工程项目资料管理制度含表格范本.doc

工程资料管理制度一 总则1． 为了 做好工程资料的管理工作,参照政府《建设工程文件归档整理规范》有关内容,结合本公司实际制订本管理制度.2． 工程资料是指整个建设项目从前期报、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体.二 工程资料的归档范围及质量要求1． 工程资料的归档范围(1)对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料,均应收集齐全,整理立卷后归档.(2)工程资料的具体归档范围应符合本规定《建设工程文件归档范围和保管期限表》的要求.2. 工程资料的质量要求(1)工程资料应为原件,复印件必须注明原件的存放地.(2)工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程.(3)工程资料的内容必须真实、准确,与工程实际相符合.(4)工程资料应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等.(5)工程资料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备.(6)工程资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297米米×210米米).图纸宜采用国家标准图幅.(7)工程资料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张.图纸一般采用蓝晒图、竣工图应是新蓝图.计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件.(8)所有竣工图均应加盖竣工图章.① 竣工图章的基本内容包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监.② 竣工图章示例如下(图4.2.8):竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理图4.2.8 竣工图章示例③ 竣工图章尺寸:50米米×80米米.④ 竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处.(9) 利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面的1/3的,应当重新绘制竣工图.(10)不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3—89)统一折叠成A4幅面(297米米×210米米),图标栏露在外面.三 工程资料收发及管理规定1. 工程资料接收(1)递件单位提供给工程部(项目部)的工程资料(工程技术文件、来文、图纸、资料)由部门内勤(资料员)统一接收,并应填写《工程资料接收记录》和《收文登记表》.(2)工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件,一律交部门内勤(资料员),并应登记.(3)设备文件,工程部(项目部)会同有关部门对设备开箱验收后,及时将设备资料交由收集整理并应填写《工程资料接收记录》.(4)对接收的工程资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发.(5)对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台帐和分类台帐(簿式台帐和电子台帐),并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索.(6 )登记完毕的工程资料,应及时报部门领导审阅处理,并按阅处意见归档或分发有关单位或部门执行.(7)对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定.2. 工程资料发放(1)分发外单位和部门的工程资料(工程技术文件、 发文、 图纸 、资料)由部门内勤(资料员)统一归口办理.(2)呈送上级单位的工程资料由工程部(项目部)确定发放单位、部门及份数.(3)按工程部审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程资料(当工程施工图、设备资料份数有限时),部门内勤(资料员)仅提供施工单位一套或二套文件,不足部分施工单位可委托相关部门向设计院提出增加施工图供应数量;设备资料文件不足部分,由施工单位自行联系复制,复制的设备资料应加盖“复制件”印章.(4)工程部分发的图纸资料应编制《图纸资料分发清单》,分发的图纸资料至少预留一份,连同《图纸资料分发清单》原件存档.(5)为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象,图纸、资料领取单位应指定专人领取,并书面通知部门内勤.部门内勤填写《图纸资料发放领取登记表》.3. 设计变更、工程联系单管理规定(1)设计变更、工程联系单统一由部门内勤按设计变更、工程联系单中所指定的部门及时分发并建立签收记录.(2)设计变更、工程联系单原件一律及时归档保存.四 工程资料的保管1. 及时将收集的资料、图纸等,整理分类,编写目录,装订成册,在保管过程中,严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度.2. 归档的资料要完整、系统、准确. 3. 资料按类别存放,在相应的档案盒上贴上标签.4. 做好资料的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作,档案柜必须加锁.5、保存的工程资料每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理 .五 声像资料管理办法1. 工程施工声像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成的,具有保存价值的照片、影片、光盘及磁性载体,以声像为主,辅以文字说明的历史记录.2. 公司应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有:建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明.3. 照片档案应符合以下要求:(1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁;(2)能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置;(3)使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素.4. 录像档案应符合以下要求:(1)主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳;(2)需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等.六 工程资料借阅制度1. 借阅技术资料,须填写借阅申请单,经部门领导签字同意后方可借阅,借阅时要填写借阅登记表.归还时部门内勤要对其检查之后方可归档.2. 绝密文书、技术资料一般不借出、不复制、不摄影,如确因工作需要,应在借阅单上注明范围、内容、用途,先经部门领导同意,部门内勤只能按其范围、要求、内容提供利用.3. 外单位人员借阅档案、资料者,凭单位介绍信,信上要注明查阅范围、内容、用途,属机密、绝密档案或资料,应主管领导同意方能借阅.4. 借阅的资料要妥善保存,不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等.借阅人必须妥善保管,防止丢失和泄密.未经同意,不得复印、抄录和转借,不能将档案内容公开出去.如遇丢失,要及时写出丢失报告,在没有做出处理前停止借阅.5. 借阅时间在一周以内,如需继续使用可办续借手续.对特殊情况需较长时间利用的要经主管领导批准,但年末要将所借资料交回,进行清点、核对后重新借出.对长期借阅不归还,又不说明原因,不办理续借手续的,部门内勤要通知借阅部门负责人负责催还.6. 凡借有档案、资料者,在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者,必须将档案或资料退回,否则不能办理调离手续.七 工程资料的归档移交1、工程资料移交前应按《建设工程文件归档范围和保管期限表》分类装订成册.2、工程前期规划审批资料在审批阶段完成后交公司档案室归档管理.3、工程资料在工程竣工验收备案后,交公司档案室归档管理.八 本办法由公司工程部负责解释九 附表《建设工程文件归档范围和保管期限表》 《工程档案接收记录》《发文登记表》《收文登记表》《工程档案借阅登记表》《工程档案借阅申请表》《图纸资料发放领用登记表》建设工程文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆保存单位和保管期限工 程 准 备 阶 段 文 件一立项文件1项目建议书永久ˇ2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久ˇ3可行性研究报告及附件永久ˇ4可行性研究报告审批意见永久ˇ5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久ˇ6专家建议文件永久ˇ7调查资料及项目评估研究材料长期ˇ二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久ˇ2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久ˇ3拆迁安置意见、协议、方案等长期ˇ4建设用地规划许可证及其附件永久ˇ5划拨建设用地文件永久ˇ6国有土地使用证永久ˇ三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久ˇ2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久ˇ3建设用地钉桩通知单(书)永久ˇ4地形测量和拨地测量成果报告永久永久ˇ5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期ˇ6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期ˇ9有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议永久ˇ10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期ˇ四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期ˇ3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期ˇ5工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期长期ˇ五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久ˇ2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久ˇ3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久ˇ5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久ˇ7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期ˇ8工程质量监督手续长期ˇ六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单长期ˇ2工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单长期长期ˇ3工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单长期长期ˇ监 理 文 件1监理规划。