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KBCQ.GZ-424／01电子记录管理办法.doc

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卖家[上传人]：博****1

文档编号：452033531

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建滔天然气化工（重庆）有限公司管理体系文件电子记录管理办法KBCQ•GZ－424/01版本/修订： A/0审核：付军批准：高兆强发布：2007年10月26日实施：2007年11月1日1 目的确保生产活动、监控服务器中的记录和各类声像记录能得到妥善保存，便于可追溯2 范围适用于各部门所产生的电子记录（包括声像记录），且仅限于不用打印成书面的记录3 职责各部门负责各自辖区内的电子记录的填写、备份、规定保存期限4 管理方法4.1 各部门在服务器中产生的记录均应保存在D、E、F盘或指定的服务器硬盘中，尽量不要保存在“我的文档”或C盘中4.2 各部门指定的人员每月底对服务器中的记录进行数据打包、磁盘备份、移动硬盘或优盘双备份，每年12月的最后二周内将各类电子记录进行光盘刻录，编号便于检索，最后交行政部统一存档4.3 服务器的正常日常维护由使用人进行，需定期维护时由指定的人员或委外的供方派人进行4.4声像记录由产生部门保存，并在第一时间将这些记录保存到指定的服务器硬盘中，且按4.2条款予以备份保存4.5保存环境行政部和各部门在保存电子记录期间，用于备份数据的移动硬盘或优盘只能专人专管专用，不得另做它用，以提高数据备份的可靠性。

4.6保存期限各部门根据各自产生的电子记录应确定保存期限，具体的保存期限大致分为：二年、三年、五年、十年、长期，且保存期限应在刻录的光盘上进行标注，且写明光盘的产生时间，便于行政部作根据保存期限作相应的保存和处置4.7 处置行政部对超过保存期限的光盘需进行处置时，应按《记录控制程序》的规定填写《文件/记录销毁登记表》，经相关人员批准后，进行处置，处置的原则以一年为周期进行滚动销毁。

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