浅谈重点水利工程文档一体化管理.pdf

浅 谈 重 点 水 利 工 程 文 档 一 体 化 管 理"孙!熙!#赵!玲!$任 萌 萌!!南 水 北 调 东 线 工 程 !胶 东 地 区 引 黄 调 水 工 程 !治淮 东 调 南 下 续 建 工 程 等 六 大 重 点 水 利 工 程 陆 续 开 工建 设 "档 案 建 设 作 为 工 程 建 设 的 重 要 组 成 部 分 #如 何适 应 信 息 化 时 代 的 要 求 #建 设 科 学 !规 范 的 文 档 一 体化 管 理 系 统 #笔 者 结 合 工 作 实 际 #谈 几 点 认 识 "!!如 何 理 解 文 档 一 体 化 管 理!*!!重 点 水 利 工 程 文 档 一 体 化 管 理 应 从 精 简 文 件 及档 案 管 理 机 构 #使 其 合 二 为 一 入 手 #将 工 程 建 管 单 位各 部 门 相 对 分 散 独 立 的 文 件 和 档 案 统 一 成 一 个 有 机整 体 #实 施 从 文 件 的 收 发 !传 阅 !处 理 !归 档 与 利 用 一体 化 的 规 范 管 理 "!*)!文 件 管 理 是 档 案 管 理 的 前 期 工 作 #档 案 管 理 是文 件 管 理 的 继 续 与 发 展 "文 件 管 理 质 量 直 接 影 响 档案 管 理 的 成 败 #管 理 和 处 理 好 公 文 #是 保 证 档 案 质 量的 前 提 与 基 础 "由 此 可 见 #把 文 件 !档 案 管 理 看 成 是一 个 统 一 的 系 统 工 程 #即 实 现 文 档 一 体 化 管 理 #从 整体 上 组 织 控 制 文 件 !档 案 信 息 #既 可 加 强 档 案 部 门 对文 件 管 理 的 超 前 控 制 #又 能 保 证 归 档 文 件 的 质 量 "!*’!计 算 机 的 广 泛 使 用 #一 方 面 使 现 代 档 案 管 理 对象 中 电 子 文 件 和 电 子 档 案 比 重 不 断 增 加 #另 一 方 面 #因 电 子 文 件 完 全 替 代 纸 质 文 件 的 时 机 尚 不 成 熟 #为 确保 归 档 文 件 的 完 整 齐 全 #现 阶 段 实 行 的 是 电 子 与 纸 质文 件 双 套 制 的 管 理 模 式 "由 于 电 子 文 件 和 电 子 档 案的 真 实 性 和 完 整 性 与 电 子 文 件 的 保 存 系 统 紧 密 相 关 #因 此 #在 电 子 文 件 形 成 之 初 #应 根 据 有 关 标 准 #对 电 子文 件 形 成 和 管 理 进 行 预 先 干 预 与 控 制 #同 时 由 于 电 子文 件 的 载 体 很 容 易 被 损 坏 #围 绕 产 生 文 件 的 一 切 活动 #都 可 能 会 影 响 到 以 后 对 文 件 的 保 护 与 长 期 利 用 #为 了 确 保 信 息 的 持 久 性 和 对 信 息 产 生 环 境 的 了 解 #即对 档 案 价 值 的 评 估 #不 应 放 在 电 子 文 件 现 行 使 用 期 的末 尾 #而 应 该 在 电 子 文 件 形 成 之 初 进 行 "唯 有 实 施 文档 一 体 化 管 理 #才 能 达 到 上 述 目 的 ")!档 案 管 理 现 状 分 析)*!!目 前 大 多 数 水 利 工 程 建 设 与 管 理 单 位 不 同 程 度地 存 在 文 档 分 离 的 现 象 #文 档 分 离 致 使 各 部 门 各 自 为政 #使 大 量 具 有 重 要 价 值 的 纸 质 与 电 子 文 件 不 能 按 程序 处 理 并 及 时 归 档 #甚 至 流 失 ")*)!现 在 多 数 单 位 尤 其 是 重 点 水 利 工 程 建 管 单 位 #拥 有 较 先 进 的 设 备 #其 管 理 人 员 一 般 具 有 较 高 的 素质 #客 观 上 具 备 了 实 施 文 档 一 体 化 管 理 的 软 !