建设工程归档规范.doc

建设档案资料档案目次1总则 62术语 73基本规定 94工程文件的归档范围及质量要求 104.1工程文件的归档范围 104.2归档文件的质量要求 105工程文件的立卷 125.1立卷的原则和方法 125.2卷内文件的排列 125.3案卷的编目 125.4案卷装订 145.5卷盒卷夹案卷脊背 146工程文件的归档 157工程档案的验收与移交 16附录A建设工程文件归档范围和保管期限表 17附录B卷内冃录式样 33附录C卷内备考表式样 34附录D案卷封面式样 35附录E案卷脊背式样 36本规范用词说明 371总则1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验 收标准，建立完整准确的工程档案，制定本规范1.0.2木规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验 收，专业工程按有关规定执行1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关 标准的规定2术语2.0.1 建设T程项目(construction project)经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有 独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位，它由一个或若干个 具有内在联系的工程所组成2.0.2 单位工程(single project)具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工 程，并构成建设工程项目的组成部分2.0.3 分部工程(subproject)单位工程中可以独立组织施工的工程2.0.4 建设工程文件(construction project document)在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文 件•监理文件，施工文件•竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件2.0.5 工程准备阶段文件(seedtime document of aconstruction project) 丁程开T以前,在立项•审批•征地•勘察设计招投标等工程准备阶段形 成的文件2.0.6 监理文件(project management document)监理单位在工程设计•施工等监理过程中形成的文件2.0.7 施工文件(constructing document)施工单位在工程施工过程中形成的文件2.0.8 竣工图(as-builddrawing)工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样2.0.9 竣 T验收文件(handing over document)建设工程项0竣工验收活动中形成的文件2.0.10 建设工程档案(project archive)在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字•图表•声像等 各种形式的历史记录，也可简称工程档案2.0.11案卷(file)由互有联系的若干文件组成的档案保管单位2.0.12立卷(filing)按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门 别类整理成案卷亦称组卷2.0.13 归档(putting into record)文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移 交档案管理机构3基本规定3.0.1建设•勘察•设计•施工•监理等单位，应将工程文件的形成和积累, 纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围3.0.2在工程文件与档案的整理立卷验收移交工作中建设单位应履行 下列职责：1在工程招标及与勘察设计施工监理等单位签订协议合同时,应对工 程文件的套数•费用•质量•移交吋间等提出明确要求2收集和整理工程准备阶段，竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷 归档3负责组织监督和检查勘察设计•施工•监理等单位的工程文件的形成, 积累和立卷归档工作，也可委托监理单位监督检查工程文件的形成，积 累和立卷归档工作4收集和汇总勘察设计•施工•监理等单位立卷归档的工程档案5在组织工程竣工验收前应提请当地的城建档案管理机构对工程档 案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收 6对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内, 向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程移交3.0.3勘察设计•施工•监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后 向建设单位移交3.0.4建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集汇总各分包单 位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交，各分包单位应将本单位 形成的工程文件整理，立卷后及吋移交总包单位建设工程项目由儿个 单位承包的,各承包单位负责收集，整理立卷其承包项目的工程文件,并应及吋向建设单位移交3.0.5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督.检查•指导，在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后, 须出具工程档案认可文件4工程文件的归档范圉及质量要求4.1工程文件的归档范围4.1.1对与工程建设有关的重耍活动，记载工程建设主耍过程和现状 具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全，整理立卷后归档4.1.2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求4.2归档文件的质量要求421归档的工程文件应为原件4.2.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计.施工•监理等方面的技术规范•标准和规程4.2.3工程文件的内容必须真实准确，与工程实际相符合4.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料如碳素墨水•蓝黑墨水.不得使用易褪色的书写材料，如:红色墨水•纯蓝墨水•圆珠笔•复写纸. 铅笔等4.2.5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm210mm)图纸宜采用国家标准图幅4.2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大耐久性强的纸张, 图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章1竣工图章的基本内容应包括：竣工图•字样•施工单位•编制人•审核 人•技术负责人•编制口期•监理单位•现场监理•总监2竣工图章示例如下(图4.2.8):3竣工图章尺寸为:50mm 80mm4竣工图章应使用不易褪色的红印泥应盖在图标栏上方空白处4.2.9利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据,凡施工图结构 工艺平面布置等，有重大改变或变更部分超过图面1/3的应当重新绘 制竣工图4.2.10不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法 (GB/10609.3 89),统一折叠成A4幅面(297mm 210mm)图标栏露在 外面5工程文件的立卷5.1立卷的原则和方法5.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联 系，便于档案的保管和利用5.1.2 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程 组卷5.1.3立卷可采用如下方法：1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件.监理文件.施工文件•竣工图•竣工验收文件5部分2工程准备阶段文件可按建设程序•专业•形成单位等组卷3监理文件可按单位工程•分部工程•专业•阶段等组卷4施工文件可按单位工程•分部工程•专业•阶段等组卷5竣工图可按单位工程•专业等组卷6竣工验收文件按单位工程•专业等组卷5.1.4立卷过程中宜遵循下列要求：1案卷不宜过厚，一般不超过40mm2案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷5.2卷内文件的排列5.2.1文字材料按事项专业顺序排列，同一事项的请示与批复,同一文 件的印木,与定稿，主件与附件不能分开,并按批复在前，请示在后，印本 在前，定稿在后，主件在前,附件在后的顺序排列5.2.2图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列5.2.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前图纸排后5.3案卷的编口5.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定：1卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号页号从1开 始,2页号编写位置:单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面 在右下角，背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角3成套图纸或印刷成册的科技文件材料自成一卷的原目录可代替卷 内目录，不必重新编写页码4案卷封而•卷内目录•卷内备考表不编写页号5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定：1卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求2序号:以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注3责任者:填写文件的直接形成单位和个人有多个责任者时选择两个 主要责任者,其余用等代替4文件编号:填写工程文件原有的文号或图号5文件题名:填写文件标题的全称6日期:填写文件形成的日期7页次:填写文件在卷内所排的起始页号.最后一份文件填写起止页号8卷内目录排列在卷内文件首页之前5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定：1卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数,各类文件页数（照片张数）， 以及立卷单位对案卷情况的说明3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后5.3.4案卷封面的编制应符合下列规定：1案卷封面印刷在卷盒卷夹的正表而，也可采用内封面形式案卷封面 的式样宜符合附录D的要求2案卷封面的内容应包括:档号档案馆代号案卷题名编制单位.起止日期•密级.保管期限•共几卷.第几卷3档号应由分类号.项目号和案卷号组成，档号由档案保管单位填写4档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号，档案馆代号由档案馆填写5案卷题名应简明，准确地揭示卷内文件的内容，案卷题名应包括工 程名称•专业名称•卷内文件的内容6编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者7起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期8保管期限分为永久长期短期三种期限各类文件的保管期限详见附录A永久是指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期限等于该 工程的使用寿命，短期是指工程档案保存20年以下，同一案卷内有不 同保管期限的文件。

