基于分工与交易理论的档案服务业形成发展研究.docx

    基于分工与交易理论的档案服务业形成发展研究    孙柯贞摘 要：基于分工与交易理论，系统分析了档案服务业形成和发展的理论内涵、驱动因素和未来趋势，研究表明：档案服务业是分工专业化和交易成本节约共同作用形成的，档案服务需求方降低经营成本的利益驱动、数字化及信息化在档案服务领域的广泛应用、档案服务规范等法规政策的颁布执行是档案服务业发展的驱动因素;服务内容链条化、交易模式平台化、服务形式个性化、运营管理智能化是中国档案服务业的未来发展方向为推动档案服务业高质量发展，應着重从重视档案人才培养、推动档案新技术研发、完善档案标准体系、引导供需有效衔接以及加强行业监督管理等方面采取措施关键词：档案服务业;分工理论;交易理论;动因;趋势伴随档案工作专业化建设和社会化协作，档案服务市场将原本档案部门自身内部所需完成的档案业务，利用档案产业链条的分工网络正效应，通过市场交易方式交由专业化的档案社会化服务机构完成，有效提高了档案工作的效率和效能为顺应档案事业发展趋势，2020年国家档案局发布新版《档案服务外包工作规范》，2016年浙江省档案局发布《关于促进我省档案服务业健康发展的意见》，为档案服务业的快速发展提供了行业标准和政策依据。

档案工作引入服务外包是机关、高校、企业等档案工作的未来趋势各级档案馆和机关档案室向社会购买事务性管理服务，是解决档案部门人少事多问题的出路之一目前，档案服务外包业务局限于档案整理工作流程且受政府政策的影响和制约较大，其中档案信息安全性不足、区域分布不均衡、外包市场管理制度不健全、供给需求对接效率低、资质认证标准缺乏、从业人员数量不足且素质较低等因素是企业档案服务外包存在风险的主要原因因此，应坚持合理性、全面性、前瞻性等原则，鼓励购买服务、加强行政监管、强化风险防控、加大行业交流、优化服务保障综上，档案服务业的研究仍处于起步阶段，现有研究主要关注档案服务业的问题困境、发展思路、对策建议等，对于档案服务业的理论内涵、驱动因素以及发展路径等方面尚未展开系统研究本文尝试从理论研究的视角厘清档案服务业形成的理论内涵，探讨档案服务业发展的驱动因素，并结合理论内涵分析其可能的未来发展趋势，为推进档案服务业的实践发展提供理论参考一、档案服务业形成的理论内涵档案管理工作从传统封闭的自我完成到借助市场分工的外包化并形成档案服务业，这一组织变迁或替代过程有其必然的理论内涵：技术进步的专业分工深化和资源配置优化的交易成本节省。

1.档案服务业形成的分工理论内涵分工理论认为，分工是通过市场来协调的，通过推进专业化生产，获取产品或服务最适合生产规模所带来的规模经济档案服务业是社会分工和专业化发展的产物，通过档案工作的专业化分工，使档案服务供需双方的业务活动能够集中于各自核心职能上档案管理活动是企业等市场主体的重要职能之一，为了充分发挥其核心业务的市场竞争力，企业将这一职能外化于企业内部经营管理，由独立的档案服务企业来提供企业等市场主体的档案服务需求，带动了专门从事档案服务产品供给的企业主体，而专注于产品供给的档案服务企业通过自身运营积累的技术知识和行业内的市场竞争力，不断提高其档案服务的供给效率，获得专业化报酬递增效应在这一过程中，企业等市场主体将核心业务之外的档案工作职能市场化，与通过市场机制承接其档案业务转移的档案服务企业形成分工关系，是档案管理活动的内容聚焦，为档案服务业的形成和发展提供了市场空间，其本质就是在分工深化的过程中企业等市场主体将提供部分或全部档案管理服务的职能逐渐从“内部经营”转向“外部购买”的结果2.档案服务业形成的交易理论内涵交易成本理论起源于《企业的性质》，文中认为“利用价格机制是需要支付成本的”。

