【教学】第三章会计信息系统应用实例.ppt

单击此处编辑母版副标题样式整理课件1单击此处编辑母版标题样式第三章会计信息系统应用实例l【本章的学习目的与要求】l本章模拟较完整的会计核算资料，通过案例讲解、上机练习使学生熟练掌握通用财务软件主要功能模块从初始化到日常处理到报表生成整个流程的实际操作方法和操作技能以及相应的维护知识，达到能运用会计电算化知识熟练处理基本会计业务的水平l【课时分配】26课时(含上机18课时)整理课件第一节系统管理 一、系统管理的内容对财务及企业管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护 主要功能：账套管理、年度账管理和操作员及其权限管理整理课件系统管理的功能 账套管理 账套指的是一组相互关联的数据账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等年度账管理 对不同核算单位、不同时期的数据需要设置相应的系统路径年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据操作员及其权限管理 操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限整理课件l二、启动系统管理用户安装好财务软件后，需要建立本单位的核算账套，首先应运行系统服务下的系统管理.l三、系统注册系统允许以两种身份注册进入系统管理一是以系统管理员的身份二是以账套主管的身份系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。

账套主管负责所选账套的维护工作主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理以及该账套操作员权限的设置整理课件l三、账套的建立和管理账套是指一组相互关联的账务数据一）、建立账套l即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件首次使用总账系统时,应根据企业的具体情况进行账套参数设置l1设置账套信息设置账套信息包括录入账套号、账套名称、账套路径及启用会计期l2输入单位信息输入单位信息包括输入单位名称、单位简称、单位地址及法人代表等相关信息l3确定核算类型确定核算类型包括本币代码、本币名称、本币类型、行业性质及账套主管l4确定分类信息如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算l5确定编码方案确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度l6确定数据精度数据精度是指定义数据的小数位数整理课件l（二）、修改账套1.注册l若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在“系统管理”中更换操作员2修改账套l以要修改账套的账套主管的身份注册后，单击“账套”菜单中的“修改”选项，进入“修改账套”对话框修改完成后，如果确认已修改的内容，应单击“完成”按钮，否则单击“放弃”按钮，放弃已经进行的修改操作整理课件l（三）、输出账套账套输出，即会计数据备份是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。

其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏还可以实现删除当前输出账套的功能l（四）、引入账套账套引入，即会计数据恢复，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作整理课件四、操作员及权限管理 l（一）操作员的增加及修改为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供操作员设置功能只有系统管理员才有权利设置操作员1.增加操作员l增加操作员包括设置操作员的编号、姓名及口令2.修改操作员l已设置操作员在使用的过程中，可以由系统管理员随时修改其姓名及口令但操作员的编号一旦被使用则不能被修改整理课件l（二）设置操作员权限1增加操作员权限l由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在设置操作员和建立该核算账套之后，可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置2修改操作员权限l修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除操作员权限l（1）设定或取消账套主管账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃的操作，首先在“操作员权限”左边窗口中选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在界面右上角选择账套，最后选中旁边的“账套主管”复选框。

l（2）删除操作员权限系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除整理课件第二节基础设置 l在会计信息系统中，每一个账套都是由若干个子系统构成的，这些子系统共享公用的基础信息，基础信息是系统运行的基石，是运行会计信息系统的前提条件如果基础资料不完整，系统的日常业务处理就无法进行因此在启用新账套之始，应根据企业的实际情况，结合系统基础信息设置的要求，事先做好基础数据的准备工作，再按照软件系统的要求将其建立到计算机系统中，这样可使初始建账工作顺利进行整理课件l一、启动基础设置l二、设置部门档案部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定与企业实际的职能部门相对应部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等其中部门属性主要用于描述部门特征，如该部门属于企业管理部门还是生产车间l整理课件l三、设置职员档案职员档案主要用于本单位职员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作职员档案用于设置职员相关信息，包括职员编码、职员名称、所属部门、职员属性等。

其中职员属性用来描述该职员是属于企业管理人员还是业务人员整理课件l四、设置客户供应商分类当往来客户供应商较多时，对客户进行分类，以便对客户供应商进行分类统计和汇总等分类管理客户供应商分类是指按照客户供应商的某种属性或某种特征，将客户供应商进行分类管理企业可以从自身管理要求出发选择分类方式，以便于对业务数据的统计、分析，如可以按照行业或者地区对客户供应商进行划分建立起客户供应商分类后，必须将客户设置在最末级的客户供应商分类之下如果在建账时选择了客户供应商分类，就必须先建立客户供应商分类档案，再增加具体的客户供应商档案；若对客户供应商没有进行分类管理的需求，可以直接建立客户供应商档案整理课件l五、设置客户供应商档案客户供应商档案主要用于设置往来客户供应商的档案信息，便于对客户供应商及业务数据进行统计和分析客户供应商档案中包含的信息非常丰富，不仅有反映客户供应商基本情况的客户供应商编码、客户供应商名称、客户供应商简称、所属分类和地区，还要包括与信用相关的信息，如信用等级、信用额度等，以及与收付款结算相关的税号、开户银行、银行账号等信息客户供应商基础信息一般用于总账、应收应付及购销存业务模块中。

