外贸邮件中常见的问题.doc

我先列举某些大部分朋友写email时常范的错误，人们可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写. 1）邮件写得过长客人的时间很珍贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一种不结识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？并且诸多老外的时间观念很强，每天均有几块固定的时间用来解决email，诸多长篇大论的邮件，只要不是她的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件 我问过诸多欧美客人，她们一般解决每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大体扫一眼，重要的邮件，一般立即仔细阅读并答复，不是太重要的，会在outlook里标注上要解决的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在她眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了这种状况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？ 2）没有明确的主题一种不明确的主题，会让客人主线没爱好去打开陌生人的邮件这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。

至于她看了后来有无反映，就要看实际状况和你内容的功力了有人写邮件会这样设立主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就懂得是推销信当你一种礼拜就收到一封推销信，你也许会有爱好看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了因此如何把主题写好，让客人懂得这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际状况来判断了 举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管也许是通过贸易商做的，不是直接合伙，但是完全可以当作一种开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从google上理解了某些这个公司的信息，懂得她们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，但愿能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给她的主题上一方面加上她公司名，表达对她们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表达你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表白了实力，也勾起她的爱好；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。

这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是她的某一种主管，忽然某一天收到这样一种主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应当看看是不是有合伙机会，是不是比原有供应商更好？她打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设立的尚有一种好处，就是客人虽然临时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天她忽然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要核心词输入home depot，保证一下子就找到 3）长篇大论的公司或工厂简介buyer会收到工厂和贸易公司的推销信贸易公司还稍微好一点，诸多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既挥霍客人时间，也挥霍自己时间有的人写开发信描述自己工厂某些无用繁琐信息例如“我们是某某电子厂，地处美丽的珠江三角洲东南，交通便利，风景优美，离深圳市区仅2小时车程，我们公司成立于，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，但愿和您建立起长期的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，虽然你是一种较好的公司或较好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。

有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是这种简介最佳一笔带过就可以了可以这样写：We supply consumer electronics for xxx with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! 简朴一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让她反过来问你多种问题，你的目的就达到了做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，虽然有，也是很少数的特例，或者是要确认某些细节之类的 4）爱炫耀英文水平此前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，多种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要她们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？能用一种词体现的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清晰的，绝对不写两句谁能用至少的句子体现同样的意思，那就是最厉害的！只要做到“简洁”、“清晰”、“精确”，这就是一封好的email了。

5）喜欢用奇奇怪怪的字体诸多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服常常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至所有大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的欧美人一般比较常用的字体就是如下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有某些用Tahoma字体的，但相对少一点一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里浮现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹同样，看着不舒服 一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西例如有个客人的邮件如下：Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio 这就很明显了，客人用大写的目的是为了提示并强调，必须要周末前寄出！也许这封邮件很简朴，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面具体确认多种规格的时候，忽然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽视的。

6）积极语态用得太多英文信函中，如果你仔细揣摩老外的行文方式，很少会布满We，I之类的人称的相反要多用被动语态 例如说，我们明天会寄你样品中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法对的，意思清晰，但是老外就不喜欢这样说她们一般会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了 7）常常会问某些毫无意义的话例如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名如果客人说No，你怎么答复？那就没下文了哦并且自身你是去推销的，你但愿客人感爱好，你要引起客人的爱好但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否 尚有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。

开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里只要清晰表述出这3点，就完全足够了其她的东西可以后来慢慢谈。