商张英(浅谈后勤工作中的信息利用).doc

论 文 提 要科技是第一生产力，信息既是新型的生产资料，又是重要的新型生产力要素作为机关职能分工的后勤服务部门，充分捕捉和开发利用信息资源，对提升专业技能，提高服务水平，增强保障能力，创新服务行为，有着引导、支撑、推动的积极、潜力无限的作用关键词：信息；后勤工作；信息利用；信息收集；信息分类当今时代是信息时代，信息、能源和原材料，是当今人类必须拥有不可或缺的三大资源之一现代战争、科技创新、社会发展、生产经营、经济金融、商业贸易、甚至人们的日常生活，在社会化生产、国际化竞争条件下，信息的支撑作用和依赖性，越来越凸显如果说科技是第一生产力，信息则既是新型的生产资料，又是重要的新型生产力要素作为机关职能分工的后勤服务部门，充分捕捉和开发利用信息资源，对提升专业技能，提高服务水平，增强保障能力，创新服务行为有着引导、支撑、推动的积极、潜力无限的作用，是在具体后勤服务行为中践行 科学 发展观，致力挖潜、节能降耗、厉行节约，发挥职能作用，提高服务水平，增强保障能力的重要途径一、利用信息资源的尝试一、利用信息资源的尝试信息资源是当今最可充分利用而不枯竭，其开发利用成本最低廉，对工作创新和技术进步最具推动力和促进作用。

充分利用信息资源，在我公司的后勤实践中取得了一定成效我公司 2005 年扩大规模，需要购进一批配置较高的电脑从各个渠道了解到的信息汇总以后，发现价格相差很大，从 2200 元/台到 6400 元/台不等按最低价格购入一批电脑后，比最初了解到的 4800 元/台一共节约一万四千余元从公司成立至今，所有办公用品的采购都是由所负责的同事在多家市场之间的比较后，在最实惠、最方便的其中一家市场一次性购买相比之下，比临时需要临时采购要节约数千元以上是利用不同途径获得的信息取得的成效，也是在后勤服务中利用信息资源的尝试二、信息的概念和特征二、信息的概念和特征 信息是以数据为载体的对客观事物的特性和特征的抽象描述数据是信息的载体，是对信息的解释，信息则是数据的灵魂数据是以文字、语言、声像、图形、图表、数字、颜色等为具体表现形式利用信息，就是通过对承载信息的数据的收集、分析、整理、加工，把握事物的客观规律，以科学性、可行性、适用性，引导和促进创新，开拓性地以安全性、经济性、实效性，实现既定的目标后勤服务部门是机关不可或缺的部门，其职能是服务、保障和管理，支撑着机关的正常、有序、高效、安全运转工作的计划性、服务的前瞻性、保障的预见性，就是要通过对过去已发生的信息的归纳总结，寻求和把握拟发生事件的抓点和着力点，对可能的结果精确预测，作为工作计划安排的依据。

后勤工作的有效性、及时性、扎实性，就是要对计划的实施过程中反馈的数据的归纳、分析并与计划对比，寻找存在差距，进行实施措施的纠正或计划的调整借用他人的信息资源，就是对他人在实施中表现出的数据进行收集、归纳、分析，作为目标规划、目标分解和计划实施中偏差纠偏的借鉴依据 信息具有真实性、系统性、时效性、不完全性、层次性真实性是要把握信息符合事物真实的一面，不符合事实的信息不仅无用，而且有害系统性是要求从系统的观点对待各种信息，尤其是那些局部的、不能代表全局的信息，避免工作的片面性时效性是要求对信息及时取得及时处理利用，以避免因不断变化的动态原因而导致信息失效不完全性是要充分认识到反映客观事物特征的数据的不完全性，不能以偏概全层次性是使用信息层次不同而对信息要求层次的标准不同如决策层、管理层和作业层的不同层次，其对信息的要求层次是不同的信息的过去时是知识，现在时是数据，将来时是情报知识是前人经验的总结，是人类生产实践中对自然规律的认识和掌握，是一种系统化的信息随着人类社会的发展，知识在不断更新和丰富，掌握信息就是丰富和提升知识数据是信息的载体和对信息的解释，信息的发生是通过数据的变化来体现和描述，信息的传递是通过数据为载体，信息的接收是承载信息的数据的获得，把握住数据的动态变化，就掌握了信息的更新。

信息的情报时态，是因为信息揭示事件发生、发展的趋势和前沿，掌握了信息，就掌握了对将要和未来事件的预测、判断和把握的依据信息的不同时态，是信息分类、收集传递、归纳整理和开发利用的重要依据 三、信息的分类三、信息的分类 与机关后勤服务的职能职责相关的信息，可进行不同的分类1．按其适用性，可分为约束性信息、指导性信息和参考借鉴性信息约束性信息，是指对后勤服务活动的目标、行为具有强制约束的信息，包括法律法规、规章制度、规程规范等指导性信息，是指对后勤服务目标、计划具有指令性和指导性的信息，包括文件规定、领导指示和决定、服务达到标准和要求、工作计划和目标等参考借鉴性信息，是指对后勤工作目标计划制订、后勤服务行为具有借鉴参考的信息，包括经验、教训、方法、措施、理论和技术成果等2．按后勤服务的目标，可分为服务类信息、保障类信息和管理类信息服务类信息是指根据被服务的要求形成的信息，包括服务要求、服务标准等如某个会议需给参会人员提供食宿要求的信息保障类信息是指提供的服务条件，包括硬件和软件条件如设施设备的正常安全运行，服务人员的技术技能等管理类信息是指后勤承担的机关综合事务管理和后勤活动的管理 3．按信息的来源不同，可分为内部信息和外部信息。

