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出口管理系統 1 壹、前言壹、前言3 一、課程大綱 .4 二、系統目的 .5 貳、系統架構貳、系統架構.8 一、系統主流程 .9 二、系統功能圖 10 三、出口系統與其他系統關連 11 參、基本資料建立參、基本資料建立12 一、與基本資料管理之關連作業 ---- CMS13 二、本系統的基本資料 26 肆、日常異動作業肆、日常異動作業33 一、客戶訂單建立作業 34 二、信用狀資料建立作業 37 三、出貨通知單建立作業 39 四、PACKING LIST 建立作業47 五、出口費用建立作業 50 六、貨運通知單建立作業 52 伍、出口作業流程伍、出口作業流程54 一、客戶受訂定程序 55 二、出口銷貨作業程序 56 三、出口押匯收款作業程序 57 陸、批次作業陸、批次作業.58 一、出貨通知單更新作業 59 二、出口費用自動結帳作業 60 三、批次確認/取消確認作業【基本資料管理系統】 .61 2 出口管理系統 柒、報表與查詢柒、報表與查詢62 一、國外訂單管制表 63 二、信用狀餘額明細表 65 三、到期信用狀明細表 67 四、出貨通知單管制表 69 五、出貨通知單列印作業 71 六、受訂確認書 73 七、PACKING LIST 列印 76 八、INVOICE 列印.79 九、PROFORMA INVOICE 列印 82 十、CREDIT NOTE 列印 .85 十一、DEBIT NOTE 列印 .88 十二、出貨通知單列印作業 91 捌、上機實習捌、上機實習.93 一、建立一張新的國外訂單 94 二、建立一張新的信用狀資料 95 三、建立出貨通知單資料 96 四、建立 PACKING LIST 資料97 五、建立出口費用資料 98 六、產生出貨通知單資料 99 七、建立貨運通知單資料 .100 八、產生出貨費用 .101 出口管理系統 3 壹壹、、前前言言 一、課程大綱 二、系統目的 三、系統特色 4 出口管理系統 一一、、課課程程大大綱綱 一、出口貿易管理之系統架構 二、基本資料建立及資料欄位說明 三、外銷訂單受訂 四、外銷訂單銷貨 五、押匯收款 六、上線程序 七、測驗及問卷 出口管理系統 5 二二、、系系統統目目的的 企業的銷售過程中，藉由出口貿易者，出口文件及出口進度的控管相 當重要，但處理程序上也相當複雜，尤其出口文件之間的關聯性、重覆性 更加重人工處理的錯誤發生率及效率無法掌握的問題。

鼎新的 WORKFLOW ERP 的出口系統即提供一方便而且管理功能強大的工具， 協助作業人員能迅速正確的製作 PROFORMA INVOICE、PACKING LIST 等出口 文件，並能有效管制 L/C 狀況，減少呆帳發生機會，強化 L/C 管制功能，另對貨 運通知及出口費用結帳也有控管功能，即從接單、受訂確認書、交貨通知單、銷 貨單到結帳功能，皆能將資料自動帶出以簡化人工輸入之負荷 6 出口管理系統 三三、、系系統統特特色色 訂單承接時，可同時建立國外訂單相關資料，直接列印受訂 確認 書／Sales Confirmation 提供信用狀對應訂單管理功能 提供信用狀餘額管制功能 提供信用狀預警報表 對訂單進度提供管制報表，以瞭解訂單之 L/C 到單、出貨、 收款等 進度狀況 可針對不同管理分類，設定不同單別出貨通知單 提供商品包裝方式，於出貨交件時，系統自動依包裝方式計 算箱數 客戶嘜頭可分客戶別事先設定，可畫出菱形或三角形之圖案 信用狀可設不同之開狀銀行、通知銀行、押匯銀行，並可根據收款作 業，自動維護 L/C 的押匯金額之最新狀態 業務部門可根據訂單出貨進度開立出貨通知作為倉管備貨通知。

