选择会议场所的基本步骤《秘书基础》.doc

选择会议场所的基本步骤《秘书基础》 会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去： 1．确定会议目的 2．确定会议形态 3．决定实质上的需求 4．考虑与会者的期望 5．选择何种会议地点与设备 6．评估选择的正确性 针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下 确定会议目的 大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚 选择会议场地的工作清单(checklist) 先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地 地区 1．费用(成本)与便利性 2．是否邻近机场 3．轿车或出租车是否足够 4．充足的停车空间 5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况 环境 1．当地有何观光点。

2．购物 3．休闲活动 4．天候状况 5．环境是否良好 6．餐厅 7．当地治安是否良好 8．社区经济状况 9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况 10．当地会议局或观光旅游局支持与服务情况 11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面 设备 1．警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何 2．大厅(lobby)是否整洁，吸引人 3．报到处是否容易找到： (1)是否有足够房间供工作人员使用 (2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段 (3)接待处的人力是否足够 4．当人数众多时是否有足够的电梯设备 5．询问处是否全天候有人值班 6．立即回复有关询问，尽速转送留言 7．对客人的服务： (1)药局 (2)礼品店 (3)柜台服务 (4)保险箱 8．舒适、整洁的饭店住房： (1)家具是否完好 (2)现代化冲浴设备 (3)充足光线 (4)足够的衣橱空间与衣架。

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