管理处工作记录控制工作程序标准范本.docx

编号：QC/RE-KA3622管理处工作记录控制工作程序标准范本Inthecollective,inordertomakeallbehaviorshaverulesandregulations,allpeopleabidebytheunifiednorms,sothateachgroupcanplaythehighestroleandcreatethemaximumvalue.（管理规范示范文本）编订：审批：工作单位：管理处工作记录控制工作程序标准范本使用指南：本管理规范文件适合在笙体中为使所有行为都有章可俏，所有人者陕同谩守统一的规范，最终创造商效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最商值与创造的价值最大化.文件可用word任意修改■可根据目己的情况编辑.管理处工作记录控制程序为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理,保证管理处工作记录资料的完整性、有效性1. 工作记录的定义1.1各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶片等1.2各部门工作记录包括一切与服务质量有关的记录,如人员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。

2. 管理职责2.1综合管理部负责监督、检查各部门工作记录控制情况2.2各部门文件主管指定专人负责本部门工作记录的管理3. 现场工作记录的管理3.1现场的工作记录应装在文件夹中，并在文件夹上标明该记录名称3.2现场工作记录应字迹清晰，无污损或破损等现象各业务班长应负责对现场的工作记录进行检查,并于每月初将上月的工作记录收集整理后,送至综合管理部文件管理员处存档4. 已收集的工作记录的管理4.1文件管理员应在每月5日前将上月本部门填写完毕的工作记录收集齐全4.2文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性,防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理4.3对已收集的工作记录，文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序,确保序号的连续性（有断号的需注明）,并对已收集的工作记录,进行1合理地编目、标识,以便于工作记录的查找和检索4.4结合管理处的实际情况,对已收集的工作记录进行归档一般可按月/季/年度定期将工作记录归档，但须于首日后进行对于数量较少或延续性不强的工作记录,每年归档一次，于每年一月份进行;对于数量较多或延续性不强的工作记录,每月或每季归档一次，于每月或每季15日前进行。

4.5如工作记录是件，应复印后保存复印件如工作记录破损,应即时修补5. 已归档工作记录的管理综合管理部应安排适当的地点对已归档的工作记录进行存放，并标识工作记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人并在《工作记录存储清单》上进行登记《工作记录存储清单》须定期校正，一般每月进行一次，以确保准确性工作记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害6. 工作记录的借阅工作记录的借阅由文件管理员负责借阅工作记录须在《借阅登记表》上登记如借阅时间超过1天（隔夜外借）时，须经部门主管批准后方可借出借出的工作记录由文件管理员负责跟进,并及时收回归档7. 工作记录的报废文件管理员应参照制定的《工作记录一览表》确定工作记录的保存期限超过保存期限的工作记录可填写《工作记录报废申请表》并经综合管理部主管批准后作报废处理闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月8. 工作记录的检查综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一次抽查,每季度至少一次对工作记录进行一次全面检查并将检查情况记录在《工作记录检查记录表》上三、工作记录一览表序号文件名称保存时间1合同登记表合同失效后1年2借阅登记表至少2年3文件资料存储清单至少2年4文件处理表同该文件保存期5公章证照登记表永久6公章证照使用申请表至少1年7物资申请报告至少3年8物资申请单至少1年9CI制作申请表至少1年10消杀工作记录表至少3年11洗手间定时清洁记录表至少1年12泳池、泳乐设施运行记录表表至少1年13安全管理员交接班记录表至少1年14安全管理员巡查记录表至少1年15安全管理员巡逻签到表至少1年16装修现场监控记录表至少1年17出入卡不存18来访人员登记表至少1年19物资搬运放行条至少3年20管理处进出人员登记表至少1年21装修申请表永久保存22装修管理责任书永久保存23装修施工人员登记表永久保存24装修许可证永久保存25装修违章通知书至少1年26停车场车位租用协议书失效后保存1年27停车场管理协议书失效后保存1年28停车场车辆情况登记表至少2年29驶出车辆异常情况记录表至少3年30停车卡不存31车辆进出凭证至少1月32未收费车辆登记表至少1年33拾遗物品登记表处理后保存1年34监控中心交接班记录表至少1年35值班记录表至少5年36消防演习情况记录表至少2年37消防设施清单永久保存38公用设施保养维修记录表至少3年39停水/电/气/试消防设施通知至少1年40分承包方设备保养维修记录表失效后保存1年41设备（工具）汇总表失效后保存1年42设备（设施）检查记录表至少5年43机电设备年度检修计划至少5年44设备抢修（大修）记录表永久保存45分承包方保养效果评估表至少3年46电力运行记录表至少3年47智能门禁系统检查表至少1年48电缆绝缘测试记录表永久保存49闭路监控系统维护保养记录表至少1年50业主（住户）资料卡永久保存51委托银行代收款协议书永久保存52—房屋交付验收表永久保存53物品领用登记表永久保存54租户管理协议书永久保存55工程遗留问题处理记录表至少5年56求职表员工离职后1年57转正审批表员工离职后1年58面谈表员工离职后1年59家庭服务情况记录表至少5年60代客购物登记表至少5年61邮件签收登记表至少1年62家庭服务协议书至少5年63客户服务情况统计分析报告至少5年64家庭服务回访记录表至少5年65前期介入情况周记录表N01-NO9至少2年66入住须知永久保存67夜间查岗计划安排表至少2年68夜间查岗情况登记表至少2年69钥匙配制申请表至少3年70钥匙使用登记表至少3年71钥匙清单至少3年72商户管理协议书至少5年73商铺消防管理责任书至少5年74商铺从业人员情况登记表至少5年75商铺设施检查记录表至少5年76员工申诉表至少1年77调动通知书员工离职后1年78人员编制申请表至少2年79交接清单至少2年80房屋移交验收情况通报表至少5年81房屋验收记录表永久保存82职员（工）即时奖惩通知书至少2年83普通员工考核评分汇总表（月）至少2年84_年_季度职员（工）考核评分表员工离职后1年85内务管理情况检查记录表至少1年86技术维修类人员等级考核个人申报表员工离职后1年87技术维修人员部门考核评分表员工离职后1年88员工过失通知书员工离职后1年89员工警告通知书员工离职后1年90员工奖励通知书员工离职后1年91解除劳动合同审批表员工离职后1年92解除劳动合同通知书员工离职后1年93离职人员完善手续表员工离职后194业务管理部绿化（地）养护巡查周记表至少2年95保洁工作检查记录表至少1年96紧急集合情况记录表至少2年97顾客投诉（建议）记录表永久保存98紧急事件登记表永久保存99紧急事件处理表永久保存100物资领（借）用单至少2年101仓库物资盘点表至少2年102工作记录存储清单至少2年103工作记录检查情况记录表至少2年104工作记录报废申请表至少2年105新员工试用情况反馈表员工离开后1年106培训（会议）记录表至少1年107岗位证书登记表失效后1年108培训计划至少2年109社区文化活动记录表至少2年110管理报告至少5年附工作记录表格:1、《工作记录存储清单》2、《工作记录检查记录表》3、《工作记录报废申请表》此处可填写公司名称/地址/位置Companyname/address/locationcanbefilledinthislocation。