秘书资格PPT培训课件：会议工作与实训教材.ppt

会务工作与实训会务工作与实训第一章第一章 会议工作与实训综述会议工作与实训综述会务实训任务与目标会务实训任务与目标会务实训条件会务实训条件会务实训教学流程会务实训教学流程会务实训方式与要求会务实训方式与要求一、会务实训任务与目标一、会务实训任务与目标会议是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性多向沟通活动，是行政管理的重要手段它具有集思广益、制定决策、交流信息、研究问题、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等各种目的和功能办会是秘书的常规性工作，办会能力的高低、会议安排和服务的好坏是衡量秘书工作绩效的重要指标通过会议工作的实训教学，要使学生能够对各种会议的策划、筹备、组织和安排的内容和工作流程有充分的认识，并能够掌握办会的基本要求和方法二、会务实训的条件二、会务实训的条件会议实训室设计会议实训室设计会议智能化集中控制系统会议智能化集中控制系统远程视频会议设备远程视频会议设备b 双屏远程视频会议效果图远程视频会议效果图会议智能化集中控制系统图会议智能化集中控制系统图三、实训流程三、实训流程1.会议实会议实训内容训内容系统设计系统设计 2.会议会议实训室实训室硬件建硬件建设设3.实训实训师资培师资培养养4实实训训教教材与课件材与课件5.实训室与企业实训室与企业实习基地结合实习基地结合6.根据会议工作发展修订根据会议工作发展修订与人才市场要求不断完善与人才市场要求不断完善四、实训方式与要求四、实训方式与要求实训室实训主要以情景实训和上机实训为主。

实训室实训主要以情景实训和上机实训为主在情景实训中，学生要发挥自己的主观能动性，通过具在情景实训中，学生要发挥自己的主观能动性，通过具体的任务来驱动实训，学生要自己收集案例、编写角色体的任务来驱动实训，学生要自己收集案例、编写角色脚本、进行角色分配和团队组建脚本、进行角色分配和团队组建指导实训教师会给学生提供相关的案例，帮助同学们完指导实训教师会给学生提供相关的案例，帮助同学们完成案例收集、情景模拟和分析评点成案例收集、情景模拟和分析评点上机实训主要是让学生通过反复操作电脑、复印机、传上机实训主要是让学生通过反复操作电脑、复印机、机、扫描仪、刻录机、投影仪、数码相机、真机、扫描仪、刻录机、投影仪、数码相机、VCD机、机、录音机、录像机、扩音器、视频会议设备等，掌握组织录音机、录像机、扩音器、视频会议设备等，掌握组织筹备会议常用设备的规范操作程序和基本维护技能筹备会议常用设备的规范操作程序和基本维护技能会议工作的综合性较强，学生通过实训培养综合办会能会议工作的综合性较强，学生通过实训培养综合办会能力时间的时间的策划策划 地点的地点的策划策划 发言人与发言人与发言方式发言方式的策划的策划 参加范参加范围和方围和方式的策划式的策划 会议目标和会议目标和任务的策划任务的策划 会议名称与议题会议名称与议题的策划的策划 整合策划方案整合策划方案议程的议程的策划策划 会议预算会议预算 一、会议策划的主要知识与流程一、会议策划的主要知识与流程1.相关知识相关知识会议策划的立项需明确会议策划的立项需明确6个个W，即，即Who（“谁谁”是会议是会议的参加人员）、的参加人员）、What（“什么什么”是会议合适的类型）、是会议合适的类型）、When（“什么时间什么时间”开会合适）、开会合适）、Where（在（在“什么地方什么地方”开会）、开会）、Why（“为什么为什么”开会）和开会）和How（“怎样怎样”处处理具体的会务工作）。

会议的立项过程中，需逐步地明理具体的会务工作）会议的立项过程中，需逐步地明确如何找到会议的目标参会人员，如何确定最终的参会确如何找到会议的目标参会人员，如何确定最终的参会人数立项后的可行性研究策划方案的可行性研究是一项十立项后的可行性研究策划方案的可行性研究是一项十分重要的工作步骤可行性研究既要考虑该会议的环境分重要的工作步骤可行性研究既要考虑该会议的环境和目标公众的适应性，又要考虑本单位财力的适应性和和目标公众的适应性，又要考虑本单位财力的适应性和效益的可行性等问题在人、财、物等方面的可行性条效益的可行性等问题在人、财、物等方面的可行性条件都要予以统筹考虑件都要予以统筹考虑策划方案要经过严格的论证策划方案草拟后，需要由策划方案要经过严格的论证策划方案草拟后，需要由会议策划委员会进行论证，论证就是一个决策的过程会议策划委员会进行论证，论证就是一个决策的过程2.策划方案的选择方法策划方案的选择方法定位式优选法：即从各种方案中优选出上、中、定位式优选法：即从各种方案中优选出上、中、下三策，对其风险和收益进行比较，重点完善最下三策，对其风险和收益进行比较，重点完善最优化的方案优化的方案轮转式优选法：即对各个方案逐一进行分析和论轮转式优选法：即对各个方案逐一进行分析和论证，对每个方案的优点和不足进行修正和完善。

