英国秘书工作课件.ppt

中中 外外 秘秘 书书 简简 史史第五章英第五章英 国国 的的 秘秘 书书 工工 作作桂林航天工业学院人文社科系桂林航天工业学院人文社科系胡明宝胡明宝 研究员研究员英英国国地地图图英英国国地地图图第五章英国的秘书工作第五章英国的秘书工作英英国国伦伦敦敦广广场场第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 一、秘书工作的历史发展一、秘书工作的历史发展伊丽莎白女王于公元伊丽莎白女王于公元1578年正式设立国年正式设立国家公文馆，用来保存王朝的重要文件，包家公文馆，用来保存王朝的重要文件，包括对外政策和殖民活动的文件档案括对外政策和殖民活动的文件档案 公元公元1838年年8月月14日，日，英国议会通过了英国议会通过了公共档案法，从此英国文件档案管理纳入公共档案法，从此英国文件档案管理纳入法制管理法制管理第一节第一节 英国秘书机构与秘书分英国秘书机构与秘书分类类 二、重要的秘书机构及官员二、重要的秘书机构及官员 1 1英国内阁办公厅英国内阁办公厅 英国内阁的办事机构英国内阁的办事机构 1916年设立，年设立，1919年成为永久性机构主要年成为永久性机构主要负责内阁的秘书工作及其交办的事项。

负责内阁的秘书工作及其交办的事项 该厅有近五百人，内设有秘书处等机构和常该厅有近五百人，内设有秘书处等机构和常务秘书等官职，还增加了沟通内阁和政府各部，务秘书等官职，还增加了沟通内阁和政府各部，编写、分发内阁决议实施情况的定期报告等职编写、分发内阁决议实施情况的定期报告等职责第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 内阁办公厅下设内阁办公厅下设1.1.内阁秘书处；内阁秘书处；2.2.中央统计局，负责收集和分析统计资料，供制定中央统计局，负责收集和分析统计资料，供制定政策使用，并对政府的统计工作进行协调；政策使用，并对政府的统计工作进行协调；3.3.史料组，负责编写官方史料；史料组，负责编写官方史料；4.4.政府主管科学的官员，为科学决策提供意见；政府主管科学的官员，为科学决策提供意见；5.5.管理和人事局，负责文官的管理、培训、录用等管理和人事局，负责文官的管理、培训、录用等工作工作 第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 内阁秘书处内阁秘书处 内阁办公厅中的办事内阁办公厅中的办事部门现有部门现有5050多名秘书多名秘书官员，他们分别研究外官员，他们分别研究外交、政治、内务、社会交、政治、内务、社会服务和技术及欧洲经济服务和技术及欧洲经济共同体方面的问题，并共同体方面的问题，并与相关各部保持密切联与相关各部保持密切联系。

系 他们为内阁大臣准他们为内阁大臣准备汇报材料，加工不备汇报材料，加工不完善的政策材料，对完善的政策材料，对不适当的文件，有权不适当的文件，有权退回给主管大臣，要退回给主管大臣，要求修改后再上报它求修改后再上报它还预测约半年后可能还预测约半年后可能发生的问题，以便事发生的问题，以便事先协调各职能部门配先协调各职能部门配合行动，作出妥善安合行动，作出妥善安排第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 内阁常务秘书（秘书官员）内阁常务秘书（秘书官员） 英国内阁中设有常务秘书一职，是内阁中的英国内阁中设有常务秘书一职，是内阁中的重要秘书官员重要秘书官员其职责是依据所收集、掌握的其职责是依据所收集、掌握的信息，向大臣提出各种可供选择的政策，以及信息，向大臣提出各种可供选择的政策，以及政策实施中可能遇到的问题、产生什么社会、政策实施中可能遇到的问题、产生什么社会、政治影响等，他们对内阁的决策起着重要的影政治影响等，他们对内阁的决策起着重要的影响做为常务官员，无论内阁如何更替，他们做为常务官员，无论内阁如何更替，他们的地位和作用一般都不变的地位和作用一般都不变 第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 2.2.枢密院秘书机构枢密院秘书机构英国枢密院是其法律上的英国枢密院是其法律上的最高政府机构。

