哈尔有限公司会计软件应用报告课程设计.doc

《会计软件应用实验》课程设计学 号： 课 程 设 计题 目哈尔有限公司会计软件应用报告学 院管理学院专 业会计学班 级会计XX班姓 名XXX指导教师XXX2013年1月5日药品零售企业会计软件的应用1 公司设定1.1 哈尔有限公司的经营范围和所属行业简介哈尔有限公司始建于2003年，是湖南省小型平价药品超市连锁企业其平价超市分布于湖南省境内，本着“开架自选，平价销售”的药品超市经营模式，积极推崇“自我保健、自我药疗”的非处方药经营理念，在湖南省境内相继开设连锁门店公司高举“平价、专业”大旗，以“为人类健康提供超值的商品和服务”为己任，秉承“诚信、敬业、团结、创新”的企业精神其经营范围主要包括妇科类、清热解毒类、抗风湿类、心血管类、消化系统类、五官科用药类、抗生素类、注射剂类等八大品牌产品群1.2 哈尔有限责任公司的规模和组织架构哈尔有限公司分布于湖南省境内四个地区，总计大约20个左右的连锁超市，现有职工约400人，其中执业医师20人每年大约实现营业收入360万元，注册资本约100万元公司的组织架构如下图1-1 所示因为该公司属于零售企业范畴，不同于工业企业，缺少生产制造环节。

因此在总经理下面设置六个部门，分别为企划部、采购部、销售部、客服部、财务部、行政部企划部主要负责该公司的形象设计，门面设计，场地设计等事务；采购部主要负责向供应商采购货物运送至公司总部下的四个地区，并在四个地区下设仓库，便于药品的收发与管理；该公司为零售企业，因此顾客的反响与喜爱决定商品是否能完成惊险的跳跃，因此在销售时，要注意员工素质的培训和药品的质量控制；客服部是销售部的支持部门，主要负责对销售的支持以及解决顾客购买过程中遇到的问题；行政部负责处理公司日常业务及琐事；财务部是负责公司的会计核算以及财务监控董事会监事会总经理企划部行政部采购部财务部客服部销售部质检部1.3哈尔有限责任公司的业务特点和业务流程1.3.1业务特点1.3.1.1交易次数多，交易平均金额小零售是指对最终消费者的活动，它不同于生产制造商批发商，生产制造商和批发商的顾客主要是指生产者或是转售者，他们购买产品的目的可能是再生产，也可能是再出售零售是向最终消费者出售商品，因此，我们经常也将零售企业的“顾客”概念等同于“消费者”的概念由于零售主要面对的是数量众多的个人消费者，所以零售是交易次数较多，平均交易金额较小1.3.1.2即卖产品又卖服务提供服务是零售企业销售过程中不可或缺的活动，尤其是随着现代社会生产力水平的发展和信息时代的来临，商品同质化严重，任何一种商品在品种、质量和价格方面的优势都日益弱化，因此，零售商之间和相关行业之间都将服务作为竞争的一个有力手段。

1.3.1.3药品的搭配与组合当今的市场需求变化快，消费者的需求呈现多样化，个性化和层次化，因此面对这一特点，大药房为满足变化中的消费者不同的需求，经营的商品种类既要有综合性，同时畅销药品品种由又要多，也就是说药房所销售的药品既要多样化又要满足不同价格层次的顾客的需要1.3.1.4连锁经营该公司在4个地区分设20个左右的超市连锁店面1.3.1.5采购方式（购）哈尔有限公司的经济利益主要来自规模效益，基于采购成本和仓储成本以及管理的需要，连锁零售企业基本上都采用中央采购及地采相结合的方式制定的药品采购计划，应经质量管理人员审核；采购药品应签订采购合同，明确质量条款采购合同如果不是以书面形式确立的，购销双方应提前签订明确质量责任的质量保证协议；购进药品应开具合法票据，做到票、帐、物相符，票据和凭证应按规定保存至超过药品有效期一年，但不得少于两年1.3.1.6药品销售管理（销）营业员应正确介绍药品，不得虚假夸大和误导消费者对顾客所购药品的名称、规格、数量认真核对无误后，方可销售；销售药品时，处方必须经执业药师或从业药师审核签章后，方可调配和出售无医师开具的处方，不得销售处方药；凡经质量管理部门检查或接上级药品监督管理部门通知的不合格、过期失效、变质的药品，一律不得上柜销售；药品不得采用有奖销售，附赠药品或礼品等方式销售。