对于档案服务需求方来说，档案管理作为专业性较强的业务活动，使档案服务需求主体在组织内部进行档案管理活动时，需要投入一系列的专用性资产和相应的管理资源，同时还要面临因为组织内部的机会主义行为等所带来的效率损失，使档案服务需求主体有冲动利用市场交易来完成这一活动，而档案管理活动外包也会产生相应的交易成本因而，档案管理活动采取市场交易手段还是采取内部经营手段，是通过交易成本和管理成本的比较确定的对于档案服务企业来说，档案管理的专业化经营使其能够积极面对行业内的市场竞争，通过引进新技术和经营中的“干中学”，不断提高其档案服务的供给效率，使档案管理活动在更大市场范围内运作，进一步降低生产成本，获取专业化报酬递增效应，进而实现单个档案服务需求主体所不能达到的高质量档案管理服务的低成本提供在档案服务的市场交易过程中，只有档案服务的市场交易成本低于其内部经营成本时，档案需求主体才会选择通过市场交易购买档案服务，而档案服务的专业化生产和规模化经营使高质量档案管理服务的市场交易成本低于其内部管理成本成为可能二、档案服务业发展的驱动因素1.档案服务需求方降低经营成本的利益驱动档案管理是企业日常管理中重要但烦琐的工作，企业内部进行档案业务管理需要配备专业的档案库房、装具、监控设备和档案管理专员等。

由于档案管理业务并非普通企业等档案服务需求方的主业，在资源投入上受到很多限制且无法形成规模效应，也无法明确核算企业应该投入的人员成本，普遍将增加企业的经营管理成本但以外包等形式与档案服务企业合作，则有利于核算和控制企业档案管理项目成本，对项目成本能进行有效管理档案服务业的快速发展，使企业可以在档案市场上选择适宜的合作伙伴，促使档案在企业日常经营中发挥作用的同时，有效降低档案服务需求方的经营成本2.数字化、信息化在档案服务领域的广泛应用计算机技术、网络技术和通信技术等先进信息技术已普遍应用于档案服务领域，这些数字化和信息化技术的应用使档案管理便利快捷的同时，也使机关、高校、企业等档案工作部门面临较为明显的档案数字化和信息化技术壁垒这也导致这些档案工作部门具有强烈的档案技术服务需求，需要社会化的档案技术服务企业为其顺利开展档案工作提供服务此外，信息技术的进步使档案服务需求方可以利用互联网信息技术方便地查询到所需的档案信息，满足其日常档案信息需求，而且档案服务供需双方可以通过互联网进行日常沟通交流，了解客户的各种信息，有效降低信息不对称等不利条件3.档案服务规范等法规政策的颁布执行档案服务系统包含了详尽的技术标准、各类环节作业标准、信息化及数字化标准等，避免了在实际工作中，出现档案服务企业执行各自档案信息标准的情况。

这就有效降低了档案服务企业在从事档案工作外包过程中的信息搜寻成本、谈判成本等交易成本，进而推动档案服务交易的顺利完成因此，档案服务标准化是档案服务业进行专业化分工的必要前提2018年国家档案局颁布实施的《档案服务外包工作规范》、2020年国家档案局发布的新版《檔案服务外包工作规范》以及2016年浙江省档案局发布的《关于促进我省档案服务业健康发展的意见》，为档案服务业的专业化和规范化运作提供了重要的政策指导，必将明显降低档案服务业的交易成本三、中国档案服务业的发展趋势在信息技术等新技术带来的专业化分工、档案服务市场深化以及档案服务法规体系完善的作用下，档案服务业势必向纵深发展结合当前档案服务业的现状特征，研判中国档案服务业的未来发展趋势，可以归纳为服务内容链条化、交易模式平台化、服务形式个性化、运营管理智能化等四个方面1.服务内容链条化目前，档案服务业基于“互联网+”技术下的细分行业，深度精细化服务，促使档案服务业综合型的全产业链服务外包发展其中，单一型档案服务外包主要涉及档案整理单一环节，外包服务内容主要包含归档寄存、数字化整理等，服务外包组织之间联结性较弱;综合型全产业链档案服务外包是指涉及档案的形成、利用、销毁各个环节，形成全产业链的档案服务外包闭环，具体来讲包含档案寄存、数字化、整理、管理咨询、开发利用、销毁等6种服务。