最高政府机构枢密院的主要活动是颁发枢密院的主要活动是颁发公告和发布命令公告和发布命令 枢密院设有办公厅，有枢密院设有办公厅，有书记官和副书记官若干人，书记官和副书记官若干人，另设有院长办公厅，有秘书另设有院长办公厅，有秘书若干和新闻官若干和新闻官第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 3.3.英联邦秘书处英联邦秘书处 19651965年设立，负责年设立，负责处理日常公务、成员处理日常公务、成员国间的联络沟通，操国间的联络沟通，操办英联邦内的有关会办英联邦内的有关会议的会务工作议的会务工作第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 4.4.下院（众议院下院（众议院) )事务处事务处 英国平民院的办事机构英国平民院的办事机构 其主管由首相提名并以英王名义任命的秘书长、副其主管由首相提名并以英王名义任命的秘书长、副秘书长担任秘书长担任 该处下设委员会办公室、公议案办公室、私议案办该处下设委员会办公室、公议案办公室、私议案办公室、议事记录办公室、议会秘书办公室、海外事务公室、议事记录办公室、议会秘书办公室、海外事务办公室，各司其职，如议事记录办公室负责将下院辩办公室，各司其职，如议事记录办公室负责将下院辩论的官方报告编辑成下院每周议事录，将下院的论的官方报告编辑成下院每周议事录，将下院的会议记录编辑成决议事项与会议记录，并承担有会议记录编辑成决议事项与会议记录，并承担有关的研究工作。

议会秘书处则负责沟通议员和大臣之关的研究工作议会秘书处则负责沟通议员和大臣之间的关系，处理议员对大臣提出质询的通知，列出大间的关系，处理议员对大臣提出质询的通知，列出大臣答复各种质询的日程一览表臣答复各种质询的日程一览表第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 5.5.下院议长办事处下院议长办事处 英国下院议长的办事机构英国下院议长的办事机构 该处下设议长办公室、官方报告办公室、决该处下设议长办公室、官方报告办公室、决议事项办公室、供销办公室，各司其职议事项办公室、供销办公室，各司其职第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类议长办公室负责处理议长议长办公室负责处理议长的公务信件，在议长与议员的公务信件，在议长与议员们的公务、交往中起着联络们的公务、交往中起着联络作用；官方报告办公室负责作用；官方报告办公室负责出版下院每周议事录；出版下院每周议事录；决议事项办公室负责发行所决议事项办公室负责发行所有与议会有关的文件；供销有与议会有关的文件；供销办公室负责订购、出售报刊办公室负责订购、出售报刊杂志及其他资料工作杂志及其他资料工作第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类二、秘书的职级种类二、秘书的职级种类1 1英国政府秘书英国政府秘书指在英国政府机关中指在英国政府机关中供职的秘书人员。

供职的秘书人员他们属于文宫中的事他们属于文宫中的事务官，为公务员，其务官，为公务员，其供职任期不受内阁更供职任期不受内阁更替的影响，为终身制，替的影响，为终身制，直至退休直至退休分为以下分为以下4 4种 二、英国秘书的职级和种类二、英国秘书的职级和种类A.A.英国行政秘书英国行政秘书英国文官委员会划英国文官委员会划定的四类政府秘书定的四类政府秘书之一行政级秘书是担任行政级秘书是担任政府各部部长主要政府各部部长主要助手的高级秘书官，助手的高级秘书官，相当于秘书长或办相当于秘书长或办公厅主任公厅主任 第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类B.B.英国执行级秘书英国执行级秘书英国文官委员会划定英国文官委员会划定的四类政府秘书之的四类政府秘书之一，为中级秘书官，一，为中级秘书官，相当于秘书科长、相当于秘书科长、办公室主任办公室主任第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 C.C.文书或办事员级文书或办事员级 英国文官委员会划定的四类政府秘书之一，英国文官委员会划定的四类政府秘书之一，为一般秘书人员为一般秘书人员 其职责为：按一定的法规、指示处理特定其职责为：按一定的法规、指示处理特定事务，按规定格式准确记录、回答问题及统计事务，按规定格式准确记录、回答问题及统计资料，作简单的文书草拟，收集、提供、保存资料，作简单的文书草拟，收集、提供、保存资料，为上司决策提供依据。

