外贸跟单操作指导：外贸跟单程序.docx

外贸跟单操作指导：外贸跟单程序第1步：当业务员和客户在网上进展沟通，确定初步意向后客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单（打样单要复印一份，正本留自己保存给打样室进展打样　　第2步：样品出来后通过快递寄给客户，留意准时向快递询问UPS号　　第3步：客户确认样品并将样品寄回，同时下单　　第4步：依据回传样品，制做简洁的定货单给技术部定货单要业务员和部门经理签字将单和样品留技术部要求其制作工艺流程　　第5步：之后将合同传给财务部签字和老总签字并连同工艺流程样品3样物品，下正式的订货单订货单要依据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期之后把订货单复印5份，分别传生产-品管-财务-物控-出货并在正本上签字正本订货单留给自己把工艺流程书复印5份，传财务-技术部-物控-生产-品管正本留技术部，副本自己留着　　第6步：将合同复印2份，正本自己归档副本分别传老总办公室和财务负责人。

　　第7步：即使反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传到达生产车间工作联系单正本留己，副本传达　　第8步：快出货时，联系货代做报关单据并提前寄交货代若生产有问题，导致不能即使出货要提前通知货代，以便其另做船期安排　　第9步：若即使完货则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门并将出货通知单复印3份，传生产-品管-出货部正本留己　　第10步：即使做好议付单据连同货代送来的提单进展议付如前T/T下，则先传副本给对方，要其付款L/C项下，则交由财务部到银行进展相关事项　　第11步：到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进展结汇，办理核销退税手续　　以上全部自己保存的单据按合同和客户编号先后挨次进展分档治理　　以服装跟单为例，跟单过程如下：　　一般程序如下：承受客户指示单，分析产品来料，选购来料，制作样品（主要下工厂了解样品的落实状况，生产工艺适合客户的产品要求，紧抓生产进度满意交货日期），发样品给客户认可，大货投产制作过程烦琐易出错，加工工厂会给你麻烦的，客户也会的，要做好心理预备　　一、 工艺单　　1.先对工艺单进展文字处理，翻译成中文。

　　2.参照和对比往年的工艺单进展核对（主要指老客户），讨论是否有新的变化或者是有不对的地方，着重看一下有无特别要求，工艺单指示不明的地方要准时和客户沟通，如客户有不明白的地方可根据订单常规操作要求处理　　3.对着工艺单进展逐项检查：（1）首先是主料，如面料的品种、纱支、构造、克重、颜色（特殊留意特别色，如麻灰）；（2）辅料，包括拉链（是否特指，如YKK）、绳、扣、风眼、花边、松紧带、梭织布（应留意是否需要染色）、横机罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等　　4.对比工艺单仔细讨论印、绣花及其它处理方式，如面料丝光、水洗、扎染等（有关HTP订单中对印、绣花方面没有具体的资料，甚至在最初打样时连印花颜色、印花尺寸也没有明确指示，客户只有一个要求：效果好就行虽然客户把这个权利给了工厂，但也给工厂带来肯定难度，要揣测客户的心态，自己要主动去创新设计一些东西在这点上，应尽快适应客户的这种要求）　　二、 核价　　仔细讨论完工艺单后，安排进展核价，即填写核价单，在填写核价单时肯定要清楚、仔细，经过谁手该把关的没把好关的要负首要责任；建议跟单员整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表，以便以后核价遇到一样的面料时，可按固定的工艺去填制核价单，印、绣花价格也有价格一览表。

