财务系统总账操作手册.doc

NC财务系统总账培训教材目 录一、总账期初余额录入 21、未设置辅助核算的科目 32、设置辅助核算的科目 3二、日常业务 51、填制凭证 52、修改凭证 83、作废凭证 84、删除凭证 95、打印凭证 96、查询凭证 107、凭证审核 118、凭证记账 139、凭证冲销 15三、总账月末业务 181、执行自定义转账 182、试算平衡 193、结账 20四、总账账簿查询 241.通用查询 242.多栏账查询 27一、总账期初余额录入节点：【财务会计】-【总账】-【期初余额】，双击该节点：1、 未设置辅助核算的科目显示“期初余额”界面，确认币种，将光标移到需要输入数据的余额栏，按科目直接输入原币期初余额，系统自动生成本币数值显示如下窗口：输入完毕，单击“保存”即可注意：如果总账不是1月份启用的，还需要录入借方累计发生额和贷方的累计发生额2、设置辅助核算的科目注：如该科目设置辅助核算，必须按辅助项输入期初余额选中设置辅助核算的科目，单击“辅助”， 显示如下窗口：点击“辅助核算”页签，选择辅助核算内容，输入期初余额，如有多个辅助核算项，可以单击“增加”，屏幕增加一条新记录，录入完毕，单击“确定”即可。

所有科目录入完毕，单击“试算”，选择币种，单击“刷新”，系统检查期初余额是否平衡显示如下窗口：试算平衡后，单击“保存”，期初余额设置完成注：（1）期初余额录入应从各科目的最末级开始录入，系统自动生成上级科目余额 （2）期初余额试算不平衡，系统不允许进行建账 （3）非启用年度的期初余额系统自动从上年度结转若上年度未完全结账，本年度进入后不能看到上年年末余额 （4）期初余额录入完毕需要进行期初建帐，期初建帐按钮在期初余额录入主界面上如下图只有各个币种试算平衡之后才能期初建账，按照系统提示操作建账二、日常业务1、填制凭证节点：【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【制单】双击该节点，显示如下窗口：单击“增加”按钮，显示如下窗口：选择“凭证日期”、“凭证类别”、“附单据数”；在“摘要”栏，输入凭证摘要如果设置常用摘要，则可以输入“常用摘要编码”，或点击按钮，从跳出窗口中选择所需的常用摘要；在“科目”栏，输入科目编码或者单击按钮，显示如下窗口：从窗口左面选择所需科目，如果该科目有辅助核算信息，在窗口的右下会显示相关的辅助核算信息；如果所选科目有辅助核算信息，则需要在“辅助核算”栏输入辅助核算信息。

输入的窗口如下图所示： 在“币种”栏中选择该张凭证所反应的币种信息；在“原币金额”中输入原币的金额在“借方”和“贷方”的金额可以根据“原币金额”及“汇率”自动折算，也可以手工输入或修改输完一条分录后，按回车键或点击菜单项“分录 à 增行”，以增加新一条分录当所有分录输入完毕并确认凭证无误后，点击菜单项“保存”，将所填凭证进行保存，以待审核2、修改凭证进入“制单”功能，通过查询选择需要修改的凭证，单击“修改”或双击该凭证，显示凭证录入界面即可直接进行修改，修改完成单击”保存“即可凭证修改只能由制单人本人才能操作对于红色字体显示的部分点修改-纠错-保存即可3、作废凭证在凭证列表中选中需要作废的凭证，点击“作废”即可选中已作废的凭证，点击“取消作废”即可恢复凭证已作废的凭证在查询时仍然保留，但不参与汇总记账4、删除凭证在凭证列表中选中需要删除的凭证，点击“删除”即可删除的凭证不可恢复，查询凭证不显示，凭证号空出已经审核、记账的凭证不能进行作废和删除操作5、打印凭证进入“查询”功能，通过查询确定需要打印的凭证，点击“打印列表”，显示如下窗口：：6、查询凭证节点：【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【查询】符合查询条件的凭证全部显示在凭证列表当中，双击其中一项，则新开窗口显示凭证的详细信息。

注意：查询凭证根据凭证状态选择需要查询的凭证，凭证的状态应该和我们所需要的查询对象相一致7、凭证审核节点：【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【审核】双击该节点，显示“凭证审核”窗口，点击菜单项“查询”，选择需要审核的凭证：审查无误后，选中待审凭证（用Ctrl键加鼠标可选择多个不连续的凭证，用Shift键加鼠标可选择多个连续的凭证），单击菜单项“审核”对所选凭证进行审核审核结束后，菜单项“审核”变为“取消审核”注：1) 选中要审核的凭证，点击“浏览”或双击该凭证，可审查凭证的详细内容2) 审核后，应点击“刷新”才能看到审核结果；3) 凭证审核后，发现审核错误，选中已审核错误凭证，单击菜单项“取消审核”，取消审核，但记账后的凭证无法取消审核取消审核必须由审核人本人操作4) 凭证审核通过后，不能进行修改和删除操作8、凭证记账节点：【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【记账】（1）选中待记账凭证（用Ctrl键加鼠标可选择多个不连续的凭证，用Shift键加鼠标可选择多个连续的凭证），双击该凭证或点击“浏览”，系统显示该凭证的详细内容，记账人员应仔细审查凭证内容，确认无误，单击菜单项“记账”对所选凭证进行记账。