证，对每个方案的优点和不足进行修正和完善优点移植法：即对各个方案的优点进行集中，在优点移植法：即对各个方案的优点进行集中，在某个比较成熟的方案中移植其他方案的优点，以某个比较成熟的方案中移植其他方案的优点，以弥补其不足弥补其不足3 .案例讨论案例讨论中国学会于2008年7月在北京饭店召开了“中国太阳能资源开发与利用峰会”，吸引了国内外诸多研究机构和企业的关注，此次会议的规模初步确定为500人左右，大会邀请了美、日、英等10个国家的代表团参会，请为此次会议设计一份报名表，要求能够体现参会组织是否参加展览、是否提交论文、是否进行成果展示、是否需要会议安排食宿、是否需要预定返程机票或车票、是否发言以及是否需要同声传译设备等二、会议策划的组织构架二、会议策划的组织构架1.相关知识相关知识组织结构的层次和规模在一定程度上决定了会议的层次和规模会议的组织机构一般要包括：大会组委会成员名单、大会主席、大会副主席若干、大会秘书长、副秘书长若干、大会顾问若干、拟邀请嘉宾若干等在会议筹备方案中要确定会议工作机构的分组与原则，并明确工作小组的负责人，要责任到人，分工合作工作机构要建立定期例会的制度，以便不断完善会议筹备方案的不足。

会议工作机构通常包括：会务组、秘书组（文件起草会议工作机构通常包括：会务组、秘书组（文件起草组）、组织组、接待组、宣传报道组、财务组、安全组）、组织组、接待组、宣传报道组、财务组、安全保卫组等保卫组等 会议的组织和管理会议的组织和管理 会前准备会前准备 - - 成立成立TEAMTEAM组组组织落实，成立工作团队组组织落实，成立工作团队组会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责，加强沟通能够会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责，加强沟通能够协调、经常汇报协调、经常汇报二、会议各个组织服务小组所需表二、会议各个组织服务小组所需表格设计格设计设计会议的报到表设计会议的签到表格设计会议住宿分配表设计会议的照相座位排序表设计会议的文件签领表设计会议财务缴费表三、会议筹备方案的拟写在网络上寻找大、中、小三种会议类型的6-9个会议筹备方案，并对这些筹备方案进行修改和完善分析教材案例中方案的不足根据老师的要求每个学生拟写2-3个会议筹备方案会议议程的制定决定了会议的效率和能否顺利做出决定会议议程的制定决定了会议的效率和能否顺利做出决定XX电视机生电视机生产公司将要召开总经理办公例会，研究传统彩电生产规模应扩大还是缩产公司将要召开总经理办公例会，研究传统彩电生产规模应扩大还是缩小？请以小组为单位讨论分析该会议议程安排的问题并提出修改意见。

小？请以小组为单位讨论分析该会议议程安排的问题并提出修改意见序号序号会议议程会议议程工作分配工作分配1主持人宣布会议开始主持人宣布会议开始主持人主持人2彩电产品市场分析及研究（彩电产品市场分析及研究（10-15分钟）分钟）权威数据报告权威数据报告已方研究报告已方研究报告双方报告差异比较双方报告差异比较研发部研发部王洋王洋刘冰刘冰戈平主任戈平主任3等离子彩电的可行性报告（等离子彩电的可行性报告（15-25分钟）分钟）新产品的市场预测新产品的市场预测新产品的技术问题新产品的技术问题新产品研发的经费与时间新产品研发的经费与时间研发部研发部张章张章宋敏宋敏李毅然研究员李毅然研究员4传统彩电的市场调查分析（传统彩电的市场调查分析（25-45分钟）分钟）传统彩电的未来市场前景传统彩电的未来市场前景我公司传统彩电预计能够到达的产能我公司传统彩电预计能够到达的产能是否要继续维持公司传统彩电的生产规模是否要继续维持公司传统彩电的生产规模市场部市场部周平周平董丽董丽田军经理田军经理5整合问题的起因和对策（整合问题的起因和对策（10-15分钟）分钟）将所有发言系统组织综合起来将所有发言系统组织综合起来提出相应的解决问题的对策和建议，并形成报告提交董事提出相应的解决问题的对策和建议，并形成报告提交董事会会全体参会人员全体参会人员发送会发送会议通知议通知会议通会议通知确认知确认 会议通知会议通知发放管理发放管理会议通会议通知审核知审核 会议会议文本类型文本类型会议通知会议通知的拟写的拟写 文本审核文本审核会议记录会议记录与纪要与纪要会议简报会议简报一、会议通知的拟写一、会议通知的拟写通知的正文包括会议名称、会期、会议的详细地址、通知的正文包括会议名称、会期、会议的详细地址、时间、会议议题和联系方式等；时间、会议议题和联系方式等；会议名称要具体；日期、时间、场所要准确无误；会议名称要具体；日期、时间、场所要准确无误；议题要尽量详细具体，以供参会人员事先做好准备；议题要尽量详细具体，以供参会人员事先做好准备；有附加资料时，要写明资料名称及页数；有附加资料时，要写明资料名称及页数；会议通知需交上司审阅、批准。

会议通知需交上司审阅、批准会议通知常采用口头通知、通知、计算机传送会议通知常采用口头通知、通知、计算机传送（即以电子邮件的方式通知）和书面通知等几种形式（即以电子邮件的方式通知）和书面通知等几种形式发送二、会议通知的发放管理二、会议通知的发放管理除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重有几个人参加的非正式会议，可用多种方式进行，如先发或打，随后再寄备忘录或信函也可先发电子邮件，再通过或回复电子邮件确认一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事发通知的同时应附上一份代理委托书其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份对书面通知的地址、邮编一定要填写正确装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样会议通知的发放管理会议通知的发放管理需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。

不管以什么方式发出会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路三、会议纪要的拟写三、会议纪要的拟写会议纪要是根据记录、会议文件及有关活动的材料，用准确而精练的语言综合反映会议的基本情况，阐述会议的主要精神的书面材料会议纪要的结构由三部分组成：版头：由会议名称和文种组成；正文：正文一般由会议概况（包括会议时间、召开地点、主持人、参加人员、领导同志、会议议题等）、会议精神（如会议的主要情况，需要解决的问题及解决办法、讨论的。