迅急开动，医护急救要争分夺秒，信息报发辆要迅急开动，医护急救要争分夺秒，信息报发要及时并力求准确。

要及时并力求准确 平时的预案、必要时的演练平时的预案、必要时的演练这一讲的要点回眸这一讲的要点回眸v全面而清晰地掌握新时期秘书工作全面而清晰地掌握新时期秘书工作的主要内容的主要内容v重点掌握新时期秘书工作的重大转重点掌握新时期秘书工作的重大转变、应重点发挥的作用及新世纪秘变、应重点发挥的作用及新世纪秘书工作的目标书工作的目标v各项日常工作和机关行政事务管理中应各项日常工作和机关行政事务管理中应着重注意的事项着重注意的事项谢谢您听我的课，请提问题和宝贵意见！。