该案卷保管期限应从长9密级分为绝密机密秘密三种同•案卷内有不同密级的文件，应以高 密级为本卷密级5.3.5卷内目录.卷内备考表，案卷内封面应采用70g以上白色书写纸 制作幅面，统一采用A4幅面5.4案卷装订5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订，既有文 字材料，又有图纸的案卷应装订，装订应采用线绳三孔左侧装订法要整 齐牢固，便于保管和利用5.4.2装订时必须剔除金属物5.5卷盒•卷夹•案卷脊背5.5.1案卷装具一般采用卷盒•卷夹两种形式1卷盒的外表尺寸为310mm 220mm厚度分别为20.30.40.50mm2卷夹的外表尺寸为31 Omm 220mm厚度一般为20〜30mm3卷盒卷夹应采用无酸纸制作5.5.2案卷脊背案卷脊背的内容包括档号，案卷题名，式样宜符合附录E6工程文件的归档6.0.1归档应符合下列规定：1归档文件必须完整准确系统，能够反映工程建设活动的全过程文 件，材料归档范围详见附表A文件材料的质量符合4.2的要求2归档的文件必须经过分类整理并应组成符合要求的案卷6.0.2归档时间应符合下列规定：1根据建设程序和工程特点归档可以分阶段分期进行，也可以在单位 或分部工程通过竣工验收后进行。

2勘察设计单位应当在任务完成时施工监理单位应当在工程竣工验 收前将各自形成的有关工程档案向建设单位归档6.0.3勘察设计施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位和 监理单位应根据城建档案管理机构的要求，对档案文件完整准确，系 统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交6.0.4工程档案一般不少。