从长期来看，全产业链服务是档案服务业重要发展方向，旨在向档案服务需求主体提供一站式的档案服务方案2.交易模式平台化一般而言，档案服务交易模式演变可以概括为自我管理、直接交易、委托交易等三个阶段在自我管理阶段，由于相关档案管理环节社会分工未能实现，档案服务需求方和供给方为同一市场主体，其服务水平也仅处于低水平的满足自我需求阶段;在直接交易阶段，随着档案服务社会分工的逐步实现，档案服务企业开始出现并迅速发展，档案服务需求主体在市场机制作用下与档案服务企业进行一对一的直接交易;在档案服务需求个性化和档案服务产品多样化的共同作用下，档案服务的供需双方将借助于交易中间商以快速达成市场交易因此，交易模式平台化是档案服务业的重要交易模式3.服务形式个性化随着市场竞争强度的逐步增加，档案服务业也将发展为买方市场要想在市场竞争中保持相对于其他企业的竞争优势，根据波特的差异性战略，档案服务企业必须以现代企业经营理念为指导，重视和挖掘用户的个性化档案服务需求，不断拓宽档案工作服务领域、持续创新档案工作服务体系、主动完善个性化档案服务方案通过对档案服务用户个性化需求的不断满足，以增强档案服务企业所获得的市场竞争优势。

在服务内容方面，档案服务企业可以针对用户档案需求的自身特色，基于先进的档案加工处理技术，充分利用互联网等信息技术，“点对点”地为客户提供特色化档案数字化加工等服务4.运营管理智能化数字化、智能化作为新一轮技术浪潮的基础，为各类产业的转型发展提供了技术可能，也深化了相关产业的分工程度档案服务业作为典型的“数字经济”，其运营管理的智能化处理势在必行当前，档案服务企业的智能化管理主要侧重于硬件方面，如建设智能化的档案库房等，而在面向客户的产品服务智能化运营则略显不足例如，利用人工智能技术实现档案服务产品的个性化供给等即使基本实现智能化档案库房等硬件方面，但由于智能化运营管理标准和规范尚不统一，使其智能化质量水平有待提高因此，基于大数据技术、人工智能技术等新一代数字化技术的智能化运营管理是档案服务业的发展趋势之一四、结论与政策建议本文基于分工与交易理论，系统分析了档案服务业形成的理论内涵、发展的驱动因素和未来发展趋势，研究表明：档案服务业是分工专业化和交易成本节约共同作用形成的，档案服务需求方降低经营成本的利益驱动、数字化信息化在档案服务领域的广泛应用、档案服务规范等法规政策的颁布执行是档案服务业发展的驱动因素，服务内容链条化、交易模式平台化、服务形式个性化、运营管理智能化是中国档案服务业的未来发展方向。

为推动档案服务业高质量发展，应着重从以下方面采取政策措施：其一，重视档案人才培养支持高校档案专业根据档案外包服务行业发展情况，开展档案专业人才培养质量提升建设工程;支持各级档案管理部门、行业协会，开展档案行业从业人员的技能培训和技能竞赛其二，推动档案新技术研发积极利用5G、区块链等新一代信息技术，加强新型档案服务技术的推广应用其三，完善档案标准体系在不断完善档案外包服务标准体系建设的同时，总结先进地区档案服务业发展经验，进一步在全国层面推广一系列支持档案服务业发展的政策规划和平台搭建其四，引导供需有效衔接定期开展机关、高校、企业等档案工作部门的档案服务需求信息，加强档案外包服务市场供求情况分析，通过公共档案服务机构的信息平台、传统媒介渠道和互联网，及时向全社会发布本地区档案外包服务信息建立档案外包服务信息异地发布合作机制，通过签订对口档案外包服务合作协议等，促进档案外包服务资源在区域间优化配置，提高档案服务供需的市场匹配度其五，加强行业监督管理档案服务业管理部门要制订行业监督管理条例，加强对档案服务供需双方市场行为的监管Reference：[1]丁建雄，贾秀娥.对企业档案管理工作引入服务外包的思考[J].兰台世界，2009[2]李宗富.档案部门购买事务性管理服务的若干思考[J].档案管理，2015[3]吕永明.档案整理和数字化加工服务外包的实践与思考[J。