应收应付款管理制度管理办法.doc

应收应付款管理制度应收应付款管理制度一、定义：1、应收款：公司销售产品向客户收取协议的款项，或者公司为客户提供服务而签订合同（或协议）应收取的款项2、应付款：公司采购产品向供应方支付协议的款项，或者公司为获得服务支持而签订合同（或协议）应支付的款项二、现金收款管理1.送货人员在为客户送完货验收完成后，应要求客户方收货人员签回《送货单》2.货款额低于5000元者，应尽量要求客户现金或支票支付3.对于第一次购买的客户要求其预付货款的30%才可以送货，多次购买且信用差的客户要求其预付货款的70%才可以送货；多次购买且信用好的客户可根据客户财务规定进行月结付款，客户财务信用由会计审核评定4.原则上现金支付必须由财务人员亲自办理，若送货人员接受委托在收取客户现金货款后，必须在回到公司后第一时间上缴到财务部，并填写《现金缴款单》，与公司出纳进行交接，不得以任何形式私自坐支公款5.出纳应在收款后第一时间知会会计，便于应收帐务处理6.会计应定期统计整理欠款客户名单、欠款金额、欠款时间、预处理方式等三、月结收款管理1.对于月结付款客户或者欠款客户，由会计建立应收账款管理台帐，列出明细，按客户财务月结时间之前一周由前台向客户发出《请款单》，由会计向对方相应人员催欠。

2.在对方明确表示货款清结时间后确定收款方式，为客户寄送货款发票，如需要进行现款回收时公司派出收款人员收款，以下为公司委托员工向客户收取货款的规定：① 有关人员进行收款业务时，须先到前台文员处办理客户回签白单的领出登记以及有关委托手续对于未收到款项的白单在回到公司后及时返还给前台文员，并作出还单登记；对于已收到的款项，收款人要凭有出纳盖章确认的《现金缴款单》到前台文员处进行销单手续② 有关人员收到的货款，必须在回到公司后第一时间上缴到财务部，不得私自坐支公款③ 如所收款项属打折收取的，必须经得总经理签名认可，否则财务部将按单据的实际金额向收款人收缴3.在公司发出《请款单》且对方无法明确货款清结时间时，会计将此项货款催欠工作移交给该项业务联系的业务员，进入欠款处理流程四、采购付款管理1.采购部必须根据多途径，少环节，货比三家，适时、适质、适量、适价保证原物料的供给，提供报价单至少有三家可选择比较 2.采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错采购部和财务部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料，采购部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输资料、进销数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定期分析，并及时提交原物料的市场行情、月原物料采购计划、外欠货款及资金需求计划给总经理（助理）。

3.一批原物料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，打印“付款申请单”一并送财会部做为付款凭证原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料的付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票4.采购部根据所订原料的到货期及付款条件，填报“采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货款在部分原物料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货（带款提货必须确保采购资金的安全，本款提货人如果是新进员工，款额不得超出当月工资），其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方能办理5.必要的原物料预付货款应遵循以下几点： (1)必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采用预付货款的结算形式 (2)必须事先派专人或信用良好的第三方，如派采购、品管人员一起去实地调查供应商的实物供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交总经理(助理) (3)必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公证在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地的法院管辖范围内履约。

(4) 每一项预付款的额度控制，须由总经理决定，必要时作出相应对策既要保证生产的需要，又要保证货款安全 (5)原物料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时明确专人负责该项原物料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记录提交给总经理(助理)，直至该合同履行完毕 6.汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经部门经理审核，呈报总经理批准，由财会部授权办理 7.如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，财务部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回 8.经办人员根据采购凭证、入库单或相关协议（合同）与财务部确定付款方式，由财务部填写《请款单》，按财务权限审核9.要求供应商或请款方提供正规的发票，同会计审核请款手续10.所有手续合格后，出纳付款11.对于频繁业务往来或超过5000元以上的应付款，公司原则上进行月结或分批付款，特殊情况由总经理批准后进行五、其他付款管理1.公司人员工资、奖金的发放，须严格按照规定执行每月的工资、奖金由行政主管部门填写发放表，经会计师、总经理签字同意后，财务部审核发放2.需交纳的各项税费，按国家税法有关规定办理，经财务部会计师审核，总经理批准后缴纳。

3.因工程需要所发生的生产、技术和管理人员外出培训费用由公司分管领导、会计师、总经理按管理预算费用标准严格控制批准4.收到贷款利息通知单，财务部会计签字认可后进行帐务处理支付贷款利息时，由财务部会计签字，总经理批准5.各项业务前期费用、项目开发管理费、技术服务费、生产准备费等不直接记入资产成本、需按规定分摊的其他费用开支，由经办部门按规定程序签字后由会计师、总经理审批6.所有付款凭证必须由财务部负责人(或被授权人)签字、总经理审批后才进行办理7.应填写资金开支申请表的付款业务，经办人员必须将资金申请表和付款单据一并交财务部，由财务人员办理具体的资金支付手续无资金申请表，财务人员不予付款8.经办部门持发票报销时，发票内容必须与资金申请表内容相同，且金额不得超出资金开支申请表金额发票必须有效、填写齐全、规范，不符合财务报销规定时，必须更换发票，否则财务人员不予受理9.经办部门要按照要求认真填写付款凭证，由经办部门负责人签字，未注明相应合同编号、订单编号以及不按合同规定办理预付款和结算款的，财务人员不予受理10.本规定由公司财务部负责解释一、 规范应付帐款的会计核算　　核算是管理的基础和信息来源，错误的核算将导致错误的信息和错误的分析结果，因此规范应付帐款的会计核算至关重要。