整理课件 第三节总账系统概述 l一、总账系统的定义和目标1、定义：l总账系统是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询和打印、系统服务和系统筲理等账务处理工作2、目标l(1)及时、准确地输入各种凭证，保证会计信息输入的及时、正确和全面l(2)保证会计信息处理的高效、准确l(3)建立总账子系统和其他子系统的数据接口，实现会计信息的及时传递和数据共享l(4)随时输出某会计科目的余额和发生额的信息，及时提供各个会计期间的各种账表整理课件l二、总账系统的功能结构1系统设置模块l系统设置模块主要包括账簿设置、人员权限设置、会计科目设置、外币及汇率设置、期初余额设置、凭证类型设置等功能模块2凭证处理模块l凭证处理模块主要包括填制凭证、审核凭证查询及打印凭证、科目汇总、记账等功能模块3账簿管理模块l账簿管理模块主要包括总账、科目余额表、明细账、日记账、日报表的查询及打印等功能模块4.出纳管理模块l出纳管理模块主要包括现金日记账、银行日记账、资金日报、支票登记、银行对账等功能5.期末处理模块l期末处理模块主要包括转账定义、转账生成、对账、结账等功能模块整理课件l三、总账系统的数据处理流程1.用户将本单位的基础会计信息(如科目代码、科目名称、期初余额等)通过初始化输人计算机，并保存在相应的数据文件中；2.由录人员通过键盘输入原始凭证、记账凭证，输入的凭证经检查无误后，传人临时凭证文件，或者期末通过自动转账生成机制凭证传入临时凭证文件；3对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核；4.根据临时凭证文件中的已审核凭证进行记账，分别更新各种余额、发生额文件，流水账文件，单位银行对账文件等，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除；5.根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，生成对账结果；6.根据各种余额、发生额文件和流水账文件生成日记账、明细账；7根据各种余额、发生额文件生成总账并输出；8.会计期末自动进行期末处理，并自动生成记账凭证传人临时凭证文件；9根据各种余额、发生额文件和流水账文件输出各种报表。

l四、总账系统的操作流程整理课件第四节总账系统的初始化l系统初始化：是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础l总账系统初始化的内容：包括设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限整理课件l一、设置系统参数系统启用后，如果默认账套参数与实际需要不符，用户应根据实际情况，在建立账套之前应通过设置“总账系统选项”正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的整理课件l1、“凭证”参数设置包括“制单控制”、“凭证控制”、“凭证编号方式”、“外币核算”、“预算控制”、“客户及供应商往来款项”区域l2、“账簿”参数设置包括“打印位数宽度”、“明细账（日记账、多栏账）打印方式”、“凭证、账簿套打”、“明细账查询权限控制到科目”、“正式账每页打印行数”区域l3、“会计日历”参数设置系统自动将会计期间、开始日期和结束日期列表此处只需用户选择“启用日期”l4、“其他”参数设置包括“数量、单价小数位及本位币精度”、“部门、个人、项目排序方式”区域整理课件l二、设置会计科目会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录，它是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。

会计科目设置的完整性影响着会计工作的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度整理课件l（一）.设置会计科目的原则（1）会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求，在会计核算时资产、负债、所有者权益、成本、损益等各类科目中所有可能用到的各级明细科目均需设置2）会计科目的设置必须满足编制财务会计报告的要求，凡是报表所用数据，需要从总账系统中取数的，必须设立相应的科目3）会计科目的设置必须保持科目与科目的协调性和体系完整性不能只有下级科目，而没有上级科目，既要设置总账科目又要设置明细科目，用来提供总括和详细的会计核算资料4）会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度的规定设置，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性5）设置会计科目要考虑到与子系统的衔接因为在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算大类设置为末级科目整理课件l（二）建立会计科目1增加会计科目l（1）、科目编码编码必须唯一，必须按其级次的先后建立l（2）、科目名称会计科目名称是指会计科目的汉字名称。

科目汉字名称是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性l（3）、科目类型按会计科目性质对会计科目进行划分，按照会计制度规定，科目类型分为五大类即资产、负债、所有者权益、成本、损益l（4）、账页格式规定每个科目的会计账页格式，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类l（5）、助记码l（6）、账类整理课件lA银行、日记辅助核算账类的原理及作用日记账：1001，1002银行账：1002lB数量及外币辅助核算账的原理及作用数量账：数量单位可以是汉字或字符，如公斤，件，吨l外币账：币名指外币名称或代用符。