电子公文归档管理细则.docx

电子公文归档管理细则第一章 总 则第一条 为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，依据公司《企业公文管理暂行办法》等规章制度，特制定本细则第二条 本细则所称的电子公文，是指各部门、直属机构在经济活动中形成的具有规范格式的公文电子数据第三条 行政职能管理部门(综合管理部)负责公司的电子公文归档的主管职能部门第二章 管理职责第四条 公司综合管理部档案管理人员负责电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入公司文书处理程序和相关人员的岗位责任第五条 档案管理职能部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节第三章 归档要求第六条 电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责第七条 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限第八条 电子公文一般应在办理完毕后即时向公司档案部门归档第九条 电子公文归档文件夹路径：公司简称→工作文书→文件发布→年度第十条 电子公文归档应办理电子公文归档登记工作，以便日后的查阅和利用。

第十一条 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联第十二条 需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录第十三条 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存第十三条 电子公文形成部门及所属机构应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全原则上，公司使用的办公软件必须统一归档存储备案，公司所有电子识别设备（如计算机）须安装公司备案的办公软件第十四条 电子公文形成部门及所属机构应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性第十五条 电子公文形成部门及所属机构应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十六条 归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接第十七条 通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等通过共享办公存储设备上传、存储设备的，应设置企业归档资料的存储人员上传、审查的资格第十八条 归档的电子公文，应按本部门档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式2套，一套封存保管（使用移动存储硬盘），一套提供利用第十九条 综合管理部应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守公司有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施第二十条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。