合规管理体系认证实施方案.docx

CQM是国际认证联盟的成员合规管理体系认证实施方案合规管理体系认证实施方案文件编号：CQM/S-FN-24-023发布日期：2022年04月02日修订日期：实施日期：2024年04月02日目 录1 适用范围 22 认证模式 23 认证过程流程图 24 认证申请 35 审核实施 46 认证的批准、拒绝、保持、扩大、缩小、暂停、恢复和撤销的条件和程序 87 认证证书和认证标志 178 获证客户的信息通报 189 认证要求变更的条件和程序 1810 保密 1911 申诉/投诉、争议及处理 1912 费用 1913 公告 1914 附则 19合规管理体系认证实施方案1 适用范围本认证方案适用于方圆标志认证集团有限公司（以下简称：CQM）实施合规管理体系认证，满足第三方认证制度要求，作为提供认证服务的规范必要时，在认证合同中补充相关的技术要求本认证方案在认证双方签订合同时予以确认和采用2 认证模式CQM首先对受审核方的管理体系进行初次审核，经过评定，确认是否批准认证；通过认证之后，在认证证书的有效期内对获证客户的管理体系进行监督，确认是否持续满足认证要求3 认证过程流程图4 认证申请4.1认证申请的基本条件a) 认证客户具有明确的法律地位,客户具有企业营业执照、事业单位法人证书、社会团体登记证书、非企业法人登记证书等，可独立申请认证。

其他类型的客户，应由具备资格的单位代为申请； b) 国家、地方或行业有要求时，认证客户具有规定的行政许可文件,其申请认证范围应在法律地位文件和行政许可文件核准的范围内；c) 认证客户按相关的管理体系标准建立了文件化的管理体系初次认证现场审核前已至少持续稳定运行了3个月，至少已实施一次完整的内审和管理评审或已编制实施计划，并承诺在证书有效期内，持续有效运行管理体系；d) 认证客户承诺遵守国家的法律、法规及其他要求,承诺始终遵守认证的有关规定，承担与认证有关的法律责任，并有义务协助认证监管部门的监督检查，对有关事项的询问和调查如实提供相关材料和信息；e) 认证客户在一年内，未发生质量、环境、职业健康安全事故或被执法监管部门责令停业整顿或在全国企业信用信息公示系统中被列入“严重违法企业名单”或违反国家相关法规，虚报、瞒报获证所需信息的情况；f) 认证客户承诺获得CQM认证后，按规定使用认证证书和认证标志和有关信息，不得擅自利用管理体系认证证书的文字、符号误导公众认为其产品或服务通过认证按合同支付认证费用，并按规定接受监督；g) 认证客户承诺获得CQM认证后，按照CQM要求向CQM通报管理体系变更的信息和其他可能影响管理体系持续满足认证标准要求的能力的事宜的信息，一般包括：客户及相关方有重大投诉；发生重大事故；相关情况发生变更（包括：法律地位、生产经营状况、组织状态或所有权变更、强制性认证或其他资质证书变更；法定代表人、最高管理者、管理者代表发生变更；生产经营或服务的工作场所变更；管理体系覆盖的活动范围变更；管理体系和重要过程的重大变更等）；出现影响管理体系运行的其他重要情况；h) 认证审核期间，认证客户能够提供与拟认证范围相关的活动或过程；i) 在有要求时，接受CNAS的见证评审及确认审核并提供必要的支持。

