档案查（借）阅工作流程.doc

档案查（借）阅工作流程一、 查阅（一）、本单位人员查阅1.本单位教职工工作需要查阅档案需说明事由及内容由档案室人员查找2.需要复制档案必须说明事由经档案室同意后即复即还，档案室人员及时验收3.查阅及复制档案后由查阅及复制人在档案查阅登记表登记4.档案室人员核实登记情况看是否相符★ 备注：查阅、复制校长办公会记录、党委会记录需经办公室同意，标有密级的文件不得复制二）、外单位人员查阅1.外单位人员查阅档案需说明事由及内容2.如查阅学籍卡、学习成绩、录取和毕业名册类档案，由本人持身份证原件方可办理，由档案室人员直接查找，需要复制的，由档案室人员办理3.查阅其他档案资料，需经办公室同意4.需开学历证明的，必须由本人持身份证原件方可办理，档案室人员照档案记载填写，核实无误后送办公室盖印二、借阅（一）、本单位人员借阅1.询问所需要借阅的事由及档案内容，如不能确定能否借出需请示2.确认可以外借的档案由档案室人员查找交借阅人3.由借阅人核实卷内目录与内容是否相符4.由借阅人填写借阅登记5.档案室人员核实借阅登记6.借阅者在归还期限内未归还，档案室人员催促归还7.归还时，档案室人员对案卷数量和案卷内容进行核实验收，经核实无误在借阅登记备注栏中注明归还日期并签名。

★ 备注1.档案借期原则上不超过一周2.校长办公会记录、党委会记录和标有密级的文件不外借二）、外单位人员借阅1.如因公借阅需出示介绍信，并经办公室批准2.同意外借的，由档案室人员收下介绍信，按本单位人员借阅程序办理★ 备注1．外单位人员因私及无介绍信不予出借2.工作形成的档案资料，标有密级的文件不予出借二OO四年十二月二十八日档案归档工作流程为了规范档案工作，按照《档案法》和《归档文件整理规则》结合我校具体情况，制定以下规程一、 收集（一）每年三月、四月收集上年档案资料，对未主动送交的部门催交二）验收：对各部门交来的档案资料查验归档范围内的是否交齐及单位（事件）材料是否完整，发现缺类，及时询问、催交三）登记：对各部门上交的档案资料进行清点,并填写移交登记表二、 筛选根据学校制定的归档范围分出归档类文件，短期保存类文件、不归档文件三、 整理原则：对归档类文件文件形成的规律，保持久文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用一）组件一般以每份文件为一件按照文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，同类会议记录一年度为一件，来文与复文为一件，报表、名册、图册等按其原来的装订方式一册为一件的原则组件。

二）装订原则：归档文件应按件装订①去除文件金属物，整理取齐，理顺纸张,排好件内文件先后顺序②采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左上角装订③较厚的文件，采用三孔一线的装订方式，成册不易拆钉的，可保持原貌不变★注意装订方式相对统一此整理规则只限于文书档案、纸质载体，会计、基建、音像档案仍按原规则执行三）分类1.归档类资料按照归档范围进行分类2.学校制定的保管期限表和省档案局的有关规定，甄别和判定档案在学校和社会中的现实价值和历史价值，根据价值的大小确定保管期限和机密等级四）排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等因素排列五）编号归档文件应依分类和顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容★归档章设置：全宗号、年度、保管期限、件号　（六）编目1.分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，卷内目录2.文件目录每年编制一本★归档文件目录设置：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目七）装盒1.填写备考表2.文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写封面、脊盒、拟写案卷标题3.置于盒内首页，便于今后档案检索与利用4.考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

八）其他1、编制案卷目录2、案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录存入计算机内，为今后档案　资源科学管理和开发利用打好基础四、插入1.对未及时归档的资料按归档范围进行甄别2.需归档的，确定类目、保管期限3.去除金属物、整理对齐、理顺纸张4.把插入的材料放入相应案卷最后，分页5.重新拟写卷内目录、归档文件目录，输入计算机内五 、短期保存资料的处理1.将需短期保存的资料分为中央文件、省文件、市文件及其他部门文件、内部刊物、本校文字资料共五类2．分类存入盒内或包扎　　　　　　　　　　　　　二OO四年十二月二十八日档案（资料、材料）销毁工作流程档案（资料、材料）销毁指对到达保存期限后剔除出的档案，保存到期的资料及收集的不需存档的其他材料，经过履行一定手续，移交专门部门处理或自行粉碎或焚烧时间在第年的十一月进行一、档案1.对已到期的档案进行鉴定，拟选出需剔除销毁的部分，造销毁目录清单，经办公室批准2.按批准销毁的目录清单，剔出档案，另行放置3.在案卷目录和卷内目录备注栏中标注“已销毁”4.在电脑存贮的目录体系中标注“已销毁”5.销毁处理，监销人在场并在销毁目录清单上签字6.销毁的目录清单存入当年的档案。

二、资料1.在保存的资料进行鉴定，确定需销毁的部分2.将待销毁的资料另行放置3.销毁处理，监销人在场三、不归档的材料对分出的不归档（保存）的材料直接另行放置，一并销毁处理二OO四年十二月二十八日。