资料，为上司决策提供依据 他们一般为大专或中专毕业生他们一般为大专或中专毕业生 第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 D.D.助理文书级助理文书级 英国文官委员会划定的四类政府秘书之英国文官委员会划定的四类政府秘书之一，为初级秘书人员他们的职责为：打一，为初级秘书人员他们的职责为：打字、速记、缮印、接打、接待来客等字、速记、缮印、接打、接待来客等他们大多为高中或中专文化程度的女青年，他们大多为高中或中专文化程度的女青年，年龄在年龄在18-2018-20岁者为多伦敦及各地均设岁者为多伦敦及各地均设有此类专门学校，培养这类人员有此类专门学校，培养这类人员第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 2.2.执行秘书执行秘书 英国工商企业中受高英国工商企业中受高级经理雇用的一种私人级经理雇用的一种私人秘书 是雇主的得力助手和是雇主的得力助手和私人代表，须对雇主的私人代表，须对雇主的活动和工作范围有详细活动和工作范围有详细了解，为雇主分担：许了解，为雇主分担：许多具体事务，在一定范多具体事务，在一定范围内有决定权，并能代围内有决定权，并能代表雇主进行业务洽谈表雇主进行业务洽谈。

第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 3.3.公司秘书公司秘书 英国公司中的高级行政职员英国公司中的高级行政职员 英国公司法规定，每一公司英国公司法规定，每一公司必须配备一名专职秘书，同时可必须配备一名专职秘书，同时可配备助理秘书或代理秘书，以备配备助理秘书或代理秘书，以备公司秘书缺席时代行职责公司秘书缺席时代行职责 公司秘书的职责除从事一般公司秘书的职责除从事一般性行政事务、保证公司业务活动性行政事务、保证公司业务活动符合公司法及公司规章符合公司法及公司规章 第一节第一节 英国秘书机构与秘书分类英国秘书机构与秘书分类 4.4.私人秘书私人秘书 被雇主雇佣，为雇主个人服务的秘书被雇主雇佣，为雇主个人服务的秘书 英国雇佣私人秘书相当普遍私人秘书不英国雇佣私人秘书相当普遍私人秘书不仅须熟练掌握打字、速记技能，还须有丰富的仅须熟练掌握打字、速记技能，还须有丰富的商业、秘书学知识，要求颇高商业、秘书学知识，要求颇高 在英国，欲谋得私人秘书职位者，须经专在英国，欲谋得私人秘书职位者，须经专门考试，持有合格证书，方能应聘门考试，持有合格证书，方能应聘第二节第二节 秘书的职能、作用与要求秘书的职能、作用与要求 一、英国秘书的主要职能一、英国秘书的主要职能 （一）信息沟通（一）信息沟通 一是负责处理邮政业务；一是负责处理邮政业务；二是负责通讯业务；二是负责通讯业务；三是负责掌握利用各种信息源，善于运三是负责掌握利用各种信息源，善于运用各种工具获取领导者和主事者所需要的用各种工具获取领导者和主事者所需要的信息；信息；四是负责办理通信事务。

四是负责办理通信事务第二节第二节 秘书的地位、职能与要求秘书的地位、职能与要求 （二）处理文件资料（二）处理文件资料一是负责信件的处理；一是负责信件的处理；二是负责文书撰拟；二是负责文书撰拟；三是负责处理和保管档三是负责处理和保管档案资料；案资料；四是统计和整理各种情四是统计和整理各种情况、资料、数据并绘制成况、资料、数据并绘制成各种图表各种图表第二节第二节 秘书的地位、职能与要求秘书的地位、职能与要求 （三）办理日常公务（三）办理日常公务 一是来客接待一是来客接待 二是领导者和主事者二是领导者和主事。