4.2不予受理认证申请的情形a) 认证客户申请的认证范围超出法律地位文件和行政认可文件核准的范围内的；b) 认证客户不满足4.1中其他相关要求或近一年内发生其他违反国家法律法规、行业规定的情形5 审核实施5.1 审核准则认证双方确认的审核依据标准如下：ISO 37301: 2021《合规管理体系 要求及使用指南》；审核准则还包括受审核方所适用的方针、程序、标准、法律法规、合规管理体系相关要求、合同要求或行业规范上述标准更新时，使用更新版本5.2 审核过程5.2.1 初次认证审核初次认证审核分两个阶段实施：第一阶段和第二阶段第一阶段审核的目的是了解受审核方的基本信息、审核管理体系文件，识别任何引起关注的、在第二阶段审核中可能被判定为不符合的问题，为第二阶段审核提供关注点第二阶段审核的目的是评价受审核方管理体系实施的符合性和有效性审核组对在第一阶段和第二阶段审核中收集的所有信息和证据进行分析，以形成审核结论5.2.1.1 第一阶段审核审核组结合受审核方的管理体系运行目标和体系覆盖活动的专业特点，根据受审核方提供的管理体系文件、体系运作过程、运作场所和现场的具体情况、内部审核与管理评审策划和实施情况，确认受审核方对标准的理解和实施的程度、对目标的实现具有重要影响的关键点、相关的法律法规要求的遵守情况以及管理体系范围，以确定第二阶段审核安排。

第一阶段审核应侧重于组织的策划过程，审核的主要内容为：a) 确认申请组织实际情况与合规管理体系文件描述的一致性，特别是体系文件中描述的产品和服务、部门设置和职责与权限、生产/服务/运营过程等是否与申请组织的实际情况相一致；b) 审核申请组织理解和实施相关审核准则要求的情况，评价合规管理体系运行过程中是否实施了内部审核与管理评审，确认合规管理体系是否已运行并且超过3个月；c) 确认申请组织建立的合规管理体系覆盖的活动内容和范围、体系覆盖范围内有效人数、过程和场所，遵守适用的法律法规及强制性标准的情况；d) 通过现场、企业信息公开渠道查询核实认证客户是否存在与合规相关的负面信息；e) 结合合规管理体系覆盖范围识别对合规管理目标的实现具有重要影响的关键点，并结合其他因素，科学确定重要审核点；f) 与申请组织讨论确定第二阶段审核安排对合规管理体系文件不符合实际情况、相关体系运行尚未超过3个月或者无法证明超过3个月的，以及其他不具备二阶段审核条件的，不应实施二阶段审核第一阶段审核实施后，审核组在第一阶段审核提出的需要申请组织进行整改的问题已得到有效整改，并经审核组验证合格后可进入第二阶段审核如果发生任何将影响管理体系的重要变更，CQM可能将重复整个或部分第一阶段审核。

第一阶段审核的结果可能导致推迟或取消第二阶段5.2.1.2 第二阶段审核审核组现场评价受审核方管理体系的实施情况，包括符合性和有效性第二阶段审核至少包括以下方面：a) 与适用的管理体系标准和其他规范性文件的所有要求的符合情况；b) 目标完成情况，依据关键绩效目标和指标，对绩效进行的监视、测量、报告和评审；c) 受审核方过程的运作控制d) 管理体系和绩效中与遵守法律有关的方面；e) 管理职责的落实，包括针对方针的管理职责；f) 为实现总目标而建立的职能层次目标的策划和实现情况g) 内部审核和管理评审实施情况；h) 规范性要求、方针、绩效目标和指标、适用的法律要求、职责、人员能力、运作、程序、绩效数据和内部审核发现及结论之间的联系；i) 适用时，合规报告如果认证客户不能在初次认证第二阶段结束后的规定时间内按要求关闭不符合，CQM将再实施一次第二阶段审核或不批准认证5.2.2 监督活动5.2.2.1 监督活动的方式CQM采用现场监督审核和日常监督（如关注国家有关部门发布的信息公报、关注获证客户相关方的信息、获证客户有关信息的日常跟踪、审查获证客户及其运作的说明、要求获证客户提供文件和记录等）相结合的方式。

