公文管理规定3.doc

1. 0总则1.1目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本规定1.2定义：公文是指各中心/部门、分支机构正式发布的令、决定、通知、通报、 公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件1.3管理部门：人力资源中心负责公司公文的管理1.4适用范围：本规定适用于全公司2. 0公文种类2.1公司的公文按用途划分为十类：2. 1. 1 令适用于总经理直接签发的用于嘉奖、惩处相关单位或人员的公文2. 1.2决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定等事项2. 1.3通知适用于批转下级单位的公文，转发上级或平级单位的公文，人事任免，传达要求 下级单位办理和需要有关单位了解或者执行的事项2. L4通报适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项2. 1.5批复适用于答复下级单位请示事项2. 1.6意见适用于对重要问题提出建议和处理办法2. 1.7报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问2. 1. 8请示适用于向上级单位请求指示、批准2. 1.9会议纪要适用于记录、传认会议情况和议定事项2. 1. 10 函适用于平级单位或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。

2. 2公文按层级划分为三层：2.2. 1公司级公文公司级公文是指由公司统-发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、 奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理或总经理助理签发2. 2.2中心/部门级公文中心/部门级公文是指各中心/部门业务范畴的公文，由中心主任或独立部门经理签发2.2.3分支机构级公文分支机构级公文是指分支机构发布的日常公文，由分支机构负责人签发3. 0公文格式3.1公文一般由发文单位标识：发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分3. 1. 1紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”3.1.2发文单位标识应*使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在后3.1.3发文字号应半包括单位简称或代码、年份、序号联合行文，只标明主办 单位发文字号3.1.4公文标题应*准确简要地概括主要内容并标明公文种类，-•般应半标明发 文单位公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号3. 1. 5主送单位指公文的主要受理单位，应*使用全称或者规范化简称3. 1. 6公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

3.1.7签发人要求签署姓名，清晰可辨签发口期以负责人签发的口期为准，联 合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准3. 1.8公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注3.1.9公文应*标注主题词3. 1. 10抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全 称或者规范化简称、统称3. 1. 11文字从左至右横排书写3. 2编号规则3.2. 1公司级公文（格式见SZ2100301）由人力资源中心根据管理权限统一编号, 编号格式为：RST总字［年份］第XXX号3.2.2中心/部门级公文（格式见SZ2100302）由各中心/部门自行编号，各机构 根据业务工作需要和分类原则，按规则以26个英文字母进行区分，依次编号， 编号格式为：SZ总（A）字［年份］第XXX号SZ法（A）字［年份］第XXX号SZ考（A）字［年份］第XXX号SZ人（A）字［年份］第XXX号SZ财（A）字［年份］第XXX号SZ策（A）字［年份］第XXX号SZ营（A）字［年份］第XXX号SZ技（A）字［年份］第XXX号SZ计（A）字［年份］第XXX号总经理办公室法律事务部考核指导工作小组人力资源中心财务管理中心策划中心营销中心技术管理中心计划管理部3. 2. 3分支机构级公文由各分支机构编号，其中“部门简称”取部门第一个汉字, 编号格式为：3. 2. 3. 1市场管理部（格式见SZ2100303）AS+部门简称+字+［年份］+第XXX号 BS+部门简称+字+［年份］+第XXX号 CS+部门简称+字+ ［年份］+第XXX号 DS+部门简称+字+［年份］+第XXX号 ES+部门简称+字+［年份］+第XXX号 FS+部门简称+字+［年份］+第XXX号 GS+部门简称+字+ ［年份］+第XXX号 HS+部门简称+字+ ［年份］+第XXX号 IS+部门简称+字+［年份］+第XXX号 JS+部门简称+字+［年份］+第XXX号辽宁市场管理部河北市场管理部西北市场管理部河南市场管理部山东市场管理部江苏市场管理部湖北市场管理部四川市场管理部浙江市场管理部广东市场管理部上海溢祥 YX+部门简称+字+［年份］+第XXX号3. 2. 3. 2生产厂（格式见SZ2100303）深圳日化厂 AC+部门简称+字+［年份］+第XXX号汇中宜恒厂 BC+部门简称+字+［年份］+第XXX号3. 2. 3. 3配货站（格式见SZ2100303）沈阳配货站兰州配货站郑州配货站重庆配货站上海配货站广州配货站AP函［年份］第XXX号 BP函［年份］第XXX号 CP函［年份］第XXX号 DP函［年份］第XXX号 EP函［年份］第XXX号 FP函［年份］第XXX号3. 2.4联合行文（格式见SZ2100302）的编号按主办单位编号规则编列。

