采购管理制度(doc 29页).docx

采购管理制度标准采购作业程序  　　采购作业内容是从收到"请购案件"开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅"厂商资料"、"采购记录"及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购详细作业程序及要点如：　　□ 采购作业程序及要点标准采购作业细则　　 □ 请 购　　第一条 请购部门的划分　　各项材料的请购部门如下：　　(一)常备材料：生产管理部门　　(二)预备材料：物料管理部门　　(三)非常备材料：　　1.订货生产用料：生产管理部门　　2.其他用料：使用部门或物料管理部门　　第二条 请购单的开立、递送　　(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，"请购单(内购)(外购)"附"请购案件寄送清单"送采购部门　　(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购　　(三)紧急请购时，由请购部门于"请购单""说明栏"注明原因，并加盖"紧急采购"章，以急件卷宗递送。

　　(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于"请购单"上注明"试车检验"及"预定试车期限"　　(五)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制"请购单"提出请购　　第三条 免开请购单部分　　(一)下列总务性物品免开请购单，并可以"总务用品申请单"委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：　　1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等　　2. 招待用品：饮料、香烟等　　3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等　　4. 打字、刻印、报表等　　(二)零星采购及小额零星采购材料项目　　第四条 请购核决权限　　(壹) 内购：　　1. 原物料：　　(1) 请购金额预估在1万元以上者，由科长核决　　(2) 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决　　(3) 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决　　2.财产支出：　　(1)请购金额预估在2000元以下者，由科长核决　　(2)请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决　　(3)请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决　　3. 总务性用品：　　(1)请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。

　　(2)请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决　　(3)请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决　　附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以"财产支出"核决权限呈核　　(二)外购：　　1.请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决　　2.请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决　　第五条 请购案件的撤销　　(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于"请购单(内购)"或"请购单(外购)"第一、二联加盖红色"撤销"的戳记及注明撤销原因　　(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：　　1.采购部门于原请购单加盖"撤销"章后，送回原请购部门　　2.原"请购单"已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门　　3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门　　□ 采 购　　第一节 一般规定　　第六条 采购部门的划分　　(一)内购：由国内采购部门负责办理　　(二)外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理　　(三)总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。

　　第七条 采购作业方式 除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：　　(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购　　(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购　　第八条 采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正　　第二节 国内采购作业处理 第九条 询价、比价、议价　　(一)采购经办人员接获"请购单(内购)"后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价　　(二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于"请购单"上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核　　(三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单"询价记录栏"中注明，经主管签认后呈核。

　　(四)对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以等联络方式向厂商议价 (五)采购部门接到请购部门以联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理　　(六)"试车检验"的采购条件，采购经办人员应于"请购单"注明与厂商议定的付款条件呈核　　第十条 呈核及核决　　(一)采购经办人员询价完成后，于"请购单"详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核，并依请购核决权限呈核　　(二)采购核决权限： 　　第十一条 订购　　(一)采购经办人员接到经核决的"请购单"后应以"订购单"向厂商订购，并以或确定交货(到货)日期，同时要求供应商于"送货单"上注明"请购单编号"及"包装方式"　　(二)若属分批交货者，采购经办人员应于"请购单"上加盖"分批交货"章以资识别　　(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应于"请购单"加盖"暂借款采购"章，以资识别　　第十二条 进度控制及事务联系　　(一)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以"采购进度控制表"控制采购作业进度 　(二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制"进度异常反应单"并注明"异常原因"及"预定完成日期"，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。

　　第十三条 整理付款　　(一)物料管理部门应按照已办妥收料的"请购单"连同"材料检验报告表"(其免填"材料检验报告表"部分，应于收料单加盖"免填材料检验报告表"章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门会计部门应于结帐前，办妥付款手续如为分批收料者，"请购单(内购)"的会计联须于第一批收料后送会计部门　　(二)内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款　　(三)短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款　　(四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款　　第三节 境外采购作业处理(含进口事务、关务)　　第十四条 询价、比价、议价　　(一)外购部门依"请购单(外购)"的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以或方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于"请购单(外购)"注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价　　(二)请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。

　 第十五条 呈核及核决　　(一)比价、议价完成后，外购部门应填制"请购单(外购)"，拟订"订购厂商""预定装船日期"等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决　　(二)核决权限　　1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决　　2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决　　(三)采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决　　第十六条 订购与合同　　(一)"请购单(外购)"经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续　　(二)需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理　　第十七条 进度控制及异常处理　　(一)外购部门应以"请购单(外购)"及"采购控制表"控制外购作业进度　　(二)外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立"进度异常及反应单"记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门　　(三)外购部门于外购案件"装船日期"有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立"进度异常反应单"记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。

　　第十八条 进口签证前("请购单(外购)"核准后)的专案申请　　(一)专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发"输入许可证"，申请函中并应请求"国贸局"在"输入许可证"加盖"国内尚无产制"的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税　　(二)进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请"输入许可证"之前准备"报价单"及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口　　第十九条 进口签证 外购材料订购后，外购部门应即检具"请购单(外购)"及有关申请文件，以"申请外汇处理单"(需在一星期内办妥结汇时，加填"紧急外购案件联络单")送进口单位办理签证进口单位应依预定日期向"国贸局"办理签证，并于"输入许可证"核准时通知外购部门　　第二十条 进口保险　　(一)FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依"请购单(外购)"外购部门指示的保险范围办理进口保险　　(二)进口单位应将承保公司指定的公证行在"请购单(外购)"上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证　　第二十一条 进口船务　　(一)FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获"请购单(外购)"时，应视其"装运口岸"及"装船期限"并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。

　　(二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于"信用状开发申请书"列明，作为信用状条款，向发货人指示装船　　(三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于"请购单(外购)"上注明，避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船　　第二十二条 进口结汇 进口单位应依"请购单(外购)"标示的"间发信用状日期"办理结汇，并于信用状(L／C)开出后以"开发L／C快报"通知外购部门联络供应厂商　　第二十三条 税务　　(一)免货物税及"工业用证明"的申请　　1.进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于"输入许可证"核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税　　2.除"免凭经济部工业局证明办理具结免税进口"的项目外。