硬 件 条件 ")*’!正 在 实 施 的 胶 东 调 水 及 东 调 南 下 续 建 工 程 #在工 程 建 设 与 管 理 中 形 成 了 大 量 的 电 子 文 件 #由 此 产 生了 大 量 的 电 子 档 案 #文 档 一 体 化 管 理 已 成 为 一 种 必 然趋 势 "因 此 #只 有 从 工 程 建 设 伊 始 就 实 施 规 范 的 文 档一 体 化 管 理 #才 能 为 档 案 信 息 化 建 设 奠 定 基 础 "’!文 档 一 体 化 管 理 的 必 要 性’*!!水 利 工 程 建 设 具 有 投 资 大 #技 术 要 求 高 #管 理 规范 的 特 点 "实 施 文 档 一 体 化 管 理 #可 以 用 最 少 的 投入 #获 取 最 大 的 经 济 效 益 #符 合 市 场 经 济 条 件 下 水 利工 程 建 设 的 要 求 #是 提 高 档 案 管 理 质 量 和 工 作 效 率 的有 效 方 法 "’*)!文 档 一 体 化 管 理 #便 于 各 种 载 体 档 案 的 适 时 迅速 转 换 #便 于 充 分 利 用 网 络 #加 速 信 息 的 收 集 与 反 馈 #提 高 档 案 的 利 用 价 值 $便 于 档 案 信 息 资 源 与 政 府 网 络的 联 结 #建 立 上 通 下 达 #左 右 贯 通 的 档 案 信 息 资 源 网 "’*’!文 档 一 体 化 管 理 #有 助 于 办 公 自 动 化 系 统 的 数据 积 累 "丰 富 !准 确 !及 时 的 数 据 是 办 公 自 动 化 系 统的 基 础 "数 据 匮 乏 会 使 档 案 系 统 的 作 用 大 打 折 扣 "但 数 据 的 组 织 不 是 一 蹴 而 就 的 #需 要 一 个 不 断 积 累 的过 程 "采 用 文 档 一 体 化 管 理 #可 将 每 年 形 成 的 大 量 电子 文 件 保 存 起 来 #既 为 日 后 高 水 平 的 办 公 自 动 化 系 统积 累 了 数 据 #又 减 少 了 信 息 的 二 次 输 入 #节 省 了 人 力 !物 力 !财 力 和 时 间 "’*/!利 用 计 算 机 技 术 实 施 文 档 一 体 化 管 理 不 仅 简 化了 文 件 转 化 为 档 案 的 环 节 #改 变 了 传 统 的 组 卷 !立 卷方 法 #提 高 了 工 作 效 率 #更 重 要 的 是 改 变 了 传 统 档 案的 思 维 模 式 #在 文 档 工 作 者 和 利 用 者 之 间 建 立 起 新 型的 互 动 关 系 "/!实 现 文 档 一 体 化 管 理 的 途 径/*!!转 变 观 念 #提 高 认 识 "重 点 水 利 工 程 档 案 建 设要 始 终 坚 持 以 创 新 求 发 展 #以 发 展 促 服 务 的 档 案 管 理理 念 "要 站 在 对 工 程 负 责 #为 现 实 服 务 #替 未 来 着 想的 高 度 重 新 审 视 文 档 管 理 的 地 位 与 作 用 "文 档 管 理是 重 点 水 利 工 程 建 设 过 程 中 一 项 重 要 的 日 常 工 作 "公 文 处 理 是 项 目 法 人 接 受 上 级 行 政 主 管 部 门 领 导 !监%)(% 山 东 水 利 ／)##"年 第&期督 !行 使 其 职 责 !依 法 建 设 管 理 工 程 !处 理 "协 调 与 承包 方 等 各 方 面 关 系 的 重 要 工 具 #因 此 实 现 公 文 的 自动 化 处 理 !可 以 提 高 办 公 效 率 和 领 导 决 策 能 力 #公 文处 理 是 所 有 工 作 的 开 始 !在 一 定 意 义 上 讲 !其 工 作 效率 与 质 量 是 项 目 法 人 对 外 展 示 形 象 的 窗 口 与 规 范 建管 工 程 的 缩 影 #文 秘 "档 案 工 作 者 !尤 其 是 部 门 的 领导 !