建材集团公文管理制度模板.doc

公文管理制度文件类别： 管理制度文件编号： ZD 集字[201*]01*号发行日期：机密等级：□机密 ■一般合计页数 共8页制疋审 核批 准名称公文管理制度文件编号：ZD集字[201*]01*号1. 目的：为使集团的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，特制 定本办法2. 范围：本办法适用于 建材集团本部及各个业务单元3. 定义：3.1公文是指在企业经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子文档方式 为载体的文书3.2公文处理是指公文办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作4. 职责：4.1行政人事中心：集团行政公文归口管理部门，负责集团的公文处理工作并指导下属各业务 单元的公文处理工作4.2各业务单元人事行政部：本单元行政公文归口管理部门，负责本单位的公文处理工作，各 业务单元均应参照本办法进行公文管理，并应设立专职文秘人员处理公文4.3所有以集团名义下发的文件必须经过行政人事中心审核，并由行政人事中心统一下发各 职能中心只能以中心名义发文，如文件内容涉及到跨中心业务的需经行政人事中心会签后方可下 发5. 公文种类及适用范围：5.1公文种类：公文按行文方向可分为：上行文、下行文和平行文。

上行文是指各业务单元向集团董事局、集团总裁办及集团各职能中心请求指示、汇报工 作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”请示是下级向上级或业务主管部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核 批准某事项时使用的请求性上行公文报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文名称公文管理制度文件编号：ZD集字[201*]01*号下行文是指集团董事局、集团总裁办及集团各职能中心向下属各业务单元下发的文件， 文种有“通知、通报、决定、批复”等平行文是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照 性文件，文种有“函”5.2公文按来源分为外来公文和内部公文，内部公文包括集团公文和各职能中心公文集团公文是集团内部最具权威性的行政文件，对下属各单元具有普遍的效力部门公文 只对本部门或职能范围具有指令性集团公文适用于：发布集团重要的方针政策、重大工作部署性文件及重要会议纪要； 发布集团的总结计划；发布集团重要的管理制度；发布集团各单元或个人的重大表彰奖惩通报或决 定；发布集团及下属业务单元的组织架构的设置、合并、撤销及高层人员的人事任免决定；向政府 部门汇报有关工作的请示、报告；对下属业务单元重要请示事项的批复； 其它必须以集团名义上报 下发的文件。

中心公文适用于：上报下发本中心工作安排、规划、计划、总结、会议纪要等；发布 对本中心的集体或个人一般性表彰奖惩通报或决定； 发布本中心内部规章制度和管理办法； 布置本系统内一般性工作；其它必须以中心名义发布的事项6. 公文格式：6.1公文一般由发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印 章、发送范围等部分组成发文单位应写全称或规范化简称集团正式编号公文一律居中标印“浙东建材集团文件”集团各中心正式编号公文文头为中心名称加文件， 分别为：“集团行政人事中心文件”、 “集团财务中心文件”、“集团战略发展中心文件”、“集团运营中心文件”、“集团审计部文件”、 “集团技术中心文件”、“集团采购中心文件”、“集团项目办文件”业务单元正式编号公文分别居中标印“宁波水制文件”、“上海水制文件”、“温州水制名称公文管理制度文件编号：ZD集字[201*]01*号文件”、“上海铝业文件”、“宁波塑建文件”、“基础公司文件”6.123文头一律使用浙东建材LOG（色、52磅、华文中宋加粗字体，文头名称上边缘至页上边 缘4.5倍行距；非编号公文则采用白头形式发文字号包括发文单位代字、年份和序号组成。

用四号宋体，间隔横线之上正中间隔横线2磅黑色实线，长155mm签发人标注在发文字号右侧，用四号宋体，签发人后标全角冒号，冒号后用四号宋体 标识签发人姓名公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除制度、 规章名称加书名号外，一般不用标点符号标题行间距为段前1行，段后1行，用二号黑体字加粗， 可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，且行间距为 28磅主送单位左侧顶格用四号宋体字主送单位下一行，每自然段左空 2字，用四号宋体字，行间距28磅，回行顶格 数字、年份不能回行公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称在正文下一 行左空2字符用四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称附件名称后不加标点符号附件 应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件” 在正文（如有附件，则在附件下方）下成文时间前用黑体加粗 4号字署发文单位名称，并与成文时间居中对齐成文时间以签发人签发日期为准，用黑体加粗汉字将年、月、日标全，“零”写成“0”，盖章公文除会议纪要外，应当加盖印章；会议纪要由会议主持人签发发送范围主送部门用“发”，其他需了解公文内容的上级部门用“呈”，同级部门和无 隶属关系部门用“送”。

