商务信函培训提纲(初稿).doc

一、 商务信函的基本内容商务信函的规范得体十分重要，它不仅展示个人的写作能力，更体现出他所 服务的企业或机构的形象简便得体的结构将体现高效快捷的商务水准因此商务书面文件的内容要求 简易又有规范商务信函的正文一般可按四步式，即引言、详情、应答、结语商务报告一般包括了介绍，进展，查找问题，解决问题，其他建议几大要素, 商务函件的结构严谨、条理清晰二、 商务信函的基本格式信头：请使用事务所标准的函头称呼敬语：姓名，职务客套话（问候性或答谢性）正文结束敬语署名行文格式（请使用事务所统一的行文字体、字号、段落的标准）1・缩行式2. 齐排式根据对象选择适当的格式信封的打印与信纸的折叠三、 商务信函的基本种类商务函电的种类旬括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函 每一类函件均可利用已有的格式四、商务信函的写作基本原则不刻意追求使用华丽优美的词句用富有文采、朴实且不失庄重的语言，准 确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么1•人性化每一封信函的往来，都是跟收信人彼此之间的一次交流不要因为过份的商 务腔调而刻意的使用复杂的语句或绕口的修辞从阅读者的角度考虑写作的内 容2.语气语调由于信函都有其目的性，所以所采用的语气语调也应该符合信函要达成的目 的。

3•真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的让客 户感受到您的自然和真诚4 •直接客户每天都要阅读大量信函文件所以，信函一定要写得简明扼要，短小精 悍，切中要点5.礼貌礼貌并不是简单用一些礼貌用语就可以的而是要体现一种为他人考虑，多 体谅对方心情和处境的态度，并符合国际礼仪和文化、民族习惯当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点可以据理力争, 说明观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言还要提醒一点，“过犹不及”礼貌过头，可能会变成阿谀奉承，真诚过头， 也会变成天真幼稚所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果6•简洁朴实的语言，但不失雅致、庄重用简洁朴实的语言来写信函，让信函读起来简单，清楚，容易理解在富有 文采的同时应避免生僻或者复杂的词句7. 精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，人物等等，尽可能做到 精确这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程同时注意数字 的统一格式8. 完整完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种 方式等9. 条理性，逻辑性和层次感体现律师的专业性和特殊的行业水准。

10. 针对性写清收件的对象与抄送的对象等11. 回复迅速及时如果回复不够及时，就可能因为失去先机而失去商机12•标题这一点是特别针对写电子邮件的E-mai 1的标题是很重要的一个部分，您 的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的准确的标题让邮件显得更加 专业13•校对写完之后，一定要检查最基本是要确保没有错别字和语法、标点正确，然 后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错五、 内容较多时商务信函的写作方法要写出布局清晰、内容充实、结构合理的文章，需要作者一番精心的构思准 备不可匆忙提笔、草草收尾1•提纲式写作方法传统的方式2.头脑风暴式写作方法因人而异即放开思路，充分联想，不用顾及观点是否完全紧扣主题写出可以想到的 有关主题的所有内容;把写岀的这些观点或细节归类，并删除与主题无关的内容 即围绕写作题目自由地想观点、找素材、凑点子，至于立意的合性、组织的顺序 和句子是否合乎规则等，到正式写作时再考虑六、 分别举例说明1・关于邮件中的说明函要针对收件人的不同而区别对待简单的介绍这份邮件的目的，以及附件中所不能表达的背景信息或有益的内 容客气而简单的结尾2. 关于说明函、信件说明函针对件的急缓区别对待。

函的格式可以参照事务所格式，如果可以在函中直接说明的，可以 不用加附件3. 其他正式的商务信函4. 常用的词语合理的使用连词递进关系、因果关系、比较关系、对比关系、条件关系、 列举关系、时间顺序、强调关系、概况总结、重复解释充分利用事务所已有的范本。