公司销售与收款循环内部控制设计.doc

毕业设计类别 方案设计 物流治理学院毕业设计 八月公司销售与收款循环内部操纵设计 目 录前 言 1第1章 公司简介 2第2章 公司订单销售与收款的案例设计 42.1接受订单 42.2审核订单并下达生产通知 42.3供货与发运： 52.4记录销售 62.5收取款项 62.6会计记录 6 第3章 八月公司销售与收款内部操纵存在的问题 8 3.1职权安排不当 8 3.2没有验货 8 3.3忽视财务部门在企业中的作用 8第4章八月公司销售与收款内部操纵优化设计方案 104.1建立合理的组织架构 104.2 增加验货流程 104.3加强财务部门在企业中的作用 10第5章 总结 12参考文献 13前言随着全球治理理论及信息技术迅速进展，要求我们的企业建立现代化制度，完善内部操纵体系的构建，防止因内部操纵失效而发生的各类恶性事件有效的企业销售与收款环节的内部操纵体系，将会保证各项业务的处理均经授权，防止并准时发觉错误及舞弊，幸免治理漏洞保证了会计核算真实合规，如实反映销售、发货、收款、退货等业务信息因此内部操纵的加强与完善是各个企业势在必行的举措本设计通过对八月公司销售与收款过程的案例分析。

找出其中存在的不足与漏洞，然后应用自己所学的专业知识提出合理的解决措施第1章 公司简介八月公司成立于1994年,属于电器公司公司经营的电器产品有：冰箱，电饭锅，电子炉，洗衣机，公司的主打产品是空调通过22年的不断改进和突破，八月公司在中国已经小有名气并且将自己公司的业务进展到国外，无论在国内还是国外，八月电器公司口碑一向良好在国内，八月公司在上海，湖南，湖北等多个城市有自己的分公司诚信为本一直是八月公司的经营理念公司一直坚信只有诚信才能制造出财富，才能走得更远现在八月公司的年销售额达到180亿，企业员工越来越多，队伍越来越庞大公司怀有感恩之心，成立有八月基金会，用来帮助还不能享受现代电器的贫困山区 公司组织架构八月公司组织结构图（见图2）总经理业务部物流部财务部人事行政部生产部一部二部图2 八月公司组织架构图 职务安排：总经理治理公司大事小事，他的职责是对公司所有业务的审核和签字；业务部的职责是对八月易大事小事负责，最终取得业务，报价等；财务部负责公司的各种财务事项，包含款项的收取，财务报表的制作；人事行政部负责人事调动，员工薪酬的计算以及日常行政的一切事物；物流部负责日常货物运输的治理；生产部负责客户下订单后的货物生产。

第2章 公司订单销售与收款的案例设计3.1接受订单在正式下单之前，合成公司通过电子邮件了解空调遥控器的一些数据与信息遥控器的型号，质地等在公司业务员接收到这些信息后把对方需要了解的各种信息准时的反馈给对方同时确认对方需要的型号，质地等要求接着公司业务员询问关于材料采购的一切信息，包括需要材料的单价、数量以及生产周期等资料，然后把这些资料交由公司核算员汇总相关总的成本最终在总成本价格之上，由业务员与对方最终确认一个价格，最终形成订单流程如下（见图3）反馈合成公司信息，确认对方需求收到合成公司询价合成公司询价，咨询相关信息确认采购信息，汇总总成本整合报价信息，制作报价单与对方协商确认订单图3 订单形成过程3.2审核订单并下达生产通知收到合成公司的订单，与对方确认的订单中的交货期，制作相应的生产打算督促相关人员在规定的生产打算内完成生产任务3.4供货与发运：① 租船订仓，如果和合成签订的合同是FOB CHINA条款，一般情况下合成公司会自己找到输运代理公司或者相关的船公司在这之前公司会尽量早些和对方找的运输公司取得联络，并且告诉运输公司的发货意向，让它去了解将要运输的地点与日期等相关状况公司会在交货两星期之前向对方指定货运公司发出公司书面定仓通知，在这种情况下在开船一周之前就可以拿到货运公司确认的订舱纸。

但是如果对方没有承担运费需要八月公司帮忙承担的话，八月公司会安排相关人员在有效时间内向运输公司或者船公司咨询船期，运价，开船口岸等需要了解得信息最终通过一一比较，会选择价格最优待，信誉最良好，并且船期最合适的船公司，并且给业务员将相关的信息通知对方但是如果合成公司不同意时可以给对方指定相应的运输公司②安排拖柜： 工厂已经加工完毕的订单和指定的货物，并且给工厂的验货员检查完整货物后，给物流部相关人员托付拖车公司提柜，装柜同时给拖车公司发送以下资料：船公司，定仓号，拖柜托付书，定仓确认书/放柜纸，表明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到并规定回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联络等 而且规定工厂在货柜离开工厂后尽快一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料规定工厂装柜后一定要记住上封条具体流程图如下（见图4）客户不中意自己联络运输公司联络合成公司指定运输公司通过比较，选择好的公司发货2周前发订舱通知告知发货意向，了解出口口岸、船期等信息开船一周前拿到订舱纸安排拖柜图4 八月公司供货与发运过程3.5记录销售每单出口业务要按时完成登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