排版时遇末页仅有发文单位及日期而无正文的在末页第一行顶格用四号宋体加粗标注“（此页无正文）”字样名称公文管理制度文件编号：ZD集字［201*］01*号6.2公文用纸一般采用国际标准 A4型（长297mm宽210mm）,左侧装订公文用纸天头（上白边） 为：25.4mm 下白边24mm公文用纸订口（左白边）为： 31.7mm6.3集团及各职能中心公文式样、各业务单元公文式样参见附件，其他公文式样参照本办法制定7. 发文字号：7.1集团公文的发文字号分三种：重要方针政策、规章制度、管理办法的发布适用“ ZD集字［年度］当年顺序号”；重大机构设置、人事任免、总结计划、奖惩通报、对下属单位批复、请示、报告、工作布置、活动安排、事项通知等适用“ ZD集发［年度］当年顺序号”；重要会议纪要的发布适用于“ ZD集会［年度］当年顺序号”7.2业务单元发文参照集团发文字号，根据需要采用“字”、“发”、“会”集团总部各部门发文字号为：行政人事中心：ZD集行人字/发/ 会［年度］序号；财务中心：ZD集财字/发/会［年度］序号；战略发展中心：ZD集战字/发/会［年度］序号；审计部：ZD集审字/发/会［年度］序号；运营中心：ZD集运字/发/会［年度］序号；技术中心：ZD集技字/发/会［年度］序号；采购中心：ZD集采字/发/会［年度］序号；项目办：ZD集项字/发/会［年度］序号。

业务单元发文字号如下：宁波水制：ZD甬水字/发/会［年度］序号；上海水制：ZD沪水字/发/会［年度］序号；温州水制：ZD温水字/发/会［年度］序号；上海铝业：ZD沪铝字/发/会［年度］序号；名称公文管理制度文件编号：ZD集字［201*］01*号722.5宁波塑建：ZD甬塑字/发/会［年度］序号；722.6基础公司：ZD甬基字/发/会［年度］序号；8. 行文规则：8.1行文关系应根据各自隶属关系和《分权规范手册》规定的职权范围确定8.2需提请集团外部单位协助解决的业务性工作，属于职权范围内的，可由各单元直接行文， 同时报行政人事中心；必须以集团名义向集团外部单位行文的， 须报行政人事中心统一平衡后决定是否发文8.3集团各职能中心下发公文，除报相关业务单元外还应同时报行政人事中心，以便协助处理8.4 “请示”与“报告”要严格分开，公文标题不得出现“请示报告”文种除领导直接交办的 事项外，“请示”不得直接送领导者个人报告”中不得有请示事项8.5 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，由主送部门负责答复，如有需要应同时送其他部门如有多件请示事项，一定要分头行文 “请示”一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应送被越过的部门。

8.6上级部门向受双重管理的下级单位行文，必要时应当送其另一上级部门 ？9. 公文办理：9.1公文办理分为收文和发文收文办理一般包括传递、签收、登记、转发、拟办、批办、承办、催办、查办、归档、销毁等 程序；发文办理一般包括拟稿、会签、开会讨论、审核、签发、用印、登记、编号、发放、归档、 销毁等程序9.2送单元负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办，特急公文要求在收文 或发文当天办理完毕，急件要求在收文或发文两天内办理完毕9.3发文处理应注意以下事项：草拟公文必须注意以下各点：931.1要符合国家法律法规和集团规章制度名称公文管理制度文件编号：ZD集字[201*]01*号931.2情况确实，观点明确，文字精炼，条理清楚，标点准确，篇幅力求简短931.3用词准确、规范文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称931.4层次分明，结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ 1、”，第 四层为“（1）”所有规范性公文或涉及到其它单元/中心职责范围需要共同遵守协力完成的公文在 送审前必须会签会签原则上由拟稿单元/中心组织进行会签时间一般不超过两个工作日，会签 单元/中心如有意见需注明，以供拟稿单元/中心和签发领导参考。

开会讨论若公文需由相关单元/中心开会讨论或征求意见，会议原则上由拟稿单元 /中 心负责组织若公文需由集团总裁办开会讨论或征求意见， 会议由行政人事中心负责组织 会后由 拟稿单元/中心拟写会议纪要，并根据纪要决议对公文进行修订，再进行会签所有集团公文必须经行政人事中心审核审核的重点为：是否需要行文，是否符 合集团的制度及有关规定，是否与有关单元/中心协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等 是否符合本办法的有关规定一般审核时间不超过两个工作日不符合本办法的文件行政人事中心 可退回呈报单元/中心公文一经签发即行生效，签发人对公文内容负领导责任以集团名义或中心名义下发的各类公文（包括字、发、会类），在书面会签完成后，其 中以集团名义下发的公文要将一份公文连同审批原稿送行政人事中心统一存档， 以中心名义下发的公文，公文名称报行政人事中心备案公文会签完成后，由拟稿人根据本管理办法排版后，通过 0A公文流转模块提交，提交时请根据文件内容选择相应的可阅读范围或人员，经行政人事中心审核编号后下发重要公文加盖公章发布实行后，如以后作了修订，则在发布新修订公文的同时注明旧公文 废止，保证流转使用中公文的唯一版本。

传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全绝密级公文不得利用计算机、机传名称公文管理制度文件编号：ZD集字[201*]01*号送绝密级公文未经单位负责人或行政人事中心批准不得私自翻印10. 电子公文：10.1随着信息技术和电脑网络的普及，公文处理工作将越来越多的通过信息技术手段完成，以 电子形式为载体的公文效力等同于纸质公文10.2电子公文的命名规则为：“发文字号+公文标题”；附件命名规则为：“发文字号+附件+ 附件序号+附件标题”如下例：集字[2010]001号：公文处理办法；1022 ZD集字[2010]001号附件一：集团及各职能中心公文式样11. 制度修订：11.1制度特指以“ ZD集字”下发的文件，即集团制度11.2新增制度。