内部信息是指后勤服务内部活动中产生的信息，如取得的成效，得出的经验，吸取的教训，存在的问题以及相关的观察记录等外部信息是指后勤服务活动体系以外的信息，包括上级和领导的要求，外单位的经验，国家的政策法规和环境变化情况等4．按信息的稳定程度不同，可分为固定信息和流动信息固定信息是指一定时段内不变的信息，包括计划、制度、标准等流动信息是指在后勤服务行为中不断变化的信息，包括被服务对象要求的变化，服务内容的变化，服务环境和条件的变化等如上班时间电梯出现了故障需要及时抢修的信息四、信息的收集和管理四、信息的收集和管理事物变化是绝对的，不变是相对的变化是信息产生的原因和根由信息的描述和载体是数据，收集信息就是对数据的收集、记录、归纳收集信息，首先是对描述事物特性特征的数据的认识、理解和把握如设备运行中监测参数是设备运行状态的描述，参数变化即是状态变化，应正确理解和充分重视其次是依据信息的分类，及时对数据进行记录记载如水泵运行时压力变化，电动机运行时电流变化等，应即时记录信息的收集包括内部信息收集和外部信息收集内部信息收集，包括事前信息收集、事中信息收集和事后信息收集内部信息收集的关键是要形成制度约束和规范性操作程序，引导和约束自觉、主动、有效收集。

如设施设备的运行记录、工作日志、工作台账、要事记、计划总结等等外部信息收集首先要充分利用现代信息交流媒介，借用报刊、杂志、广播、电视、网络和会议、考察、交流等一切现代信息交流的平台更重要的是会善于主动捕捉如某条电视新闻报道，今年冬季本区域气温将比常年冬季气温低得多，作为后勤服务部门，就要重视这条重要信息，提前采取措施，做好设施设备在严寒状态下运行的安全防范和措施准备，保障正常、安全运行信息的收集包括主动收集和被动收集主动收集，是指在决策时，通过收集大量信息，经过筛选分析，寻找规律，把握要点和着力点，作为工作目标确定、计划制订的 参考 依据如承担某次会议的服务和保障，就要主动了解参会人员数量、会场布置要求、是否安排食宿等信息作为服务和保障安排决策的依据被动收集，是指对已经发生的外部、内部信息的收集，或用以决策、目标确定、计划制订参考，或用于对执行中防止偏差和对偏差的纠正作参考依据，或整理成信息流收入信息库存储如兄弟单位的先进经验、最新技术成果等在信息利用中，时常是主动收集与被动收集相结合如我中支收集到有智能化真空集热管太阳能技术，可利用太阳能解决热水供应问题的信息，通过主动收集相关技术、经济 等信息，进行可行性、经济性分析评估后，在培训中心采用，取代原来燃柴油锅炉供应热水，节能、节约效果明显。

信息的管理是指对信息的归类分析、加工整理、存储传递得到的信息往往是纷杂和零乱的，有真实的也有虚假的这就需要信息管理人员对得到的所有信息进行甄别、筛选、分类分析是将归类的信息，认真比较、分析、确认其与后勤工作的相关性、有用性存储是将有用的信息通过存储系统进行存储可借用计算机工具，制定存储系统，及时、方便、准确地进入存储系统加工整理是将杂乱、分散的信息，进行梳理、整理、加工，形成规范存储、方便检索的信息流五、信息的开发和利用五、信息的开发和利用信息的开发是指通过对信息的整理加工，把握信息揭示客观事物的规律性信息按利用的层次不同，可分为预测决策类信息、管理反馈类信息、总结评价类信息描述和解释信息是数据，对信息的开发，就是对数据的处理数据处理可根据信息利用要求采取相应的方法预测决策信息，是指利用信息源，对未来事件或拟定事件的发生、发展和可能结果进行预测，依其预测，作为决策和目标计划制订的依据或参考该类信息一般用于决策层，属于最高层次利用可将信息编制成图表类，如分类表、排列图、相关曲线图、横道图等对于统计数据，可制成因变量和随变量关系的曲线图，亦可用数理统计方法推导成数理公式，以寻找规律性如在年初制订全年用电量计划时，可将历年不同情况的用电量统计数据，制成统计曲线图，或可推导成相关数理公式，以测算出年需用电量。

管理反馈信息，是指利用信息源，在目标计划实施前，对可能出现的偏差因素和偏差范围进行预测，制定针对性的防偏差措施，根据实施过程中反馈的信息，对发生的偏差进行纠偏或对既定的目标计划进行调整该类信息一般用于管理层和执行层，属于中等层次利用可将信息编制成图表类，如控制图、横道图等评价总结信息，是指将确定的目标和制订的计划、执行过程发生的偏差和偏差纠正或计划调整、执行结果与目标计划的比较等进行归纳，分析得出结论进行评价，从而寻找出差距，总结出经验，吸取其教训，并收入信息库存储，以作为新的信息源该类信息一般属于事后信息，作为新的信息源，收集于信息库可形成文字、图表等值得注意的是，利用信息，首先是对信息的资源价值、知识成果、情报作用，有正确、充分地认识和理解重要的是对信息的敏感而善于捕捉讲究的是归纳、分类、加工整理和开发当然，信息的开发需要掌握一定的基础理论知识来支撑在当今的网络时代，对信息的收集、交流平台的充分利用，是开拓信息源、汇集信息流、把握信息点的最实用、最低廉、最可行的基础条件信息是资源，是知识，是情报，是生产力要素捕捉、归纳、分析、开发信息，是信息利用的前提开发利用信息，对后勤服务工作创新，有潜力无限的引导、推动作用。

可利用不同方式，分别为决策、管理、执行服务开拓信息源，汇集信息流，抓住信息点，在当今有广阔的基础条件充分认识、高度重视信息，是做好后勤工作的重要前提。