　　1.核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与染整厂沟通，落实确定后，明确面料有关资料，以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重资料，留意面料的纱支与克重的比照，便利用料的核算　　2.工艺室人员进展有关工艺用量的计算，此时要对辅料状况（特殊是百家好事客户对辅料一般都是指定厂家，要对辅料的价格进一步落实好，以免大货投产后消失价格上的差异）进展具体讲解，问明客户哪些辅料属于客供及印花的种类及绣花线的种类，避开遗漏，客户有特别要求的，更是需要特殊说明　　3.生产车间对比工艺单，进展生产量及加工费的计算，由于车间是参照工艺单进展计算，好多内容仅是“纸上谈兵”，因此有条件的尽可能供应样衣，对于工艺单上或是客户特殊指示的，要一并具体告知（是书面）生产部门，以便尽可能核算精确　　4.汇总资料，核算价格由于核价员习惯于根据自己知道的资料进展核价，因此在客户有特别要求的时候，肯定要有明确指示并做相关提示，如面料有特别要求（有无水洗等），辅料比拟奇怪，印、绣花价格等全部这一切，都必需具体精确的写到核价资料或者是工艺单里，以便以后备查　　5.报价时如对某些辅料及印、绣花价格不明确的，报价时要注明所列辅料及印、绣花的价格，如百家好事订单常常会指定辅料厂，而唯嘉、欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测（客户指定辅料，跟单员肯定要留意，假如跟单员没明确标注，跟单员要负主要责任；全部担当学会看核价单上的资料，肯定要看清晰，把经手的资料要做到心中有数；有特别要求的，肯定要告知核价员）。

我做单证做到心力交瘁　　三、备样　　一般来说，报完价后，如客户觉得价格接近或者是可以承受，会要求安排备样（原则上先谈价格，后打样；对新客户原则上不备样，备样要收样品费）备样时主要留意（备样时关键在于保证交期及质量，因此我们经手的资料务必要精确，与客户要求全都，才能保证样品准时得到确认，避开重复返工）：　　（一）样品　　1.款式样：一般来说款试样主要是看做工的，可以用代替面料，但当有配色时，肯定要搭协作适才行，尺寸做工完全根据客供指示及要求　　2.确认样：作为确认样，客户看重的是，颜色要对，辅料要齐，印绣花也要根据要求的去做，特殊是代表大货面料肯定要好由于一般来说，确认样是给设计师看的，所以肯定是好的和精确的，符合设计师口味的，此项工作特别重要.假如做得不好，可以说前功尽弃，一切都是白费　　3.产前样：一般来说是在大货面料出来以后，为了保证大货的精确性，，在裁剪前，做给客户看得样品，代表大货水平，也是客户对大伙的检验为了生产的便利，要求产前样必需符合客户对大货的一切要求，避开消失生产损失，安排起来肯定要快对于HTP订单，大货下来后，再安排做大货产前样，待产前样确认后，进展大货生产HTP订单不要求打印、绣把戏。

　　4.广告样：广告样一般来说是在订单确定后，大货出货前，客户用来扩大宣传，增加销售量的样品，齐色齐码，外观效果要好，肯定要起到门面作用（广告样必需提前安排，不能接近再下备样）　　5.齐色样：此项要求的客户比拟少，可以敏捷把握对于HTP的订单，客户要求在工艺单下达后，安排做销售样，而且对于不好找的辅料可用类似或接近的代替，样衣发走后，安排核价、报价，然后等客户确认意见　　6.水洗样：要保证成衣水洗尺寸，必需做好前提工作面料缩水率　　7.船样：大多数客户船样要并到大货里，如该并入大货收费的船样未并入大货，跟单员应负主要责任　　（二）色样　　1.色样，制作要好看、准时，保存要完整，一式三份：自己必需留存一份，以免以后的生产过程中，对大货的颜色进展核对，问明客户是在自然光还是在灯光下对色，以便准时确认　　2.纱样　　3.布样，如麻灰：如客户指定麻灰色号时，可与客户沟通直接进展大货生产，如有客户布样，可找一些颜色比拟相近的布样待客户确认色样在涉及到麻灰或烟灰色时，是让客户指定华孚或金兰纱卡上的色号，便于采供部门购纱　　（三）印、绣把戏　　首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样，特殊是绣花，绣花线肯定要用正确颜色，如确有难度，可以与客户沟通，变通安排。

