房地产公司档案管理制度剖析.doc

· 珠海华发房地产公司档案管理制度 目 录第一章 宝迪系统安装 3第二章 宝迪系统简易操作 5第三章 档案整理方法 19第四章 档案资料移交 23第五章 档案资料的借阅 25 27第一章 宝迪系统安装 1. 根据公司领导有关要求与指示，为提高我司工程档案管理效能，规范工程档案与工程资料电子文件的收集、整理、运用，保证电子文件及电子档案真实性、可靠性、安全性，实现数字化办公，我司指定数字化档案系统：BD2006数字化档案管理系统（以下简称：宝迪系统）；2. 双击安装程序 ；3. 进入安装界面，按提示点击“下一步”及“确定”；4. 在电脑桌面找到档案管理系统并双击；5. 当出现登录信息时， 请按服务器名：172.16.9.2/登录名：SA/口令：空白6. 用户信息验证，如果使用用户有使用的用户名及密码可直接输入，若无，可用房地产公司公共查询用户名（DC口令：123456） 7. 点击窗口功能中的将网络版设置成即已完成整个宝迪的安装及宝迪内网的设置第二章 宝迪系统简易操作一、 界面导览图2.1.11. [主菜单栏]：宝迪系统共有5个主菜单栏，分别是“系统”、“编辑”、“工具”、“年报”、“窗口”、“帮助”，每个主菜单栏包括多个子菜单或菜单项。

每个菜单项就是一个“特殊”交互式的功能命令2. [工具栏]：是由一组常用功能命令按钮组成，有些功能按钮带有下拉按钮按钮功能和主菜单栏中的菜单项的功能一样3. [档案类型区]：显示档案分类情况，包括一级分类、二级分类.....,如：“文书档案” 为一级分类，“归档文件目录”、“案卷目录”、“卷内文件目录”则是文书档案类的三个子类，即并列的三个二级分类4. [档案数据编辑区]：主要编辑选中的档案类型，档案数据的输入、查询、修改、删除详细信息都在该区域显示5. [窗口功能按钮栏]：主要显示“窗口”主菜单的内容，由于这些功能经常使用，而且功能项多，单独在‘窗口功能按钮栏’显示，以便用户快速调用6. [窗口功能区]：显示‘窗口功能按钮栏’中的某一个按钮的功能操作项二、 数据输入数据输入是一个系统的基本的功能之一，宝迪系统可以设置个性化的输入方式其操作参考 “数据设计”1、操作步骤：1) 在[ 档案类型区 ]用鼠标点击“资料室”前面的‘+’或者直接双击“资料室”，再点击“XX部”前面的‘+’或者直接双击“XX部”，再用鼠标单击“资料目录”；2) 点击“编辑”主菜单的“输入数据”菜单项，弹出数据输入窗口；3) 输入档案数据，输入内容：如“序号”、“日期”、“来文单位”、“工程名称”、“文件类型”、“文件编号”、“主体概要”、“收文单位”“经办人”...。

4) 单击工具栏中的“保存”按钮将数据存入系统；2、电子文件管理因为电子文件的文件格式和产生具有多样性，所以在电子文件管理方面，系统提供了两种管理方式，即通过[窗口功能按钮栏]的“图像”和“文件”；[图像] 支持*.jpg,*.jpeg,*.bmp,*.ico,*.emf,*.wmf,*.tif，图片格式，通过下面三种方式将图片格式的档案入库；√ 纸质档案，通过直接联机扫描仪，将其扫描成电子文件，并“压缩入库”；√ 对于已有的电子文件，通过“拷贝”、“粘贴”功能，复制到系统中，再“压缩入库”；√ 通过“打开文件”，直接从系统外引入图片文件，再“压缩入库”；[文件] 支持所有格式的电子文件，但是没有直接连接扫描仪的功能；√ 在系统中选中要引入的电子文件，按鼠标右键选复制功能，再通过［文件］中的“粘贴”功能，将电子文件复制到档案系统中，最后选择“存入当前记录”；√ 通过“打开文件”，直接从系统外引入文件，“存入新增记录”；说明：1. 输入内容可以根据用户的具体情况而定；2. 电子文件的录入可以在数据输入或数据修改两种状态下输入；3. 输入数据有两种输入方法，一种‘下拉式弹出菜单’，即用鼠标选中“资料目录”，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选中“数据输入”菜单项；另一种“快速引导法”，用鼠标点击［窗口功能按钮栏］中的“开始”按钮，再依次双击 “数据输入”——“定制档案”——“房地产公司”——“资料室”——“XX部”——“资料目录”，最后弹出输入窗口；4. 数据输入界面可以通过系统再设定，生成个性化的界面。

三、 数据修改宝迪系统有两种方法能满足用户修改数据的要求，分别是在输入数据状态和数据修改状态下修改1、数据输入状态 在输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“前一个记录”，“后一个记录”按钮来选择数据，修改后点击工具栏的“保存”按钮保存修改后的数据；2、数据修改状态 系统提供了专门的数据修改功能，必须将档案数据查出后才能修改；3、操作步骤：1） 在[ 档案类型区 ]选中“资料目录”，再用鼠标点击[主菜单栏]中的“编辑”菜单，再选择“修改数据”菜单项；2）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮”；3）选中要修改的文件，在点击工具栏中的“切换数据输入形式”按钮，开始修改数据，最后按工具栏中“保存”按钮；说明：1． 修改数据还有两种输入方法，一种称之为‘下拉式弹出菜单’，即用鼠标选中“归档文件管理”，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据修改”菜单项；另一种称之为“快速引导法”，用鼠标点击［[窗口功能按钮栏］中的“开始”按钮，再依次双击 “数据修改”——“定制档案”——“房地产公司”——“资料室”——“XX部”——“资料目录”，最后弹出输入窗口；2． 注意工具栏中“切换数据输入形式”按钮的切换方法，用鼠标点击即可；3． 输入查询条件比较简单，但是要学会灵活运用，用户在实际操作过程中一定要多操作。

