合同文档的管理办法及制度.doc

合同档案管理工作制度合同档案管理工作制度为进一步加强工程合同档案管理工作，提高工程合同档案管理水平，逐步实现公司工程合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度一、合同档案管理原则：一、合同档案管理原则：1、合同档案实行网络管理体系，由公司工程合同档案管理人员集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用 （（8 分）分）2、合同管理人员负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有工程合同及档案 （（3 分）分）二、合同档案管理办法：二、合同档案管理办法：1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号 （（5 分）分）2、保存的合同文档每月清理核对一次，如有项目遗失、损毁，要查明原因，及时处理，视情节予以处罚 （（5 分）分）3、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单5 分）分）4、根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作 （（5 分）分）5、各项目部和个人可在档案管理人员处查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，登记后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，以影印件借出合同原件无特殊情况不得外借 （（10 分）分）6、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。

（（3 分）分）7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚 （（8分）分）8、任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚 （（5 分）分）9、已签署的工程合同必须保留其原电子版 （（3 分）分）10、工程中标后，应及时跟踪，拿中标通知书，制定和签订合同（（10 分）分）10、已签署各工程的付款时间应明确清楚汇总，并交予财务及时催款 （（5 分）分）三、合同移交：三、合同移交：1、每个工程项目在正式签署合同后须将合同原件移交合同管理部存档 （（3分）分）3、合同项目终止后各项目部须将该项目的所有技术资料汇总成册，经公司领导审阅后，具有长久保存价值的技术资料向合同管理人员移交 （（5 分）分）4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律 （（3 分）分）5、合同文档移交时，必须编制档案移交清单并当面清点以双方认可后方为完成交接手续 （（2 分）分）四、招标信息的收集；四、招标信息的收集；1、及时组织收集招标信息（（8 分）分）2、把招标信息反馈给招投标部门（（4 分）分）。