　　1. “应付帐款”科目的设置与核算　　为了保证数据来源的统一性，减少核算级次，对供应商的核算通常只采用“应付帐款”一个一级科目，“预付帐款”业务反映在“应付帐款”的借方(编制会计报表时需根据其余额方向进行重分类)应付帐款”科目借方蓝字反映实际支付(或预付)的款项，借方红字反映收到供应商退回多付的款项;贷方蓝字反映实际收到的材料或商品，贷方红字反映退回供应商的材料或商品;期末借方余额反映公司实际预付、尚未到货的款项，贷方余额反映公司应付未付的款项应付帐款”科目应按供应商设置明细账或按往来单位(供应商)核算　　2. 帐务处理及时性要求　　在采购业务发生后，财务部门应及时取得货物出入库单据并做帐务处理在企业实际工作中，由于货物流转与单据流转并非完全同步进行，做帐的及时性往往很难得到保证;而帐务处理不及时导致的财务信息的时间性差异，将直接影响应付帐款帐龄分析的准确性如何保证物流单据流转的及时与畅通，是企业业务流程管理中应解决的问题 规范应付帐款的会计核算是进行应付帐款帐龄分析取数的基础　　二、 建立供应商基础信息档案　　供应商基础信息来源渠道有三种，一是财务部门在财务软件中录入，二是财务部门平时手工或电脑记载，三是企业物资采购部门手工或电脑记载。

由于各部门对供应商信息需求不同和财务软件自身的局限性，对于从前两种渠道得到的供应商信息，仍需进行适当的加工才能加以运用，因此第二、三种渠道相结合，即财务与采购部门配合、在电脑中共同建立和维护供应商基础信息档案，是较佳的选择　　供应商基础信息的内容视企业管理需要而定，通常应包括以下信息：供应商名称、供应商简称(或编号)、国别、城市、供货商品类型(或品种)、开始合作日期、结算币种、结算方式(细分为转帐、电汇、信用证、现金、预付等)、信用额度、信用期、(预付情况下)首付比例、到货比例、尾付比例、运保费承担方、税票类型、我方经办人、对方经办人、供应商、供应商地址、供应商银行帐号，等等　　应当注意的是，为了增强数据库之间的有效链接、实现数据的自动归集和汇总分析，必须保证上述信息中至少有一条(如“供应商简称或编号”)与财务软件中的供应商资料完全匹配　　三、 创建应付帐款帐龄自动分析表格　　为了分析企业对供应商欠款时间的长短，维护企业对供应商的信誉，为资金安排提供轻重缓急的依据，需要象对待应收帐款客户一样，对应付帐款的帐龄进行分析 　　传统的帐龄分析方法是，从应收(付)帐款明细帐中逐笔提取、按客户逐个进行分析，其结果是速度慢、工作量大、准确度低，在客户数量众多、业务频繁时几乎无法开展。

笔者在实际工作中，总结出一种结合财务软件、利用EXCEL自动快速地编制应付帐款帐龄分析表的方法：在按月收集供应商采购额、付款额的基础上，将近几年每个供应商每个月采购额、付款额的数据反映在同一张工作表中，然后运用EXCEL函数，自动、快速地编制出各种帐龄时间段金额分布的应付帐款帐龄分析表(受篇幅所限，具体编制方法在此省略)简化的“应付帐款帐龄分析表”格式如下： 序号 供应商名称 国别 产品品种 币种 信用期/天 近半年累计采购额 近1年累计采购额 本期应结算金额 欠款余额 360天 结合供应商基础信息档案，“应付帐款帐龄分析表”能为我们提供与供应商管理相关的极为有用的数据信息，如企业欠各供应商货款的时间长短分布、超过信用期的供应商名称和欠款金额、一定时期内各供应商与产品品种的采购与付款金额等　　四、 建立供应商分类管理系统　　1. 供应商ABC分类法　　库存ABC分类法同样可以被移植到供应商管理中来：供应商中的少数将占采购总值的大部份　　(1) 可将所有供应商区分为三个不同的部份：　　A类供应商：采购额占采购总额的70~80%、但数量只相当于供应商总数的15~20%　　B类供应商：采购额占采购总额的15~20%、数量相当于供应商总数的30~40%。

　　C类供应商：其采购金额在总金额中几乎可以忽略不计，采购额占采购总额的5~10%、数量相当于供应商总数的60~70%　　(2) 将“应付帐款帐龄分析表”按近半年或近1年累计采购额由大到小排序，计算出累计百分数通常情况下，当累计采购额百分数达到70%时，组成这些采购额的供应商即为A类供应商;当累计采购额百分数达到95%时，组成70%~95%采购额之间的供应商即为B类供应商;剩下的属C类供应商　　(3) 对于不同类别的供应商实施不同的发展策略和控制措施： 类别 发展策略 优先级 内部流程参与度 往来记录 A 战略同盟，共同成长 始终优先 溶入到企业内部销售预测、订货计划制订、结算等主要业务流程中 最准确、完整、明细地记录基本信息、商品数量与金额、运输、服务与产品质量、损失等情况 B 平等协作，互惠互利 关键时优先 只参与部分次要流程 只需正常的记录处理 C 按需交往 不优先 不参与内部流程 最简单的记录处理　　2. 规范结算条件类别　　结算条件 A 尽可能长的信用期、一定的授信额度 B 一定的信用期 C 供需双方协商　　3. 规范结算流程　　清晰的结算流程，能极大地增强。