四、 数据删除宝迪系统有两种方法能满足用户删除数据的需求，分别是在输入数据状态和数据删除状态下删除1、数据输入状态 输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“切换数据输入形式” 至浏览状态，用鼠标选中要删除的数据，然后点击工具栏的“删除”按钮即可；2、数据删除状态 系统提供了专门的数据删除功能，必须将档案数据查出后才能删除；3、操作步骤：1） 在[ 档案类型区 ]选中“资料目录”，再用鼠标点击[主菜单栏]中的“编辑”菜单，再选择“删除数据”菜单项；2）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮”；3）点击工具栏中的“切换数据输入形式”按钮使之为浏览状态，再选中要删除的文件，最后按工具栏中“删除”按钮；说明：删除数据还有两种删除方法，一种为‘下拉式弹出菜单’，即用鼠标选中“归档文件管理”，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据删除”菜单项；另一种为“快速引导法”，用鼠标点击［[窗口功能按钮栏］中的“开始”按钮，再依次双击 “数据删除”——“定制档案”——“房地产公司”——“资料室”——“XX部”——“资料目录”，最后弹出输入窗口。

五、 数据查询宝迪系统提供了非常强大的数据检索查询功能， 如“直接查询”、“组合查询”、“定制检索”、“系统条件”等简述如下：1、直接查询1） 在[ 档案类型区 ]选中“归档文件目录”，再用鼠标点击[主菜单栏]中的“编辑”菜单，再选择“查询数据”菜单项；2）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮”；3）详细看文件，点击工具栏中的“切换数据输入方式”按钮，使之为卡片式来浏览数据；直接查询进入方法：选择数据工作区中的 选择直接查询属性页（如图2.4.1）图2.5.12、其他查询1) 确定查询字段：在列表中，列出了数据表中的所有字段，对于字段较多，被隐含了，可通过滑动条进行选择2) 在下拉框内选择比较关系其中包括：包含、等于、模式匹配、大于、小于、大于等于、小于等于、范围3) 在输入框中输入比较值为了查询方便、系统将以前用户定义的查询表达式存储起来，当需用以前的检索条件再次查询时，只要选择一下，不必再定义，可通过 图标查找以前的表达式)4) 选择 图标，符合条件的记录就会在数据工作区中列出3、详细说明：包含：当前字段中是否包含某个词，如文件标题包含“国家”这两个词。

字段名选择正题名，比较方式选择包含，比较值输入“国家”等于：例如：查询文件页数为3的文件字段选择文件页数，比较方式选择等于，比较值输入3范围：例如：查询文件日期在1964到1999年的文件字段名选择文件年代，比较方式选择范围，比较值输入1964～1999大于：例如：查询年龄大于24岁的人字段名选择年龄，比较方式选择大于，比较值输入24等于：例如：查询年龄等于24岁的人字段名选择年龄，比较方式选择等于，比较值输入24小于：例如：查询年龄小于24岁的人，字段名选择年龄，比较方式选择小于，比较值输入24系统还提供了直接查询数据表中的前10条、前100条、全部数据的快捷方式数据表前十条数据的查询，方法：确定查询范围 à 选择 图标(查询全部) 或 图标，系统会将数据表中的前十条数据列出数据表前一百条数据的查询，方法：确定查询范围 à选择 图标 (查询全部)或 图标 ，系统会将数据表中的前一百条数据列出查询数据全部记录，方法：确定查询范围 (全部记录)，à选择 图标(查询全部)或 图标 ，系统会将数据表全部记录列出说明：查询数据还有两种查询方法，一种为‘下拉式弹出菜单’，即用鼠标选中“归档文件管理”，再点击鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据查询”菜单项；另一种为“快速引导法”，用鼠标点击［窗口功能按钮栏］中的“开始”按钮，再依次双击 “数据查询”——“定制档案”——“房地产公司”——“资料室”——“XX部”——“资料目录”，最后弹出查询窗口。

六、 数据打印在档案管理实际操作过程中，经常要将输入系统的档案数据以各种形式的表格打印出来，宝迪系统具有非常强大的报表设计和打印功能，关于报表设计功能将会在专门的章节详细叙述，本节只讲将数据如何打印出来数据打印，本系统称之“打印编目”，基本原理是‘先查询后打印’，即将数据先查询出来，再进行打印1、操作步骤：1） 在[ 档案类型区 ]选中“资料目录”，再用鼠标点击[主菜单栏]中的“编辑”菜单，再选择“查询数据”菜单项；2）点击工具栏中的“查询记录”按钮，弹出“条件表达式”窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮”；3）点击工具栏“数据分析及打印”下拉按钮三角形，弹出下拉按钮菜单，再选择“打印编目”下拉菜单项；4）在[窗口功能区]左边选择要打印的报表名称，如“资料目录”，然后点击功能窗口区的工具栏中的“打印”按钮预览；如图2.5.15）点击报表预览窗口中“打印”开始打印；如图2.6.1报表名称列表打印按钮打印按钮 图2.6.1图2.6.2七、 设置输入方式档案著录工作是一个相当繁重的工作，设置输入方式可以减轻著录的工作量。

档案著录项信息有一定的规律性，著录项。