山东东岳国际经贸合作股份有限公司业务档案管理规定.doc

山东东岳国际经贸合作股份有限公司业务档案管理规定为规范公司业务档案的管理，增强业务档案的实用性和有效性，特制定本管理规定一、档案管理的范围1. 公司的业务档案2. 其他具有保管价值的档案二、公司的档案管理由档案管理员专人负责三、档案管理员的职责1.负责公司业务文档的收集、整理、归档工作2.保证业务档案的原始资料及单据齐全完整、使用方便，并作好文档的保密工作四、档案资料的收集与整理1.公司的归档资料实行“月度归档”制度，即：每月的1—5日为公司档案资料归档期2.在档案资料归档期，由档案管理员向各部门收集应该归档的原始资料，各部门经理应积极配合与支持3.凡应该归档的资料，由档案管理员和各部门制定人员办理交接手续，及时归档 五、档案的保管１.档案需按规定分类排放、排列整齐２.档案室应保持清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作３.档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，并需经常检查档案室消防器材４. 档案管理员做到人走加锁、关窗，妥善保管档案室钥匙，确保档案室安全５.熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符对已破损和字迹退色的档案，应及时复制。

６.非经允许，外人不得随便进入档案室未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传7．切实做好平时防范工作，做到人离灯灭，消除火灾隐患，保证档案安全六、档案的借阅1. 因工作需要，公司员工需借阅本部门档案时，由经办人填写《档案借阅登记表》，经本部门经理签字后，报业务管理部经理批准2.档案借阅者必须做到：① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改② 注意安全保密，严禁擅自复印、抄录、转借、遗失 七、 档案的销毁1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料2. 当某些档案到达销毁期时，由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》交业务管理部经理审核，业务总监批准后执行3.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档4.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管总监指定专人监督销毁 山东东岳国际经贸合作股份有限公司 二O O 九年三月十日2。