因此哈尔有限公司的销售费用相对其他行业来说较少，尤其是广告费用基本不需要1.3.1.7仓库管理（存）哈尔有限公司仓库管理对象为药品，因此对仓库的硬件设施以及仓库管理员的素质都有很高的要求应设置温湿度条件适宜的恒温库对有特殊储存要求的药品，应设定相应的库房温湿度条件，保证药品的储存质量；按照药品性能，对药品实行分区、分类储存管理具体要求：药品与非药品、内服药与外用药应分区存放；人用药与兽用药、性能相互影响、易串味的药品要分库存放；中药饮片应专库；危险药品应专库存放并有安全消防设施；根据季节、气候变化，做好库房温湿度管理工作，每日上、下午定时各一次观测并记录“库房温湿度记录表”，并根据库房条件及时调节温湿度，确保药品储存安全；药品存放应实行色标管理等验品、退货药品区——黄色；合格品区、中药饮片零货称取区、待发药品区——绿色；不合格品区——红色1.3.2业务流程1.3.2.1采购业务流程仓库管理人员根据库存需要，当库存水平降至再订货点时，根据经济订货量提交请购单经具有专门权限的授权人员批准以后，将订单交由供应商供应商发出商品，公司做好接货准备，并由财务部的出纳员负责付款质检部门的人员对存货进行常规检查，发现不合格品后由采购人员负责联系供货商退货，合格品由仓库管理员验收入库。

1.3.2.2销售业务流程哈尔有限公司为零售行业，数量金额小，多为现销业务1.3.2.3存货业务流程哈尔有限公司存储的库存商品是药品，较为特殊，因此需要重视这一环节的控制仓库保管员应根据购货订单上的数量和质量要求独立地检验收到的货物每一项收到的货物必须在检验以后填制供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量等信息一旦存货入库后，仓库保管员应加强对存货的保管，并设置药品吊卡，药品要分类存放分类标识发现有不合格药品要请求上级批示或者根据权限自行处理；发现缺货要及时填制请购单提请有有关人员采购1.4哈尔有限公司的财务特点和记账流程1.4.1哈尔有限公司的财务特点1.4.1.1会计职务设置哈尔有限公司为零售企业，实现收入的方式主要是现销，基本上不存在应收账款，所以不应该设置应收会计这一职位主要在财务部下设总账、资金、存货、结算、往来等会计职务1.4.1.2核算模块哈尔有限公司主要经营药品零售，主要是向顾客出售产品，且金额较小，多为现销，一般不存在应收模块的核算；且商业不同于工业，其主要业务是购销存，将商品直接买进然后卖出而自身并不像制造业一样的生产产品，因此也不需要成本模块的核算1.4.1.3客户分类哈尔有限公司经营零售行业，顾客分散，流动性大，不集中，多为散客，其消费金额较小，因此不需要进行客户分类的核算。

1.4.1.4多笔金额综合记账每笔金额数量小，且数量多所以会计人员一般根据日结单来填制记账凭证并据以登记入账1.4.1.5库存商品核算方法哈尔有限公司的库存商品一般采用售价金额核算法库存商品”科目按售价金额记录，同时设置“商品进销差价”科目核算商品售价与商品成本的差额这里的售价是指零售药品的出售价格，包括销售价格和销售增值税两部分相应地，“商品进销差价”也包括商品售价中的销项税和商品销售价格（不含税销售价格）与商品成本的差额两部分1.4.1.6 OI费用哈尔有限公司为商业零售企业，通常会收取供应商名目繁多的费用，俗称OI费用此部分费用有些与供应商送货和销售收入相关，有些则完全不相关因为零售企业市场竟争激烈，商品零售毛利率越来越低，零售企业的一部分利润来源就来自于收取供应商的OI费用所以，商业连锁零售企业通常都会设置专门的部门来核算此类费用，加强OI费用收取的管理，通常由采购部或财务部负责列举部分OI费用如下：1、坏货折扣、损耗折扣、购货折扣、提前付款折扣、进项税差额（指供应商不能提供增值税发票而导致的进项税差额）、保底毛利保护、订货不满折扣、不及时送货折扣2、水费（相当于转售水，按税法税率6%或13%）3、电费、物料费（相当于转售电及物料，增值税17%）。

