民营企业档案工作特点及监管探讨.docx

民营企业档案工作特点及监管探讨 　　一、民营企业档案工作的时代特点　　民营企业档案是指民营企业在筹建、生产、经营管理等社会活动中直接形成的对本身和国家、社会含有保留价值的文字、图表、声像等不一样形式的历史统计相对于国有企业，民营企业的档案工作除含有非公共性和封闭性外还有着以下几个鲜明的时代特点：　　1、自主性众所周知，在计划经济时代国有企业只能在政府意志下严格根据国家计划从事各项活动，企业自主发展权极为有限，这也决定了企业档案工作自主发展权有限在社会主义市场经济初步确立的今天，国有企业普遍建立了法人治理结构，企业自主发展权有了极大的提升，但因为全部权国有，企业仍不可避免地留下部分计划经济的烙印，企业管理中处于隶属地位的档案工作也是如此和国有企业不一样，在市场经济条件下产生发展起来的民营企业，对本身的资产含有完全的全部权和支配权，它和政府不存在被领导和领导的关系，它完完全全以市场为导向，走自我约束、自我抉择、自负盈亏和自我发展的道路自然，作为企业贮备技术、贮备文化、内含大量商业密秘和知识产权的企业档案，民营企业对它的自主权也是不言而喻的首先，企业对本身的档案含有独立支配权，企业档案非依法律不受她人使用和干涉。

这意味着企业对档案享受独立占有和独立收益的权力，这两项权力正是企业档案工作自主发展的最基础条件其次，民营企业在档案工作上依法享受依据本身情况和市场改变选择适合本身发展的档案管理组织形式和工作方法的权力　　2、效益性企业是以赚取利润为目标的经济组织，民营企业尤甚相较于国有企业，民营企业在机构设置和人员配置上愈加重视效益性市场经济本质上是一个竞争经济，从整个经济环境看，市场竞争对企业提出了更高的管理机制要求精简机构，精简管理人员，降低管理成本，集中资源、强化发展关键事业是民营企业面临市场竞争的必定选择所以，民营企业在内部事务上总是追求以最少的代价获取最好的效益详细到档案的管理上，当企业规模很小，形成的档案材料有限时，企业往往只指定专员或兼职人员负责保管档案；当企业规模很大，或发展时间较长，企业在管理、经营、生产和科研活动中形成的文件材料很多，且门类复杂，整理、保管和提供利用的工作量很大时，企业才会成立专门的机构来负责这项工作　　3、多元性一是民营企业档案管理的主体呈多元化不但对科技档案，其它如经营销售档案、协议档案、知识产权档案、民主管理档案、企业资产档案和企业文化档案也越来越受到关注二是档案载体展现多样性，不但有纸质档案，还有照片、软盘、光盘、录音、录像档案，伴随信息技术的发展，以网络为载体的档案也呼之欲出。

三是管理模式上的多样性正如国家档案局长毛福民指出的哪样：“企业档案实施统一管理是企业内的档案工作要统一领导，统一制度，档案部门和档案人员要统一管理企业的全部档案”民营企业和民营企业之间、民营企业和国有企业之间是有很大差异的，档案管理模式也是千差万别，哪种整个行业或整个地域的统一领导和统一模式在民营企业中不可能存在　　4、随意性这是和民营企业档案工作的自主性相伴生的一个特征民营企业在对其本身档案含有独立支配权的同时，因为其管理者素质的差异和对档案工作重视程度的差异，在档案工作上往往存在很大的随意性这造成不少问题，比如档案管理人员不专业、常常变动，缺乏严格的档案管理制度，档案法制观念微弱，硬件设施不配套等，最终造成民营企业整体档案管理水平低下　　二、怎样加强对民营企业档案工作的监管　　针对民营企业档案工作的这些特点，档案行政管理部门应怎样加强监管呢？笔者认为，应提升一个意识，抓住两个关键，搞好三项服务，探索社会化协作之路　　提升法制意识依法监管是加强民营企业档案工作的有效手段，应从三个方面入手：一是大力开展《档案法》和《档案法实施措施》的宣传工作，增强民营企业管理者的法制意识，使她们认识到建立和管好档案的主要意义，认识档案的潜在效益和长远价值，从而自觉做好档案工作，自觉接收监管。

二是针对性的制订民营企业档案管理实施细则，方便在工作中有所遵照三是要对民营企业档案工作实施登记管理，定时进行执法检验，对其建档、保管条件、档案工作人员资质认证、档案出卖和转让、档案销毁等进行全程监督和检验，依法对违反《档案法》的情况进行查处　　抓住两个关键民营企业规模不一，变动频繁，无主管部门，档案管理相对滞后，给监管工作带来很多不便，必需坚持抓关键监管一是抓住有一定规模的民营企业作为监管关键规模企业毫无疑问对经济和社会发展含有更大的影响力，其档案对于国家、社会的价值普遍更大二是要把主要档案作为监管关键，维护企业利益民营企业要在剧烈的市场竞争中要保持竞争力，必需维护本身商业密秘和商业利益尤其是在加入　　第2页wto后，伴随市场的开放和关税壁垒的拆除，企业将面临空前剧烈的市场角逐和前所未有的竞争压力，这又集中在产品竞争上，所以加紧新产品研发含有十分主要的意义，科技档案将是不可缺乏的文件同时，竞争中还常常包括到知识产权、商标、信誉等无形资产的保护问题，在报章杂志上常常能够看到，很多企业忽略商标、专利保护，商标被人抢注，专利被人侵害，造成重大损失所以，管理好企业的商标档案、专利权档案、知识产权档案和关乎企业商业机密的档案，在必须时候能够发挥凭证价值，维护好企业的利益。

另外，企业在经营活动中，往往又不可避免地会包括到商业纠纷，协议档案和财务档案也就必不可少　　搞好三项服务民营企业是新生事物，档案行政管理部门应跳出传统的思维定势和工作方法，切实转变工作作风，把工作的重心转到服务上来一是要依据民营企业特点，搞好指导、咨询和培训要为企业印发、制订相关业务规范和技术标准，为其建档排忧解难二是要搞好经典示范突出抓好多个经典，立即推广经典经验，以点带面，推进民营企业档案工作规范化同时，本着自愿的标准，让民营企业参与对应等级的档案管理认定三是要平等对待民营企业的档案人员，对符合条件的可推荐参与考评专业技术职务，对业绩突出的，档案行政管理部门应依法给予表彰　　主动探索社会化协作之路不可否认，档案工作在民营企业中处于“说起来主要，做起来不要”的尴尬境地，档案本身并不直接为民营企业带来利益，所以，民营企业管理者不会对它投入过多的人力财力物力，普遍抱有“既要马儿跑，又要马儿少吃草”的思想那么，怎样才能使民营企业实现既降低成本又能规范档案管理呢？深圳市档案局在这方面做了成功的探索1998年8月，该局成立了档案寄存中心，企业能够依据自己的意愿选择“工作外包”的方法管理本单位的档案，这不但规范了企业档案管理，还大大降低了管理成本。

这标志着企业档案工作组织形式上的重大突破，也是民营企业档案工作社会化协作的先声民营企业也应充足认识本身特点，适应社会化协作管理方法，创新发展档案事业，使档案工作紧跟时代步伐，在维护企业利益、促进企业发展方面发挥更大作用。