管理工作中的“七种浪费”[001].docx

管理工作中的“七种浪费”丰田生产方式中所归纳的“七种铺张”，主要发生在生产现场，但是产生这些铺张的深层次的原因是什么？假如仅仅关注现场存在的铺张，而不解决被现象所掩盖的本质问题，无疑是舍本逐末为了使消退铺张的活动深入有效地开展下去，我们首次提出管理工作中的“七种铺张”的概念，来引导大家共同参与这项工作 ◎管理工作不能“等” 在管理工作中，等待的铺张主要表现在以下几方面： 等待上级的指示 上级担心排工作下级就坐等，上级不指示下级就不执行，上级不询问下级就不汇报，上级不检查下级就拖着办多干事情多吃亏，出了问题怎么办？听从指示没有错，再大责任可分担许多工作是在多次检查和催办下才完成的，造成极大的铺张 等待下级的汇报 任务虽已布置，但是没有检查、监督不主动深入调查状况，把握第一手资料，只是被动地听下级汇报，不做核实就做打算或者向上级汇报，出了问题，责任还可以往下级身上推 等待对方的回复 我已与对方联系过，什么时候得到回复我无法打算，延误工作的责任应当由对方负责，我只能等追究责任也不怕，我某月某日把这份文件送给对方，这里记录得很清晰，对方不回复我能怎么办？你还是和对方联系一下吧，以免耽搁工作。

等待生产现场的联系 职能部门不主动去为现场供应服务，而是坐等现场的联系，有时还很不耐烦，认为多等一会有什么了不起，却没有设身处地去为现场着想，严重地影响了生产现场问题的准时解决 这些“等待”在工作中是大量存在的，主要是中层管理人员缺乏责任心和主动精神，不情愿担当责任对于这种铺张，我们认为，依据不同企业的文化氛围，假如不能用Y理论激励员工去消退等待的铺张，就需要用X理论去加强管理，例如对于较重要的工作，可以用5W1H来进行计划分解，然后进行掌握、检查和考核实际上，X和Y理论都不能从根本上解决问题，X+Y相辅相成或许更好一些 ◎把无序变有序 “没有法规，不成方圆”，这句古语说明白秩序的重要性缺乏明确的规章、制度、流程，工作中简单产生混乱，这是众所周知的但假如有令不行、有章不循，按个人意愿行事造成的无序铺张，更是特别糟糕的事 职责不清造成的无序 由于制度、管理等方面的原因，造成某项工作似乎两个部门都管，却纠缠不休，成天扯皮，使原来的有序反而变成无序，造成极大铺张某个部门某个人，当看到一项工作比较紧急，假如不做就会影响到公司利益时，进行了补位。

这时就出现了一种怪现象：那么，今后这项工作就由你们来做吧，责任部门反而放任不管了，这也是一种无序 业务能力低下造成的无序 素养低下、能力不能满意工作需要，都会造成了工作的无序应当担当某项工作的部门和人员，因能力不够而导致工作混乱无序；当出现部门和人员变更时，工作交接不力，协作不到位，原来形成的工作流程经常被推翻，人为增加了从“无序”恢复到“有序”的时间一个有效的管理者应当是一个规范化的高手，能把复杂无序的工作标准化、规范化、简洁化，从而使平凡员工可以完成原本无法完成的工作 有章不循造成的无序 随心所欲，把公司的规章制度当成他人的守则，没有自律，不以身作则，不按制度进行管理考核，造成无章无序的管理，影响员工的积极性和创造性，影响部门的整体工作效率和质量这种人为造成的无序危害更大 业务流程的无序 直线职能制的纵向部门设置，对横向的业务流程严重割裂，各部门大多考虑一项工作在本部门能否得到专心贯彻，而很少考虑如何协助相关部门顺当实施通常考虑以本部门为中心，而较少以工作为中心，不是部门支持流程，而是要求流程围绕部门转，从而导致流程的混乱，工作无法顺当完成，需要反复协调，加大管理成本。

