做个高效工作的秘书(一).doc

做个高效工作的秘书(一)秘书在实际工作中，常会遇到这些情况:　　做会议记录，写着写着笔没水了；　　订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；　　用胶水时，找不到刷子；　　开会时间到了，找不到会议室的钥匙；　　类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质工欲善其事，必先利其器那么，器如何利呢?1、准备2支以上的笔，经常带在身上2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好6、信封、信纸、便笺、记录纸和常用公文纸放在固定地方7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率办公室钥匙和家用钥匙不要混放出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。

作为秘书,办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：1、一本字典起码有一本新华字典,如果有辞海更好其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到3、有关单位或者所属单位的通讯地址、号码等因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定9、与本职工作有关的表格一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的第 页 共 页。