5.2.2.2 获证后监督审核的内容a) 任何变更（如资源、过程、组织结构、已识别的关键控制点等）；b) 持续的运作控制合规目标的实现情况；c) 适用的法律法规持续符合情况；d) 内部审核和管理评审；e) 针对合规体系运行中发现的问题或投诉，制定并实施了有效的改进措施；f) 管理体系实施的有效性；g) 为持续改进而策划的活动的进展；h) 针对上次审核中确定的不符合所采取的措施和效果；i) 证书和标志的使用和（或）任何其他对认证资格的引用；j) 适用时，合规报告获证客户应保存全部投诉记录，需要时提供认证机构CQM根据以上信息对获证客户管理体系进行再评价，确认其是否持续满足认证要求监督审核时，如认证客户没有按时关闭不符合，将可能导致认证证书的暂停或撤销5.2.2.3 监督审核的频次 在证书有效期内，获证客户须接受监督审核，监督审核应至少每个日历年（应进行再认证的年份除外）进行一次初次认证/再认证后的第一次监督审核应在认证决定日期起12个月内进行；此后，监督审核应至少每个日历年（应进行再认证的年份除外）进行一次，且两次监督审核的时间间隔不得超过12个月获证客户因未在规定的时间内实施监督审核而暂停认证证书的，监督审核恢复后，下次审核时间应按原计划时间计算。

若发生下述情况则需增加监督频次，或安排提前较短时间通知的审核：a) 获证客户对管理体系进行了重大更改；b) 有足够信息表明获证客户发生了组织机构、生产条件、产品变更等影响到其认证基础的更改；c) 获证客户出现重大事故或用户提出对相关管理体系运行效果的投诉未得到处理时；d) 获证客户被国家行政主管部门在监督抽查中被查出不合格时；e) 其他需要考虑的情况5.2.3 再认证获证客户在证书有效期满前至少三个月，须提出再认证申请再认证审核的目的是验证作为一个整体的组织管理体系全面的持续符合性和有效性，以及认证范围的持续相关性和适宜性再认证审核的程序和要求参照5.2.1条实施再认证时通常可不进行一阶段审核，但当获证客户的管理体系和获证客户的内外部运作环境有重大变化时，再认证审核活动可能需要有第一阶段审核在对获证客户的日常监督中，发现获证客户的出现影响管理体系运作的重大变更时，或对获证客户的投诉分析和其他信息表明获证客户管理体系可能存在较大问题时，将安排特殊审核或与获证客户商定提前安排再认证审核再认证审核时，认证客户应在当前认证证书到期前接受CQM审核，并对于审核组开具的不符合在规定的时间内按要求关闭。

否则，因认证客户的原因导致CQM不能在原认证证书到期后6个月内作出认证决定的，再认证审核失效5.2.4 特殊审核5.2.4.1 扩大认证范围审核针对已获证的客户，CQM对扩大认证范围的申请进行评审，确定能否予以扩大的决定所需的审核活动，这一工作可与监督审核同时进行5.2.4.2 提前较短时间通知的审核为调查投诉、对变更做出回应或对被暂停的获证客户进行追踪，需要在提前较短时间通知获证客户后对其进行的审核获证客户的产品和服务被国家行政主管部门在监督抽查中被查出不合格时，CQM将对获证客户实施特殊审核如获证客户不接受特殊审核，认证证书将被暂停5.3 现场审核活动实施审核组在现场审核前与受审核方沟通，确认审核安排，说明首末次会议议程审核组按照审核计划中日程安排实施审核，通过查阅受审核方的文件和记录、与过程和活动的岗位人员面谈、座谈、观察产品、服务形成过程和活动等适当方法，抽样收集并验证有关的信息，形成审核发现，确认不符合情况在审核过程中，审核组及时与受审核方沟通，通报审核进程，确认审核证据，解决分歧当审核发现表明不能达到审核目的时，应说明理由，商定后续措施如果需要改变审核目的和范围或终止审核时，应经审核派出机构评审和批准后实施。

审核组长在现场审核结束前，与受审核方沟通现场审核的信息，请受审核方对发现的问题和不符合报告进行确认，并商定对不符合的后续措施的安排，确认。