有兴趣的朋友可以查阅一下自己公司的各项管理规定，或许会发觉一个比较好玩的现象：公司的各项规定很少根据横向业务流程的顺序来编写，大多数是根据纵向部门来编写，两个部门间如何交接则语焉不详，实施时就会造成无序 这些无序出现的频次多了，就会造成企业的管理混乱管理者应当分析造成无序的原因，努力抓住主要矛盾，思索在这种的无序状态中，如何通过有效的方法，使无序变为相对有序，从而整合资源，发挥出最大的效率这是中高层管理者应当留意和重点考虑的问题之一 ◎协调不力企业丢失凝聚力 所谓协调，就是指组织中的一切要素、工作或活动要和谐地协作，以便于组织的整体目标能够顺当实现有了良好的协调，就会出现1＋1＞2的协同效应因此法约尔把协调视为管理的一项基本职能而假如在管理工作中协调不力，就会造成工作停滞等方面的铺张 工作进程的协调不力 由两个部门共同担当的工作出现问题，双方都不主动联系，还需要第三个部门协调，工作进度当然会受到影响某些工作应由哪个部门负责没有明确界定，处于部门间的断层，相互间的工作缺乏协作精神和交流意识，彼此都在观望，认为应当由对方部门负责，结果工作没人管，原来的小问题也被拖成了大问题。

上级指示的贯彻协调不力 对上级的工作指示及相关会议布置的工作没有传达，即使传达了却没有进行有效的协调来组织落实，形成口号接力，工作在本部门出现停滞，没有得到有效地贯彻，形成工作盲区 信息传递的协调不力 信息流转到某个部门出现了停滞，使应当得到这些信息的相关部门把握不到，难以有效地开展工作信息没有分类汇总，停滞在分散之中；信息没有得到充分分析、核实和利用，依旧停滞在原始状态之中；信息不精确，造成生产盲目、物资供应混乱、计划的频繁调整、没有效益的加班及库存的增加更有甚者，把信息视为本部门或个人私有，有意不再传递，则影响更大 业务流程的协调不力 绝大多数的管理活动，不是一个部门所能独立完成的，需要两个以上部门相互协作，按横向的业务流程来完成但是由于纵向部门设置对业务流程的割裂，会形成一些断点，假如不能准时搞好协调，业务流程就不能顺当运行，会造成后续流程停滞，形成损失，即使想方设法绕过去，也造成效率降低，还可能达不到预期的效果 协调不力是管理工作中最大的铺张之一，它使整个组织不能形成凝聚力，缺乏团队意识、协调精神，导致工作效率的低下 即使对于大连三洋制冷有限公司这样的管理水平较高的企业，协调也是特别令人伤脑筋的。

在三洋制冷，为了解决协调问题，把我们生产管理部设定为生产经营相关联工作的总协调部门，后又赐予部分指挥权限，虽然理顺了一些工作，但协调成本太高 目前，我们正在尝试进行组织结构调整，削减纵向的职能部门数量，通过对部长课长的授权，建立项目责任制，逐步打通横向业务流程中的瓶颈，分阶段地实现业务流程的重组和再造 ◎让闲置的“动”起来 我们把管理工作中的库存铺张称之为“闲置”机构重叠，职能重叠……形成人浮于事，使生产经营要素不能得到有效利用，造成了闲置的铺张 固定资产的闲置 过于乐观地估计了市场形势和低估了生产潜力，热衷于扩大规模，简单导致固定资产的闲置，厂房、生产设备等因开工不足而导致铺张，使公司的成本升高，利润降低，竞争力下降这种铺张最简单出现在高层领导身上，因为他们要把组织做大，创造政绩，因此即使有可行性分析，也充斥着乐观的估计，甚至领导者有意识地夸大预期效果 职能的闲置或重叠 公司在进行组织设计时为某些部门设置了一些职能，但在实际工作中，该职能却没有发挥作用，造成了部门职能的闲置，而且对公司的相关工作产生了影响两个部门担当了类似的工作，职责有部分交叉重叠，似乎谁都可以负责，其实是谁都不负责。

