内部联络管理制度.docx

    内部联络管理制度    ****有限公司内部联络管理办法一、目的：为了统一公司内部沟通程序，加强各部门之间的协作，提高工作效率，建立有效的合作团队，促使沟通有规范性、时效性、责任性以及可追溯性，制定本办法二、范围：本办法适用于各部门及各部门内部在协助沟通不畅情况下的相互书面沟通，以此作为公司评判责任的依据三、术语1.工作联络单：指公司内部所有部门之间或部门内部所产生的沟通形成书面化的规范表格2.协助指令：指请求一个或多个部门给予本部门的协助的书面沟通3.工作指令：指上级对下级传达非口头性指令的书面沟通4.事件跟催：指相关部门之间两次以上口头沟通未能达成时采取的书面沟通5.申诉建议：指各部门或个人对公司、部门的建议，领导或监督部门在工作过程中发现的不合理现象所使用的书面沟通四、职责1.发文部门A.发《工作联络单》时需给予受文部门《工作联络单》副本/复印本；B.对上述要求处理的事件，及时进行过程追踪与监督；C.根据时间期限，对完成情况做出简单评价D.发文部门发文时必须由发文部门负责人签字2.受文部门A.接受发文部门发放的《工作联络单》时，妥善保存副本，以便发文部门追踪做佐证;B.收到文件的第一时间，通知内部相关人员，放置部门内看板或显眼处，直至联络事宜完成后进行存档处理;C.受文部门负责人对《工作联络单》上要求完成或协助完成的事件按要求保质保量的处理，对处理过程要实时监控。

D.原则上，发文部门发出的联络函只对受文部门负责人，具体执行人由受文部门负责人安排3.审计部：对于发文部门与受文部门有争议的事宜，参与协调并完成五、流程1.发文部门根据需要处理的事件准确简要填写《工作联络单》内容，注明《工作联络单》性质协助指令/工作指令/事件跟催/申诉建议/其他）;2.发文部门负责人经过沟通后向发文内容涉及到的相关部门提交《工作联络单》，受文部门对事件没有异议时签字，表示接受任务；经过双方共同商讨仍有异议时，由审计监察部参与协调，商讨处理方法及处理完成时间，进而按以下规定执行：A.发文部门有权利和义务对受文部门进行全程跟踪与监督，对受文部门完成的效果及进度随时掌握，提前发现问题;B.受文部门如无客观原因不能准时完成，发文部门可发放跟催性《工作联络单》，发放跟催性《工作联络单》务必审计监察部负责人知悉并签字;C.发放跟催性《工作联络单》后，仍不能准时完成的情况下，可直接交由审计监察部负责进行追责3.5受文部门完成《工作联络单》上的事件时，发文部门经过验证，在《工作联络单》上注明完成情况，以便供考核做出依据4.发文部门对未按期或按要求完成的《工作联络函》，复印后交审计监察部备存，审计监察部根据联络函对各部门“部门协作”指标进行考核评分，评分结果反馈给人资进行绩效成绩汇总。

六、承责方式：1.对发文内容不理解，不沟通而延误工作，视为接收人工作延误责任，每延误一天扣2分；2.无理由拒不签字接收或回复，报审计监察部，从下发当天开始，每延迟一天扣5分；3.根据双方确定的完成时间，未能完成联络工作，每延迟一天扣1分；4.涉及多部门联合解决的问题，受文单位可提出自己的意见，由发文单位牵头相关方共同提出解决方案，此种情况受文人可拒绝受文，如发文方未牵头解决采取推诿的方式，受文方可向审计监察部投诉，发文方扣5分，5.审计监察部在接到相关部门投诉联络后应主动协助相关部门解决问题，梳理协作关系，并追究协作不力的责任，不得推诿，否则每单扣5分七、内部联络流程示意  -全文完-。