公共会议室会务管理工作规范.doc

公共会议室会务管理工作规范（一）会务组织工作确定会议主题、时间、与会人员、议程1.操作流程确定会议地点制作会议方案（含时间、地点、与会人员、议程、组织机构及筹备工作分工）部署筹备工作下发会议通知单（、短信、书面通知）会议材料[含会议须知（含注意事项、议程、与会人员名单、食宿、座位、车辆安排、医疗、安全保卫等）、讲话材料、相关文件等]会场布置（含会标、鲜花、茶水、座位摆布、座位牌、座区图、报到处等）组织报到（发放资料、清点人数）会场服务（清点人数、保障音响、茶水、电力、会议记录）清理会场会场总结（资料归档、会议记录等）2.操作规范（1）确定会议主题必须使用规范统一的会标，会议时间必须精确划分，与会人员必须注明主席台人数和与会人数，并载明与会主要领导，会议规格等级，会议议程必须细致具体，会议地点必须统一使用规范名称2）制作会议方案必须分工具体、责任明确，与会务筹备有关内容必须周到具体，并及时送交领导审阅参考3）下发会议通知单必须载明会议时间、地点、与会对象、会议主题、会议要求等具体事项，通知会议必须做好文字记载，并注明接听人员基本情况4）会议材料（含会议须知、注意事项、会议议程、与会人员名单、食宿、座位、车辆、医疗安排、安全保卫等工作内容）相关文件和讲话材料，必须按照文件操作程序办理。

5）会场布置须对照《会务准备督查事项明细表》逐一准备落实：含会标内容的准备、会议用具数量清点、会议用具摆放、鲜花摆放要求、茶水、茶具准备、座位排序领导铭牌制作及摆放、报到处的设立、座位分区平面示意图的张贴，空调、灯光、音响、颁奖曲的准备及检修、室外欢迎牌、拱门汽球、横幅的规划制作等内容6）组织报到必须清点人数，提交到会情况统计表到会务组，并及时发放会务相关资料及物品7）会场服务必须按会议要求提前半小时开门，提供茶水、音响、灯光、空调和保洁服务，并按要求做好会议记录8）会议结束以后，必须及时打扫卫生、清点会议用具，会议用具及时归位，检查登记物品损坏情况，及时关闭水电、空调、灯光、音响，并及时关门落锁9）会议结束以后，及时将会议记录、会务资料整理归档二）公共会议室安排1.操作流程使用单位来函来电咨询会议室察看、具体衔接、意见反馈会议室租用手续办理会务服务意见反馈填写会议室使用通知单、督查通知单会务组接纳通知单、签字对照通知单、督查表准备会务，会前督查正式会议、会中察看会后保洁，用具清点、归位，会后督查会议室设备检查、调试2.操作规范（1）及时统计机关会议室设置情况，含会议室规格、会议设施设备、会议用具数量及摆放形式、收费标准、会议室使用管理有关规定，致函各单位备案。

2）凡须使用公共会议室的单位须提前1—3天联系会议室使用意向，须致电或来函至机关后勤服务中心事务一科，并提前一天办理好租用手续，除四大家使用公共会议室，其他单位一律按标准收取会场租金、会议变更或调整，须提前一天与后勤事务一科衔接3）会议室使用单位来函来电，须衔接好会务服务相关内容，即会议时间、会议地点、与会人数（含主席台人数）、会议规格、与会主要领导、会标内容、会议用具摆放要求是否需要鲜花、果盘、欢迎标牌、领导铭牌、座位牌、会议室分区布局图等，并陪同察看会议室情况4）所有会场租用须提前一天布置并及时检查相关内容是否到位，一级规格会议须认真填写《重要会议督查清单》，逐一检查落实5）所有会议安排一律开具会议通知单，后勤事务一科会务安排人员签字，物业公司会务组会务接纳人员签字，并做到会前督查、会中察看、会后意见反馈三落实6）所有会议均须提前半小时开门，做好保洁、音响、灯光、空调、茶水的服务7）会后，及时打扫卫生，清点会议用具数量、检查物品损坏情况、会务用具及时归位，及时关闭水电、空调、灯光、音响，及时关门落锁8）会后通过查询，致函或等形式征求会议室使用单位意见，并定期对公共会议室设备设施进行检修。