精品关于正确使用OA系统的注意事项.doc

精品关于正确使用OA系统的注意事项关于正确使用OA系统的注意事项各车间、科室： 正确使用OA系统是确保办公自动化顺利进行的重要组成部分，它对于提高办公效率、规范文件起到积极的作用为了保障 OA系统的正常运行，根据OA系统的功能和用途，结合用户使用中出现的问题，现将有关正确使用OA系统的注意事项规定如下，望各部门遵照执行一、 邮件的使用 电子邮箱——实现各类信息在系统内之间快速、高效的传递，收发文、审批等系统的公文都会以邮件的形式发送到您的邮箱里 电子邮件是办公自动化系统中最基本和最常用的的功能在使用时应注意以下几点：1、 如果邮件是发给所有人的，一律在电子公告栏发布，不要在邮箱中传送2、 如果邮件是发给部门的，应选择相应的部门发放3、 属于厂内形成正式文件，应在发文管理中发放，不得个人随意发放4、 邮件内容通过“附加”、“引入”、“创建对象”按钮创建，一般不使用WPS20005、 正确对附件进行查看、启动、拆离功能说明： 查看按钮——查看附件的内容选择“文件\关闭”或者按Esc来关闭附件内容的查看启动按钮——用创建该附件的应用程序阅读该附件拆离按钮——即将附件的另外保存到硬盘等其他存储介质上。

方法是：在“保存附件”对话框中，选择保存该附件的位置，点击“拆离”按钮即可6、由于邮箱的空间有限（仅50M），故不得传送大容量的文件，各用户必须定期删除邮件（先存入垃圾箱，再删除），确保OA的正常运行二、 文件发放 属于公文类型的正式文件必须在发文管理进行，只能由文印室的人员根据发文范围发放给相应的部门；不必发送给不相关部门，以确保文件的保密性；在邮箱中属于公文类的邮件，查看后即可删除，需查看可在发文管理中的公文资料库中进行三、 电子公告 电子公告——模拟单位公告板与布告栏的功能，可以准确及时了解企业动态，国际国内新闻等信息属于向全厂发布企业动态、重要事件等（没有形成正式文件的内容）只在电子公告栏公布，不得使用邮件的形式发送发布电子公告须经部门领导审阅同意，以保持严肃性、真实性电子公告栏的内容必须填写截至日期，否则一个月自动清除，如要保存的，用户应保存在自己的文挡中四、 电子论坛是全厂职工一个自由讨论的舆论阵地，各抒己见，共同研讨大家关心的问题，并通过网络交流学习到新知识但应注意内容、主题要符合企业发展和时代的要求，格调高雅，积极向上切忌发布一些低级趣味的东西。