印、绣花资料必需保证精确，如颜色搭配、花型等，要准时同客户沟通不明确的地方，争取缩短确认周期（印、绣花打确认样时间：原则上从业务员将印、绣花资料转交外协员后三日内应将确认样转业务员，外协员要留意打确认样布料的颜色肯定要正确，确认样原则上要检验合格后才能出厂，对确认样跟单员也要进展检查，由跟单员将确认样寄给客户确认，客户确认后确实认样要准时转生产厂，并做好交接记录）外协员要对以前及以后外加工的印、绣花价格等资料进展汇总，便于以后消失同类加工业务时便利查询　　（四）辅料　　由于我们的辅料开发有肯定局限性，因此安排辅料时肯定要尽可能广犹如行、客户及其它部门，在此特殊指出的是网络查询，重点是快！！光客户要求的辅料确有肯定难度时，准时与客户协商处理意见辅料治理员要对以前及以后选购的辅料价格等资料进展汇总，便于以后消失同类辅料时便利查询对于HTP的订单，辅料多而且杂，要特殊留意染色问题，如梭织布，人字带等；还有一些辅料虽然好找，但达不到辅料厂的起订量，工厂不情愿做，本着客户一般确认销售样上的辅料的作风，因此，应在打样时，就考虑找一些好做、好找的辅料，削减大货生产不必要的麻烦辅料总体要求为价格低及质量好，因此广泛汇总各辅料厂资料是特别必需的，以后再遇到此类辅料时能有据可查。

辅料打确认样时间：原则上从业务员将打辅料确认样的资料转交辅料治理员后三日内应将确认样寄给客户确认 作赢外贸单证必会的18步流程　　四、合同的执行　　在征得客户同意或签定合同并确认客户已执行合同后（如开L/C、电汇、预付款等），以L/C结算的，要尽快催信用证，以预付款结算的，款要准时催，以电汇结算的，风险较大，通常适用于老客户下达生产通知单，生产通知必需尽可能资料齐全、完备、正确，并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令，并已开头执行向生产厂要生产打算，监视生产指令在各环节中的进展，保证其顺畅如有客户资料未到时，要准时与相关部门和客户进展沟通和调解，做出最合理的生产打算　　五、确认　　在合同签定后，对于担当来说，确认工作是最重要的在安排确认时，要把握以下几条原则：　　a） 首先排列生产打算，盘查确认点，首先要清点好辅料，核对好来料颜色是否全都，特殊是对主、辅料的盘查，保证生产安期顺当开头　　b） 监视和催促生产打算，确认全部保证生产顺当进展的有关指示，书面或实物已交待到有关部门的责任人心中，并已得到仔细执行如正确的工艺单、样品、印绣把戏、客户的最终确认意见或修改意见要准时传达，对生产中消失的各种问题进展监视、反应，对于生产中消失的问题要准时和客户进展沟通和处理。

　　c） 核对全部来物，与客户确认意见相符全都　　d） 要留意客户的变更，如面料颜色、合同数量，如消失变更，要在第一时间内通知生产部门，削减不必要的损失　　六、合同的跟踪　　在合同的执行过程中，要准时填报跟单表，准时给客户报告生产进度，并要准时汇总资料，整理订单，避开消失疏漏的地方，并准时与客户和生产部门沟通，对消失的意外状况要准时处理，如上报、与客户协商拖期、协调有关部门实行补救措施等　　在接近交期时，如生产过程中如有阻碍大货交期无法按合同顺当执行时，必需事先通知客户；当大货生产过程中，缝制、印花、绣花等消失阻碍生产顺当进展时，肯定要准时通知客户（同时发样给客户）实行有关补救措施　　为了大货生产能够顺当进展，首先要准时去生产厂看每天的生产状况对于客户确认缓慢或者供应一些资料不准时，除了沟通之外，还应有书面形式于客户或者把生产进度状况告知客户，并提示有可能影响交期，同时，要排查生产环节中还可能存在的问题，要准时汇总状况，尤其是辅料　　品管主管要会同品管员一起在大货交货前对产品进展检验，并出具验货。