
帮你管理好时间.ppt
33页Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,*,*,*,*,时间管理与个人成效,一、课程导入,二、时间是什么,三、什么是时间管理,四、时间管理的重要性,五、如何做好时间管理,六、个人成效,1,人生的每一刹那都是唯一的,时间对盼望的人来说“实在太短”;,时间对恐惧的人来说“实在太长”;,时间对痛苦的人来说“实在太慢”;,时间对快乐的人来说“实在太快”;,时间对有爱心的人来说是永恒朝菌朝生暮死;寒蝉春生复死;,海龟生存500年;松柏树、黄杨树活数千年,时间是什么,2,“不能管理时间,便什么都不能管理”,(美)杜拉克,其实真正的“时间管理”就是“自我”管理,什么是时间管理,时间管理就是管理时间?,3,案例:老王的故事,延 误,原 因,1、没有以第一时间把报告做好,拖延,没有界定缓急先后,2、打算做报告的当天,下属生病,代出席会议,上司紧急命令,一些,突发事件,紧急事件,被打扰,3、,下班回家,交通堵塞,4、看电视,不能自我约束,5、放弃工作,不能自我约束,6、赖床,不能自我约束,7、没有带一些文件回家,善忘,8、上班,交通堵塞,4,假设平均80岁寿命,最后我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它?,一寸光阴一寸金,1-20岁、60-80岁属于非工作时间,其余40年为工作时间,项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20, 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,休假、白日梦,闹情绪、身体不适,2小时 3.3年,3.3年,5,秘诀,知道什么是重要的,做计划,实践,重要、计划、实践,6,时间的秩序,时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向,面包的比喻,错误:3成时间缅怀过去、4成时间梦想将来、,3成时间应付目前的一切,正确:8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考,1成时间计划未来,7,时间管理学的演变,记事便条,做一些计划、规划,分出优先顺序,挖掘人的资源、重视人,8,I,+,重要性,MI,MII,MIII,MIV,U,+,紧迫性,I,+,U,+,I,+,U,I,U,+,I,U,工具:区分时间的重要性和紧迫性,重要的事:对个人工作生活会产生重大影响的事情。
紧迫的事:此刻不做就会给我们带麻烦的事情紧迫的事情不一定是重要的事情9,紧急,重要,不重要,防患未然,改进产能,建立人际关系,发掘新机会,规划、休闲,繁琐的工作,某些信件,某些,浪费时间之事,有趣的活动,重要与紧要之区别,从容人,无用人,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,压力人,不速之客,某些,某些信件与报告,某些会议,必要而不重要的事,受欢迎的活动,无聊人,不紧急,第一类事务,第二类事务,第三类事务,第四类事务,10,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务,结果,压力,精疲力竭,危机处理,忙于收拾残局,不紧急,11,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务,结果,有远见,有理想,平衡,纪律,自制,少有危机,12,偏重,结果,短视近利,危机处理,被视为巧言令色,轻视目标与计划,缺乏自制力,怪罪他人,人际关系浮泛,甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,13,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务,结果,全无责任感,工作不保,依赖他人或社会机构维生,14,D,iarize,(定出做的时间),变为,Do it latter(待会做),4D原则,D,o it now!,(马上就做),D,ont do it。
别去做了),重 要,紧 迫,D,elegate,授权别人去做,15,高,MI,MIII,MII,MIV,大,第一重点,第二重点,第三重点,非重点,客户规划、重点优先工具:,低,小,市场吸引力,成功可能性,16,时间自然法则总结,Parkingsons Law,帕金森原则,时间象一根弹筋:设立期限,Paretos Principle,帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,Concentration Enigmas,注意力之谜,注意力需要及时恢复,Internal Energy Levels,内在能量水平,有效地利用你的生物钟,Efficacy Efficiency,效能与效率,做正确之事,做好它,17,我的生物钟,不能控制它,就去合理利用它,6:00-8:00,14:00-16:00,8:00-12:00,16:00-20:00,20:00-睡觉,18,订定每日工作计划,详细地计划每天的工作计划,并坚决的执行自己的计划,工作计划,-,-,为每天的2-3件,事项留出完整的,时间,19,避免分散注意力,你所花费的努力中,通常有百分之二十已决定了最,后的结果因此,专心在少数能影响结果的事务上,将,有助于在短时间内达到要的成果。
20,确定优先顺序,基本任务,如果不去做,就无法有效发挥你的,作用的任务你应当完成的任务,一般指应最先完成的任务你喜欢做的任务,在事先安排时间时,通常从,不会去做的事不甚重要的任务,容易而有趣,通常首先会去做21,优先管理的核心,1、Make a list of things to do today,把每天要做的事情列一份清单,2、Set priority and work on the most important,确定优先次序,从最重要的开始做,3、Do it every day!,每天这么做!,每日计划:,Plan the next d,b,you l,the office.,在你,办公室,前,计划,天的工作22,To-Do List待处理事项,Delegate to,授权,A/B,To-Do 事项,Time 需,Required 时,Delegation 授权跟进,Ref,参见,Name,姓名,Return 返还,Time 时间,Ref,参见,Notes 备注,23,Clear the Desk,清理桌面,1、Create 3 files,建三个文件档案,2、Organize all items according to the 4Ds,根据4D原则整理好所有东西,3、Work through“Do”pile,把“立即做”档案里的工作一件件处理完,Time Activate,给活动定下时间,Use Holding Files,使用活页文件,4、Clear the desk each day.,每日清理桌面,24,A.M.P.M.,6,7,8,9,10,11,12,Daily Expenses 每日支出,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,Appointments日程,25,Monthly Plan,月度计划,Month,Year,年,月,Projects/Goals本月项目/目标,A/B Business,工 作 开始日,Personal,个人生活,26,What I am here for?,对我的岗位来说,最重要的职责是什么?,Make a list.,分清主动工作和被动工作内容。
主动性(建设性)工作:,帮助达到目标的工作,被动性工作:,日常琐碎的事情,27,Productivity Challenges,对生产率的挑战,1、Shifting priorities/crisis management,优先顺序不明确/危机管理,2、Telephone interruptions,打扰,3、Lack of Priorities/objectives,缺乏优先/目标,4、Attempting too much,贪多嚼不烂,5、Drop-in visitors,不速之客,6、Ineffective delegation,无效授权,7、Cluttered desk/losing things,桌面杂乱无章/找不到东西,8、Lack of self-discipline/procrastination,缺乏自律/拖延,9、Inability to say“No”,不会说“不”,10、Meetings,会议,28,学习分配工作,学习将不同的工作授权给不同的单位执行,分工合,作才能在最短时间内以有效的方式达成目标29,今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯应付拖延的招数:,订定完成期限,建立回馈制度,安排人监督你,趁早解决,把工作划分为几个小部分,现在就去做,30,将阻碍减到最低,通常造成时间浪费的环境因素有:,,信件,会议,等候,访客,紧急事件,31,培养说“不”的能力,如果你从来不懂得拒绝工作,导致工作量超出负荷,时,你的工作品质势必会大受影响。
NO!,NO!,NO!,32,应付突发状况,应付突发状况,是时间管理上的一大技巧,当发现,情况不对时,可以:,重新商议,在接下来的步骤中,把浪费的时间补回来,缩小计划的涵盖面,争取更多资源,接受替代品,提供诱因,要求服从,33,。