4、仓储费、占地费、租金、陈列费、管理费、裤脚费、信息服务费5、节假日费、店庆费、赞助费6、罚款、违约金1.4.1.7现金的管理哈尔连锁零售企业的最大生命线就是资金，而结算管理是关系到资金正常运作的一个最大的关键哈尔连锁零售企业的资金通常都会由总部统一调配，即区域除日常开支外，四个地区所有的资金都会上划总部，由总部统一管理按付款计划，需要付供应商货款时，由总部下划资金到四个分区，结付供应商货款1.4.1.8存货的盘点库存商品的流失是商业连锁零售企业的利润损失的一个主要原因，因此，盘点对商业连锁零售企业非常重要通过盘点，有助于企业了解实际的库存、反映企业的实际盈利、加强库存管理、提高存货周转、提升企业的效益1.4.2哈尔有限公司的记账流程1.4.2.1根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证1.4.2.2根据收付记账凭证登记现金日记账和银行存款日记账1.4.2.3根据记账凭证登记明细分类账1.4.2.4根据记账凭证汇总、编制科目汇总表1.4.2.5根据科目汇总表登记总账1.4.2.6期末，根据总账和明细分类账编制资产负债表和利润表2 通用财务软件在哈尔有限公司的应用和比较2.1 用友软件在哈尔有限公司的应用2.1.1 操作过程2.1.1.1系统管理及初始化首先进行用友U8的初始设置，其实质就是将通用会计软件经过一系列的初始设置后转为公司的专用会计软件。

第一步，为哈尔有限公司新建账套；账套名称与主管均为本人姓名，启用会计期间为2003年05月，单位名称为哈尔有限公司，企业类型为商业，行业性质为“2007年新会计制度科目”如图所示：图2-1-1 创建帐套因为哈尔为药品零售企业，多为现销，且客户分散；在湖南省境内，并没有涉外业务因此不必设置客户分类与外币核算如图所示：图2-1-2账套基础信息设置科目编码级次为4222；因为该公司销售的药品大约有六大类，而考虑到药品行业药物的更新与生物技术的发展，且每大类药品下又有无数的小类和明细，设置的存货级次为2432；该公司下设7大部门，自部门经理以下级次最多三层，因此设置部门编码级次为122；收发类别级次为12；该公司多为现销业务且客户分散，不必设置客户分类编码级次如下图所示：2-1-3 科目编码级次第二步，哈尔公司为商业零售企业，没有应收核算，我启用了总账、应付、出纳、固定资产、采购、库存管理模块，且因为该企业为商业企业，并不涉及“制造”这一环节，因此，我没有启用“成本管理”模块第三步，以系统管理员的身份登入系统管理，增加用户并对用户进行授权这一个步骤也可以在新建账套之前操作一般来说设置三名用户，账套主管为本人；一名会计员，权限为总账会计；一名出纳员，权限为出纳。

设置完成之后，登入企业应用平台进行初始化设置第四步，打开“基础设置”页签下的“基础档案”—“机构人员”，分别设置“部门档案”和“人员档案”；点击“增加”后输入信息并保存根据第一部分中公司的组织架构，需要设置企划部、采购部、销售部、客服部、财务部、行政部、质检部七大部门企划部由11人组成其中一名经理，两名副经理，另外每个地区设两名负责人该部门主要负责哈尔公司品牌的推广、市场调研、信息收集、公司的外在形象以及宣传等工作；采购部由43人组成其中一名经。