出貨通知單可自動帶入客戶嘜頭資料、接單的 PACKING 備註 可按實際包裝明細建立 PACKING 內容，並可按出貨通知明細直接帶入 資料，減少輸入時間 與原出貨通知內容不同的出貨資料，可於 PACKING LIST 建立時彈性加 入 提供出口費用建立，可將因出口而產生的所有費用建檔記錄，出口費 用項目可自行設定，無筆數限制 出口費用可自動結轉成應付憑單，納入應付帳款管理 貨物託運時可建立貨運通知，做為貨物之出廠證明，並可記錄相關的 空運或海運資料 貨運通知單記錄有交運客戶的電話、客戶名稱、件數等資料，提供完 整的交運資料 出口管理系統 7 提供出口貿易對帳作業所需要的 CREDIT NOTE、DEBIT NOTE 出貨通知單可批次更新為銷貨單，並可彈性設定單號編法及單價的認 定，減少人工重覆輸入資料 PROFORMA INVOICE 受訂確認書可彈性定義表格名稱，選擇公司品號或 客戶品號，及設定每頁行數，真正達成客戶別的需求 8 出口管理系統 貳貳、、系系統統架架構構 一、系統主流程 二、系統功能圖 三、出口系統與其它系統關連 出口管理系統 9 一一、、系系統統主主流流程程 10 出口管理系統 二二、、系系統統功功能能圖圖 出 口 系 統 單據性質設定作業 客戶嘜頭資料建立作業 商品包裝資料建立作業 基本資料管理 信用狀管理 信用狀資料建立作業 信用狀明細表 信用狀餘額明細表 到期信用狀明細表 出口文件管理 PROFORMA INVOICE 受訂確認書 國外訂單管制表 國外銷貨作業 出貨通知單建立作業 PACKING LIST 建立作業 PACKING LIST INVOICE DEBIT NOTE CREDIT NOTE 出貨通知單管制表 出貨通知單更新作業 出口費用管理 費用代號資料建立 出口費用建立作業 出口費用結帳作業 出口費用清單 貨運通知單建立作業 貨運通知單明細表 貨運管理 出口管理系統 11 三三、、出出口口系系統統與與其其他他系系統統關關連連 1. 與庫存管理系統之關連 * 建立出貨通知單,需將半成品及成品之基本資料於庫存管理系統之品 號資料建立先行建立。

2. 與訂單管理系統之關連 * 需建立客戶之基本資料 * 訂單資料為出貨通知單建立作業之來源 * 透過出貨通知單更新作業可產生訂單系統之銷 貨單資料. 3. 與應付管理系統之關連 * 透過出口費用自動結帳作業可產生應付管理系統之費用應付憑單 出口作業 管理系統 管理維護 系統 基本資料 系統 庫存管理 系統 訂單管理 系統 12 出口管理系統 參參、、基基本本資資料料建建立立 一、與基本資料管理之關連作業 ---- CMS 二、出口管理系統之基本資料 出口管理系統 13 一一、、與與基基本本資資料料管管理理之之關關連連作作業業 - -- -- -- - C CM MS S １、共用參數設定作業  程式代號：CMSI01  作業目的：系統上線前基本參數設定，未設定者無法輸入異動資料  輸入畫面： 14 出口管理系統  欄位說明： 1.確認日依據： 異動單據確認時;單據上確認日認定之日期來源 １. 庫存現行年月 * 欄位不可空白 (1).本欄位為期初資料，指庫存期初庫存結餘的月份，例如預定於 88/01 月開始由本系統管制庫存帳，那必須將 87/12/31 的庫 存餘額輸入到系統，此餘額為期初值，如此庫存現行年月為 87/12。

(2).資料設定後，無須由人工來維護，系統會透過 「月底存貨結轉 作業」來自動累計 (3).本資料請勿自行修改，資料修改均影響 「月底存貨結轉作業」 及「現有庫存重計作業」執行結果之正確性 * 本月份以前不得再進行庫存相關異動單據（入出庫）的輸入 ２. 庫存關帳年月 * 由使用者（會計人員）自行調整，不可大於庫存現行年月 * 指當存貨報表確定，會計人員查完帳務後，經會計師審查異動憑證 確定後，表示這所有的憑證將不可修改發生異常需調整時，必須 調整於次年度，此種日期我們稱之為關帳年月，一般為會計年度之 年底 * 關於現行年月／庫存關帳年月／帳務凍結年月三者之關連請詳作業 說明 ３. 帳務凍結日期 * 本日期以前（含本日）不得再進行庫存相關異動單據（入出庫）的 輸入 * 主要是提會計人員者在核對存貨管理報表期間，避免其他使用者， 再進行異動資料的增修，造成查帳的困擾，所以將查帳期間的帳務 凍結 * 關於現行年月／庫存關帳年月／帳務凍結年月三者之關連請詳作業 說明 出口管理系統 15  程式代號：CMSI02  程式名稱：廠別資料建立作業  作業目的：1.廠別資料為庫存，或商品異動相關報表資料的 篩選 條件，如計有三個工廠，每一工廠有四個庫別，在產生庫 存明細表及進耗存統計表等相關報表產生時，均可用廠別 來篩選條件。

