202X年公文复印件的法定效力与归档价值.docx

公文复印件的法定效力与归档价值近期，通过业务讲座、通过电子邮件，笔者常常被在实 际工作第一线的同行反复咨询一些问题这些问题道理不深， 在基层文件和档案工作中却很有普遍性， 值得问，也值得答以下便是其中两例案例一】某单位就某问题向上级机关写了一份请示，结果收到上 级机关一份复印件从该复印件上可见，这是上级机关对于 该请示机关的原件批回，即在原请示文尾空白处仅批有“同 意”字样，没有任何签名，在上面加盖了上级机关印章后， 将请示原件复印，原件留在上级机关存档，复印件代替批复 发回原请示机关执行在实际工作中，这样的行文很常见问题：这样的复印件是否具有正式公文的法定效力？【评析】这样的复印件不具备正式公文的法定效力有的单位规 定“在加盖原拟文单位正式公章后的公文复印件可以作为正 式公文使用这样的规定语义含混，与《国家行政机关公 文处理办法》（以下简称《办法》）的规定有一定距离在《办 法》第四十八条规定“公文复印件作为正式公文使用时，应 当加盖复印机关证明章这一简单的解释在面对文书处理 实际工作的复杂情况时需要明确以下几点: 首先，本案中的上级机关对下级机关请示采用了原件批 回方式来处理 这种办文可行吗？为了简化程序， 提高效率， 上级机关对下级请示原件批回是文书处理工作中历来就有 的一种简易行文方法，是可行的。

问题在于本案中的上级机 关将原件批回文件的复印件下发给请示机关执行，复印件作 为正式批文使用却缺乏必要的认证和相应的标志，显然会使 办文初衷大打折扣其次，本案中的复印文件上已经批有“同意”字样，而 且加盖了上级机关印章，是否就可以作为正式公文使用了呢？ 回答是否定的本案中下级机关收到原件批回的请示仅为复 印件，具有批示和印章原始痕迹的原件并未真正 “原件批回” 从公文稿本角度看，复印件仅仅属于副本，一般不具备公文 正本的法定效用作为副本的复印件要同公文正本一样具有 法定效力，需要经过认证在实际工作中，目前通用的认证 方式有两种：一是通过对原件进行技术性处理并注明翻印机关，对直 接翻印下发的公文副本进行认证即在不违反公文发放范围 规定的前提下，通过简单的技术性处理，保留原文眉首和主 体部分的原状，取掉文尾落款处原发文机关的印章标志，在 版记部分的印发说明栏注明“ xx 机关 xx 部门 xxxx 年 x 月 x 日翻印”，发放范围栏中注明翻印文件发放范围 经此认证， 翻印机关对翻印文件的文字内容的准确性负责，翻印文件在 法定的发文范围内可作为正式公文执行由于在允许的范围 内直接将文件翻印下发可以代替层层照抄照转的转发性文 件，眼下不少地方、部门的公文处理工作细则中都将此行文 方式明文规定为精简文件的措施之一。

二是通过在文件上加盖复印机关证明章，对要作为正式 公文执行的一般复印文件进行认证即在复印件上由有权机 关加盖“复印件与正式文件内容相符合” 等字样的专用印章， 如工商行政管理部门在合同上加盖“合同鉴证章” ，档案部门履行开具档案证明的法定职责时在档案文件复印件上加 盖“档案证明章”都属于此类认证由于更多的机关单位并 没有这样专门的证明章，还可采用另外的方式认证如复印 机关可以在复印文件上加盖本机关印章以为鉴证本案中将 请示原件批回的上级机关， 就应该将有关领导批有 “同意”， 并签上姓名和年月日的请示原件进行复印，再在原件和复印 件上的批语处分别盖上机关印章，前者存档，后者下发原请 示机关执行注意：一是应该先复印，后盖章；二是由于此 时所盖的机关印章属于鉴证章，不能盖在该复印文件落款处（落款处已盖有原制发机关印章） ，只能盖在其页面的空白处；为了不损坏文件原貌，有的机关规定原件批回文件统一 在文头批示域中，加批语，盖印章，又醒目，又规范三是 需要明确的是，鉴证章不是生效章，其下面必须注明需要证 实的某一具体状况，并由责任人签名（姓名、时间） ，方能 使所盖印章发挥鉴证作用而本案下级机关收到的请示的原件批回件，先盖章后复印，鉴证章下仅有“同意”一词，没 有领导人签名和日期，其法定效力何以证实！？【案例二】 年初，某医院办公室开始对上一年的归档文件进行整理。

负责整理工作的档案员发现不少科室拿复印件归档，且没有 盖章经过询问，科室同志说当时收文就是复印件问题：复印件具有归档价值吗？机关单位在什么样情况 下可用复印件发文？【评析】 本案涉及公文复印件的使用、生效和归档问题按照国 家有关文件归档范围和整理的规定，结合对于公文稿本的认 识及文件档案工作的实际要求，笔者认为：其一，复印件是否具有归档价值不能一概而论如果一 份文件内容属于本单位归档范围 , 在其没有另外稿本的情况 下复印件也可以归档其实当前由于复印机、计算机、 机以及网络传递大量运用于文件档案工作，复印件归档的情 况并不少见如有归档价值的文件一般就要求先复印、 再处理，今后当然也就会以复印件归档其二， 应按规定选择归档文件的稿本 按照 da/t22 —XX 《归档文件整理规则》以及国家档案局《机关文件归档和不 归档的范围》的有关规定，我们坚持如果是本单位发文 , 最 好用定稿与存本归档 ; 如果是收文 , 最好是用正本即本机关 收到的主送件归档 ; 实践证明，没有任何注办处理原始痕迹 的复印文件，在归档后总难以让档案利用者对其原始凭证性 完全认同其三，将复印件作为正式发文和归档应该经过认证或加 注处理标记。

如前所述，公文复印件属于副本，其在发挥凭 证作用时价值不如正本 , 很多时候也不属于归档范围但实 际工作中 , 一些机关常常直接使用复印件，如将上级机关主 送本机关的批文复印后下发给自己的所属下级单位，作为一 般的传递信息、沟通情况、备查备案使用；又如经过注明翻 印机关认证，将上级机关的文件直接翻印给所属下级单位执 行……这些操作在实际机关一直行之有效，而且随着现代办 公技术和手段的广泛运用，这些可以简化程序、提高效率的 行文方式出现了越来越被广泛认同的趋势正因为如此，笔 者认为更有必要呼吁：如果要将复印件作为正式公文使用， 还是应该按照《办法》规定由复印机关加盖证明章或由承办 部门注明使用说明；如果归档时只有复印件 , 最好由本机关 承办部门在文件上作出注办说明 , 即说明复印件的来历和处 理情况因为如果各地各单位都毫无顾忌地将复印件直接归 档，无疑会给日后的档案利用带来后患作者：杨戎四川大学公共管理学院教授064联系方式：四川省成都市四川大学公共管理学院某联系： 028-85416234028-88195644e-mail ： rongyang68@)。