3.3字型、字体与间距标准黑体二号加粗黑体三号加粗宋体四号宋体四号、小四号或五号黑体四号加粗宋体小四号宋体五号单倍行距标准3. 3. 1大标题3. 3. 2小标题3. 3. 3文档号3. 3.4正文3. 3. 5主题词3. 3.6抄送3. 3.7页码3. 3. 8行间距3. 3.9字间距 3. 4公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmx297mm）,左侧装订，公文页面上问 距为20mm,下间距为15mm,左右间距均为25mmo3.5由于篇幅所限，发文单位标识等内容与正文不能在同一页纸上出现的，应于 公文末页第1-4行顶格处标识“（此页无正文）”3. 6落款形式：发文单位空二行印制签发人的职务、姓名，职务、姓名上方用顶 划线作签字位置，发文单位名称与签发人职务、姓名之间相互对称签发人职务、 姓名下空一行标注发文年、月、日3. 7公文收尾包括主题词、抄送、页码三部分3. 7. 1主题词3. 7. 1. 1为便于计算机检索和管理公文，文件应包含主题词主题词由类别词和 类属词两部分组成3. 7. 1.2标引方法3. 7.1. 2.1 一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词主题词标在文 件的抄送栏之上，顶格写，每个主题词之间空一格，。

3. 7. 1.2.2标引顺序是先标类别词，再标类属词在标类属词时，先标反映文件 内容的词，最后标反映文件形式的词3. 7. 1.2. 3-份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引, 再对第二个主题内容进行标引3. 7. 1.2.4根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引3. 7.2抄送单位：整个标注区域用二条等宽的平行实线作界线，平行实线的下面 一条位于页面上的最后一行3. 7.3页码：位于公文纸正面页脚正中的位置，用阿拉伯数字标识：“第X页共X页”4. 0公文行文规则4. 1行文应毕确有必要，注重效用4. 2行文关系根据隶属关系和职权范围确定4.2.1属于主管单位职权范围内的具体问题，应当直接报送主管单位处理，一般 不得越级请示和报告4. 2.2属于单位职权范围内的事务，应当由单位自行行文非独立运作部门未经 所属中心/部门、分支机构负责人签批或授权不得向外单位发文4.3“请示”应当一文一•事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的， 应当用抄送形式报告”不得夹带请示事项4.4草拟公文应注意以下事项：4. 4.1符合国家的法律、法规及其他有关规定如提出新的制度、规定等，要切 实可行并加以说明。

4. 4.2情况详实，观点明确，表认•准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅 力求简短4. 4.3公文应半根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定4. 4.4人名、地名、数字、引文准确引用公文应当先引标题，后引发文字号 引用外文应当注明中文含义日期应具体到年、月、日4. 4.5结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第 四层为“ (1)4.4. 6要求使用国家法定计量单位4. 4.7文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称使用国际组织外文名 称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文含义4. 4.8公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略 语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应使用阿拉伯数 字5. 1公司级公文5.1.1公司级公文由人力资源中心起草，统一格式并编号，公文背面由起草人、 审核人及中心/部门负责人签字确认，交签发人签发5.1.2人力资源中心负责公文的编号、分发和登记在印制公文前，复核审批签 发手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发5.2中心/部门级公文5.2.1中心/部门单独发文：属中心/部门职权范围内的事务，由相关中心责任人 起草，由中心/部门负责人签发：其中属分管副总经理权限的，必须由分管副总 经理签发。

5.2.2 I1心/部门联合发文；涉及其他单位职权范围内的事务，主办中心/部门应 当与相关中心/部门联合发文，并由主办中心/部门起草，经中心/部门审核后， 交相关中心/部门共同签发5. 2. 2. 1公文发布单位对以下情况承担责任：越权行文；公文内容涉及其他中心 /部门而未送交其他中心/部门会签；与相关中心/部门未达成一致意见而自行发 文；与现行制度或有关公文发生冲突：公文本身存在较大矛盾或失误5. 2. 2. 2公文会签单位对以下情况承担责任：越权审批；公文与现行制度或有关 公文发生冲突；公文本身存在较大矛盾或失误5. 3总部各中心/部门向分支机构发文应严格遵循归曰管理原则5. 3.1各中心/部门向市场管理部发文，由营销中心转发5. 3.2各中心/部门向生产厂、配货站行文，由分管生产副总经理签批转发6. 0收文办理流程6.1各单位收到公文后，应及时登记、传达6. 2各单位收到公文后，应当进行审核重点为：是否应由本单位办理；是否符 合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定6. 3经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门 办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。

6. 4各单位对公文要及肘传达，特急件立即批复，急件*天批复，一般文件两个 工作口内批复确有困难的，应及时向发文单位说明原因对不属于本单位职权 范围或者不宜由本单位办理的公文，应半及时退回发文单位并说明理由6. 5审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应半明确签署意见、姓名和审批 日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知6. 6送单位负责人批示或者交有关部门办理的公文，主办人要负责催办，做到紧 急公文、重要公文跟踪催办，一般公文定期催办7. 0公文归档及管理7.1公文发布完毕后，根据公司《档案管理规定》和其他有关规定，发文部门应 及时存档，个人。