2）记账结束后，菜单项“记账”变为“取消记账”选中需要取消记账的凭证，点击“取消记账”，即可取消记账注：当期结账后，不能进行取消记账操作记账后的凭证不能进行修改、删除和取消审核，只有取消记账后方能进行以上操作9、凭证冲销本功能主要用于错账冲正，对已记账的凭证进行冲销，系统自动生成冲销凭证节点：【财务会计】-【总账】-【凭证管理】-【冲销】单击“查询”，显示如下窗口，选择需要冲销的凭证进行冲销：双击卡片显示，进入“凭证冲销”界面：单击“冲销”，根据你选择的冲销的方式.系统自动根据当前凭证生成一张新的冲销凭证，并在屏幕上显示新生成的冲销凭证审查无误后，单击“保存”即可注：凭证冲销功能用于对已记账的凭证进行冲销系统自动生成冲销凭证三、总账月末业务1、执行自定义转账节点：【财务会计】-【总账】-【期末处理】-【月末结转】-【自定义转账执行】双击该节点，显示如下窗口：（1）选择生成凭证的会计期间2）通过勾选“是否结转”，选择将要执行的转账凭证；（3）单击菜单项“生成凭证”，执行凭证自动生成的动作，并生成会计凭证，单击“修改”，审核凭证内容无误，单击“保存”即可注：系统默认对所有已记账凭证数据进行计算，若要包含当前未记账凭证，应勾选“包含未记账凭证”。

2、试算平衡本功能用于结账前或平时进行试算平衡检查，检查本期发生额借方合计与贷方合计是否平衡为确保账证、账账相符，用户在每次进行凭证录入后进行此操作月末结账前必须进行此操作节点：【财务会计】-【总账】-【期末处理】-【试算平衡】选择需要试算平衡的会计期间、币种等条件，单击菜单项“刷新”，系统自动进行试算平衡的过程3、结账节点：【财务会计】-【总账】-【期末处理】-【结账】 双击该节点，显示月末结账窗口：点选将要结账的会计期间，单击菜单项“下一步”开始结账工作NC系统进行总账和明细账核对，显示如下窗口：点击“下一步”，NC系统自动将自检结果显示为“月度工作报告”，显示如下：点击“下一步”，月度工作报告检查成功，显示如下窗口：注：月度工作报告检查内容包括：（1）本期未记账凭证数（共几张，哪些凭证），如有未记账凭证则不允许结账；（2）本期损益类（或收入、支出类）未结转为零的科；（哪些科目），1至11月份允许结账，但12月份必须清零3）本期账面试算平衡结果，试算不平衡不允许结账；（4）本期账账核对结果，核对不符不允许结账；（5）本期工作量，包括断号凭证张数和编号，凭证断号不允许结账；（6）期末自定义结转执行情况；（7）动态会计平台未生成凭证的单据，若有则不允许结账；（8）本期其他相关系统结账状况，如未结账则不允许结账。

单击“结账”，系统完成结账工作，显示如下窗口注：（1）结账必须按月份顺序从前向后进行，反结账必须按月份顺序从后向前进行； （2）上月未结账，则本月不能记账，但可以进行凭证制单和审核； （3）上月结账后，本月账务已处理，如对上月进行反结账，则会冲销本月账务一般情况下，不允许反结账操作 （4）年度结账在年度最后一个期间进行月末结账时，在结账后系统会自动将本年年末各科目的余额转到下一年，作为下一年的期初余额四、总账账簿查询1.通用查询节点：【财务会计】-【总账】-【账簿查询】双击所需查询的账簿名称，即可进行查询以三栏总账为例，双击进入“三栏式总账”界面：单击“查询”，录入查询条件，单击“确认”，系统显示符合条件的第一个科目的三栏式总账，并通过点击【<】、【<】、【>】、【>】，切换显示不同科目的三栏式总账其他账簿查询方法同上1） 科目余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额2） 科目辅助余额表用于查询某科目下各辅助项的经济业务汇总情况3） 辅助科目余额表用于查询某辅助项下各科目所发生的经济业务汇总情况（4） 三栏式总账以三栏账格式反映科目的各月经济业务发生的汇总情况，以及全年业务的累计发生情况。

5） 三栏明细账用于平时查询各账户的明细发生情况6） 日记账按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记并按日结计余额，主要用于现金和银行科目7） 日报表反映某日各科目的发生额及余额情况8） 科目汇总表反映一定期间各科目的当期发生额2.多栏账查询对应结点:总账-账簿查询-多栏账-多栏账定义 录入多栏账的名称,如管理费用多栏账,然后在快速编制参照选出会计科目,注意按CTRL或者 SHILFT多选科目.,如下图:选好科目的分析方向,点击快速编制,多选的科目可以删除掉, 点击 下一步,可以预览多栏账的效果:表体显示的内容可以通过下方的输出栏目 来控制.比如贷方和余额前面的勾去掉,那么表体里面就仅显示借方数了点击确定完成多栏账的定义.对应结点: 总账-账簿查询-多栏账-多栏账查询点击 查询 选择要查询的多栏账 选择会计期间,包含未记帐凭证，对相应的多栏帐进行查询22浙江用友软件有限公司 NC实施部。