當然將來在執行 MRP/LRP(物料需求計畫-- 生產計畫系統) 時廠別亦是一個重要資料區隔或篩選條 件 2.為配合全球 ERP 的管理，如果你只有單一製造廠管理，亦 請您設定一個廠別代號來標示，在本系統的銷貨及採購系 統的異動單據（銷貨單、銷退單、進貨單、退貨單 …等） 輸入時必須指定廠別  輸入畫面： 16 出口管理系統  作業重點： １. 組織關連圖 ２. 為配合各廠別單據性質的使用，建議廠別代號請用 0--9 來編號 ３. 同一公司別的品號單元成本是一致的，不會因為商品存放於不同廠 區，其單元成本就不同，如果使用者的商品單價會因為地點不同而 有異，在本系統必須區分品號來管理，或者必須以公司別來做資料 的區分 公司別 單據性質 職務分類 共用參數 部門代號 幣別匯率 廠別 1廠別 1 庫庫庫 別別別 1 2 3 生生生 產產產 線線線 1 2 3 員工代號 出口管理系統 17  程式代號：CMSI03  程式名稱：庫別資料建立作業  作業目的：系統可提供多庫別管理，故商品儲存倉庫，期初上線時請 將庫別資料先行建立，再進行庫存系統的 「品號資料建 立」  輸入畫面：  欄位說明： １. 庫別性質 .分存貨倉及非存貨倉二種。

若有一品號採標準 成本制，標準成本 為@5 元在存貨倉有 100PC，在非存貨倉有 5PCS，則本品號的存貨 價值為 500 元，您可於「品號資料建立作業」單身看到二筆資料， 但是在單頭的數量為 100 成本為 500 元 .以製造業來說： 非存貨倉指本倉庫的商品計不計入庫存成本，如：有些製程不良 的料件或商品，這些商品已經記入當期的製造成本，所以這些商 品縱有庫存數量，都不應再計入存貨成本重複計算，所以這種報 廢倉稱為非存貨倉 .如一些製造工具（手動起子、板手） ，納入本系統進行存貨管制， 而這些商品只管制數量不管制商品價值，則可以另設一種倉庫可 稱為工具倉，則此倉應設為非存貨倉 .本系統亦提供服務性商品的銷售管理，比如說提供顧問諮詢、維 修、設備拆解的服務，使用者可記錄服務的次數及價值，但對於 總金額部份納入存貨是沒有意義的，所以這種倉庫亦為一種非存 貨倉 18 出口管理系統 ２. 納入可用量計算 * 此倉庫的數量是否可納入可用量來累加 本系統在訂單系統之「客戶訂單資料建立作業」及「銷貨單建立 作業」中，均可查詢品號的【可用庫存量】 ，當庫存餘額顯示 『100PC』 時，這 100PC 到底可不可以銷貨呢？如果良品當然就 應該可以，但是若其中有 20PC 不良品，哪就應該只有 80PCS 可 用，我們稱存放 20 PC 的存貨倉庫為不納入可用量計算。

３. 庫存量不足准許出庫 * 定義：簡單來說是當庫存數量為 0 時，可不可以執行出庫相關的 單據核准呢？ 以存貨為零，銷貨 100 PC，如果設為【庫存量不足准許出貨】 ， 表示允許庫存為【-100】PC，造成庫存餘額為「負」值 * 一般來說只有製造業的成品倉庫才有設定允許庫存數量不足可以 出貨的考量，一般的倉庫尤其是買賣行為的行業，他的倉庫管理 主要是針對存貨者，均應設為庫存不足不可出貨 出口管理系統 19  作業重點 １. 關於製造業的庫別編碼請注意： 廠別一 廠別二 成 原 半 不 報 成 原 半 不 報 費。