文件存档，所有的文件、L/C和议付文件留存一整套以备查用单证员平时收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助3.6收取款项①准备相应文件：如果对方客户采取的是信用证，则要求提供的文件中，发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理FORMA原产地证书：FORMA 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，估量抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等②交单：如果与客户采纳信用证收汇的，八月公司会在规定的交单时间内，备齐全部单证，并经过相应人员严格审单后，在确保没有错误的情况下，才交银行议付。

但如果与客户采纳的是T/T收汇的，八月公司会在取得提单后马上给客人提单付款，在确认受到余款后的情况下公司再将提单正本及相应的其他文件寄给客人如果与客户采取的是T/T收汇的，公司会要求收齐全部款项后才能做柜的，要等收款后再安排拖柜拿到提单后可马上寄正本提单给客人3.7会计记录销售部门在收到款项后，对需要开具增值税专用发票的客户开具发票发票如图（见图5）增值税专用发票发票联开票日期： 2014 年 5 月 2 日购货单位名称:合成公司纳税人识别号：3219地址：大兴工业中心开户行及账号：大兴农行 62284026475985密码区货物或应税劳务名称空调遥控器 合 计规格型号Kfy-520t单位个数量58000单价20金额税率17税额19720价税合计（大写） 壹佰壹拾陆万 （小写）1160000销货单位名称八月公司3216安义工业中心中国农业 62284026475534备注纳税人识别号地址、开户行及账号收款人： 拂晓 复核：朝阳 开票人：罗湖 图5 增值税专用发票样本销售人员会根据已开具发票的销售发货单编制每日的销售报表，财务部会根据接到销售人员移交的发票或者相关原始凭证对其进行审核后编制收款凭证，并对其进行审核确认无误后盖章。

出纳根据收款凭证出列的金额收取款项，并登记现金日记账和银行存款日记账，月末再由会计人员对其核对后登记总账具体流程图如下会计审核发票或原始凭证等销售人员移交核对编制现金、银行存款日记账出纳收取款项编制收款凭证并盖章第3章 八月公司销售与收款内部操纵存在的问题通过公司的结构框架与案例，八月公司在销售与收款循环的内部操纵体系中存在着以下的问题3.1 职权安排不当从八月公司的组织结构图上来看，最上层只有一个总经理，由总经理负责公司日常的全部事物，再下面就是部门经理负责各个部门自己相应的事物这样公司的大小事物的决定权全在总经理一个人身上，从而会影响公司的经营效率，因为总经理并不是每日都在公司从事治理工作，有时还会出差等事项会影响日常的治理工作销售部门是业务最忙的一个部门，每天随时都有可能有重大的订单下达，但都一定经过总经理的审核确认才能正式有效假如总经理不在，一旦有很急的订单需要确认，此时若得不到经理的审核批准可能就会给公司带来难以估量的严峻后果同时从组织架构来看，八月公司的职权安排不当，没有信用治理部门，目前公司的客户订单是由销售主管审核是否符合公司的授权标准，这样一来充当公司信用审核的是销售主管。

由此难免会带来不可估量的后果销售主管为了个人利益势必会想方设法提高自己的销售业绩，从而就会忽视客户的信用问题作为一个外贸公司，销售是最主要利益的来源，如果不能在货物已发的情况下收到款项就会给公司带来严峻的后果3.2没有验货八月公司没有验货流程，就直接发货验货是货物在销售过程中很重要的一个程序这是关系到公司诚信问题，没有验货过流程发货过程中发生错误，导致客户在收到货物后发生货物的数量、质量、型号等问题，公司不能第一时间补救，那么公司就一定承担全部的责任到时公司不仅在财力上产生损失，还会损坏公司的信誉，由此可能会带来失去客户的严峻后果3.2忽视财务部门在企业经营中的作用由于八月公司本身人力及财力相对较弱，而且公司运营本身主要以销售为导向的，因此目前八月公司在运营治理中，财务部门对企业经营战略等重大决策的影响力要远远小销售部门，财务部门仅仅只有3个会计和一个出纳，主要负责日常账目的记录以及现金的日常治理并没有对企业的经营决策起到相关的作用，同时更有甚者包括公司高层治理者也是一直都认为业务部门是企业利润的重要创者，从而忽视财务部门在企业经营中的作用没有对应收账款应有的重视，由于现代企业的激烈竞争，往往都会采取赊销的方式。

八月公司同样采取赊销的销售方式，对于客户的欠款额度，公司并没有严格按照客户的信用状况分析来确定，只是主观上根据与客户的关系而批准客户的欠款对于已经发生的应收账款，八月公司并没有严格操纵只是安排业务员适时地催款财务上也没有对应收账款采取严格的账龄分析，提取坏账准备 第4章 八月公司销售与收款内部操纵优化设计方案4.1建立合理的组织架构 。