错时相互推诿，取得了成果又相互争功，易导致工作中相互牵制，影响组织效率 工作程序复杂化形成的重叠 在某些状况下，对于一些不重要的任务，上级其实只担当签字的职能，但假如没有上级的签字或认可，则业务就无法进行，会出现等待和停滞等铺张为什么会出现这种铺张？上级假如担忧失去权力，则下级就会事事请示，长久下去，组织就会渐渐僵化，失去活力这是每一个层级的管理者都可能犯的错误唯有敢于授权，才能简化流程，提高效率 人员的闲置 人多好办事，都强调本部门工作的重要性，增加人员，三个人干两个人的工作由于工作量不饱和，帕金森定律就发生作用了：为了避免上级“人浮于事”的批评，就开头制造出额外的工作，例如总务部增加一个秘书，为了填满她的工作时间，就会以公司或者部门的名义通知其它部门，请提交计划、总结和报表，于是就制造出了额外的工作，形成了一连串的连锁铺张而该秘书有工作可做了，而且达到了“细化管理”的效果[NextPage] 信息的闲置 在当今竞争日益激烈的状况下，公司内外充斥着大量的信息，应当从中吸取有用的信息，经过汇总、分析等处理，进行放大输出；但有些公司在信息闲置方面的铺张是极其惊人的，需要从根本上进行变革，从信息的有目的搜集开头，经汇总、分析、存档、再输出的全过程中，找出不精确、不准时的铺张，并进行根除。

扁平化管理、业务流程再造、组织再造、过程管理等方法，都是工作流程化、规范化、职责化的有效措施，可以从某种程度上削减闲置的铺张但是，更重要的是思想不能闲置，流水不腐，假如能不断地用新的管理思想去冲击旧的思维，自然会采取有效的对策去消退因闲置而发生的铺张 ◎应付现象最常见 顾名思义，应付就是工作虽然干了，但是不主动、不专心，敷衍了事，不追求最好的结果，从而缺乏实际效果，是责任心不强的一种表现形式，这种铺张在工作中是经常见到的 应付基础工作 在体系管理中，很多应当日常进行的工作没有专心去做，不重视日常规范管理，缺乏踏实的基础工作，审核前突击表面工作，以应付审核，实际效果可想而知为什么国内的ISO9000质量体系资格证书的含金量越来越低？因为很多企业都可以把来人摆平，即使出现问题也会与管理者代表内部交流，末次会议上只会开出几个一般不符合项，整改后自然获得通过应付一下也能过，那么专心干什么 应付检查公司布置的工作，没有按计划要求去完成，只做一些表面文章，去应付公司的检查人们常说：干没干是态度问题，干得好不好是水平问题，其中的含义是特别值得玩味的。

假如检查工作的人员也应付，或者碍于情面不予指出，就会形成空对空 应付导致前松后紧 在涉及系统性和流程性工作时，假如前面不专心，则将对后续工作产生较大的影响，例如交货期确认不精确、不准时，就会导致生产制造系统出现额外加班等多种铺张 应付造成虎头蛇尾 在工作中没有计划与自查，做事只做前面，随着时间的推移，后面的就忘做了甚至不做了工作缺乏主动，让做什么事，只是应付了事，而不是自己严格要求要做得更好这些都对工作产生极大的危害 应付的铺张主要是由责任心不强和素养低下等造成的，它实际上是工作中的失职，这种铺张对组织的损害是隐性的，将逐步侵蚀组织的肌体，是一种慢性毒药对这种司空见惯的铺张现象，决不能麻木不仁，听之任之，而应当建立健全以绩效为中心的监督考核机制，以削减铺张 ◎拒绝“低效”反复发生 低效的含义包括： 工作的低效率或者无效率 相对于管理工作的高效率而言，低效率造成的隐性铺张是特别大的；原来只要一个人担当的工作，需要两个以上人员来完成；应当按计划完成的任务反复拖期 错误的工作是一种负效率 没有一次把事情做好就是最大的铺张，应当正确完成的工作被做错，会出现返工、重做、纠正等铺张，甚至影响到整体。

假如是高效率地完成了错误的工作，则损失更大更可怕的是，这种错误在某种程度上是被允许的，会被以各种各样的原因、理由来掩盖住，从而反复发生，造成类似的铺张 我们允许的是创。