应 对 文 档 一 体 化 管 理 有 一 个 全 面 "客 观 "充 分 的 认识 !应 具 有 前 瞻 性 !应 站 在 对 历 史 负 责 的 高 度 !充 分 认识 实 施 文 档 一 体 化 管 理 的 必 要 性 和 紧 迫 性 !增 强 推 行文 档 一 体 化 管 理 的 自 觉 性 和 使 命 感 #要 改 变 传 统 的文 档 分 离 的 做 法 !在 工 程 建 设 开 始 !只 设 一 个 综 合 职能 部 门 !负 责 文 书 处 理 和 档 案 管 理 工 作 !有 效 避 免 各自 为 政 !缺 少 有 效 衔 接 造 成 的 文 件 收 集 不 全 !档 案 质量 得 不 到 保 证 !信 息 资 源 不 能 充 分 发 挥 作 用 的 现 象 #逐 步 实 现 全 方 位 的 文 档 一 体 化 管 理 !进 而 适 应 高 速 发展 的 信 息 社 会 的 需 求 #/*)!加 快 办 公 自 动 化 进 程 #办 公 自 动 化 是 文 档 一 体化 管 理 得 以 实 现 的 物 质 基 础 和 手 段 #办 公 自 动 化 系统 的 建 设 !是 一 个 由 低 到 高 "循 序 渐 进 的 发 展 过 程 #一 个 系 统 仅 仅 有 高 水 平 的 硬 件 是 不 够 的 !还 必 须 有 高水 准 的 软 件 "丰 富 的 电 子 数 据 "高 素 质 的 工 作 人 员 #少 了 这 些 !再 好 的 系 统 也 难 以 发 挥 作 用 #应 根 据 实际 !选 择 适 合 水 利 工 程 建 设 特 点 的 文 档 一 体 化 管 理 软件 !就 可 将 办 公 自 动 化 水 平 提 升 一 个 档 次 #只 有 加 快办 公 自 动 化 进 程 !才 能 有 效 推 进 文 档 一 体 化 管 理 进程 #因 此 !必 须 争 取 领 导 的 重 视 和 支 持 !加 强 办 公 自动 化 的 宏 观 管 理 及 办 公 自 动 化 硬 件 建 设 的 投 入 力 度 !全 面 提 高 办 公 自 动 化 水 平 !为 文 档 一 体 化 管 理 的 持续 "稳 定 "有 序 发 展 创 造 坚 实 的 物 质 基 础 #/*’!采 取 有 效 措 施 !强 化 基 础 工 作 #重 点 水 利 工 程档 案 建 设 涉 及 项 目 提 出 "方 案 论 证 "招 标 投 标 "设 计 "施 工 "监 理 "质 量 监 督 与 检 测 "建 设 管 理 的 各 个 方 面 !具 有 涉 及 面 广 "数 量 庞 大 "内 容 繁 杂 的 特 点 #单 靠 几个 人 或 一 个 部 门 来 完 成 是 不 可 能 的 #因 此 !要 以 科 学发 展 观 为 指 导 !高 度 重 视 文 档 一 体 化 管 理 和 基 础 档 案建 设 !不 能 把 档 案 建 设 游 离 于 工 程 建 设 以 外 !应 克 服待 工 程 建 设 完 成 后 再 集 中 收 集 "整 理 档 案 的 习 惯 做法 #从 工 程 档 案 建 设 与 管 理 的 源 头 $$$文 档 一 体 化管 理 做 起 !通 过 落 实 工 程 质 量 行 政 领 导 责 任 制 %建 立健 全 建 设 项 目 档 案 管 理 网 络 !严 格 实 施 合 同 管 理 !建立 岗 位 目 标 责 任 制 !把 每 个 阶 段 "各 个 环 节 档 案 建 设的 各 项 任 务 落 到 实 处 #确 保 项 目 档 案 跟 踪 动 态 管 理 #应 通 过 超 前 指 导 电 子 文 件 归 档 工 作 等 措 施 !确 保 档 案建 设 与 工 程 建 设 同 步 进 行 !同 步 完 成 !最 终 实 现 优 质工 程 !优 质 档 案 的 管 理 目 标 #/*/!制 定 总 体 规 划 !加 强 宏 观 管 理 #实 现 文 档 一 体化 管 理 !必 须 打。